物料采購管理制度(5篇)

更新時間：2024-11-12 查看人數(shù)：33

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目錄
1.物料采購管理制度包括哪些方面 2.物料采購管理制度重要性 3.物料采購管理制度方案 4.物料采購管理制度(5篇)

物料采購管理制度

物料采購管理制度是企業(yè)運(yùn)營的核心環(huán)節(jié)之一，旨在確保生產(chǎn)活動的順利進(jìn)行，通過規(guī)范采購流程，有效控制成本，保障物料質(zhì)量，提升整體運(yùn)營效率。

包括哪些方面

1. 采購策略：制定科學(xué)的采購策略，包括供應(yīng)商選擇、價格談判、合同簽訂等。

2. 采購流程：明確從需求提出到物料入庫的每一個步驟，如需求審批、詢價比價、訂單下達(dá)、收貨檢驗(yàn)等。

3. 質(zhì)量控制：設(shè)立嚴(yán)格的質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，確保物料符合生產(chǎn)要求。

4. 庫存管理：合理預(yù)測和控制庫存，避免過度積壓或缺貨情況。

5. 合同管理：規(guī)范合同條款，保護(hù)企業(yè)權(quán)益，防止法律風(fēng)險。

6. 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估體系，定期進(jìn)行績效考核。

7. 成本控制：實(shí)施成本分析，優(yōu)化采購決策，降低物料成本。

8. 內(nèi)部審計：定期審計采購活動，確保制度執(zhí)行的透明度和合規(guī)性。

重要性

物料采購管理制度的重要性不言而喻，它直接影響企業(yè)的生產(chǎn)效率、產(chǎn)品質(zhì)量和財務(wù)狀況。良好的采購制度可以：

1. 確保生產(chǎn)連續(xù)性：及時、準(zhǔn)確的物料供應(yīng)是保證生產(chǎn)線正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

2. 降低成本：通過合理采購，降低物料成本，提高企業(yè)利潤空間。

3. 保障質(zhì)量：嚴(yán)格的質(zhì)量控制防止不合格物料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，影響產(chǎn)品品質(zhì)。

4. 防范風(fēng)險：規(guī)范合同管理，降低供應(yīng)鏈風(fēng)險，保護(hù)企業(yè)利益。

5. 提升效率：優(yōu)化流程，減少無效工作，提高整體運(yùn)營效率。

方案

1. 建立標(biāo)準(zhǔn)化采購流程：制定詳細(xì)的操作手冊，明確每個步驟的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)。

2. 供應(yīng)商評估與選擇：設(shè)立供應(yīng)商評分系統(tǒng)，綜合評價價格、質(zhì)量、交貨期等因素，定期評審并調(diào)整供應(yīng)商名單。

3. 實(shí)施電子化采購：利用erp系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購流程自動化，提高效率，減少人為錯誤。

4. 定期培訓(xùn)：對采購人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德。

5. 建立內(nèi)部審計機(jī)制：設(shè)立專門的審計部門，定期檢查采購活動，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

6. 制定應(yīng)急計劃：預(yù)防供應(yīng)商突然斷供，提前準(zhǔn)備替代方案，確保生產(chǎn)不受影響。

7. 持續(xù)改進(jìn)：定期回顧采購制度，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，確保制度的適應(yīng)性和有效性。

通過上述方案的實(shí)施，企業(yè)能夠構(gòu)建一套完善的物料采購管理制度，從而在市場競爭中保持優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

物料采購管理制度范文

第1篇物業(yè)管理公司物料采購程序-13

物業(yè)管理公司物料采購程序(13)

1.0目的

確保采購的物料符合服務(wù)質(zhì)量的要求。

2.0適用范圍

適用于服務(wù)質(zhì)量有影響的物料采購。

3.0職責(zé)

3.1各部門負(fù)責(zé)提出物料采購申請,做好物料使用記錄。

3.2綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購申請,并負(fù)責(zé)物料的采購。

3.3綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)組織對服務(wù)供方的調(diào)查、評估、選擇。

3.4各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對供方的服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)督與考核。

4.0程序

4.1公司確定要采購服務(wù)后,對單件采購金額超過2000元的物料,綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查,收集供方資料,對服務(wù)供方進(jìn)行初審。

