建立管理規(guī)范13篇

第1篇 辦公大樓房屋檔案建立管理規(guī)范

辦公大樓房屋檔案的建立與管理

檔案資料的分類:

1.辦公樓檔案資料包括:建筑產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料;規(guī)劃批準文件;規(guī)劃總平面圖;道路規(guī)劃圖;縱向規(guī)劃圖;綠地規(guī)劃圖;詳細規(guī)劃說明書;環(huán)境評價書;辦公樓購、租房業(yè)主和用戶的資料、狀況等;

2.辦公樓工程、公建檔案資料包括:辦公樓竣工和相關(guān)資料、土建結(jié)構(gòu)、平、立、剖圖;供水、供熱平面系統(tǒng)圖;電氣系統(tǒng)圖;地下管網(wǎng)圖;市政設施管網(wǎng)綜合規(guī)劃圖;人防布置及結(jié)構(gòu)圖等;

3.辦公樓設備檔案資料包括:各類設備設施保修及售后服務合同、出廠說明書及附帶的圖紙、資料等。

檔案資料的交接:

1.物業(yè)管理中心參照建設部建材(1991)第69號《房屋接管驗收標準》對大廈交接驗收。

2.物管中心辦公室和物業(yè)管理部負責同開發(fā)商相關(guān)部門進行辦公樓檔案資料的交接工作。

3.物管中心工程部負責同開發(fā)商相關(guān)部門進行辦公樓工程、公建檔案資料和設備檔案資料的交接。

4.物管中心對交接的檔案資料要一一登記注冊,記錄在交接驗收單上。交接驗收單一式兩份由雙方負責人簽字確認后各自歸檔保存。

5.物管中心對辦公樓的各類檔案資料,按照檔案管理規(guī)定分類歸檔,妥善保管。

檔案管理:

1.在物業(yè)管理中心成立后,將立即建立zz海關(guān)辦公樓工程資料檔案,將通過產(chǎn)權(quán)單位、設計單位、施工單位等處接收到的完整的zz海關(guān)辦公樓檔案資料建檔保存。

2.zz海關(guān)辦公樓入住后建立的用戶檔案屬于物業(yè)管理中心要建立的重要資料檔案,內(nèi)容包括客戶資料,客戶資料變化情況等。

3.日常管理資料檔案,包括:公用設備設施檔案、財務檔案、員工個人檔案、客戶意見調(diào)查表、服務質(zhì)量回訪記錄、保修記錄、客戶投訴記錄及處理情況、重大事件等,以科學、完善地記錄zz海關(guān)辦公樓的日常管理工作。

4.在檔案資料的保管方面,物業(yè)管理中心將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則,專人專柜保管,制定完善管理、查閱制度,確保不丟失、不泄密。

檔案目錄

1.物業(yè)接管資料;

2.專業(yè)化管理資料;

3.業(yè)主資料;

4.委托合同;

5.各項管理制度;

6.人員素質(zhì)與培訓;

7.房屋管理及維修養(yǎng)護;

8.設備管理;

9.環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理;

10.市政公用設施管理;

11.治安保衛(wèi)管理;

