- 目錄
有哪些
局檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件按其性質(zhì)和重要性進行有序分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集時間、方式和標準，以及整理過程中的詳細步驟。
3. 存儲與保護：設(shè)定檔案的存儲條件，包括物理環(huán)境、備份策略和安全措施。
4. 利用與借閱：明確檔案的使用權(quán)限，制定借閱流程和歸還規(guī)則。
5. 銷毀與保留：規(guī)定檔案的保存期限，以及到期后的銷毀程序。
6. 監(jiān)督與審計：設(shè)立定期的內(nèi)部審查機制，以檢查制度執(zhí)行情況。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理人員負責，依據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔案分類大綱》進行分類，采用“字母-數(shù)字”混合編碼，如“a01-001”代表行政類第一份文件。
2. 收集與整理：各部門在活動結(jié)束后一周內(nèi)提交相關(guān)文件，檔案室進行初步整理，剔除無保存價值的材料，保留原件并制作電子副本。
3. 存儲與保護：檔案存儲在恒溫恒濕的專用庫房，每季度進行一次環(huán)境檢測；電子檔案定期備份至離線存儲設(shè)備，以防數(shù)據(jù)丟失。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，方可借閱檔案，借閱期限不超過兩周，逾期未歸還需支付滯納金。
5. 銷毀與保留：超過保存期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上在監(jiān)督下銷毀。
6. 監(jiān)督與審計：每季度進行一次內(nèi)部審計，檢查檔案的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概要：簡述制度的目的和主要內(nèi)容，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。
2. 檔案分類示例：展示各類別的代表性文件樣本，幫助員工理解和執(zhí)行分類。
3. 借閱流程圖：用圖表形式呈現(xiàn)借閱步驟，使流程清晰易懂。
4. 注意事項：強調(diào)檔案安全、保密性和合規(guī)性的重要性，提醒員工不得私自復(fù)制或泄露檔案信息。
以上制度旨在規(guī)范局內(nèi)檔案管理工作，提升效率，保障信息安全。各相關(guān)人員應(yīng)熟知并嚴格執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理秩序。
局檔案管理制度范文
第1篇 z公路管理局檔案管理員崗位職責
公路管理局檔案管理員崗位職責
一、認真貫徹執(zhí)行國家、上級部門及局檔案管理的有關(guān)規(guī)定和制度,加強檔案保護和管理,維護檔案的完整與安全。
二、負責做好檔案資料的整理、鑒定、排列上架和編目工作,每年七月底前完成上一年度檔案資料的立卷歸檔工作。
三、健全完善各種檢查工具及音像、照片、電子媒介等其他檔案,做好局屬單位檔案管理工作的督促、檢查和指導(dǎo)工作。
四、熟悉檔案室資料的種類、內(nèi)容、期限和存放地點以及檢索方法,快速準確的檢索檔案資料。
五、建立檔案資料的統(tǒng)計制度,健全各種薄冊,對檔案資料的進出存用進行認真登記。
六、做好檔案室的安全工作和“八防”工作。
七、完成領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任臨時交辦的其他工作。
第2篇 供電局檔案管理辦法
供電局檔案管理暫行辦法
平遠縣供電局檔案管理暫行辦法
檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護本局經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄,其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、經(jīng)營活動、勞動工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作,完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案,認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業(yè),全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。
根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、中華人民共和國國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。
一.文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍,主要有:
一)生產(chǎn)技術(shù)管理方面
1、上級下達的技術(shù)性指示、命令、決議和決定;
2、主要技術(shù)問題的請示和批復(fù);
3、本單位近期電力規(guī)劃;
4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度;
5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計年報;
6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理,技術(shù)引進和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料;
7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料;
8、質(zhì)量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二)計劃統(tǒng)計方面:有關(guān)各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。
三)勞動工資方面:有關(guān)定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。
四)財務(wù)管理方面:有關(guān)財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
五)教育培訓(xùn)方面:有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。
六)黨、政、工、團工作方面:有關(guān)黨務(wù)工作以及組織,紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。
七)基本建設(shè)(工程)方面:是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
八)設(shè)備、儀器方面:有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九)局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。
二.歸檔時間
一)各項管理工作中形成的文件材料,應(yīng)在第二年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審查后,交辦公室歸檔。
二)基建項目文件在其項目鑒定,竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段,單項歸檔。