4.2初審內(nèi)容包括:供方資質(zhì)證明、公司簡介、人員等。

4.3同一服務(wù)項目,除特殊情況外,通常至少應(yīng)選擇兩家以上單位,并將初審結(jié)果予以記錄。

4.4綜合事務(wù)部將初審評價結(jié)果報總經(jīng)理,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織復(fù)評會議,并填寫《服務(wù)供方復(fù)審表》,確定服務(wù)供方。復(fù)審內(nèi)容包括:技術(shù)設(shè)備資料、服務(wù)價格、質(zhì)量保證的承諾等。

4.5每年根據(jù)服務(wù)供方的合同執(zhí)行情況及部門、管理處的反饋意見,對其進(jìn)行一次年審,年評審不合格者,取消其合格服務(wù)供方資格。

4.6綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)合格供方檔案的建立。

4.7服務(wù)供方在服務(wù)提供過程中,如發(fā)生重大質(zhì)量問題,應(yīng)取消其合格服務(wù)供方資格,并重新選擇評價。

4.8常用物料的采購

4.8.1使用部門填寫《采購申請單》。

4.8.2報綜合事務(wù)部審核后,報總經(jīng)理審批。

4.8.3綜合事務(wù)部按批準(zhǔn)后的采購申請單要求進(jìn)行采購。

4.8.4對采購的物料由使用部門與采購人員共同驗(yàn)貨,并在《采購申請單》內(nèi)注明驗(yàn)貨情況,辦理領(lǐng)用手續(xù)。

4.8.5使用部門在使用時發(fā)現(xiàn)不合格材料應(yīng)記錄,填寫《不合格品處理單》,并與綜合事務(wù)部聯(lián)系,由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)處理。

4.8.6物料領(lǐng)用人到各部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。

4.9應(yīng)急采購處理

4.9.1由于材料使用部門無法預(yù)料,確屬急需,使用部門可在綜合事務(wù)部授權(quán)后直接在認(rèn)可供應(yīng)商處購買。

4.9.2材料購回后,使用部門檢驗(yàn)合格后方可使用,并做好標(biāo)記、記錄使用地點(diǎn)、質(zhì)量情況,事后需補(bǔ)辦相關(guān)申請采購手續(xù)。

5.0物料驗(yàn)證

5.1公司所采購的物料均需檢驗(yàn),檢驗(yàn)地點(diǎn)在公司或管理處。

5.2對于一般日常物料的采購多屬零星采購,所以通常選用名牌產(chǎn)品,進(jìn)貨時只作數(shù)量、外觀、規(guī)格等的驗(yàn)證,物料數(shù)量少于10個的,抽樣100%。

5.3檢驗(yàn)方法

5.3.1所有物料要求有合格證,物品數(shù)量應(yīng)與《采購申請單》數(shù)量相符。

5.3.2物料規(guī)格應(yīng)和《采購申請單》上所列規(guī)格相符。

5.3.3外觀:

5.3.3.1從包裝看有無生產(chǎn)廠家,生產(chǎn)日期等標(biāo)志,是否在有效期內(nèi)。

5.3.3.2物料本身接口處是否有不應(yīng)有的松動;連接部位是否轉(zhuǎn)動靈活;驗(yàn)證物品質(zhì)地、顏色、尺寸符合購買要求;附件是否齊全。

6.0支持性工具

《服務(wù)供方評價表》

《服務(wù)供方復(fù)審表》

《采購申請單》

《不合格品處理單》

《物料領(lǐng)用單》

編制:審核:批準(zhǔn):日期:

第2篇 l家具公司物料采購管理條例（試用版）

l家具公司物料采購管理條例(試用版)

目的:降低采購成本、提升采購質(zhì)量、保證采購時效、保障公司正常運(yùn)營

適用:原材料采購、輔助材料采購、辦公耗材采購、臨時性物料采購、其它采購

主(抄)送:總經(jīng)理室副總經(jīng)理室廠長室財務(wù)室倉庫本司各生產(chǎn)與職能部門管理條例如下:

第一條采購員的主要工作職責(zé)

1、做好采購5r(合適的供應(yīng)商、合適的品質(zhì)、合適的時間、合適的價格、合適的數(shù)量)管理。

2、采購單的下達(dá)。

3、物料交期的控制。

4、材料市場行情的調(diào)查。

5、查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量。

6、進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常情況的處理。

7、與供應(yīng)商進(jìn)行有關(guān)溝通與協(xié)調(diào)。

8、公司交辦的其它事項。

第二條采購的基本原則:成本效益原則、物料質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第三條采購流程