第2篇 小站實行契約化安全管理規(guī)范化——建立“母子”關(guān)系實行契約管理實現(xiàn)安全管理規(guī)范化2

我們對偏僻邊運小型加油站安全管理的探索中，充分考慮隨州區(qū)域的地理特點，基本以中心大鄉(xiāng)鎮(zhèn)的加油站為母體，將周邊各小鄉(xiāng)鎮(zhèn)的站（點）作為子站，建立“母子”關(guān)系，母站對子站確定契約人，實行契約化管理。母站的站長負責對子站全面管理，責權(quán)利與站長捆綁在一起。“母子”關(guān)系形成后，對契約化管理的站在安全上按規(guī)范要求，一點不差地認真落實。一是加強了安全教育。過去由于小站人員少，基本上每班只有一個人，人少無氛圍，學習教育無法組織。形成母子站后，定時由母站組織子站人員一起學習，人員多了，氣氛濃了，學習效果自然就好了。一年多來，這些“母子”站的安全學習教育都能按部就班地開展，各種預案演練定期舉行，子站人員的安全意識增強，自救能力明顯提高。二是建立了安全臺帳。安全臺帳是加油站等基層單位組織安全學習、研究安全工作、進行事故分析的真實記錄，是加油站安全工作中不可缺少的組成部分。實行母子站契約化管理以后，小站安全臺帳并沒有因站小人少而被忽視，學習教育記錄、周查記錄、預案演練記錄一應俱全，對加油機、罐區(qū)、配發(fā)電間、消防器材等主要部位巡查都如實記載，如油站日常安全工作一一在案。三是狠抓了各項規(guī)章制度落實。在母站的督導下，子站安全管理制度都得到了落實。為了加強安全管理，有的母站還出臺了自己的獎懲辦法。四是逐級簽訂了安全承諾書和責任狀。針對公司下達的安全目標分解任務，職工向契約人保證，契約人向母站保證，母站向公司保證，人人簽訂責任狀，層層拿出安全措施，大家各自按規(guī)矩辦事。

第3篇 小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度建立規(guī)范

小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度的建立

俗話說'沒有規(guī)矩,不成方圓'。健全、規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質(zhì)服務的依據(jù),也是我們塑造物業(yè)管理民族品牌的保證。我們將嚴格按照iso9002質(zhì)量保證體系及和益行物業(yè)質(zhì)量體系文件的要求,對zz小區(qū)居住區(qū)實施專業(yè)化、規(guī)范化的管理。同時,根據(jù)zz小區(qū)居住區(qū)的實際情況,并結(jié)合煙臺市物業(yè)管理的行業(yè)法規(guī),我們制訂了完善的管理規(guī)章制度。

限于篇幅,我們僅將zz小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度的目錄摘錄如下,具體內(nèi)容詳見:

附件《zz小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度匯編》。

一、公眾制度

1、zz小區(qū)居住區(qū)管理公約

2、zz小區(qū)居住區(qū)居家指引

3、zz小區(qū)居住區(qū)精神文明建設公約

4、zz小區(qū)居住區(qū)樓宇使用及維護管理規(guī)定

5、zz小區(qū)居住區(qū)二次裝修管理規(guī)定

6、zz小區(qū)居住區(qū)物品搬出/入管理規(guī)定

7、zz小區(qū)居住區(qū)交通車輛、停車場管理規(guī)定

8、zz小區(qū)居住區(qū)治安管理規(guī)定

9、zz小區(qū)居住區(qū)清潔衛(wèi)生管理規(guī)定

10、zz小區(qū)居住區(qū)園林綠化管理規(guī)定

11、zz小區(qū)居住區(qū)消防安全管理規(guī)定

12、zz小區(qū)居住區(qū)環(huán)境保護管理規(guī)定

13、zz小區(qū)居住區(qū)安全用水、電管理規(guī)定

14、zz小區(qū)居住區(qū)安全用氣管理規(guī)定

15、zz小區(qū)居住區(qū)臨時用水、電管理規(guī)定

16、zz小區(qū)居住區(qū)電梯使用管理規(guī)定

17、zz小區(qū)居住區(qū)智能化設施使用管理規(guī)定

18、zz小區(qū)居住區(qū)有線電視管線使用管理規(guī)定

19、zz小區(qū)居住區(qū)商業(yè)網(wǎng)點管理規(guī)定

20、zz小區(qū)居住區(qū)文化娛樂場所管理規(guī)定

21、zz小區(qū)居住區(qū)暫住人員管理規(guī)定

22、zz小區(qū)居住區(qū)出租房屋管理規(guī)定

二、內(nèi)部崗位職責

1、綜合管理部職責

2、服務管理部職責

3、財務部職責

4、管理處經(jīng)理崗位職責

5、綜合管理部主任崗位職責

6、服務管理部維修主管崗位職責

7、財務部主管崗位職責

8、培訓主管崗位職責

9、社區(qū)文化主管崗位職責

10、檔案管理員崗位職責

11、計算機系統(tǒng)管理員崗位職責

12、會計崗位職責

13、出納員崗位職責

14、收款員崗位職責

15、維修技工崗位職責

16、電梯管理員崗位職責

17、智能設備管理員崗位職責

18、園藝組長崗位職責

19、安防組長崗位職責

20、保潔員崗位職責

21、采購員崗位職責

22、倉庫保管員崗位職責

23、炊事員崗位職責

三、內(nèi)部管理運作制度及服務

1、員工手冊

2、員工行為語言規(guī)范

3、員工職業(yè)道德規(guī)范

4、員工培訓管理制度

5、員工培訓大綱

6、檔案資料管理規(guī)定

7、計算機系統(tǒng)管理規(guī)定

8、財務管理及會計核算制度

9、管理處值班制度

10、管理處回訪制度

11、投訴處理制度

12、社區(qū)文化工作制度

13、管理處公共鑰匙管理規(guī)定

14、物料管理規(guī)定

15、公用設施維護管理規(guī)定

16、防火安全'三級'檢查制度

17、滅火應急方案

18、業(yè)主房屋維修管理制度

19、維修服務檢驗標準

20、護衛(wèi)服務檢驗標準

21、保潔服務檢驗標準

四、工作流程

1、管理處整體運作流程

2、社區(qū)文化活動實施流程

3、業(yè)主投訴處理流程

4、物業(yè)接管驗收流程

5、業(yè)主入住流程

6、二次裝修管理流程

7、檔案建立與管理流程

8、服務質(zhì)量評價及不合格服務控制流程

9、物料控制流程

10、設備設施維修養(yǎng)護工作流程

11、大型設備(機具)購置控制流程

12、服務分包方選擇評價流程

13、業(yè)主室內(nèi)維修工作流程

14、治安事件處理工作流程

15、環(huán)境管理工作流程

16、消防應急處理流程

17、培訓工作流程

五、員工工作崗位考核及獎懲

1、管理服務質(zhì)量分級考核暫行辦法

2、考核結(jié)果與獎懲實施管理暫行辦法

3、員工獎懲條例

4、部門月考核表

5、項目組月考核表

6、工作班月考核表

7、員工月考核表

第4篇 職工安全教育培訓檔案建立及管理規(guī)范

1 公司安環(huán)部對每位職工要建立“職工安全教育培訓檔案”,檔案要詳細記錄每位職工所接受的教育培訓情況,職工檔案和考試成績試卷應保存完好。

2 檔案記錄要實事求是,不得造假。公司安環(huán)部要對各車間的檔案及記錄情況不定期進行檢查,對發(fā)現(xiàn)的問題要及時糾正。

3 “職工安全教育培訓檔案”由安環(huán)部和車間各執(zhí)一份,并妥善保管,工作調(diào)動要及時將檔案轉(zhuǎn)存。

4 職工調(diào)動填寫“職工調(diào)動記錄表”(附表一)隨職工安全教育檔案一并轉(zhuǎn)入相應車間。

5 職工各種考試試卷力求內(nèi)容相對豐富,禁止內(nèi)容過少或長期使用同一份試卷。

第5篇 小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理規(guī)范

小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

1、設立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

2、資料的收集堅持內(nèi)容真實的原則,根據(jù)實際資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。

二、資料分類整理

收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

三、檔案內(nèi)容

范圍分 類資 料 內(nèi) 容

房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項文件、工期批復文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規(guī)劃許可證

技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術(shù)資料

管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設施設備檔案

四、資料歸檔整理

1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。

2、檔案按不同業(yè)務性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。

3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關(guān)人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。

第6篇 太陽城物業(yè)管理考核指標建立規(guī)范

太陽城物業(yè)管理考核指標的建立

分為以下幾個方面:

1)多種經(jīng)營;

2)材料成本的核算(維修、保潔、食堂)

