檔案資料管理規(guī)范5篇

第1篇 房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)規(guī)范

某某房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)

一、總則

第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案,提高歸檔文件材料的質量,以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要,為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料,特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理

第二條 本公司的檔案管理為'兩級分工管理制'即公司為'一級管理'由綜合部部負責;各職能部門為'二級管理',由各部門自行負責。

第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下:

1、公司一級管理歸檔范圍:

(1)部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。

(2)部門(含部門)以上的各種總結、報告。

(3)部門(含部門)以上的各種重要通知、通報。

(4)部門(含部門)以上的各種文件、紀要、大事記。

(5)各種協(xié)議書、合同書。

(6)各種工程圖紙底圖。

(7)各種設備檔案及說明書。

(8)各類工程檢測、鑒定報告。

(9)公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。(10)公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

(11)公司各種管理規(guī)章制度。

(12)公司各種注冊、登記證件、政府批文。

(13)公司各種法律、公證文件。

(14)公司各部門經(jīng)理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。

(15)有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。

(16)公司發(fā)展大事記。

(17)公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

(18)公司通訊。

2、部門二級檔案管理歸檔范圍:

(1)公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。

(2)公司、部門及職員的各種總結、報告。

(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報。

(4)公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。

(5)公司的各種管理制度。

(6)其它各種職能業(yè)務性文件資料等。

三、公司檔案分類表類別細目名稱經(jīng)營決策經(jīng)營管理類計劃工作統(tǒng)計工作公司管理財務管理物資管理編號

基本范圍公司規(guī)劃,重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策,公司發(fā)展規(guī)劃,方案目標管理等。公司中長期計劃,年(季)度計劃,各項專業(yè)發(fā)展計劃,全面計劃管理工作。各種統(tǒng)計報表,公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理,價格管理,會計管理,資金流通管理。物資供應,倉庫管理,廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析,客戶調查,樓宇銷售,廣告宣傳,售后服務工作等。公司綜合性行政事務工作,司務會議,總經(jīng)理辦公室工作,文秘工作,機要保密工作等。消防,保衛(wèi)等。合同管理,涉外法律事務等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務安全保衛(wèi)法律事務

類審計工作人事管理勞動管理培訓工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產(chǎn)調度質量管理、各專項審計工作活動等。干部管理,工人招聘、錄用、調配工作等。勞動定額、定員,勞動調配,勞動工資,勞動保護等。職工在職培訓,管理干部開發(fā)等。公司檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,電子計算機系統(tǒng),情報工作,圖書資料工作等。

員工防病治病,計劃生育工作等。員工生活福利,宿舍等。公司涉外活動等。生產(chǎn)組織、調度指揮工作等。公司質量管理,樓宇質量檢測和質量控制工作等。能源消耗定額管理,功能降耗工作等。安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工安全教育等。新工程開發(fā),技術成果管理,技術引進,技術創(chuàng)新和采用新技術,合理化建議等。環(huán)境保護檢測與控制,污染治理等。

各種計量檢測工作。公司標準化管理工作,各種標準檔案

。同一工程項目內,包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設備儀器類,含設備購

第2篇 住宅區(qū)檔案資料管理設想規(guī)范

住宅區(qū)檔案資料管理設想

1 檔案管理運作環(huán)節(jié)

1.1 資料的收集

1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段,實施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)常化等“六化”管理,建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

1.1.2資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發(fā),擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。

1.2資料分類整理

1.3資料歸檔管理

歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進行分類保存。根據(jù)實際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

檔案的出、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。

1.4檔案的運用

采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。

1.4.1外部網(wǎng):與廣大業(yè)戶、主管部門進行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如

住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監(jiān)督和檢查。

1.4.2內部網(wǎng):管理處內部聯(lián)網(wǎng),運用現(xiàn)代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。

2 檔案資料的類別

檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。

2.1竣工驗收資料(如下表)

名 稱 資料內容

工程建筑

產(chǎn)權資料 a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

c:拆遷安置資料

工 程 技 術 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;

b 地質勘察報告;

c 工程合同及開工、竣工報告;

d 工程預算

e 圖紙會審記錄

f 工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄);

g 隱蔽工程驗收簽證;

h 沉降觀察記錄;

i 竣工驗收證明書;

k 新材料、構配件的鑒定合格證書;

l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設備檢驗合格證書;

m 砂漿、混凝土試塊試壓報告;

n 供水、供暖的試壓報告;

o 園林綠化的圖紙和清樣;

p 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單,操作手冊等;

q 有關工程項目的其他重要技術決定和文件

2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)

