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監(jiān)理檔案管理制度匯編(2篇)

更新時(shí)間:2024-05-10 查看人數(shù):56

監(jiān)理檔案管理制度

有哪些

監(jiān)理檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:

1. 檔案分類與編碼:根據(jù)監(jiān)理工作的性質(zhì)和內(nèi)容,將檔案分為合同文件、設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、驗(yàn)收文件等類別,并為每類文件設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。

2. 檔案收集與整理:明確各類文件的收集時(shí)間、方式和責(zé)任人,確保文件完整無遺漏。要求文件整理有序,便于檢索和查閱。

3. 檔案保管與保護(hù):規(guī)定檔案的存儲(chǔ)環(huán)境,如溫度、濕度控制,防止文件損壞。制定檔案借閱和復(fù)制流程,確保檔案安全。

4. 檔案利用與更新:鼓勵(lì)合理利用檔案,提高工作效率。定期更新檔案,反映項(xiàng)目最新進(jìn)展。

5. 檔案電子化管理:推動(dòng)檔案的數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)電子存檔和在線查詢,提高檔案管理效率。

實(shí)施細(xì)則

1. 文件收集:所有監(jiān)理活動(dòng)產(chǎn)生的文件,包括會(huì)議記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、變更通知等,應(yīng)在活動(dòng)完成后三天內(nèi)由負(fù)責(zé)人提交至檔案管理部門。

2. 檔案編碼:采用“類別-年度-項(xiàng)目編號(hào)-順序號(hào)”的方式進(jìn)行編碼,例如,“c-2022-p001-001”表示2022年合同文件的第一份。

3. 保管期限:根據(jù)法律法規(guī)和項(xiàng)目特性的不同,檔案的保管期限一般為5至15年,重要文件應(yīng)永久保存。

4. 借閱流程:員工需填寫借閱申請(qǐng)表,經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后,方可借閱檔案。借閱期限不超過一周,逾期未歸還需提前申請(qǐng)續(xù)借。

5. 更新機(jī)制:每季度末,各部門需提交檔案更新清單,包括新產(chǎn)生的文件和需要修訂的舊文件。

6. 電子化管理:建立檔案管理系統(tǒng),所有紙質(zhì)文件需掃描上傳,電子文件與紙質(zhì)文件同步更新,保證信息一致性。

上墻內(nèi)容

1. 監(jiān)理檔案管理制度概覽:簡要介紹制度的主要內(nèi)容,提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。

2. 檔案分類圖表:直觀展示各類檔案及其編碼規(guī)則,方便員工快速定位所需文件。

3. 檔案借閱流程圖:清晰呈現(xiàn)借閱流程,使員工了解如何正確操作。

4. 保密提示:強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)密性,提醒員工不得泄露檔案信息。

以上監(jiān)理檔案管理制度旨在提升工作效率,保障項(xiàng)目信息的安全與完整。全體員工應(yīng)熟知并嚴(yán)格執(zhí)行,共同維護(hù)良好的檔案管理工作秩序。

監(jiān)理檔案管理制度范文

第1篇 安全監(jiān)理檔案管理制度

1、建筑工程安全監(jiān)理檔案管理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、科學(xué)、完整。

2、建筑工程安全監(jiān)理檔案是在施工過程全過程中形成的材料,應(yīng)由安全監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制定計(jì)劃、收集、審查、匯總、管理、保存,直至最后按規(guī)定移交。

3、公司的安全監(jiān)理部門、技術(shù)部門負(fù)責(zé)建筑工程安全監(jiān)理檔案的編制審核和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

4、公司每月、項(xiàng)目監(jiān)理部每半月進(jìn)行一次安全檔案檢查。

5、安全監(jiān)理檔案建立過程中,監(jiān)理人員如有更換時(shí)應(yīng)及時(shí)制表登記,對(duì)更換的時(shí)間、原因、完成工作交接手續(xù)等記錄清楚。

6、建筑安全監(jiān)督機(jī)構(gòu)和公司在安全檢查中,下達(dá)的整改通知單和項(xiàng)目部整改后的報(bào)告,應(yīng)完整的保存在檔案中。

7、工程竣工后,監(jiān)理單位應(yīng)將建筑工程安全監(jiān)理檔案按規(guī)定立卷歸檔。

第2篇 工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

二、 工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1 工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2 工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請(qǐng)銷毀的部門登記造冊(cè),再由檔案部門提出銷毀意見,報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2)對(duì)各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。

3)檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時(shí),檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)一簽字,檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時(shí),處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項(xiàng)目部電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)的通知>》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。

監(jiān)理檔案管理制度匯編(2篇)

有哪些監(jiān)理檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:1.檔案分類與編碼:根據(jù)監(jiān)理工作的性質(zhì)和內(nèi)容,將檔案分為合同文件、設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、驗(yàn)收文件等類別,并為每類文件設(shè)定
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