三)會計文件材料在會計年度終了后由財務(wù)部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財務(wù)部門編造清冊,經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。
四)重要會議(如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等)文件材料應(yīng)在會議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔,重要會議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五)合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六)重要設(shè)備、儀器開箱時,有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料,在開箱驗收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
七)局員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
八)光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。
九)下列文件材料應(yīng)隨時歸檔
1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專(兼)職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補充的文件材料。
3、內(nèi)容機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中的文件材料。
5、其他臨時性活動形成的文件材料。
三.文件材料的歸檔要求
一)歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。
二)生產(chǎn)建設(shè)活動中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等),由項目負責人指定有關(guān)人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三)各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其生產(chǎn)范圍,指定有關(guān)人員負責收集整理后交辦公室歸檔。
四)歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五)歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。
六)辦公室在接收歸檔材料時應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
四.文件資料檔案的保密管理
一)對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準,只準在檔案室查閱。
二)文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準。
三)非財務(wù)部人員查閱會計檔案,須經(jīng)局財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準。
四)檔案資料未經(jīng)批準,不準擅自復(fù)印,經(jīng)批準同意借出或復(fù)印的檔案,不準轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。
五.各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作,應(yīng)納入各項工作計劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責任制。
第3篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強_檢驗檢疫局(以下簡稱_局)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在檢驗檢疫工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會計、聲像等各類檔案)。它是檢驗檢疫系統(tǒng)機關(guān)職能活動的重要查考依據(jù)。
第三條 _局的檔案工作,是維護本局歷史真實面貌的重要工作,是機關(guān)工作的組成部分,對提高工作效率和質(zhì)量有重要作用。
第四條 _局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則。在工作活動中形成的檔案均由局檔案室統(tǒng)一管理。_局檔案工作受國家質(zhì)檢總局和_省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 檔案室必須加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理,建立健全各項規(guī)章制度,提高工作質(zhì)量,保證檔案工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和延續(xù)性。
第六條 對在檔案工作中成績顯著的單位和個人,應(yīng)給予表彰和獎勵;對工作失職,造成損失的,要追究責任,給予一定行政處罰,構(gòu)成犯罪的,按《檔案法》有關(guān)法律責任的規(guī)定進行處理。
第二章 檔案工作機構(gòu)和職責
第七條 _局檔案室負責指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查局機關(guān)及下屬各分支機構(gòu)檔案管理工作,各分支局、企事業(yè)單位應(yīng)配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務(wù)是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,提高干部職工的檔案意識及檔案工作管理水平。
(二)負責管理_局的全部檔案,建立科學(xué)的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗檢疫各項工作服務(wù)。
(三)指導(dǎo)文書或業(yè)務(wù)部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規(guī)定時間向檔案室移交。
(四)對分支機構(gòu)的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負責對專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
(五)加強檔案現(xiàn)代化建設(shè),負責檔案數(shù)據(jù)庫的建立、完善和維護。
(六)進行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案提出存毀意見。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動有關(guān)的參考材料。
(八)貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級檔案人員要堅持黨的路線,認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識,努力提高政治思想覺悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作的順利進行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 _局在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規(guī)定時間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統(tǒng)一保管,任何單位或個人都不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有。移交檔案資料時應(yīng)填寫_檢驗檢疫局檔案移交清單(見附件1)。