3)辦公費用;(劃分各個部門)

4)日常各種過程資料的建立及上交報表:

客服部:⑴早巡查制度的建立并做好記錄表;

⑵晚會記錄表的建立;

⑶本部門主管日記錄表;

⑷項目助理日檢記錄表;

⑸客房接待記錄臺帳;

⑹客戶投訴接待臺帳;

⑺客戶回訪臺帳;

⑻返修情況日報表;

⑼重大客訴處理單(日報);

⑽管理中心周檢表(助理負責,每周六會同各部門一起);

⑾周工作總結(jié);

⑿周工作計劃;

⒀月檢報表;

⒁排班表

⒂各項費用收支情況一覽表;

維修部:⑴巡查日檢表(公共設施/樓道設施)

⑵裝修巡查記錄表(每日一次)

⑶裝修情況處理記錄本的建立

⑷周檢表(公區(qū)/售樓中心/樣板房)

⑸能耗用報表(每周六下午2:00,包括公共用水/電,商業(yè)用水/電)

⑹返修核實情況記錄表(以每日復檢結(jié)果核實)

⑺周工作總結(jié)(包括本周完成的返修任務和工程維修整改任務)

⑻周工作計劃(下月重點工作措施)

⑼材料使用情況周(月)報表

⑽月工作總結(jié)

⑾排班表

安全部: ⑴排班表(周/月)

⑵訓練(學習)計劃表

⑶巡查記錄日報表

⑷門崗進出人員登記表(無證外來人員)

⑸進出車輛登記表(門崗/車場)

⑹班長巡查記錄表

⑺主管日檢表

⑻夜班班長巡查(查崗)記錄表

⑼一周重大情況匯總表

⑽周工作總結(jié)

⑾周工作計劃

⑿月度工作總結(jié)

⒀周會記錄

環(huán)境部: ⑴排班表

⑵主管巡查記錄表(衛(wèi)生/綠化情況)

⑶物品耗用登記表

⑷周工作總結(jié)

⑸周工作計劃

⑹周會記錄

財務部: ⑴排班表

⑵每周資金報表及分析

⑶倉庫月盤存表(包括維修/保潔/保安/客服/食堂)

⑷周工作計劃表

⑸周工作總結(jié)表

⑹資金使用計劃表(周/月報)

食堂: ⑴物料耗用登記表

⑵排班表

⑶食堂下周菜譜及資金使用計劃

銷售支持: ⑴排班表

⑵培訓計劃

⑶日檢表

⑷巡查表

⑸晚會記錄表

⑹周工作總結(jié)

⑺周工作計劃

⑻樣板房物品交接表

⑼樣板房物品月盤存表

⑽周會記錄

管理中心其它表格: ⑴人員花名冊及變動情況分析

⑵人員通訊錄

⑶月度考核(工作完成情況)

⑷會議紀要表(工作安排表)

以上報表,周報/月報要報項目經(jīng)理審核,日報表報項目助理審核.

第7篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理

一、管理規(guī)章制度

科學管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質(zhì)量管理標準模式。在接管物業(yè)以后,將嚴格按照質(zhì)量管理體系的標準,實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內(nèi)部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。

