合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序怎么寫(xiě)
在日常的商業(yè)活動(dòng)中，合同管理是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它涉及到企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)控制、資源優(yōu)化配置等多個(gè)層面。然而，對(duì)于新手而言，制定一份清晰、有效的合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序可能會(huì)顯得有些棘手。以下將詳細(xì)闡述如何進(jìn)行這一過(guò)程，同時(shí)也會(huì)分享一些可能遇到的問(wèn)題和解決策略。
一、理解合同管理的基礎(chǔ)知識(shí)
1.1 合同的定義與類(lèi)型：合同是雙方或多方關(guān)于權(quán)利義務(wù)的約定，包括但不限于銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。
1.2 法律法規(guī)依據(jù)：熟悉相關(guān)法律法規(guī)，如《合同法》、《民法典》等，確保合同內(nèi)容的合法性。
二、合同管理流程
2.1 合同起草：明確合同條款，包括價(jià)格、交付日期、服務(wù)內(nèi)容等，并確保條款清晰、完整。
2.2 審核：由法律部門(mén)或?qū)I(yè)律師進(jìn)行法律審查，檢查合同的合規(guī)性。
2.3 簽署：經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后，由授權(quán)人員簽署合同。
2.4 執(zhí)行與監(jiān)控：跟蹤合同執(zhí)行情況，確保雙方履行約定。
2.5 存檔：妥善保存合同原件，便于日后查閱。
三、可能出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策
3.1 語(yǔ)言表述模糊：新手可能在撰寫(xiě)合同時(shí)用詞不當(dāng)，導(dǎo)致條款含糊。建議多參考模板，或者請(qǐng)教專(zhuān)業(yè)人士。
3.2 忽視法律更新：法律環(huán)境會(huì)變化，定期更新合同管理知識(shí)，避免過(guò)時(shí)信息。
四、管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
明確責(zé)任人和職責(zé)分工
設(shè)定詳細(xì)的合同審批流程
建立合同檔案管理系統(tǒng)
制定異常處理機(jī)制
定期進(jìn)行合同管理培訓(xùn)
五、管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
合同起草標(biāo)準(zhǔn)
審核標(biāo)準(zhǔn)
簽署標(biāo)準(zhǔn)
執(zhí)行監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)
存檔管理標(biāo)準(zhǔn)
六、注意事項(xiàng)
1. 確保合同內(nèi)容的全面性和準(zhǔn)確性。
2. 注意保密條款，保護(hù)企業(yè)敏感信息。
3. 保持與對(duì)方的良好溝通，及時(shí)解決合同執(zhí)行中的問(wèn)題。
七、書(shū)寫(xiě)格式
標(biāo)題簡(jiǎn)潔明了，反映主題
正文段落分明，邏輯清晰
使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，但避免過(guò)于復(fù)雜
每個(gè)步驟應(yīng)有具體的操作指導(dǎo)
結(jié)構(gòu)靈活，避免機(jī)械的總分總模式
制定合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序是一項(xiàng)細(xì)致而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要結(jié)合理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)和調(diào)整，以適應(yīng)不斷變化的商業(yè)環(huán)境。只有這樣，才能確保合同管理的有效性和安全性，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)保駕護(hù)航。
合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序范文
一、目的
規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。
三、職責(zé)
1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評(píng)審。
2、行政部負(fù)責(zé)公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動(dòng)合同除外)。
3、人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動(dòng)合同的審核、監(jiān)管及歸檔。
四、程序要點(diǎn)
1、合同管理的范圍:包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。
(1)對(duì)外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類(lèi):
①開(kāi)發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;
②投標(biāo)書(shū);
③對(duì)外租賃合同;
④公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;
⑤顧客(業(yè)主、住戶(hù)或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同;
⑥公司車(chē)庫(kù)、車(chē)棚、車(chē)位使用或泊車(chē)合同;
⑦其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。
(2)對(duì)外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類(lèi):
①采購(gòu)合同;
②招標(biāo)合同;
③勞動(dòng)合同;
④公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同;
⑤其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。
2、合同的形式包括以下幾種形式
(1)書(shū)面的和非書(shū)面的。
(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
(3)規(guī)范合同和格式合同。
(4)口頭承諾。
(5)招、投標(biāo)書(shū)。
3、合同的制定
(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:
①標(biāo)的;
②數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
③價(jià)款或酬金;
④履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件;
⑤合同終止條件;
⑥違約責(zé)任;
⑦專(zhuān)用合同約定的其他必要條款。
(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫(xiě)或修改各項(xiàng)條款。
4、合同的評(píng)審
(1)評(píng)審權(quán)限:
①標(biāo)的在10萬(wàn)元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門(mén)及及行政部經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審;
②標(biāo)的在10~50萬(wàn)元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審;
③標(biāo)的50萬(wàn)元以上的合同,由董事會(huì)進(jìn)行評(píng)審。
(2)評(píng)審內(nèi)容:
①對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容:
――公司的履約能力;
――顧客提供的價(jià)格;
――合同的風(fēng)險(xiǎn);
――合同的條款是否明確;
――合同是否合法;
――合同的社會(huì)效益;
――其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
②對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容:
――分供方的履約能力;
――分供方提供的價(jià)格;
――分供方的信譽(yù);
――分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
――合同的條款是否明確;
――合同是否違法;
――合同的風(fēng)險(xiǎn);
――合同履約監(jiān)控能力;
――其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
5、合同的簽署與生效
(1)合同經(jīng)評(píng)審合格,由總經(jīng)理簽署。非書(shū)面的合同除外。
(2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。
(3)所有書(shū)面合同均須加蓋公司印章,合同頁(yè)數(shù)一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。
(4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。
(5)公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。
(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。
6、合同的編號(hào)與歸檔
(1)書(shū)面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào),編號(hào)的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。
(2)一般情況下書(shū)面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門(mén)保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。
(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份,部門(mén)需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理復(fù)印審批程序后,由部門(mén)負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。
(4)合同條款涉及保密事項(xiàng)的,有關(guān)部門(mén)均承擔(dān)保密責(zé)任。
7、合同的履約
(1)對(duì)外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門(mén)負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(2)對(duì)外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門(mén)監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(3)合同執(zhí)行部門(mén)需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào),重要合同須以書(shū)面形式匯報(bào)。
(4)行政部監(jiān)控所有書(shū)面合同(員工勞動(dòng)合同除外)的履約進(jìn)度,對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。
(5)合同履約完畢,對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。
8、合同的變更與廢止
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí),由合同執(zhí)行部門(mén)向行政部提出合同變更申請(qǐng),行政部按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
9、合同的續(xù)約
合同期滿(mǎn)且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門(mén)按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。
10、合同的統(tǒng)計(jì)
每年12月31日前,由行政部對(duì)書(shū)面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì),寫(xiě)出專(zhuān)題報(bào)告。專(zhuān)題報(bào)告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進(jìn)的問(wèn)題等報(bào)總
經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見(jiàn),由行政部按總經(jīng)理批示意見(jiàn)辦理。
11、記錄:書(shū)面合同必須有書(shū)面的評(píng)審記錄,與合同一起歸檔保管。
五、記錄
1、《合同評(píng)審記錄》
2、《合同更改通知單》
六、相關(guān)支持文件
1、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
2、《對(duì)外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
3、《有償便民服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
4、《對(duì)外投資管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
