項目檔案制度12篇

有哪些

項目檔案制度主要包括以下幾個核心組成部分：

1. 檔案分類與編碼：確立科學(xué)的檔案分類標準，為每個項目設(shè)立獨特的編碼，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時間節(jié)點和方式，以及整理的標準和流程。

3. 檔案存儲與保護：規(guī)定檔案的物理存儲環(huán)境和數(shù)字化保存措施，確保檔案的安全和完整性。

4. 檔案利用與借閱：設(shè)定檔案的使用權(quán)限，制定借閱流程，保障檔案的有效利用。

5. 檔案銷毀與更新：明確過期檔案的銷毀程序和更新檔案的周期，保持檔案的時效性。

6. 檔案信息化管理：利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高管理效率。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：按照項目的性質(zhì)、階段和內(nèi)容，將檔案分為立項、設(shè)計、實施、驗收和后期服務(wù)等類別，每類下設(shè)子目錄，并賦予唯一的數(shù)字或字母編碼。

2. 收集與整理：項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成檔案收集，包括紙質(zhì)文檔、電子文件、會議記錄等，按照既定格式和目錄進行整理。

3. 存儲與保護：檔案存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完善的檔案室，定期進行溫濕度監(jiān)控。數(shù)字化檔案備份至少兩份，分別存儲在不同的安全地點。

4. 利用與借閱：員工憑工號和權(quán)限申請借閱，借閱期限不超過兩周，重要檔案需經(jīng)部門主管批準。借閱過程中嚴禁涂改、損壞檔案。

5. 銷毀與更新：過期檔案每年評估一次，符合銷毀條件的需由檔案管理部門負責人簽字確認后銷毀。項目變更或升級時，及時更新相關(guān)檔案。

6. 信息化管理：建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱申請和審批，提高工作效率。

上墻內(nèi)容

1. 項目檔案管理制度概述：簡述檔案管理的重要性，強調(diào)遵守制度的必要性。

2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類結(jié)構(gòu)和編碼規(guī)則。

3. 借閱流程圖：用圖表形式呈現(xiàn)借閱步驟，清晰易懂。

4. 檔案安全警示：提醒員工注意檔案的保密性和完整性，不得擅自復(fù)制、傳播。

5. 責任人聯(lián)系方式：列出檔案管理部門負責人及聯(lián)系信息，方便員工咨詢和反饋問題。

通過上述項目檔案制度，我們旨在規(guī)范項目管理，提升工作效率，同時確保信息的安全和有效利用。全體員工應(yīng)熟悉并嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。

項目檔案制度范文

第1篇 房地產(chǎn)集團公司項目檔案管理制度

房地產(chǎn)集團有限公司項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發(fā)揮_ 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章 檔案的分類

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復(fù);

2、可行性研究報告及批復(fù);

3、項目評估意見;

4、環(huán)境影響報告書(表);

5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書;

6、選址意見書。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準備資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計文件

(1)初步設(shè)計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計;

(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等;

(3)施工設(shè)計:施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算;

(4)經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;

(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。

第六條 施工技術(shù)文件資料

(一)開工報告,停工、復(fù)工報告;

(二)施工組織設(shè)計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術(shù)復(fù)核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構(gòu)件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;

(十七)工程變更設(shè)計聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;

(三十)工程質(zhì)量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;

2、各類電氣專業(yè)圖;

3、電信專業(yè)圖;

4、煤氣專業(yè)圖;

5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

6、供熱、冷專業(yè)圖;

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖;

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(施工方案)報審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應(yīng)在各自的職責范圍內(nèi)負責項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應(yīng)按城建檔案技術(shù)標準嚴格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標準。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應(yīng)要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。

第二十一條 項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應(yīng)如實填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

第2篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2 設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6 財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復(fù)印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進行標準化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3 加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學(xué)化。

檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?/p>

每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

第3篇 物業(yè)項目檔案管理制度

物業(yè)項目檔案管理制度

(三)檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分,應(yīng)嚴格重視。

切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進行。

1. 所有文檔實行統(tǒng)一管理,并指派專人負責;2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記,文件傳閱后應(yīng)及時歸檔,其他人員不得擅自處理;3.對性質(zhì)不同的文件,實行分類立卷保管,以便日后查找;4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細檔案,未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準后進行銷毀工作,嚴禁向廢品回收站出售。

第4篇 投資項目檔案管理規(guī)定制度

投資項目檔案管理規(guī)定

為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。

第一條“投資項目”是指:

(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。

第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營

性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類

投資項目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項

目本身作為目:

(一)全資投資項目類;

(二)合資合作投資項目類;

(三)內(nèi)地投資項目類;

(四)境外投資項目類。

第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;

(二)給政府的請求報告和政府批文;

(三)企業(yè)章程和董事會決議;

(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五)資信證明或資金來源證明;

(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七)項目實際投資金額證明材料;

(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。

第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:

(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;

(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請報告和政府批文;

(四)合資企業(yè)合同書;

(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;

(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

(八)各方(中方)主管單位意見;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;

(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三)項目實際投資金額證明材料;

(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。

第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是:

(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;

(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;

(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;

(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六)派出負責人的法人授權(quán)委托證明書;

(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;

(八)當年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?

(十四)外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?

(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六)項目實際投資金額證明材料;

(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。

第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;

(二)可行性研究報告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;

(六)外派管理局關(guān)于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;

(十)項目實際投資金額證明材料;

第八條項目檔案的收集和保管

(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負責項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認真配合其

工作

,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理

辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;

(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時,建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱

、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認可;

(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進行編號、歸檔;

(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條項目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或

借用手續(xù);

(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準證明。經(jīng)執(zhí)委

會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時,必須經(jīng)

執(zhí)委主任批準,由建檔員詳細登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。

第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責任。

第十一條由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù)

,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第5篇 s物業(yè)公司項目檔案管理制度

物業(yè)公司項目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:

收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復(fù)印件。

2.2檔案管理要求:

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；Ｃ考径葘n案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

第6篇 v項目檔案資料管理制度

以下是小編為大家整理收集的一份關(guān)于項目檔案的制度,僅供大家參考和閱讀。

項目檔案資料管理制度

第一條:項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責任

1、項目準備階段

建設(shè)單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備,工藝和涉外文件:勘查、設(shè)計單位負責收集、積累勘查、設(shè)計文件,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

2、項目施工階段

項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核,簽認竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項目試運行階段

試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件:項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負責收集、積累所承擔項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,規(guī)入建設(shè)項目檔案。

2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

第五條、項目文件質(zhì)量要求

1、字跡清楚,圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計標定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

項目文件的整理與歸檔標準

第一條、項目文件的整理

1、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進行整理。

2、建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

3、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件,應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項目文件的組卷

1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。

2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必須符合規(guī)定要求,詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時應(yīng)附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。

第六條、項目文件的歸檔

1、建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行,也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應(yīng)項目建設(shè)過程和竣工的實際情況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設(shè)計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集,編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審,經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)。

第八條、項目文件的歸檔時間

1、除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

2、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔(一周內(nèi))。

5、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:

5.1、變更、修改、補充的文件材料;

5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

項目檔案的整理與移交標準

第一條、項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責進行或組織,其內(nèi)容包括:

1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況,設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類,下設(shè)屬類。

2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的,建設(shè)單位(并責成設(shè)計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。

3、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

第二條、項目檔案的移交

1、項目檔案驗收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目,應(yīng)在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù),明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,并有完備的清點、簽字等交按手續(xù):建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

3、竣工驗收以后,在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目。建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。

第7篇 建設(shè)項目檔案資料管理制度

項目檔案資料管理制度

第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責任

1、項目準備階段

建設(shè)單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件：勘查、設(shè)計單位負責收集、積累勘查、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

2、項目施工階段

項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項目試運行階段

試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負責收集、積累所承擔項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項目檔案。

2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

第五條、項目文件質(zhì)量要求

1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計標定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

項目文件的整理與歸檔標準

第一條、項目文件的整理

1、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

2、建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

3、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項目文件的組卷

1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學(xué)，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。

