寫(xiě)檔案管理制度15篇

有哪些

檔案管理制度

一、檔案分類管理 1. 公司檔案應(yīng)依據(jù)其性質(zhì)分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案及法律文件等五大類。

2. 每一類檔案需設(shè)立獨(dú)立的存儲(chǔ)區(qū)域，確保資料的安全與有序。

二、檔案編碼規(guī)則

3. 所有檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，包括部門(mén)代碼、年份、檔案類別代碼及順序號(hào)。

4. 編碼應(yīng)清晰易讀，便于查找和歸檔。

三、檔案收集與整理

5. 各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將重要文件轉(zhuǎn)化為電子版，并進(jìn)行初步分類、編號(hào)。

6. 定期進(jìn)行檔案清理，剔除過(guò)期無(wú)用文件，保留有價(jià)值的歷史資料。

四、檔案借閱與復(fù)制

7. 員工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱檔案。

8. 復(fù)制檔案需得到檔案管理員許可，且不得用于非法用途。

五、檔案安全與保密

9. 檔案室應(yīng)設(shè)有防火、防盜設(shè)施，確保物理安全。

10. 對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，實(shí)行嚴(yán)格權(quán)限管理，僅限授權(quán)人員接觸。

六、檔案數(shù)字化

11. 推行檔案電子化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檢索效率。

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2. 保持?jǐn)?shù)據(jù)備份，防止因技術(shù)故障導(dǎo)致信息丟失。

七、檔案歸檔與銷毀

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3. 檔案歸檔應(yīng)按照年度進(jìn)行，確保檔案完整性。

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4. 對(duì)達(dá)到保管期限的檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前需進(jìn)行詳細(xì)記錄。

實(shí)施細(xì)則

一、檔案管理人員職責(zé) 1. 負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括接收、整理、歸檔、借閱等工作。

2. 定期檢查檔案狀況，確保其完整無(wú)損。

3. 提供檔案咨詢服務(wù)，協(xié)助員工查找所需信息。

二、檔案借閱流程 1. 借閱人填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，明確借閱目的及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。

2. 經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交由檔案管理員審核。

3. 檔案管理員辦理借閱手續(xù)，記錄借閱信息，并告知借閱人注意事項(xiàng)。

三、檔案安全措施 1. 檔案室安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時(shí)監(jiān)控。

2. 定期進(jìn)行安全檢查，確保防火、防水措施有效。

3. 對(duì)敏感檔案實(shí)行雙人管理，減少泄露風(fēng)險(xiǎn)。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度概覽

2. 借閱與復(fù)制規(guī)定海報(bào)

3. 檔案分類與編碼示例

4. 檔案安全警示標(biāo)語(yǔ)

5. 檔案管理人員聯(lián)系方式

以上檔案管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，提升信息利用效率，保障公司利益。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的完整、安全與有效利用。

寫(xiě)檔案管理制度范文

第1篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫(xiě)

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第2篇 寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。

2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫(xiě)文件目錄,以便查閱。

3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;

所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲(chóng)、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。

如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第3篇 公司檔案管理制度范例怎么寫(xiě)

公司檔案管理制度范例檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類:

1、 行政類

2、 財(cái)務(wù)類

3、 人事類

4、 業(yè)務(wù)類

5、 工程類

6、 拓展類

二、 機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)

第二條 。

三、 檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

四、 歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》(附表1) 。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中:

二、 劃分標(biāo)準(zhǔn):絕密檔案包括:公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括:

1、 財(cái)務(wù)資料;

2、 公司重要會(huì)議紀(jì)要;

3、 公司經(jīng)營(yíng)情況;

4、 人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;

5、 技術(shù)資料;

6、 金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。秘密檔案包括:

1、 重要項(xiàng)目資料;

2、 項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:

1、 公司章程;

2、 股東名簿;

3、 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;

4、 公司證照;

5、 各級(jí)批文;

6、 印鑒;

7、 公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;

8、 公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);

9、 年度財(cái)務(wù)報(bào)表;

10、 技術(shù)資料;

11、 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;

12、 人事資料;

13、 大型活動(dòng)圖片、音像資料;

14、 其他核定須永久保存的文書(shū)。

二、 十五年保存:

1、 會(huì)計(jì)憑證;

2、 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

三、 五年保存:

1、 期滿或解除的合同協(xié)議;

2、 完結(jié)后的項(xiàng)目方案;

3、 其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。

四、 一年保存:

1、 部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié);

2、 完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告;

3、 完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。

五、 公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門(mén)視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門(mén)

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

二、 人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。

四、 其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、 公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、 合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、 財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。