名稱 資料內容

物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設施資料

住戶資料 a:住戶遷入資料

b:住戶人員檔案

c:住戶維修檔案

事務資料 a:事務值班表 b:事務交接記錄表

c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務巡視記錄

e:業(yè)戶回訪登記表

合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊安全責任書

c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照

2.3投訴與回訪及其他管理服務

名稱資料內容

維修資料 a:維修申報表 b:維修服務派工單

c:維修回訪記錄表d:公共設施維修記錄

治安交通

管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議

設備管理

資料 a:公用

設施保養(yǎng)維修記錄

b:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄

c:設備分承包方維修保養(yǎng)記錄

d:設備檢查記錄

社區(qū)文化

資料 a:活動計劃實施方案、總結記錄

b:文化活動圖片及錄像記錄

c:傳媒報導

員工管理

資料 a:員工個人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄

c:員工培訓計劃及實施記錄 d:員工培訓考核記錄

e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內務管理記錄

業(yè)戶反饋

資料 a:服務質量回訪記錄表 b:業(yè)戶意

見調查、統(tǒng)計記錄

c:業(yè)戶投訴及處理記錄表

行政文件

資料 a:管理處主管值班及督察記錄

b:政府部門文件

c:物業(yè)公司及主管領導部門文件

d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件

e:管理處榮譽一覽表

f:管理處接待來訪參觀記錄表

業(yè)主委員會

第3篇 商住項目檔案資料管理規(guī)范

商住項目檔案資料的管理

資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權意識的日益覺醒,對物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。

_發(fā)商移交的原始資料的管理

樓宇交接時,開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務奠定基礎。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設備安裝圖紙、說明書、供應商資料。

_業(yè)主入住的原始登記資料的管理

業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時,一次性收集完整。主要資料如下:1、房產(chǎn)證、購房合同復印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防安全責任書;5、租戶變更情況登記表。

_業(yè)主、用戶裝修資料的管理

業(yè)主、用戶在辦理裝修時,管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時,一定要細致、嚴格,為今后的日常管理工作奠定基礎。裝修資料的管理主要分為如下內容:1、消防審批報告;2、裝修圖紙;3、消防驗收報告;4、裝修施工單位資質、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗收報告;8、二次裝修申報手續(xù)、消防驗收報告。

_管理處日常記錄文件的管理

日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務質量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內容,如:綠化、清潔、設備維護、公共設施維護、安防巡查等等。值班記錄包含各責任部門的值班情況登記,如:機房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項目,盡管我們只是進行月評價,但為了監(jiān)督日常的服務質量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進行分類,及時處理并將處理結果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項目的評價記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。

_財務資料管理

物業(yè)公司的核心是提供服務和贏得利潤,在做好服務的同時,加強財務管理,收取應收費用,降低管理成本也是相當重要的。因此在財務資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財務管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費的交繳資料;2、固定資產(chǎn)的登記管理資料;3、外包單位按合同付費記錄資料;4、有償服務收費記錄資料。

_業(yè)主、用戶往來函件的管理

業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復函。

_業(yè)主委員會資料管理

對已經(jīng)成立業(yè)主委員會的管理處,要將業(yè)主委員會的相關資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會會議紀要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會選舉資料;2、業(yè)主委員會會議資料;3、業(yè)主委員會委員個人登記資料;4、社區(qū)文化活動記錄資料及圖片。

_上級主管部門、公司內部請示、匯報文件的管理

給上級主管部門、公司領導、相關部門的請示、匯報文件,做好登記、記錄,對請示文件中領導的批示進行登記,安排人員落實,并做到及時檢查落實情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領導的請示;3、給公司相關部門的報告;4、與公司相關部門的往來函件。

_管理處員工人事資料的管理

對員工人事資料的管理,可以為管理處日常考評、年終評比提供依據(jù),同時也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日?？荚u記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓的記錄。