2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后;譯文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時應(yīng)附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。

第六條、項目文件的歸檔

1、建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應(yīng)項目建設(shè)過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設(shè)計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)。

第八條、項目文件的歸檔時間

1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

2、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔(一周內(nèi))。

5、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

5.1、變更、修改、補充的文件材料;

5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

項目檔案的整理與移交標準

第一條、項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：

1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類。

2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設(shè)單位(并責成設(shè)計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。

3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

第二條、項目檔案的移交

1、項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應(yīng)在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目。建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。

第8篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度

物業(yè)公司及項目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認可后方可離開。

6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。

7、員工應(yīng)具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導(dǎo)致的全部法律責任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

3)小區(qū)機電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費收繳情況。

3)公司管理費財務(wù)報告。

4)會議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９堋Υ娣椒ā?/p>

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

第9篇 某項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料,按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理,收集整理工程竣工資料,在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作,并將內(nèi)部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作,對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表,對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件,對不合格文件及時退回,并要求提供合格文件。

第10篇 物業(yè)項目檔案管理制度（3）

物業(yè)項目檔案管理制度(三)

檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分,應(yīng)嚴格重視。切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進行。

1.所有文檔實行統(tǒng)一管理,并指派專人負責;

2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記,文件傳閱后應(yīng)及時歸檔,其他人員不得擅自處理;

3.對性質(zhì)不同的文件,實行分類立卷保管,以便日后查找;

4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細檔案,未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;

6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準后進行銷毀工作,嚴禁向廢品回收站出售。

第11篇 投資項目檔案管理制度規(guī)定

為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。

第一條 “投資項目”是指：

(一) 因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

第二條

(二) 因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。 建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。

第三條

全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項目本身作為目：

(一) 全資投資項目類;

(二) 合資合作投資項目類;

(三) 內(nèi)地投資項目類;

(四) 境外投資項目類。

第四條

全資投資項目檔案包括的必要文件是：

(一) 新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;

(二) 給政府的請求報告和政府批文;

(三) 企業(yè)章程和董事會決議;

(四) 總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五) 資信證明或資金來源證明;

(六) 產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七) 項目實際投資金額證明材料;

(八) 歷年經(jīng)營業(yè)績。

第五條

合資合作投資項目檔案包括的文件是：

(一) 新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;

(二) 外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三) 給政府的申請報告和政府批文;

(四) 合資企業(yè)合同書;

(五) 合資企業(yè)章程和董事會決議;

(六) 合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七) 合資各方資信證明或資金來源證明;

(八) 各方(中方)主管單位意見;

(九) 合資各方委派的董事名單;

(十) 進口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;

(十二) 產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三) 項目實際投資金額證明材料;

第六條

(十四) 歷年經(jīng)營業(yè)績。 內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：

(一) 給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;

(二) 企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三) 合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;

(四) 企業(yè)成立或變更時的政府批文;

(五) 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六) 派出負責人的法人授權(quán)委托證明書;

(七) 會計師事務(wù)所的驗資報告;

(八) 當年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;

(九) 銀行開具的資信證明;

(十) 企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;

(十一) 政府主管部門批文;

(十二) 工商局批文;

(十三) 外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?

(十四) 外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?

(十五) 外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六) 項目實際投資金額證明材料;

第七條

(十七) 歷年經(jīng)營業(yè)績。 境外投資項目檔案包括的必要文件是：

(一) 給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;

(二) 可行性研究報告;

(三) 海外公司合同、章程;

(四) 投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五) 投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;

(六) 外派管理局關(guān)于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;

(七) 政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

(八) 政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九) 海外公司在投資國的注冊登記證明;

(十) 項目實際投資金額證明材料;

第八條

項目檔案的收集和保管

(一) 投資發(fā)展部設(shè)建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件;

(二) 各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認可;

(三) 文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進行編號、歸檔;

(四) 項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條

項目檔案的查閱

(一) 總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);

(二) 集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;

(三) 外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;

(四) 項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;

(五) 查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。

第十條

所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責任。

第十一條

由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第12篇 項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。