有哪些
社團(tuán)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案數(shù)字化以及檔案的鑒定與銷毀。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：社團(tuán)活動(dòng)產(chǎn)生的各種文件材料應(yīng)按照活動(dòng)性質(zhì)、時(shí)間、重要程度進(jìn)行科學(xué)分類。每類檔案應(yīng)設(shè)立統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。編碼應(yīng)包括類別代碼、年度代碼、順序代碼，如“sjt2021-001”表示2021年社團(tuán)活動(dòng)的第一份文件。
2. 檔案收集與整理：社團(tuán)成員需定期將活動(dòng)記錄、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件提交給檔案管理員。檔案管理員負(fù)責(zé)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，按照分類編碼規(guī)則進(jìn)行整理，并及時(shí)錄入電子目錄。
3. 檔案保管與利用：檔案應(yīng)妥善存放在防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保其物理安全。社團(tuán)成員需填寫借閱申請(qǐng)，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱檔案，查閱完畢應(yīng)及時(shí)歸還。
4. 檔案安全與保密：對(duì)于涉及社團(tuán)機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法獲取。檔案管理員需定期備份電子檔案，以防數(shù)據(jù)丟失。
5. 檔案數(shù)字化：鼓勵(lì)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，便于快速檢索和長期保存。數(shù)字化過程中，應(yīng)保證圖像清晰，文件格式統(tǒng)一。
6. 檔案的鑒定與銷毀：每年進(jìn)行一次檔案鑒定，過期、無保存價(jià)值的檔案應(yīng)按照規(guī)定程序銷毀。銷毀前需填寫銷毀清單，由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
上墻內(nèi)容
1. “社團(tuán)檔案管理，關(guān)乎我們的歷史和未來，每一位成員都有責(zé)任參與其中?！?
2. “檔案分類清晰，編碼有序，是高效管理的基礎(chǔ)?！?
3. “保密是檔案管理的生命線，保護(hù)社團(tuán)機(jī)密，人人有責(zé)。”
4. “檔案是我們的寶貴財(cái)富，借閱需謹(jǐn)慎，歸還要及時(shí)?！?
5. “檔案數(shù)字化，讓過去觸手可及，讓未來更加便捷?！?
6. “定期鑒定，合理銷毀，保持檔案庫的活力。”
以上就是社團(tuán)檔案管理制度的基本內(nèi)容和實(shí)施要點(diǎn)，旨在規(guī)范社團(tuán)文件管理，保障信息的安全與有效利用，促進(jìn)社團(tuán)工作的順利進(jìn)行。
社團(tuán)檔案管理制度范文
第1篇 學(xué)生社團(tuán)檔案管理制度(范本)
第一條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)歷史延革、工作開展情況的真實(shí)記錄,是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)決策、開展工作的重要參考。
第二條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案由相應(yīng)部門管理,實(shí)施檔案登記管理制度,定期進(jìn)行整理、歸檔和編目。
第三條 對(duì)于上級(jí)文件、外校來函及相關(guān)圖文資料等有保存價(jià)值的材料均作為檔案保存。
第四條 社團(tuán)聯(lián)各部的部門工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)情況及時(shí)以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團(tuán)資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會(huì)議記錄,整理后存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)會(huì)議記錄。
第五條 加強(qiáng)與各社團(tuán)及其管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系,并對(duì)他們的工作計(jì)劃、活動(dòng)開展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門檔案。
第六條 加強(qiáng)對(duì)各社團(tuán)的檔案管理,各社團(tuán)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)開展情況,以書面或表格形式及時(shí)上交各分管常任理事,并由各類別社團(tuán)工作委員會(huì)整理后交秘書處檔案人員存檔。
第七條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部人事、各社團(tuán)人事及社團(tuán)負(fù)責(zé)人推薦表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人任命表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案表,社團(tuán)干部考查表,社團(tuán)干部考查考核表,社團(tuán)干事考核表,社團(tuán)理事會(huì)登記表,社團(tuán)會(huì)員登記表等一并整理,單獨(dú)存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)人事檔案檔。
第八條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部、各社團(tuán)每月必須及時(shí)上交每月帳目開支表,由經(jīng)費(fèi)審查部核實(shí)并存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案。
第九條 各部門須認(rèn)真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門同意,辦理手續(xù)后方可借用。
第十條 其它各部、社團(tuán)及個(gè)人必須妥善保管并及時(shí)歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過一周。
第十一條 主席團(tuán)有權(quán)對(duì)檔案管理工作不定期進(jìn)行檢查。
第十二條 本制度解釋權(quán)歸___學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì),自通過之日起生效。