第十一條 文書人員應(yīng)在次年五月底前將上一年度應(yīng)歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。
(三)歸檔文件應(yīng)按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后。
(四)分類。歸檔文件采用年度--機構(gòu)(問題)方法分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
(五)排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
(六)編號。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。
(七)編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規(guī)則》(da/t22-2000)執(zhí)行。其他門類和載體的檔案格式,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 應(yīng)根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式的不同進行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列。文書檔案按年度--組織機構(gòu)進行分類;科技檔案按項目進行分類;聲像檔案、實物檔案按年度--載體形式分類;會計檔案按年度--名稱進行分類,設(shè)備檔案按儀器設(shè)備項目進行分類。
第十四條 _局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長期、定期三類。會計檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實物檔案的保管期限分為永久、定期二類。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交
第十五條 _局在工作活動中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室按照有關(guān)規(guī)定,科學(xué)合理地分類、整理和保管。
第十六條 檔案部門應(yīng)建立健全檔案規(guī)章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學(xué)的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應(yīng)及時進行修補或復(fù)制。
第十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案庫房和柜架,做到檔案庫房、辦公用房、閱檔室三分開。庫房要堅固,并配有通風、防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設(shè)施。檔案庫房溫度要保持在18-24℃,相對濕度保持在40-60%?？筛鶕?jù)檔案工作需要,增配復(fù)印機、計算機、碎紙機、溫濕度計、加濕器、去濕機、吸塵器、空調(diào)設(shè)備;還應(yīng)逐步增置照相機、碎紙機和掃描儀、刻錄機等設(shè)備。
第十九條 檔案庫房應(yīng)由專人負責管理,并建立定期檢查和清點制度。
第二十條 應(yīng)不斷加強檔案信息化建
設(shè),實現(xiàn)檔案一體化,以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
第二十一條 檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。檔案鑒定工作,應(yīng)在辦公室負責人的主持下,由檔案室和有關(guān)處室組成鑒定小組共同進行。凡經(jīng)過變動的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出檔案鑒定工作報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以銷毀。
第二十三條 銷毀檔案時,必須嚴守保密制度,指定兩人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人在完成任務(wù)后,要在銷毀清冊上簽字,并注明已銷毀字樣和銷毀日期。
第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動時,其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,向上級檔案部門指定的單位移交。
第二十五條 臨時機構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進行系統(tǒng)整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調(diào)動時,必須在離職前將所整理的檔案數(shù)量和狀況交代清楚,履行簽字手續(xù),辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應(yīng)積極開展檔案的編研、開發(fā)和綜合利用工作,為本局各項工作服務(wù)。
第二十八條 檔案利用工作應(yīng)嚴格按規(guī)定執(zhí)行,根據(jù)檔案密級程度,確定不同的利用范圍及審批手續(xù)。查閱檔案需填寫_檢驗檢疫局檔案查閱申請單(見附件2),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱黨組會議記錄須經(jīng)黨組書記批準,查閱文書、聲像、基建檔案須經(jīng)辦公室主任批準,查閱科技檔案須經(jīng)科技處處長、辦公室主任批準,會計檔案只有財務(wù)工作人員經(jīng)財務(wù)處處長批準方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及_局所屬企業(yè)可根據(jù)本辦法,結(jié)合具體實際,制定本單位的檔案管理辦法,同時報_局備案。
第三十條 本辦法由_局辦公室負責解釋。
第4篇 供電局檔案管理辦法
平遠縣供電局檔案管理暫行辦法
檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護本局經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄,其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、經(jīng)營活動、勞動工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作,完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案,認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業(yè),全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。
根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、中華人民共和國國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。