1.公眾制度

(1)《業(yè)戶手冊》。

(2)《業(yè)主公約》。

(3)《精神文明公約》。

(4)《樓宇使用維護管理規(guī)定》。

(5)《二次裝修管理規(guī)定》。

(6)《二次裝修管理協(xié)議》。

(7)《裝修人員管理規(guī)定》。

(8)《出入物品管理規(guī)定》。

(9)《安全管理規(guī)定》。

(10)《消防管理規(guī)定》。

(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。

(12)《園林綠化管理規(guī)定》。

2.崗位職責

(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責。

(2)經(jīng)理助理崗位職責。

(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責。

(4)物業(yè)管理文員崗位職責。

(5)物業(yè)管理員崗位職責。

(6)物業(yè)商務管理員崗位職責。

(7)物業(yè)清潔員崗位職責。

(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責。

(9)工程技術(shù)員崗位職責。

(10)強電技工崗位職責。

(11)弱電技工崗位職責。

(12)暖通工崗位職責。

(13)維修工崗位職責。

(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。

(15)安全經(jīng)理崗位職責。

(16)安全管理員崗位職責。

(17)財務經(jīng)理崗位職責。

(18)財務會計崗位職責。

(19)財務出納崗位職責。

(20)財務收費員崗位職責。

3.運作管理制度

(1)《員工手冊》。

(2)《管理人員文明服務準則》。

(3)《員工辦公制度》。

(4)《各部門月工作計劃及總結(jié)制度》。

(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。

(6)《員工培訓制度》。

(7)《內(nèi)部財務管理制度》。

(8)《檔案資料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申請、購買、領用制度》。

(11)《員工宿舍管理評比制度》。

(12)《接待投訴處理及回訪制度》。

(13)《維修回訪制度》。

(14)《機電設備的編號方法》。

(15)《機電設備的統(tǒng)計制度》。

(16)《配電房管理制度》。

(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。

(18)《大廈應急滅火搶救方案》。

(19)《物業(yè)管理運作流程》。

(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。

(21)《業(yè)戶入住工作程序》。

(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。

(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。

(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。

(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。

(26)《公共設施維修、養(yǎng)護工作程序》。

(27)《機電設備維修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防應急處理工作程序》。

(30)《園林綠化管理工作程序》。

(31)《清潔管理工作程序》。

(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。

4.員工培訓考核制度

(1)《新員工入職培訓制度》。

(2)《在崗員工循環(huán)培訓制度》。

(3)《員工工作考核及獎罰制度》。

(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。

(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。

(6)《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。

(7)《部門員工崗位月工作考核表》。

(8)《業(yè)戶意見月_統(tǒng)計表》。

(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。

(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。

二、物業(yè)檔案建立與管理

1.資料收集

資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。

2.資料分類整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類排序。

(3)組編檔號。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。

(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質(zhì)的'三防'標準。

第8篇 辦公住宅項目檔案建立和管理規(guī)范

辦公+住宅項目檔案的建立和管理

一、檔案的建立

設立資料室、負責檔案建立和管理,配備專門的檔案專業(yè)管理人員,從接管開始,建立各類檔案,采取電腦化管理。

1、系統(tǒng)化、科學化、標準化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。

2、建檔流程:收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。

3、各部門廣泛收集,資料室集中管理。

4、分類明確,針對不同的檔案性質(zhì),采用有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類由專職人員進行管理,并將檔案管理列為我公司質(zhì)量體系的一個重要部分。

二、檔案管理

本公司檔案管理體系按照iso9000質(zhì)量認證體系標準,把它濃縮為:

(一)辦公室、人事檔案管理;

1、辦公室檔案由資料員進行分類編號、整理、保管。

2、有關(guān)行政機關(guān),公司上層有關(guān)文件及會議紀要均屬辦公室檔案文件。

3、經(jīng)領導批示傳閱的重要文件入檔必須與領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4、所有人事檔案按照編號由資料員管理,并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業(yè)其檔案銷毀。

(二)質(zhì)量體系文件檔案管理;

1、公司本部iso9000質(zhì)量體系文件的管理由管理處專人負責進行管理。

2、所有質(zhì)量體系文件的編號、審批、發(fā)放、更改、作廢均應有日期和負責人,批準人及文件現(xiàn)狀態(tài)的記錄。

3、所有質(zhì)量體系文件均有規(guī)定的編號、易懂、易查、易察。

4、《文件清單》、《發(fā)放記錄》、《更改申請表》、《更改領取表》均應填寫標準、明了。

(三)工程檔案管理;

1、從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進行編號,檔案由專人儲存于專柜中保管。

2、所有工程類國家標準均勻進行統(tǒng)一編號并附上受控負責人由專人保管于專柜中。

3、所有工程資料均應規(guī)定保存期限,并建立銷毀檔案制度。

(四)財務檔案管理;