五、 其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。

六、 檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》(附表2) 。

七、 《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3) ,并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、 行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》)。

三、 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

四、 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

五、 《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、 檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。

七、 如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、 需銷毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4) ,經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、 部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》(附表5) 。

五、 檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

六、 《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門(mén)一份,總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

二、 所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

三、 所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。

四、 本制度 包括:《機(jī)要檔案管理制度》。

五、 以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

六、 各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

第4篇 投資公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

投資管理公司檔案管理制度

第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。

第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門(mén)留存復(fù)印件。

第三條 文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。

第四條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

第五條 在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

第六條 歸檔范圍:

(一) 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

(二) 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

(三) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

(四) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

(五) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第七條 歸檔要求:

(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

(三) 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(五) 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與 、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

(七) 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

(八) 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清晰。

第八條 檔案管理人員職責(zé)

(一) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

(三) 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

第九條 檔案的查閱和借閱

(一) 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。

(二) 檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。

(三) 必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

(四) 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

(五) 必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。

(六) 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

(七) 用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 檔案的保管

(一) 要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。

(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類分別保管。

(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

第十一條 檔案的銷毀公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。

第十二條 獎(jiǎng)懲

(一) 公司檔案管理部門(mén)及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

(二) 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

(三) 故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。

第十三條 本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。

第5篇 某公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

微星公司檔案管理制度第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。

第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理

第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本。公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書(shū)。

第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。

第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。

第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

第九條 各部門(mén)須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理

第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱。

第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。

第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開(kāi)。

第十三條 對(duì)于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說(shuō)明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則

第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本制度自頒布之日起施行。

第6篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

物業(yè)管理公司檔案管理制度

(八)依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門(mén)管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及 是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。

4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。

四、檔案調(diào)、借閱

1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。

確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。

第7篇 會(huì)計(jì)檔案管理制度怎么寫(xiě)

會(huì)計(jì)檔案管理制度

1.目的:會(huì)計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。3.會(huì)計(jì)檔案管理體系

3.1 公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。

3.2 公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.3 各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。4.會(huì)計(jì)檔案范圍

4.1 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

4.2 會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。

4.3 會(huì)計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會(huì)計(jì)帳薄。

4.4 財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.5 財(cái)會(huì)電算化檔案:主要是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤(pán)或光盤(pán)及其它存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。

4.6 其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)帳單,物資盤(pán)存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。5.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

5.1 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

5.2 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。6.會(huì)計(jì)檔案不得自行借出。

6.1 如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會(huì)計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會(huì)資料時(shí),應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

6.2 各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。7.會(huì)計(jì)檔案的保管期

7.1 分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會(huì)計(jì)檔案保管期限表附后)。

7.2 會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

7.3 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

7.4 各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。8.會(huì)計(jì)檔案的銷毀

8.1 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

8.

1.1 由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;

8.

1.2 單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn);

8.

1.3 銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

8.

1.4 監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

8.2 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

8.3 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。9.會(huì)計(jì)檔案的管理

9.1 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

9.2 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。

9.3 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.4 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.5 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

9.6 在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.7 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。9.7.1 移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;9.7.2 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

9.8 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。10.附則:

10.1 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

10.2 本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

10.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

第8篇 公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

第一章管理部門(mén)

第一條 管理部門(mén)。

(1) 文書(shū)結(jié)案后,原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔,經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存,文書(shū)管理部門(mén)以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回復(fù)印件。

(2) 各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定、報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類

第二條 文件點(diǎn)收。文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收。

(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。

(2) 文件應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。

⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。

(4) 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

(5) 有價(jià)證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén),經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后,文件送歸檔。

第三條 文件整理。點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方式整理。

(1) 中文豎寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

(2) 右方裝訂文件及其 均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條 檔案分類。

(1) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門(mén)、大類、小類三級(jí)分類。檔案先以部門(mén)別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

(2) 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,前款三級(jí)不夠用時(shí),可在第三級(jí)之后另增第四級(jí)細(xì)類。如案件不多,亦可僅使用部門(mén)及大類或小類兩級(jí)。

⑶ 同一小類(或細(xì)類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不夠用時(shí),可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號(hào),以便查考。

(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。

(5) 檔號(hào)的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào),b1b2為大類號(hào),c1c2為小類號(hào),d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號(hào)。

(1) 檔案各級(jí)分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

(2) 各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。

⑶ 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。

(4) 檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)。

(5) 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。

第六條 檔號(hào)編列。

(1) 案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號(hào)表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