一.文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍,主要有:
一)生產(chǎn)技術(shù)管理方面
1、上級下達的技術(shù)性指示、命令、決議和決定;
2、主要技術(shù)問題的請示和批復(fù);
3、本單位近期電力規(guī)劃;
4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度;
5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計年報;
6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理,技術(shù)引進和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料;
7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料;
8、質(zhì)量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二)計劃統(tǒng)計方面:有關(guān)各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。
三)勞動工資方面:有關(guān)定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。
四)財務(wù)管理方面:有關(guān)財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
五)教育培訓(xùn)方面:有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。
六)黨、政、工、團工作方面:有關(guān)黨務(wù)工作以及組織,紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。
七)基本建設(shè)(工程)方面:是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
八)設(shè)備、儀器方面:有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九)局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。
二.歸檔時間
一)各項管理工作中形成的文件材料,應(yīng)在第二年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審查后,交辦公室歸檔。
二)基建項目文件在其項目鑒定,竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段,單項歸檔。
三)會計文件材料在會計年度終了后由財務(wù)部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財務(wù)部門編造清冊,經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。
四)重要會議(如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等)文件材料應(yīng)在會議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔,重要會議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五)合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六)重要設(shè)備、儀器開箱時,有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料,在開箱驗收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
七)局員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
八)光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。
九)下列文件材料應(yīng)隨時歸檔
1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專(兼)職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補充的文件材料。
3、內(nèi)容機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中的文件材料。
5、其他臨時性活動形成的文件材料。
三.文件材料的歸檔要求
一)歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。
二)生產(chǎn)建設(shè)活動中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等),由項目負責人指定有關(guān)人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三)各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其生產(chǎn)范圍,指定有關(guān)人員負責收集整理后交辦公室歸檔。
四)歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五)歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。
六)辦公室在接收歸檔材料時應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
四.文件資料檔案的保密管理
一)對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準,只準在檔案室查閱。
二)文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準。
三)非財務(wù)部人員查閱會計檔案,須經(jīng)局財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準。
四)檔案資料未經(jīng)批準,不準擅自復(fù)印,經(jīng)批準同意借出或復(fù)印的檔案,不準轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。
五.各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作,應(yīng)納入各項工作計劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責任制。
第5篇 _市國土資源局檔案管理制度
制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責大全為您提供的制度文章供您參考:
市國土資源局檔案管理制度
一、立卷歸檔制度
(一)、國土資源管理每一項工作完成后,有關(guān)部門應(yīng)將一套
收集完整的成果材料向檔案部門移交歸檔。確保檔案的歸檔率、
完整率、案卷合格率。
(二)、歸檔的材料必須做到內(nèi)容齊全、完整、準確,圖件
清晰,字跡工整,發(fā)文規(guī)范,裝訂整齊,審查手續(xù)完備。
(三)、國土資源管理檔案所涉及的地籍管理類、土地利用規(guī)
劃類、耕地保護類、建設(shè)用地管理類、國土資源有償使用類、礦業(yè)權(quán)管理類、執(zhí)法監(jiān)察類等材料,應(yīng)在辦理完畢后按歸檔目錄,由項目負責人審定后即向檔案部門移交。第一年度的文書檔案必須在第二年上半年向檔案部門移交。會議材料在會議結(jié)束后及時交辦公室歸檔。其它歸檔材料由各職能部門整理立卷后,在第二年一季度向檔案部門歸檔。會計檔案、人事檔案實行分類管理的原則。
