有哪些
基金會(huì)檔案管理制度
基金會(huì)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼體系：建立一套科學(xué)合理的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等多個(gè)類別，并為各類別檔案設(shè)定專屬編碼，便于檢索與管理。
2. 檔案收集與整理：明確檔案來源，規(guī)定文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔的流程，確保所有重要文件及時(shí)歸檔，同時(shí)進(jìn)行必要的整理和編目。
3. 檔案保管與安全：設(shè)立專門的檔案存儲(chǔ)設(shè)施，確保檔案的安全存放，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，定期檢查檔案狀況。
4. 檔案利用與借閱：設(shè)定檔案利用規(guī)則，包括借閱權(quán)限、借閱流程、借閱期限等，確保檔案的有效利用，同時(shí)防止檔案遺失或損壞。
5. 檔案數(shù)字化與電子化：推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索效率和安全性。
6. 檔案銷毀與審計(jì)：對(duì)過期或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行定期審核，符合銷毀條件的，需經(jīng)過審批后按規(guī)定程序銷毀。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類：根據(jù)基金會(huì)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為永久保存、長期保存和短期保存三類，每類檔案再細(xì)分具體子類。
2. 收集與整理：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的收集，每月末提交至檔案管理部門，由專業(yè)人員進(jìn)行整理、編目、歸檔。
3. 保管與安全：檔案庫房應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行環(huán)境監(jiān)測(cè)，重要檔案需雙備份存放，以防意外。
4. 利用與借閱：基金會(huì)員工憑工號(hào)申請(qǐng)借閱，須填寫借閱單，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員辦理借出手續(xù)，借閱期間不得涂改、損壞。
5. 數(shù)字化與電子化：新產(chǎn)生的電子文件應(yīng)同步歸檔，紙質(zhì)文件逐步掃描存檔，電子檔案系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全。
6. 銷毀與審計(jì)：每兩年進(jìn)行一次檔案清理，無保存價(jià)值的檔案需列出清單，由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及法務(wù)部門共同審核，報(bào)理事長批準(zhǔn)后銷毀。
上墻內(nèi)容
1. 基金會(huì)檔案管理制度概要，強(qiáng)調(diào)檔案的重要性和管理原則。
2. 檔案分類圖示，清晰展示各類檔案的歸屬。
3. 借閱流程圖，明確借閱步驟和責(zé)任人。
4. 檔案安全警示，提醒員工注意檔案的保密和保護(hù)。
5. 檔案銷毀流程圖，展示從審核到銷毀的完整過程。
以上制度旨在規(guī)范基金會(huì)檔案管理工作，提升檔案利用效率，確保檔案安全，為基金會(huì)的決策提供有效支持。全體員工需遵守執(zhí)行，共同維護(hù)檔案管理的良好秩序。
基金會(huì)檔案管理制度范文
第1篇 基金會(huì)檔案管理規(guī)定
基金會(huì)檔案管理規(guī)定
為了全面遵守《基金會(huì)管理?xiàng)l例》和《中國友好和平發(fā)展基金會(huì)章程》，加強(qiáng)基金會(huì)檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)合本基金會(huì)實(shí)際，特制定本規(guī)定。
一、檔案管理
(一)基金會(huì)檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負(fù)責(zé)。
(二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準(zhǔn)確并注意區(qū)分不同價(jià)值分類整理、立卷。歸檔材料應(yīng)妥善管理，嚴(yán)防丟失、毀損。
(三)歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)、本基金會(huì)制發(fā)或工作中形成的，具有參考價(jià)值的(包括但不限于下列)各種材料。
1.登記管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位下發(fā)的與本基金會(huì)有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、登記證、法人證、批復(fù)等;
2.本基金會(huì)向登記管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位提出的各項(xiàng)報(bào)告;
3.本基金會(huì)的章程和各項(xiàng)管理制度;
4.本基金會(huì)的工作計(jì)劃、總結(jié)、年度工作報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、理事會(huì)紀(jì)要及與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等;
5.會(huì)計(jì)預(yù)算、決算統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表和財(cái)務(wù)報(bào)告;
6.本基金會(huì)理事會(huì)成員和工作人員基本情況;
7.本基金會(huì)職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、辭職、辭退的文件材料;
8.本基金會(huì)的歷史沿革、大事記及反映本基金會(huì)重要活動(dòng)的簡報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物材料。
9.本基金會(huì)民政部登記年檢報(bào)告、會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)報(bào)告、重要活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)人講話、題詞及其音像資料;
10.其他具有保存價(jià)值的文件材料等。
二、收集整理
(一)本基金會(huì)所開展的各項(xiàng)工作、活動(dòng)，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。
(二)本基金會(huì)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加相關(guān)部門召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)后，應(yīng)將會(huì)議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。
(三)本基金會(huì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
(四)建立基金會(huì)專家?guī)?、志愿者?shù)據(jù)庫，利用基金會(huì)網(wǎng)站及時(shí)向公眾傳遞各種活動(dòng)信息及相關(guān)資料。
三、檔案利用
(一)借閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱、歸還登記手續(xù)。
(二)查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注，未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)制檔案。
四、檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)填寫移交清單，辦好移交手續(xù)。
五、本規(guī)定自批準(zhǔn)之日起實(shí)行。
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