1、收集信息:采購前,采購員必須根據(jù)公司所需采購物料的種類,利用現(xiàn)有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、專業(yè)刊物、采購專業(yè)顧問公司或協(xié)會、產(chǎn)品展示會、供應(yīng)商自薦等方式收集所需供應(yīng)商的信息,并根據(jù)其價格、品質(zhì)、服務(wù)、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進(jìn)行分析,符合要求的,列入合格供應(yīng)商(合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn):優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、高素質(zhì)的管理人員、穩(wěn)定的員工群體、良好的機(jī)器設(shè)備、良好的技術(shù)、良好的管理制度、良好的地理位置等),并報倉庫存檔。

2、詢價、比價、議價:采購員必須根據(jù)采購計劃要求,采取多家供應(yīng)商報價的方式,進(jìn)行成本分析,價格分析,市場調(diào)研來確定采購目標(biāo)價,并報總經(jīng)理核準(zhǔn),倉庫備檔。

3、評估、索樣、決定:采購員必須對供應(yīng)商進(jìn)行評估,再索取樣品進(jìn)行對比分析,并根據(jù)市場行情,分析質(zhì)量狀況和價格變動情況,決定對物美價廉的物料進(jìn)行購買。并協(xié)助倉庫做好樣品管理。

4、請購、訂購:各部門根據(jù)實(shí)際需求,填寫請購單,經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員核實(shí)批準(zhǔn)后,報送倉庫;倉庫人員根據(jù)各部請購物料的種類、數(shù)量、日期等信息進(jìn)行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,通知采購員向合格供應(yīng)商發(fā)出訂購信息。

5、協(xié)調(diào)、溝通、催交:采購員根據(jù)采購計劃,及時有效地與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通(如品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料按時到達(dá),不得因?yàn)槠焚|(zhì)、數(shù)量、交期等原因影響公司正常運(yùn)營。

6、進(jìn)貨檢收:采購回來的物料(包括供應(yīng)商送貨上門的),采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢人員進(jìn)行檢驗(yàn),倉庫人員對合格物料進(jìn)行清點(diǎn)入庫或直接移交給用料部門。

7、退貨:7.1)對合格率未達(dá)到要求的批量拒收退貨;

7.2)對良莠不齊的部分拒收退貨;

7.3)對在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)的不良品的退貨;

8、整理付款:采購物料驗(yàn)收合格后,由質(zhì)檢、倉庫等相關(guān)人員在進(jìn)貨單上簽字確認(rèn),呈總經(jīng)理核準(zhǔn),財務(wù)付款。月結(jié)的記入臺賬報核;現(xiàn)金采購的由采購員在財務(wù)掛賬預(yù)支后核銷。

第四條采購員原則上不能接受供應(yīng)商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應(yīng)征得公司同意后方可應(yīng)邀或?qū)⒍Y物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

第五條嚴(yán)禁采購員索取或接受回扣。如違反禁條,經(jīng)查實(shí)后,予以回扣數(shù)額的三倍的處罰,情節(jié)嚴(yán)重的,交司法機(jī)關(guān)處置。

第六條采購事故的處理方法與責(zé)任

1、非采購員采購不當(dāng)?shù)?。比如下單采購貼皮板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質(zhì)等原因造成的不良采購的,處理方法如下:a,若供應(yīng)商還未進(jìn)行訂單的正式生產(chǎn),由采購員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)取消此單,請其幫忙將所訂原材料用于其它產(chǎn)品的生產(chǎn)。b,若供應(yīng)商已進(jìn)行了生產(chǎn),要求供應(yīng)商提供準(zhǔn)確的生產(chǎn)數(shù)量,再協(xié)調(diào)看此種物料是否會在今后的生產(chǎn)中使用,若將來有用,只需與供應(yīng)商協(xié)調(diào)將送貨期推后即可。若不可能再用,應(yīng)盡快與供應(yīng)商協(xié)調(diào)以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時向客戶索取已生產(chǎn)物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。責(zé)任由公司承擔(dān)(類似采購事故參照此條執(zhí)行)。

2、如果供應(yīng)商交期無法達(dá)成時,采購員應(yīng)先發(fā)改善通知書,強(qiáng)烈要求供應(yīng)商改善,可根據(jù)交期未達(dá)成而影響公司生產(chǎn)情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導(dǎo)并強(qiáng)制供應(yīng)商改善,若供應(yīng)商無法改善,應(yīng)及時報告并建議更換新的供應(yīng)商。若既不報告又處理不當(dāng)時,因而影響公司正常運(yùn)作的,由采購責(zé)任人負(fù)擔(dān)相關(guān)損失費(fèi)用。