1、每年形成的會計檔案,都由財務會計按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊。

2、保存的會計檔案向外單位提供利用時,須報有關(guān)領導批準,但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。

3、會計檔案的保管期限,根據(jù)特點分永久、定期二類。

4、會計檔案保管期滿需銷毀時,應經(jīng)有關(guān)領導同意,審查并編造會計檔案,銷毀設冊。

(五)住戶檔案管理;

1、所有業(yè)主資料如購房合同(含產(chǎn)權(quán)證)復印件、租戶合同復印件、房屋驗收清單及業(yè)主、業(yè)主有關(guān)資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話)均應按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。

2、業(yè)主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。

3、業(yè)主資料根據(jù)一定期限銷毀,保存軟盤。

(六)所有檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時嚴格執(zhí)行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴防毀損、散失和泄露。

(七)所有可輸入電腦的檔案均應輸入電腦,保存軟盤。

(八)所有檔案的借閱均應通過資料保管員(有必要時應有負責人許可同意)并進行登記簽字。

(九)所有檔案保管環(huán)境要求干燥、通風、如有遺失,應通知有關(guān)人員負責。

第9篇 管理處文檔庫建立和目錄規(guī)范

管理處文檔庫建立和目錄

物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲備地,服務于物業(yè)管理處每一部門。對于物業(yè)管理處文檔庫的建立,可根據(jù)管理處職能和業(yè)務管理的實際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業(yè)管理處進行各類文檔管理的規(guī)范基礎。

1、文檔分類編號規(guī)則:

1)編號原則上應根據(jù)職能管理和業(yè)務管理的各類工作內(nèi)容進行分類,按照文檔一、二、三級目錄進行編號。如:一級目錄'物業(yè)規(guī)劃檔案'下的第一條'用地批準文件',則其編號為'1-1',如該二目錄對應下文檔有多卷以上,則每卷的編號順序為'1-1-1、1-1-2……'。

2)現(xiàn)場管理的日常工作文檔也須按序號進行編碼,以防止在工作現(xiàn)場的遺失,在工作文檔完成后,由責任人按時定期交資料室編號、存檔。

3)在文件夾(盒/袋)封面或側(cè)面應有標識,上面注明目錄號、文檔標題等。文件夾(盒/袋)應有卷內(nèi)目錄,詳細列明卷內(nèi)的文件資料。

4)文檔管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù),如文檔資料有遺失,追究當事人責任。

2、文檔目錄分類

序號一級目錄二級目錄

1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準文件

項目批準文件

2物業(yè)接管驗收資料移交證明資料

驗收證明資料

3工程檔案竣工資料

技術(shù)資料

4產(chǎn)權(quán)資料

5物業(yè)委托管理合同

6房屋使用及公眾制度房屋使用資料

7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料

8架構(gòu)及職責

9行政管理檔案

10后勤管理檔案采購文件資料

資產(chǎn)、倉庫管理記錄

內(nèi)務管理記錄

鑰匙管理記錄

11合同管理檔案

12人事管理檔案人事資料

員工培訓記錄

員工考核記錄

崗位資格證書

13財務管理檔案

14維修基金管理

15房屋管理檔案房屋本體維修資料

房屋管理資料

16公用設施設備管理檔案共用設施設備

管理資料

共用設施設備運行維護記錄

17給排水系統(tǒng)

管理檔案給排水系統(tǒng)維護保養(yǎng)

18供配電系統(tǒng)管理檔案

19消防設備設施管理檔案消防系統(tǒng)運行維護記錄

20安全管理檔案安全管理資料

安全防范措施

安全工作記錄

21消防管理檔案消防管理資料

消防應急方案

消防工作記錄

22車輛管理檔案停車場管理資料

停車場管理記錄

非機動車輛管理檔案

23保潔管理檔案保潔管理資料

保潔工作記錄

24消殺服務檔案

25綠化管理檔案綠化管理資料

綠化工作記錄

26業(yè)主檔案

27租戶檔案

28社區(qū)文化活動檔案社區(qū)文化活動資料

29經(jīng)營管理檔案有償服務檔案

商戶管理檔案

30客戶服務檔案客房服務工作記錄

31業(yè)主委員會檔案

第10篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理

(一)管理內(nèi)容:

