有哪些
公司檔案文件管理制度是確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)有序、信息管理規(guī)范的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類文件進(jìn)行科學(xué)編碼，便于檢索和管理。
2. 文件收集與整理：規(guī)定文件的收集范圍、時(shí)間和方式，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 文件存儲(chǔ)與保管：設(shè)定文件的保存期限，制定安全存儲(chǔ)措施，防止文件丟失或損壞。
4. 文件利用與借閱：明確文件的使用權(quán)限，規(guī)定借閱流程，確保文件的有效利用。
5. 文件銷毀與保密：規(guī)定過(guò)期文件的銷毀程序，強(qiáng)化保密管理，防止敏感信息泄露。
6. 電子文檔管理：規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、備份和安全，適應(yīng)數(shù)字化辦公需求。
實(shí)施細(xì)則
1. 文件分類與編碼：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，制定詳細(xì)的文件分類指南，并為每個(gè)類別分配唯一的編碼。編碼規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于理解和執(zhí)行。
2. 文件收集與整理：所有正式文件在產(chǎn)生后一周內(nèi)必須送交檔案管理部門(mén)，非紙質(zhì)文件需同步上傳至電子檔案系統(tǒng)。文件整理需保持原始順序，附帶必要的元數(shù)據(jù)，如文件創(chuàng)建日期、作者等。
3. 文件存儲(chǔ)與保管：紙質(zhì)文件存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室內(nèi)，電子文件則需定期備份，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或云存儲(chǔ)中。
4. 文件利用與借閱：?jiǎn)T工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理員審批后方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況需提前申請(qǐng)延期。
5. 文件銷毀與保密：每年進(jìn)行一次文件清理，對(duì)超過(guò)保存期限的文件進(jìn)行銷毀。涉及公司機(jī)密的文件，無(wú)論是否過(guò)期，都需經(jīng)過(guò)專門(mén)的銷毀程序。員工離職時(shí)，需清退所有借閱文件。
6. 電子文檔管理：鼓勵(lì)無(wú)紙化辦公，所有電子文件需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，敏感文件加密存儲(chǔ)。定期進(jìn)行系統(tǒng)安全檢查，預(yù)防病毒和黑客攻擊。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理制度，保障信息安全"
2. "文件分類清晰，編碼統(tǒng)一，高效查找"
3. "及時(shí)歸檔，確保信息完整性"
4. "借閱審批，保護(hù)公司機(jī)密"
5. "電子文件安全管理，防范未然"
6. "定期清理，合規(guī)銷毀，維護(hù)秩序"
通過(guò)以上細(xì)則，我們期望能構(gòu)建一個(gè)高效、安全、規(guī)范的檔案文件管理體系，為公司的日常運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)期發(fā)展提供有力支持。全體員工應(yīng)遵守此制度，共同維護(hù)良好的檔案管理環(huán)境。
公司檔案文件管理制度范文
第1篇 _地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強(qiáng)公司檔案的管理工作,確保檔案的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實(shí)際情況,特制定檔案資料管理制度如下:
第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設(shè)專門(mén)的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門(mén)設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門(mén)的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
1)對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
2)對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條 過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門(mén)檔案文件銷毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條 檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