(2) 案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號(hào),予以同號(hào)編列。

⑶ 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號(hào)。

(4) 檔號(hào)應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第三章歸檔與檔案清理

第七條 保存期限。

(1) 歸檔文件,應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼,以便翻閱。

(2) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱,以便查檔。

第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。

(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。④董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄。⑤財(cái)務(wù)報(bào)表。⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。⑦不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計(jì)圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

(2) 10年保存。①預(yù)算、決算書(shū)類。②會(huì)計(jì)憑證。③事業(yè)計(jì)劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

(4) 1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存,使用部門(mén)視其有效期限予以保存。

第九條 檔卷清理。

(1) 管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲(chóng)蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊(cè)報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時(shí)向主管政府部門(mén)報(bào)備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷

第十條 檔案借閱程序。

(1) 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時(shí),應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。

(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。

⑶ 在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者,可免填“調(diào)卷單”。

(4) 檔案歸還時(shí),經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調(diào)卷管理。

(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限,如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí),應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(2) 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開(kāi)時(shí),亦須說(shuō)明原因,請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。

⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。

(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的案件,應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。

第9篇 z寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。

2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫(xiě)文件目錄,以便查閱。

3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲(chóng)、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第10篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度

第一條管理原則:

一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。

二、檔案包括管理文書(shū)、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

第二條 歸集整理:

一、各部門(mén)的工作記錄由各部門(mén)主管負(fù)責(zé)整理,通用文書(shū)和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門(mén)指導(dǎo)進(jìn)行。

二、檢查好文件的本文及 是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦,與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

三、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

四、右方裝訂文件及其 均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第三條 分類編號(hào)

一、檔案分類

(一)檔案范圍

1、各部門(mén)制定的管理規(guī)定。

2、工程維修保養(yǎng)合同。

3、小區(qū)社區(qū)文化。

4、人事調(diào)動(dòng)。

5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。

6、重大事故報(bào)告。

7、重大采購(gòu)合同。

(二)各部門(mén)檔案范圍

1、行政人事部行政

(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。

(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。

(3)公司部門(mén)主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。

(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。

(5)通報(bào)表?yè)P(yáng)。

(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用,擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。

(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。

(8)公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。

(9)公司大事記。

(10)公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)。

2、行政人事部人事

(1)中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。

(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。

(3)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。

(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。

(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。

(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。

(7)員工花名冊(cè)。

(8)采購(gòu)合同。

3、安護(hù)部

(1)上級(jí)公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。

(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。

4、財(cái)務(wù)部

(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開(kāi)支的規(guī)定、辦法、通知。

(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。

(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。

5、工程部

(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。

(3)工程重大事故報(bào)告。

(4)工程重大投訴訴處理資料。

(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。

(6)小區(qū)維修資料。

6、客戶服務(wù)

(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。

(2)寫(xiě)字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。

(3)重大投訴、重大事故處理意見(jiàn)。

(4)用戶資料。

(5)裝修指南。

(6)用戶手冊(cè)。

二、檔案編號(hào):

(一)按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。

(二)按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。

(三)按照采用首字拼音、英文大小寫(xiě)和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。

第四條 立卷目錄

一、立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。

(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。

(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

二、編制目錄:

(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;

(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

第五條 檔案保管:

一、保管期限

(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(二)各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;

4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;

5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書(shū)類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;

4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

(六)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存,使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

二、保管要求

(一)便于查閱。

(二)保證檔案的安全。

(三)防止檔案的損壞。

(四)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。

三、保管職責(zé):

(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。

(二)綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料;

iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;

分供方評(píng)審、物業(yè) 和多種經(jīng)營(yíng)資料。

(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門(mén)需要保管的其他檔案。

(四)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(五)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員。

(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

(

八、)檔案原則上保管原件。

第六條 檔案保密:

一、檔案密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;

(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、檔案查閱

(一)查閱權(quán)限

1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。

3、部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。

4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制

1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

4、權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

5、屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;

屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;

屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;

普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。

三、檔案的銷毀

(一)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。

(二)綜合管理部審核無(wú)誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。

(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

第七條 庫(kù)房管理:

一、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào),入庫(kù)的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。

二、要愛(ài)護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。

三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫(kù)內(nèi)的溫度,保持庫(kù)內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。

四、檔案庫(kù)要實(shí)行專人管理,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。

五、庫(kù)房工作人員要熟悉與檔案庫(kù)有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開(kāi)庫(kù)房時(shí)要注意 落鎖, 電源。

六、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。

七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。

八、利用檔案資料要注意保守機(jī)密,不得傳播檔案內(nèi)容;

要保證案卷的完整與安全,嚴(yán)禁拆卷、折疊、剪裁和涂改;

要保證案卷清潔,不得弄臟,劃道。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案

第11篇 公司安全環(huán)保檔案管理制度怎么寫(xiě)