(四)、雙方在辦理移交時,檔案部門發(fā)現(xiàn)案卷質(zhì)量不合格,要求補充完整或改正后再移交,移交方不得以任何理由不交、緩交或任意添加與本案卷無關(guān)的材料。
(五)歸檔材料由兼職檔案員或指定的專人向檔案部門移交,交接后經(jīng)清點審查無誤,交接雙方在移交清單上簽字。移交清單一式兩份,交接雙方各持一份備查。
(六)、檔案部門對移交的成果材料應(yīng)及時登記、造冊、編目、錄入計算機管理,檔案實體送專門庫房上架保管,并提供利用。
二、檔案查閱制度
(一)、查閱、利用、復(fù)制檔案,應(yīng)有明確的目的、范圍、時間。單位利用檔案,須持有合法證明;個人利用檔案應(yīng)出具身份證明,申報具體用途,可利用個人捐贈、寄存、移交的檔案和與個人有關(guān)聯(lián)的檔案;不得跨越利用范圍,查閱所在單位和他人的檔案。
(二)、隸屬下級單位利用上級單位檔案,需征得上級單位同意,持上級單位介紹信或法人委托書,方可利用檔案。
(三)、國家安全機關(guān)、公安機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)和紀檢、監(jiān)察、督察等部門持介紹信或調(diào)查專用證明,有權(quán)利用與本公務(wù)有關(guān)的檔案資料。
(四)、律師利用檔案資料出示律師調(diào)查證明、委托書、律師證,利用委托單位或者個人的檔案資料。
(五)、中華人民共和國國公民和組織持有合法證明,可以利用已經(jīng)開放的檔案,并可在我局局域網(wǎng)上公開查詢。任何單位和個人不得擅自公布不屬于自己所有的檔案。
(六)、土地登記資料公開查詢依照(國土資源部第14號令《土地登記資料公開查詢辦法》)執(zhí)行。
(七)、保護期內(nèi)地質(zhì)資料查閱利用依照(國土資源部第16號令《地質(zhì)資料管理條例實施辦法》)第三章執(zhí)行。
(八)、咨詢。
(九)、內(nèi)部利用檔案按局規(guī)執(zhí)行。查閱檔案在查閱室,公務(wù)借出,需注明借出時間,經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,限期歸還。
(十)、利用檔案的單位和個人應(yīng)愛護檔案,不得任意添加材料、不得遺失、涂改、拆散、勾畫、剪裁、污損、批注、轉(zhuǎn)借和泄密。
三、圖紙管理制度
(一)凡歸檔的底圖或藍圖應(yīng)移交檔案室統(tǒng)一保管。
(二)修改補充圖紙底圖應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)書面同意,修改內(nèi)容較少時,可在圖上“杠改”或“刮改”,并在修改處標注“修改標記”。修改內(nèi)容較多時,另繪新圖,與原圖一并保存,并作說明。
(三)圖紙管理一律以地域或地圖分幅分類。放入圖柜管理的圖紙按坐標分幅號和象限行列式平放或吊掛;案卷附圖采用折疊手風琴式;大圖幅采用卷放保管。
(四)歸檔圖紙必須齊全完整,分類編號正確。
(五)定期對存放的檔案、圖紙進行檢查、補充,發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)應(yīng)立即修復(fù)或復(fù)制。
四、檔案保密制度
(一)公民有保守和履行國家秘密的義務(wù)。凡涉及國家秘密的工作部門和工作人員應(yīng)加強保密教育。
(二)國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。屬于國家秘密文件、資料在收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀中,應(yīng)嚴格執(zhí)行黨和國家的保密政策和保密制度。
(三)檔案資料的管理實行崗位分工負責制。提供利用檔案履行登記審批手續(xù)。
(四)經(jīng)審查,屬保密范圍的檔案、資料應(yīng)在保密載體上加以標識,標注密級和保密期限。定期進行定密項目的檢查、修訂和升解密工作。
(五)開放檔案報請上級主管機關(guān)批準后公布。
(六)利用檔密的單位和個人未經(jīng)許可無權(quán)修改。
五、檔案銷毀制度
(一)建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、保密領(lǐng)導(dǎo)組成員和專職檔案干部參加的檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負責全局檔案鑒定銷毀工作。
(二)經(jīng)過鑒定,對沒有保存價值或者已到保管期限的檔案進行銷毀。
(三)由檔案部門提出準備銷毀的檔案清單,經(jīng)檔案鑒定銷毀工作小組和主管檔案業(yè)務(wù)和審批部門批準。
(四)經(jīng)批準銷毀的檔案,應(yīng)繼續(xù)保存一段時間后再銷毀,防止因疏忽或因某些檔案潛在作用未被發(fā)現(xiàn)而造成無可挽回的損失。
(五)銷毀檔案應(yīng)在指定的地點,有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀檔案清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,銷毀人員和監(jiān)銷人員在清冊上簽字,以示負責。
六、檔案庫房技術(shù)管理規(guī)定
(一)加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),檔案庫技術(shù)管理由檔案人員負責。行政主管部門定期檢查指導(dǎo)。
(二)檔案庫房設(shè)置防盜、防火、防曬、防塵、防有害物和防污染等安全措施。
(三)檔案庫房溫度控制在14-24℃ ±2%,相對濕度控制在45-60% ±5%;復(fù)印室溫度控制在 18-28℃,相對濕度控制在50-65%;聲像庫溫度控制在 20-25℃,相對濕度控制在50-60%;磁帶庫溫度控制在14-24℃,相對濕度控制在40-60%;
有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±5 %;選用白熾燈作人工照明,照度不超過100勒克斯。
(四)定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳物相符,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告,并采取措施予以處理。
(五)保持良好的工作環(huán)境和衛(wèi)生環(huán)境,非庫房工作人員未經(jīng)許可,不得進入檔案庫房。
七、獎懲規(guī)定
(一)大力宣傳和表彰熱愛檔案工作,熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認真負責,刻苦鉆研,埋頭苦干,廉潔奉公,作風正派的檔案干部。
(二)對在國土資源管理檔案的收集、整理、分類、歸檔、提供利用和現(xiàn)代化管理等工作中成績顯著的專兼職檔案工作人員由檔案部門每年評選一次 ,予以表彰和獎勵;并報請上級行政主管部門備案,作為考核和評定技術(shù)職稱的依據(jù)。
(三)在國土資源管理檔案工作中,違反有關(guān)規(guī)定,造成檔案損失、丟失、泄密、涂改,擅自提供復(fù)制以及由于玩忽職守造成檔案損失的個人和負有直接責任的主要領(lǐng)導(dǎo)人,由其所在單位的上級機關(guān),依據(jù)《檔案法》規(guī)定給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,提請司法機關(guān)追究刑事責任。
(四)對違反本規(guī)定,沒有及時將國土資源管理檔案進行收集歸檔的部門或單位,在年度檔案互查中,由檔案檢查小組提出申請報告,經(jīng)審議后,由其主管部門通報批評,造成嚴重后果的,其主要責任人應(yīng)給予行政處分。