3、第二條第7款的退貨事項由采購員負(fù)責(zé)辦理。如果7.1)、7.2)中的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當(dāng)事采購員承擔(dān)。

4、由于質(zhì)檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質(zhì)檢責(zé)任人員與采購責(zé)任人分別承擔(dān)80%和20%的損失。

5、如果某供應(yīng)商對其所供應(yīng)的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購員必需做一個完整的市場調(diào)查,核實(shí)價格,了解行情,請供應(yīng)商重新列出成本分析表與報價單,呈報總經(jīng)理核準(zhǔn),倉庫備檔后方可實(shí)施采購。否則,上漲部分由采購責(zé)任人承擔(dān)。

第七條采購激勵

采購員應(yīng)充分利用廣泛的采購資源、運(yùn)用詢比議價技巧,在不影響品質(zhì)與公司正常運(yùn)作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進(jìn)行的物料采購,對于比目標(biāo)價低出的部分,公司給予當(dāng)事采購員差價的20%的獎勵。

第八條本制度由各部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員配合行政人事部監(jiān)督落實(shí)執(zhí)行。

第九條行政人事部對本制度享有最終解釋權(quán)。

第十條本制度經(jīng)廠長審核,呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后生效,修訂時亦同。

行政人事部

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擬制:審校:審核:核準(zhǔn):

第3篇物料采購進(jìn)出庫管理規(guī)定

物料采購與進(jìn)出庫管理規(guī)定

一、物料采購程序

1、確需采購,由部門主管提出采購申請,填寫采購申請單校長審核,方可采購。

2、采購時原則上要求采購方與使用方兩人同往,商談價格、貨比三家,力爭價廉物美。

3、物料采購回來1個工作日內(nèi)入庫,保管員核對采購清單上的物料品種、數(shù)量,登記入庫,然后在清單上簽字,交還給采購員。

4、采購員一周內(nèi)憑購物申請單,物料清單到校長室審核,到財務(wù)報賬。

二、教務(wù)倉庫入出庫管理

5、新華書店的教材,練習(xí)冊,作業(yè)本,按照訂單品種,數(shù)量,登記入庫,分類擺放,按照班級發(fā)放,保管員核對數(shù)量,班主任簽字領(lǐng)取。

6、金太陽資料,試卷,每期先由教務(wù)登記入庫,然后再由教師按實(shí)際數(shù)量領(lǐng)取,保管核對無誤后方可簽字出庫。

7、科任老師領(lǐng)取所授學(xué)科的教材,教師用書,備課本,須經(jīng)保管員核對,登記,教師簽字后方可出庫。

8、辦公用品倉庫保管員要先登記入庫,分類擺放。開學(xué)初,由分管校長書面形式確定,發(fā)放教師辦公用品的品種,數(shù)量,保管員統(tǒng)一發(fā)放。

9、中途需要領(lǐng)取辦公用品,使用人先向分管校長申請,由分管副校長開具票據(jù),憑票據(jù)到保管員領(lǐng)取。

10、倉庫保管員每學(xué)期要盤點(diǎn)倉庫2次,出具倉庫物品盤庫清單,交分管校長備案。

11、學(xué)期結(jié)束前,教師需交回回教師用書,教學(xué)工具,保管員核對,登記入庫,逾期未還者,按實(shí)際價格從工資中扣除。

12、教師需要借用倉庫教材,教師用書,教學(xué)用具,辦公用品,須寫書面借條,分管校長簽字后,保管員方可登記借出,教師須按期歸還,否則予以賠償。

三、政教(總務(wù))倉庫入出庫規(guī)定

13、采購員與倉庫保管員分開管理。

14、采購員購買物料如掃把,拖把,垃圾桶,衣叉等,須在一工作日內(nèi)交保管員登記入庫。

15、平時財產(chǎn)維護(hù)購買的物品,材料,工具等,采購員須先交保管員驗(yàn)貨,登記入庫,再出庫使用。

16、寢室教室領(lǐng)取水龍頭,燈泡等物品,先由使用方申請,政教主任開出票據(jù),保管員憑票據(jù)驗(yàn)貨,領(lǐng)取人簽字出庫。

17、開學(xué)初,政教主任以書面形式確定各班領(lǐng)取,物品數(shù)量,品種,規(guī)定,保管員按班級簽字領(lǐng)取。

第4篇家具制造公司物料采購管理條例

家具公司物料采購管理條例

目的:降低采購成本、提升采購質(zhì)量、保證采購時效、保障公司正常運(yùn)營

適用:原材料采購、輔助材料采購、辦公耗材采購、臨時性物料采購、其它采購

保密:普通

關(guān)鍵詞:工作職責(zé) 采購流程處理方法責(zé)任激勵

主(抄)送:總經(jīng)理室副總經(jīng)理室廠長室財務(wù)室倉庫本司各生產(chǎn)與職能部門

管理條例如下:

第一條采購員的主要工作職責(zé)

1、做好采購5r(合適的供應(yīng)商、合適的品質(zhì)、合適的時間、合適的價格、合適的數(shù)量)管理。

2、采購單的下達(dá)。

3、物料交期的控制。

4、材料市場行情的調(diào)查。

5、查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量。

6、進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常情況的處理。

7、與供應(yīng)商進(jìn)行有關(guān)溝通與協(xié)調(diào)。

8、公司交辦的其它事項。

第二條采購的基本原則:成本效益原則、物料質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第三條采購流程

7、退貨:7.1)對合格率未達(dá)到要求的批量拒收退貨;

7.2)對良莠不齊的部分拒收退貨;

7.3)對在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)的不良品的退貨;

第六條采購事故的處理方法與責(zé)任

3、第二條第7款的退貨事項由采購員負(fù)責(zé)辦理。如果7.1)、7.2)中的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當(dāng)事采購員承擔(dān)。

第七條采購激勵

第八條本制度由各部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員配合行政人事部監(jiān)督落實(shí)執(zhí)行。

第九條行政人事部對本制度享有最終解釋權(quán)。

第十條本制度經(jīng)廠長審核, 呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后生效,修訂時亦同。

行政人事部

擬制:審校:審核: 核準(zhǔn):

第5篇物料采購管理規(guī)定辦法

公司物資采購管理制度【1】

第一章總則

第一條為進(jìn)一步規(guī)范公司物資采購程序,加強(qiáng)內(nèi)部控制,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,確保生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定,依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度。

第二條公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規(guī)范范圍。

第三條費(fèi)用報銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。

第四條公司固定資產(chǎn)的購置適用本制度。

第二章物資采購規(guī)定

第五條物資采購實(shí)行歸口管理制。

原糧由采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購,輔助材料、包裝物由倉儲部負(fù)責(zé)采購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負(fù)責(zé)采購。

特殊情況下,經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn),可以指定專人進(jìn)行專項物資的采購。

第六條所有負(fù)責(zé)物資采購的人員必須充分掌握市場信息,及時預(yù)測市場供應(yīng)變化,確保質(zhì)量過關(guān),價格低廉,供貨及時。

第七條推行合同管理制度,物資采購原則上要與供貨方簽訂合同,詳細(xì)注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟(jì)責(zé)任等;否則,造成的損失由采購人員負(fù)責(zé)。

第八條實(shí)行比價采購制度,物資采購要貨比三家,確保所采購物資價格低廉,質(zhì)量上乘。

大宗物資采購建議實(shí)行招投標(biāo)制度。

第九條實(shí)行采購質(zhì)量責(zé)任制。

采購人員對所采購物品的質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任。

如因失職而采購偽劣產(chǎn)品,采購人員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

禁止采購人員收受回扣。

如有收受回扣,一經(jīng)查證,除全額追繳回扣款項外,將視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

第三章發(fā)票入賬及付款程序

第十條采購物資進(jìn)廠后,采購人員必須嚴(yán)格按照要求辦理物資入庫手續(xù),具體要求如下:

1.原糧入廠,由磅房辦理入庫手續(xù),打印電子入庫單,入庫信息錄入電腦。

2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續(xù),填制一式三聯(lián)入庫單,一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。

3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。

4.采購經(jīng)辦人要認(rèn)真填寫采購物資發(fā)票入賬單,詳細(xì)填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。

程序如下:

經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認(rèn)部門經(jīng)理審核會計審核發(fā)票合法性總經(jīng)理簽字準(zhǔn)予入賬財務(wù)掛賬作為日后付款的依據(jù)。

第十一條物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度,特殊情況下需預(yù)付款的單位,經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn),可以辦理采購預(yù)付款手續(xù)。

第十二條采購付款實(shí)行審批制度,執(zhí)行兩條線管理形式,即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進(jìn)行的形式。

具體程序如下:

1.物資采購一律由采購人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后,方可進(jìn)行申請付款審批。

