有哪些
公司文書檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 文書分類與編碼：所有公司文件應按照其性質(zhì)和重要性進行分類，如行政文件、財務文件、人力資源文件等，并為每個類別分配唯一的編碼，以便于管理和檢索。
2. 文書的收發(fā)管理：設立專門的文書收發(fā)部門，負責接收、登記、分發(fā)和存檔各類文件，確保信息傳遞的準確性和及時性。
3. 文書的保存期限：明確各類文件的保存期限，對于不再需要的文件，按照規(guī)定進行銷毀。
4. 文書的安全保護：采取必要的物理和電子安全措施，防止文件丟失、損壞或未經(jīng)授權的訪問。
5. 文書的利用與借閱：建立借閱流程，規(guī)定員工在需要使用或查閱文件時的申請程序。
6. 文書的數(shù)字化：逐步推進紙質(zhì)文件的電子化，提高文檔管理效率。
7. 文書的歸檔與整理：定期對文書進行整理歸檔，保持檔案的整潔有序。
實施細則
1. 文件分類編碼：由行政管理部門制定統(tǒng)一的文件分類編碼規(guī)則，新產(chǎn)生的文件需按照此規(guī)則進行編碼。
2. 收發(fā)管理：所有進出門的文件需在收發(fā)登記簿上記錄，包括文件名稱、發(fā)送人/接收人、日期等信息。
3. 保存期限：由檔案管理部門根據(jù)相關法規(guī)和公司實際需求，制定各類文件的保存期限清單。
4. 安全保護：設置防火、防盜設施，對電子文件采取加密存儲，定期更新密碼，確保信息安全。
5. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，由文書管理人員辦理借閱手續(xù)。
6. 數(shù)字化：采購合適的掃描設備，將舊文件逐步掃描存入電子系統(tǒng)，同時確保電子文件的備份。
7. 歸檔整理：每季度進行一次文件清理，過期文件標記為待銷毀，未過期但不再使用的文件歸檔。
上墻內(nèi)容
1. 文書分類編碼示例及說明
2. 文書收發(fā)流程圖
3. 文件保存期限一覽表
4. 借閱申請流程圖
5. 安全保護提示（如：嚴禁泄露文件信息，注意文件保密）
6. 文書數(shù)字化進度表
7. 文件歸檔與整理時間表
以上制度旨在規(guī)范公司文書管理工作，提升工作效率，保障信息安全。全體員工需嚴格遵守，共同維護良好的文書管理秩序。
公司文書檔案管理制度范文
第1篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要;
1.4黨支部會議記錄、紀要;
1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。
9.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構進行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;
3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。
4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;
1.5轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;排列順序為:轉發(fā)文、被轉發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當,產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內(nèi)容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準。
第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第2篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結合本公司實際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負責組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第3篇 房地產(chǎn)集團公司文書檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強_ 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現(xiàn)文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合公司實際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關房地產(chǎn)工作的會議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、職能部門對公司各類請示事項的批復;
5、其它相關資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領導在經(jīng)營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務有關的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設計、景觀設計等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;
20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。
(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列。
批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉文件在前,被批轉文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,
頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數(shù);正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內(nèi)。
(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號、歸檔
第十一條 歸檔時間與手續(xù)
歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。
部門歸檔時間為次年 5 月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點核對
第十二條 案卷排列編號
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1 號卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結構與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結構及內(nèi)容:
l、封面和扉頁
主要內(nèi)容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機構、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。
3、序言或說明
對目錄結構、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項目構成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機要重地,非經(jīng)同意,嚴禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內(nèi)嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。
第十八條 堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報。
第十九條 檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉借。一般檔案借離時間最長不超過 5 個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2 個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復印公司業(yè)務檔案時,應持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業(yè)務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經(jīng)鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十七條 任何部門和個人未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
第4篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序,特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案:是指機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負責,并接受市主管機關業(yè)務指導。
4.2.負責公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點,同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責,具體工作按文檔管理和上級業(yè)務規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時,要認真區(qū)分,依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時登記、注銷,對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查,遇到特殊情況及時檢查,并及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時,由借閱單位提出借閱申請,經(jīng)公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時,需經(jīng)公司辦公室主任批準,方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時,要經(jīng)相關部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準后對檔案進行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時標注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第5篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:
方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3.0 管理內(nèi)容
3.1 文件和資料的分類
--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
--文書檔案(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
3.2 文書檔案管理
--上級機關、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉,并送有關部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領導人親收或寫明領導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3.3 其他資料管理
--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理
各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》
6.0相關記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》
7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》
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