物業(yè)檔案管理標準作業(yè)程序怎么寫
1. 明確檔案分類
物業(yè)檔案通常包括業(yè)主信息、房屋狀況、維修記錄、合同文件等。新手在分類時可能會混淆，例如將維修記錄混入業(yè)主信息中。確保每個類別清晰定義，便于查找和更新。
2. 制定存檔規(guī)則
規(guī)定檔案的保存期限，比如合同文件應(yīng)保存至合同期滿后若干年。但初學者可能忽視某些法規(guī)要求，如消防安全檢查記錄需長期保存。
3. 檔案編碼
設(shè)計一套易于理解的編碼系統(tǒng)，如按類別-年份-順序編號。不過，有時新手會過度復(fù)雜化，導致編碼難以記憶和應(yīng)用。
4. 數(shù)據(jù)錄入與更新
及時錄入新產(chǎn)生的檔案，并定期更新。這里可能存在的問題是，工作人員可能忘記及時更新，導致信息滯后。
5. 檔案檢索
建立快速檢索機制，如電子化搜索功能。新手可能對技術(shù)不熟悉，需要培訓以提高檢索效率。
6. 安全與保密
確保檔案的安全，設(shè)定訪問權(quán)限。有時候，新員工可能對保密規(guī)定理解不足，造成敏感信息泄露。
7. 應(yīng)急處理
制定應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件的預(yù)案。新手可能未充分考慮這些情況，導致?lián)p失擴大。
8. 定期審計
定期檢查檔案管理流程，確保其有效性和合規(guī)性。初次進行審計的人可能會忽略某些環(huán)節(jié)。
管理標準規(guī)范
物業(yè)管理檔案管理的標準應(yīng)包含上述各點，并細化為具體的操作步驟、責任分配和考核指標。標準應(yīng)具備一定的靈活性，以適應(yīng)不同物業(yè)項目的特性和需求。
管理標準有哪些
1. 檔案分類與命名規(guī)則
2. 存檔期限與銷毀政策
3. 檔案編碼與存儲布局
4. 數(shù)據(jù)錄入與更新流程
5. 檢索系統(tǒng)的建立與維護
6. 安全措施與保密制度
7. 應(yīng)急響應(yīng)計劃
8. 內(nèi)部審計與持續(xù)改進
注意事項
在編寫管理標準時，要注意以下幾點：
1. 語言表述要清晰，避免歧義。
2. 結(jié)構(gòu)邏輯要嚴謹，確保可執(zhí)行性。
3. 考慮實際情況，避免過于理想化。
4. 注重細節(jié)，涵蓋可能遇到的各種場景。
5. 適時進行培訓，確保團隊理解和執(zhí)行標準。
書寫格式
格式上，標準作業(yè)程序應(yīng)包括：
1. 標題：明確表示是物業(yè)檔案管理標準作業(yè)程序。
2. 引言：簡述目的和適用范圍。
3. 正文：詳細描述各個步驟，用編號或小標題區(qū)分。
4. 示例：提供實例或圖表輔助理解。
5. 附錄：包含相關(guān)表格、政策文件等。
6. 審批與生效：注明起草人、審核人、批準人及日期。
物業(yè)檔案管理標準作業(yè)程序的制定是一個系統(tǒng)工程，需要綜合考慮實際操作、法律法規(guī)和人員素質(zhì)等因素。只有這樣，才能確保物業(yè)檔案管理工作高效、有序地進行。
物業(yè)檔案管理標準作業(yè)程序范文
一、目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部各類檔案的管理。
三、職責
1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
四、程序要點
1、檔案的編號
(1)公司、物業(yè)部編號:
①物業(yè)部 編號為:wy(英文縮寫)。
(2)部門編號:
①辦公室 ;
②財務(wù)部 ;
③事務(wù)處 ;
④工程處 ;
⑤護衛(wèi)處 ;
(3)年份編號:引用年份序號―2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取3位有效數(shù)字―001、002、003……。
(5)檔案編號舉例:
①物業(yè)部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)部編號
②物業(yè)部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)部編號
2、檔案的分類
(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
①行政、人事類;
②財務(wù)類;
③公共事務(wù)類;
④保潔類;
⑤園林綠化類;
⑥機電維修類;
⑦經(jīng)營類;
⑧品質(zhì)類。
(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機構(gòu)――問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發(fā)文類
報表類
② 財務(wù)部
帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
③ 事務(wù)部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營類
計劃總結(jié)類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標準貼紙;
②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
――物業(yè)行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;
――物業(yè)財務(wù)部報表:※※※―cw―報表;
――物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:
※※※―※※※―fw―業(yè)主檔案。
③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負責人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務(wù)是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
(2)檔案保管的責任部門:
①財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
②辦公室保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料;
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;
④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級
(1)檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
②機密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
③普通檔案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權(quán)限
(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制
(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
②權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
③屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經(jīng)理審核。
(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。
(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(4)監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《文書管理標準作業(yè)程序》