否則財務(wù)有權(quán)不予批準(zhǔn)付款。

2.申請付款,由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單,經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可到出納處辦理匯款。

經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬付款申請單部門經(jīng)理簽字財務(wù)會計根據(jù)發(fā)票入賬情況審核總經(jīng)理根據(jù)資金情況簽字出納辦理匯款

3.需要預(yù)付款的部門,直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請單,經(jīng)財務(wù)審核、董事長或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后可先辦理匯款手續(xù),財務(wù)部據(jù)此掛賬,待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。

第四章附則

第十三條本制度從批準(zhǔn)下發(fā)之日起執(zhí)行,由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

第十四條本制度從年月日起下發(fā)執(zhí)行。

材料物資采購管理辦法【2】

第一條為了加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制,規(guī)范采購行為,保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行,以最大限度地降低采購成本,特制定本辦法。

第二條本辦法對本公司所有材料物資的采購均適用,公司控股子公司參照執(zhí)行。

第三條采購流程及職責(zé)分工

一、采購流程:

1、生產(chǎn)部根據(jù)設(shè)備狀況滾動編制月度、季度、年度生產(chǎn)計劃包括主要材料(玻璃、鋁框、接線盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原輔材料安全庫存量,經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

2、采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、單位消耗量、安全庫存量、實(shí)時庫存量、采購周期及供求狀況定期編制原輔材料采購計劃,經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長核準(zhǔn)后進(jìn)行詢價;辦公用品由需求部門申請,綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購,其余物資采購包括修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等由需求部門申請,采購部門負(fù)責(zé)采購。

3、采購審批權(quán)限:公司原輔材料采購計劃,由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長核準(zhǔn);其余物品采購計劃或采購申請由需求部門申請,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批、董事長核準(zhǔn)后執(zhí)行;大宗機(jī)器設(shè)備等巨額采購還需呈報公司董事會決議通過后執(zhí)行。

4、采購人員進(jìn)行詢價、議價、比較分析報審,原輔材料、修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等定價須經(jīng)公司物資價格監(jiān)查組審議通過后執(zhí)行采購。

5、成立物資采購監(jiān)查組。

物資監(jiān)查組的工作職責(zé):參與公司供應(yīng)商的選擇;負(fù)責(zé)公司采購物資價格的審定等,監(jiān)查組由董事長任組長,總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。

供應(yīng)商評價采用現(xiàn)場考察和資質(zhì)審查相結(jié)合,但參與現(xiàn)場考察人員和參與其資質(zhì)審查人員不得重復(fù);供應(yīng)商評審采用比較記名投票方式,董事長一人兩票制,其余人員一人一票制,全數(shù)為五票,少數(shù)服從多數(shù)。

經(jīng)監(jiān)查組審查通過的采購價格才能執(zhí)行。

6、定期或即時簽訂購銷合同,日常由采購人員聯(lián)系發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點(diǎn)等事項。

7、倉庫收貨、品管人員現(xiàn)場驗(yàn)貨。

二、職責(zé)分工:

1、銷售部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度銷售計劃的制定和修正;

2、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度生產(chǎn)計劃的制定和修正;

3、采購部門負(fù)責(zé)公司所有材料物資的采購,同時根據(jù)生產(chǎn)計劃、交貨期限、實(shí)際庫存數(shù)量及安全庫存量定期或適時進(jìn)行采購申請;

4、品管部門負(fù)責(zé)采購貨物的質(zhì)量參數(shù)以及進(jìn)倉貨物的品質(zhì)檢驗(yàn);

5、財務(wù)部負(fù)責(zé)采購流程及購銷合同、單據(jù)的審核,同時負(fù)責(zé)相關(guān)資金的落實(shí)安排;

6、倉庫負(fù)責(zé)貨物的數(shù)量驗(yàn)收、發(fā)放及實(shí)時庫存數(shù)量反饋等;

7、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購申請及其購銷合同的簽批,包括主要材料、修理備用件、辦公設(shè)備、低值易耗品等貨物采購供應(yīng)商的選擇及其接洽;

8、董事長負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備、不動產(chǎn)購置、無形資產(chǎn)受讓等非經(jīng)常性物資采購的接洽、合同簽批等。

第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過3個月的用量。

第五條供應(yīng)商評定控制程序

1、主要材料的含義

主要材料是指構(gòu)成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料,主要包括玻璃、鋁框、接線盒、eva等,輔助材料就是主要材料以外的材料;