_公司文件、管理制度的收集管理

為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態(tài),貫徹公司的經(jīng)營方針、目標,對公司下發(fā)的文件要求相關人員要傳閱、學習,并進行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。

_業(yè)管理相關資料的收集管理

為及時掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報紙、雜志相關案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關報道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內業(yè)主、租戶的相關報道資料。

第4篇 住宅售前售后服務工程技術檔案資料管理規(guī)范

住宅項目售前售后服務及工程技術檔案資料管理

一、售前服務

公司派出專人積極協(xié)調、全力配合建設單位辦理開工之前和各種手續(xù)。

積極配合建設單位做好現(xiàn)場的基地工作,為開工做好準備。

積極與當?shù)厮茌牭呐沙鏊?、辦事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關系。

二、售后服務

自工程竣工后驗收交付使用開始,樹立'用戶是上帝'用戶至上的思想意識,嚴格按國家規(guī)定的保修期限,進行周到的服務。

在保修期間內,每年定期對用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。

保修期后,在公司建立用戶熱線,及時熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時僅收取材料成本費。

三、工程技術檔案資料管理

認真貫徹執(zhí)行國家和省計委、檔案局及省建委關于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標準化。

公司主管生產(chǎn)的經(jīng)理和總工程師負責領導和督促公司有關部門和項目經(jīng)理認真履行各自的職責,定期進行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準確。

工程施工的技術資料、土建和安裝均應同建設單位、設計院、質檢站、建材生產(chǎn)廠家等密切配合,使各類資料能及時、準確、完整的按規(guī)定完善歸檔。

項目技術負責人指導內業(yè)技術人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術核定、材料代換、通知等應及時辦理并簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關部門審核簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關部門審核。

附:本工程科技檔案一覽表

科 技 檔 案 一 覽 表

土建施工文件資料:

序 號 文件名稱 責任人

1施工合同書公司法人

2開工報告項目經(jīng)理

3技術交底、圖紙會審紀要內業(yè)技術員

4施工組織設計或施工方案項目技術負責人

5設計變更通知單、核定單內業(yè)技術員

6原材料出廠質量證明書材料員

7原材料試驗報告試驗員

8施工定位測量記錄測量員

9基礎及主體工程隱蔽記錄施工員

10分部分項單位工程質量評定表及質量事故處理報告質量安全員

11交工驗收證明書內業(yè)技術員

12施工總結、技術總結項目技術負責人

13竣工報告(含停、復工報告)項目經(jīng)理

14施工日志、大事記施工員

竣工圖

序 號 文件名稱 責任人

1土建建施竣工圖土建內業(yè)技術員

2土建結施竣工圖土建內業(yè)技術員

第5篇 辦公樓物業(yè)檔案資料管理規(guī)范

辦公樓物業(yè)檔案、資料管理

1、對辦公樓設備檔案資料的管理

--設備設施檔案資料(說明書、合格證、許可證、協(xié)議書、批復、執(zhí)照等)齊全,建立設備臺帳、目錄清晰、項目齊全、管理完善、隨時查閱。

--項目進場后,專人負責檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。

--建立標準化檔案資料庫,使檔案資料可靠、完整地保存;并采用檔案管理通用檢索方式,便于今后檔案的移交。

--建立檔案管理制度,完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調閱手續(xù),使檔案資料處于動態(tài)監(jiān)控中。

--建立綜合設備臺制度,建立全壽命設備管理制度,把設備全壽命期內的設備本體、日常運行、日常維修、技術改造、報廢等工作建立完整的檔案庫。

2、管理處檔案資料管理

--對與質量體系有關的管理性文件、質量體系文件、技術性文件及資料等進行控制,使文件處于受控狀態(tài),按《程序文件》的規(guī)定進行管理,保證相關場所使用有效版本的文件,作廢文件按一定的程序處理。

--由管理處負責質量體系文件、管理性文件、技術性文件、相關外來文件、資料的發(fā)放、更改控制等管理。

--有一套適合辦公樓完整的收發(fā)文管理制度,包括對外行文、內部行文管理辦法;對規(guī)定文件的編號、格式、打印、校對、發(fā)送、存檔等。對外來文件的登記、傳閱、批復、催辦等作出規(guī)定。

--質量記錄保存完整,根據(jù)《程序文件》的規(guī)定分部門(工程、綠化清潔、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。