1 目的與范圍

本制度規(guī)定了________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。

其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

本制度適用于________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

2 管理職責(zé)2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

2. 2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。

2. 3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。

3. 管理內(nèi)容3.1檔案的分類及編號(hào)

a)共設(shè)置三個(gè)一級(jí)類目。

編號(hào)用漢語(yǔ)拼音音節(jié)表示。

一級(jí)類目分類編號(hào)順序如下:

代 號(hào) 名 稱

aq 安全類檔案

hb 環(huán)保類檔案

w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案

b)二級(jí)類目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號(hào),編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。

3. 2安全類檔案包括:上級(jí)安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險(xiǎn)源管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測(cè)檢驗(yàn)結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項(xiàng)檢查)、隱患整改資料、新建項(xiàng)目安全性評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、新員工三級(jí)安全教育卡、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰資料、安全有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。

3. 3環(huán)保類檔案包括:上級(jí)環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測(cè)檢驗(yàn)結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項(xiàng)目環(huán)保評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、危險(xiǎn)廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報(bào)、排污申報(bào)、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。

3. 4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級(jí)職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害申報(bào)資料、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料等。

3. 5檔案的保存期限

3.5.1 安全類檔案:新員工三級(jí)安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.2 環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.3 職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3. 6管理要求

3.6.1 歸檔資料必須分類裝訂成冊(cè)。

3.6.2 需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時(shí),必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

第12篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫(xiě)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。

第13篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度怎么寫(xiě)

1.目的為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。

2. 適用范圍公司行政人事部及各項(xiàng)目部相關(guān)部室對(duì)培訓(xùn)文件檔案的管理。

3. 職責(zé)

3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。

3. 2項(xiàng)目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部培訓(xùn)檔案的保管工作。

3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。

4. 術(shù)語(yǔ)無(wú)

5.程序

5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍

5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄

5.1.1.1 日常培訓(xùn)檔案

5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績(jī)單》。

5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。

5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無(wú)論筆試、口試及實(shí)操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績(jī)單》記錄成績(jī)。

5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明了解的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績(jī)記錄。

5.1.1.2 7+1培訓(xùn)檔案

5.1.1.2 .17+1培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《7+1培訓(xùn)計(jì)劃》、《7+1培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。

5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

5.1.1.3 外派培訓(xùn)檔案

5.1.1.3 .1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。

5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。

5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤(pán)等),其他請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)《培訓(xùn)教材管理制度》。

5.1.3培訓(xùn)往來(lái)文件存檔目錄

5.1.3.1 有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。

5.1.3.2 根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項(xiàng)目部每月上報(bào)總部的月培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)實(shí)施表應(yīng)按時(shí)存檔。

5.1.3.3 有關(guān)于培訓(xùn)評(píng)估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》要求進(jìn)行存檔。

5.2培訓(xùn)檔案存檔要求

5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。

5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。

5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。

5.3.5 對(duì)于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。

5.3.6 各種文件資料收集、分類后,需在一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。

5.3使用

5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》

5.5保存期限及銷毀同《文件檔案管理規(guī)定》

6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。

7. 相關(guān)/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓(xùn)管理制度》《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》《培訓(xùn)教材管理制度》《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》《培訓(xùn)考核管理制度》

8.質(zhì)量記錄及表格《檔案/圖書(shū)/資料借閱單》《文件資料銷毀登記表》《簽到表》《培訓(xùn)工作記錄表》《培訓(xùn)考核成績(jī)單》《7+1培訓(xùn)計(jì)劃》《7+1培訓(xùn)記錄表》《外派培訓(xùn)合同》《培訓(xùn)教材工作單》

第14篇 公司檔案管理制度范文怎么寫(xiě)

對(duì)于公司的員工檔案,文書(shū)檔案等如何管理,對(duì)于檔案的管理有哪些制度及保密規(guī)則呢可參考以下的公司檔案管理規(guī)章制度范文:

一、文書(shū)檔案歸檔制度

1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2. 各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3. 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4. 下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

5. 凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

6. 重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7. 機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2. 負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3. 負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4. 負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5. 積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供

三、 兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、 部門(mén)立卷制度

1.凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

2. 各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、 檔案保管制度

1.各門(mén)類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。

6. 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、 與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗,確保安全。

六、 檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3. 查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

5. 對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、 檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3. 借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

5. 檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、 其他解釋權(quán)歸公司行政人事部。

第15篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

一、基本要求

1、 檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、 對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全

二、 歸檔時(shí)間和份數(shù)對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、 查(借)閱

1、 公司部門(mén)經(jīng)理以上員工(含部門(mén)經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、 公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、 查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。