2、對供應(yīng)商的評價

2、1、采購部根據(jù)同類材料的無差異控制要求,結(jié)合物資的質(zhì)量、價格、供貨期等比較,選擇合格的供應(yīng)商,填寫<供應(yīng)商選擇評定記錄表>。

在無差異或差異可控的基礎(chǔ)上,對同類材料供應(yīng),應(yīng)盡量選擇幾家合格的供應(yīng)商。

經(jīng)采購部、監(jiān)查組等相關(guān)機(jī)構(gòu)審查通過后,錄入<合格供應(yīng)商名單>中。

2、2、評價供應(yīng)商時一般可考慮以下因素:

a、供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格及付款條件、售后服務(wù)、歷史業(yè)績等;

b、質(zhì)量保證能力,即質(zhì)量控制體系;

c、業(yè)內(nèi)評價、第三方認(rèn)證等;

d、滿足法規(guī)的要求,采購產(chǎn)品涉及強(qiáng)制性認(rèn)證的,應(yīng)具有相關(guān)認(rèn)證的證書和質(zhì)量證明等

2、3、對第一次供應(yīng)材料的供應(yīng)商,除提供充分的背景證明材料外,還需經(jīng)樣品測試及小批量試用,經(jīng)測試合格后才能供貨:

a、新供應(yīng)商根據(jù)相關(guān)要求提供少量材料;

b、交生產(chǎn)車間試用,并填寫<供應(yīng)商評定記錄表>中相關(guān)欄目,結(jié)果反饋給采購部;

c、小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。

小批量試用合格的,必要時再經(jīng)試用,均合格的,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,列入<合格供應(yīng)商名錄>。

3、供應(yīng)商的日常管理

3、1、采購部應(yīng)對供應(yīng)商的供貨業(yè)績進(jìn)行跟蹤,及時與品管部進(jìn)行溝通。

供應(yīng)商產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題,采購部應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出<限期整改通知單>限期整改,如兩次發(fā)出“通知單”但質(zhì)量仍沒有明顯改進(jìn)的,應(yīng)取消其供貨資格。

3、2、采購部每年對合格供應(yīng)商至少進(jìn)行兩次跟蹤復(fù)評,填寫<供應(yīng)商業(yè)績評定表>,評價時按百分制,質(zhì)量評分占50%,交貨期評分占10%,價格及售后服務(wù)占40%。

評定標(biāo)準(zhǔn)為:一年中平均質(zhì)量合格率達(dá)到98%以上的給予滿分,每降一個百分點(diǎn)扣5分,但質(zhì)量評分不能低于35分;交貨期都準(zhǔn)時交貨的給滿分,經(jīng)常送貨不及時的,給5分以下;在同等質(zhì)量的基礎(chǔ)上價格在業(yè)內(nèi)最低的,給35分以上。

總評分不能低于80分,若低于80分或質(zhì)量評分低于35分,應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格;如因特殊情況留用,應(yīng)報總經(jīng)理批準(zhǔn),但應(yīng)加強(qiáng)對其的檢驗(yàn)或驗(yàn)證工作。

3、3、采購人員保持與供應(yīng)商及時溝通,當(dāng)供應(yīng)商的供貨變化會影響獲證產(chǎn)品一致性時,采購部應(yīng)采取相關(guān)措施,以確保該變化符合認(rèn)證規(guī)定的要求。

第六條供應(yīng)商的選擇所有物品采購供應(yīng)商采購部門必須建立其背景資料檔案庫,同類

物品采購至少準(zhǔn)備兩家或以上數(shù)量供應(yīng)商,以確保供應(yīng)渠道的順暢,供應(yīng)商的選擇從<合格供應(yīng)商名錄>中擇優(yōu)錄用;

第七條價格確認(rèn)

1、已經(jīng)核定的物料,采購人員應(yīng)注重分析,收集信息資料以盡可能降低采購成本,其他部門人員若有相關(guān)信息應(yīng)盡可能提供采購人員,以供參考;

2、最新采購物品或最新供貨的供應(yīng)商其供貨價格須報請物資采購監(jiān)查組進(jìn)行審議,經(jīng)審議通過后方可執(zhí)行,已經(jīng)核定物料采購價格通知上調(diào)時,須附價格上調(diào)原因,采購部報請物資采購監(jiān)查組進(jìn)行審議,審議通過后方可執(zhí)行;

第八條詢價、比價、競價

1、根據(jù)物料采購的需求,采購人員應(yīng)至少選擇三家適合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價,詢價的內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、報價的有效期限、交貨日期、結(jié)算方式、合同形式(長期合同或即時合同)等;