1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

3、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

(二)管理措施:

1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;

2、專人管理(由負責內(nèi)勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;

4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。

第11篇 清潔公司檔案建立管理規(guī)范

清潔公司檔案建立及管理

檔案的建立與管理,包括:作業(yè)計劃、作業(yè)記錄、抱怨記錄及其他服務記錄及檔案。

一、作業(yè)計劃

計劃制定者:經(jīng)營管理部主任及現(xiàn)場主管

作業(yè)計劃依據(jù):根據(jù)雙方所簽訂的清潔承包合同內(nèi)所規(guī)定的清潔范圍,由計劃制定者現(xiàn)場實地察看并結(jié)合甲方的建議,將所有清潔范圍內(nèi)的清潔區(qū)域形成書面計劃,并落實作業(yè)人與監(jiān)督人,由現(xiàn)場主管安排作業(yè),并將作業(yè)計劃上交至甲方相關(guān)管理人。

表格支持:《定期清潔工作安排表》

作業(yè)計劃的作用:使現(xiàn)場各項清潔工作安排更加合理化、科學化;

使現(xiàn)場各項清潔工作的作業(yè)結(jié)果有責任人及監(jiān)督人。

二、作業(yè)記錄

作業(yè)記錄的填寫:現(xiàn)場主管及清潔員工

作業(yè)記錄的監(jiān)督:經(jīng)營管理部各層級管理者及現(xiàn)場主管

表格支持:《工作檢查記錄表》、《洗手間保潔簽到表》

作業(yè)記錄的作用:使現(xiàn)場各項清潔工作的作業(yè)結(jié)果有責任人及監(jiān)督人;

能有效的監(jiān)督清潔員工的勞動效率及作業(yè)合格率;

提前發(fā)現(xiàn)各項清潔工作的不足之處,及時有效進行整改。

三、抱怨記錄:

抱怨記錄的填寫者:經(jīng)營管理部各層級管理者及現(xiàn)場主管

抱怨記錄的來源:甲方相關(guān)清潔工作的監(jiān)督人、清潔員工、對清潔工作的結(jié)果有抱怨的人。

表格支持:《來人來電(投訴)記錄表》

抱怨記錄的作用:使現(xiàn)場的各項清潔工作有全面的質(zhì)量反饋渠道;

能使現(xiàn)場的各項清潔工作有及時整改的機會;

提供了一個良好的溝通與監(jiān)督的平臺;

四、其他服務記錄及檔案

糾正與預防措施的填寫者:經(jīng)營管理部各層級管理者及現(xiàn)場主管

糾正與預防措施的作用:能及時有效的檢討各項清潔工作中的不足之處;

及時總結(jié)各種工作經(jīng)驗,規(guī)避不良工作;

對各項清潔工作起到了良好的監(jiān)督作用;

表格支持:《糾正與預防措施要求單》

經(jīng)營管理部樣板分部的各種記錄:

第12篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范

某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

提要:

檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。

以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎,建立科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。

檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標準。

完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎,能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。

本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結(jié)合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質(zhì)服務的操作準則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內(nèi)部機制,造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。

一、規(guī)章制度的建立與管理

1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權(quán)益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。

2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎,結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。

3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

4、在定性的基礎上強調(diào)定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。

5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調(diào)一致。

6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

二、檔案的建立與管理

規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關(guān)記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

三、物業(yè)管理檔案的分類

1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:

(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。

(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。

3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

第13篇 項目物業(yè)檔案建立管理計劃規(guī)范

項目物業(yè)檔案建立與管理計劃

1.資料收集

資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。

2.資料分類整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類排序。

(3)組編檔號。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。

(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質(zhì)的“三防”標準。