公司財(cái)務(wù)檔案管理制度

有哪些

公司財(cái)務(wù)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：

1. 檔案分類與編碼：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，制定詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，以便于管理和檢索。

2. 收集與整理：規(guī)定財(cái)務(wù)檔案的收集時(shí)間、方式和整理流程，確保原始憑證和會(huì)計(jì)記錄的完整性和準(zhǔn)確性。

3. 存儲(chǔ)與保管：明確財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、保管期限和存放條件，保證檔案的安全性和長期可讀性。

4. 利用與借閱：設(shè)定檔案的查閱權(quán)限、借用流程和歸還規(guī)定，確保檔案的有效利用而不損害其完整性。

5. 銷毀與遷移：規(guī)定過期檔案的銷毀程序和電子化檔案的遷移策略，以優(yōu)化存儲(chǔ)資源。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼： - 所有財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)科目、年度和業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，每類檔案賦予唯一的編碼。 - 編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)包含檔案類別、年份和流水號(hào)，如“c01-2021-001”表示2021年的成本類第一份檔案。

2. 收集與整理： - 財(cái)務(wù)部門應(yīng)在每月末或年末完成當(dāng)期財(cái)務(wù)資料的收集和整理，包括發(fā)票、合同、銀行對(duì)賬單等。 - 所有原始憑證應(yīng)按日期順序排列，并與相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證一起裝訂成冊(cè)。

3. 存儲(chǔ)與保管： - 紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防盜的檔案柜中，電子檔案應(yīng)備份至安全的云存儲(chǔ)平臺(tái)。 - 根據(jù)相關(guān)法規(guī)，財(cái)務(wù)檔案的保管期限一般為五年至三十年，具體年限需根據(jù)當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)執(zhí)行。

4. 利用與借閱： - 員工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后方可查閱檔案。 - 借閱期間，檔案應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞，借閱后及時(shí)歸還。

5. 銷毀與遷移： - 過期檔案銷毀前，需編制銷毀清單，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和審計(jì)部門審核后，按照國家規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。 - 電子檔案應(yīng)定期遷移至更新的存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的兼容性和可訪問性。

上墻內(nèi)容

1. 財(cái)務(wù)檔案管理原則：完整、準(zhǔn)確、安全、有效。

2. 檔案分類示例：c01（成本）、a01（資產(chǎn)）、l01（負(fù)債）等。

3. 借閱流程圖：申請(qǐng)→審批→借閱→歸還。

4. 財(cái)務(wù)檔案保管期限提示：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和法規(guī)要求確定。

5. 應(yīng)急處理流程：檔案遺失、損壞時(shí)的報(bào)告和補(bǔ)救步驟。

以上制度旨在規(guī)范公司財(cái)務(wù)檔案管理工作，提高工作效率，保障財(cái)務(wù)信息安全，望全體員工嚴(yán)格執(zhí)行。

公司財(cái)務(wù)檔案管理制度范文

第1篇 大學(xué)物業(yè)公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法

n大學(xué)物業(yè)公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。

第二條 財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門,財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類,包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。

第二章 會(huì)計(jì)檔案管理

第三條 會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料,是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。具體包括:

1.會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明,其它財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其它類:會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。

第四條 每月形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由專人按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),檔案依據(jù)分類,分別保存,憑證按月整理保存,次年初將本年賬簿存檔。

第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作,檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理,檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。

第六條 保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要,按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫,不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。

第七條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè),及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。

第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從年度終了后的第一天算起。

第十條 對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的,可以報(bào)主管校長批準(zhǔn)。

第十一條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,可以按照以下程序銷毀:

1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.公司總經(jīng)理、主管財(cái)務(wù)副總在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意見。

3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案,主管財(cái)務(wù)副總與辦公室人員共同監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章 ,并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。

第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷,保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

第十三條 計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔,原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存,同時(shí)刻錄成移動(dòng)硬盤進(jìn)行備份保管。

第十四條 公司分立或撤銷,會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方或撤銷后的接收方統(tǒng)一保管。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出,移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條 公司合并,原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

第十六條 公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

第十七條 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章 。

第三章 年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理

第十八條 年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等,這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人保管。

第十九條 年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長期保存,分別裝訂,注明名稱、日期等。

第二十條 年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或?qū)W校等需要查閱或復(fù)制,需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn),資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門、數(shù)量等,并由接收人簽字或蓋章 。

第四章 資金類檔案管理

第二十一條 資金類檔案包括資金日?qǐng)?bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃,資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、融資臺(tái)賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。

第二十三條 融資臺(tái)賬信息記錄須完整,因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

第五章 預(yù)算檔案管理

第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案,預(yù)算調(diào)整方案,預(yù)算執(zhí)行情況等,涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。

第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。

第六章 日常往來財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理

第二十七條 日常往來財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件包括各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件,包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。

第二十八條 日常往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存,如內(nèi)部規(guī)章 制度,審計(jì)往來文件等等;外部往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。

第二十九條 公司內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔,以年度為限,以前年度檔案需另行存放。

第七章 合同檔案管理

第三十條 依據(jù)公司合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬,進(jìn)行合同檔案管理。

第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存,編制合同清單,每季度清理一次,如有遺失、毀損,要查明原因,及時(shí)處理。

第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。可在財(cái)務(wù)部門查閱合同文檔,確因工作需要借出查閱,須按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),以復(fù)印件借出。

第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。

第八章 附則

第三十四條 本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、修訂。