2、采購部在收到供應(yīng)商反饋信息后,采購人員據(jù)此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行比較分析,選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo),公開競價;

3、物資采購監(jiān)查組審議價格的過程嚴(yán)肅認(rèn)真,審議的方法是評定計分制,審議的地點(diǎn)必須是公司注冊地,審議的依據(jù)是供應(yīng)商提交的投標(biāo)書或報價單等。

第九條執(zhí)行采購

1、采購人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的“請購單”后,應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸,進(jìn)行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務(wù)談判。

對金額較大的或批量采購,應(yīng)到供方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察,以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)等,向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向。

2、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后,采購人員應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)買賣合同四份,經(jīng)授權(quán)簽字蓋章后生效,供方留存兩份,需方留存兩份,其中一份采購部、一份財務(wù)部,合同需要列明至少下列條款:

2、1、供應(yīng)商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

2、2、采購物料的詳細(xì)描述:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明;

2、3、訂單所采購的數(shù)量/重量:單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);

2、4、價格:單價,合計價、合同總額,定金或預(yù)付款

2、5、交貨日期:分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量。

2、6、付款方式

2、7、所需的質(zhì)量證明資料(檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報告等)。

2、8、質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題時進(jìn)行退換或其他處理方法。

2、9、運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。

3、屬于分批交貨的貨物,采購人員根據(jù)實(shí)際需求,出具交貨通知單經(jīng)采購部門經(jīng)理審核,加蓋公章后由采購人員通知供方發(fā)貨,

采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨,及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在其“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”,以便驗(yàn)收確認(rèn)。

5、采購部門接到生產(chǎn)部門緊急采購案件,應(yīng)立即進(jìn)行詢價、議價,按采購程序指明專人迅速辦理。

6、階段控制及溝通

6、1、采購過程分為請購、詢價、訂購、交貨四個階段,采購部應(yīng)協(xié)調(diào)控制采購作業(yè)每個階段的進(jìn)度。

6、2、采購人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時,應(yīng)將異常情況反饋給主管上級,說明異常原因及預(yù)定完成日期,以便擬訂對策處理。

7、采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外,采購部門可依據(jù)材料物資使用情況和采購特性,選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購:

7、1、集中計劃采購:凡具有共同性的材料物資,可以集中采購計劃交貨的,可核定材料項目,通知生產(chǎn)等部門依計劃提出請購,采購部門定期集中辦理采購。

7、2、長期報價采購:凡經(jīng)常性使用,且使用量較大的大宗材料物資,應(yīng)事先選定廠商,議定長期供貨價格,報批準(zhǔn)后通知各部門依需要提出請購計劃。

8、退貨

經(jīng)檢驗(yàn)不合格的材料物資需要退貨時,倉庫應(yīng)出具紅字“材料入庫單”或拒絕入庫,同時書面通知采購人員并附有關(guān)“材料檢驗(yàn)報告”,采購應(yīng)及時同供應(yīng)商溝通進(jìn)行后續(xù)處理。

第十條貨物驗(yàn)收及付款

1、供應(yīng)商交貨時采購部應(yīng)通知倉庫,對實(shí)物清點(diǎn)件數(shù)或稱重,隨貨同行的有關(guān)證件進(jìn)行核對,實(shí)物與請購單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單,庫管員簽字確認(rèn),如發(fā)現(xiàn)不符時,即通知采購部會同處理。

2、對有質(zhì)量參數(shù)要求的材料物資,品管部派員驗(yàn)收,經(jīng)驗(yàn)收合格后倉庫出具入庫單,同時品管人員和庫管員必須簽字確認(rèn)。

第十一條付款結(jié)算

1、采購款項必須按采購合同所約定的時間和方式由財務(wù)部統(tǒng)一安排支付。

2、付款申請由采購人員提交,提交的內(nèi)容包括:送貨單、入庫單、對方開具的發(fā)票、檢驗(yàn)報告等,申請付款應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)合同要求進(jìn)行,分清輕重緩急。

申請付款單上應(yīng)注明交貨日、開票日、預(yù)付款、已付款、余款等。

按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后,方可辦理付款手續(xù)。

3、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付:

3、1、緊急采購且不能及時辦理財務(wù)付款手續(xù);

3、2、外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時;

3、3、現(xiàn)場調(diào)試期間臨時急需材料采購;

3、4、1000元以下的零星采購。

第十二條進(jìn)度控制及異常反饋