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記錄和檔案管理制度5篇

更新時(shí)間:2024-05-10 查看人數(shù):11

記錄和檔案管理制度

有哪些

記錄和檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分,旨在確保信息的有效管理、保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)和遵守法規(guī)要求。主要包括以下幾個(gè)方面:

1. 記錄分類與編碼:建立統(tǒng)一的記錄分類標(biāo)準(zhǔn),如財(cái)務(wù)記錄、人力資源記錄、項(xiàng)目記錄等,并為每類記錄分配唯一的編碼。

2. 記錄的創(chuàng)建與審批:明確記錄的創(chuàng)建流程,包括記錄的發(fā)起、審核、批準(zhǔn)和修訂等環(huán)節(jié),確保記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3. 記錄的存儲(chǔ)與保管:規(guī)定記錄的存儲(chǔ)介質(zhì)、期限和保管方式,確保記錄的安全性和可訪問(wèn)性。

4. 檔案的歸檔與檢索:設(shè)定檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn),建立高效檢索系統(tǒng),方便查閱和利用。

5. 記錄的更新與廢棄:明確記錄的更新頻率和廢棄條件,防止過(guò)時(shí)信息的誤導(dǎo)。

6. 保密與安全:制定嚴(yán)格的保密制度,防止敏感信息泄露,同時(shí)確保信息安全防護(hù)措施到位。

7. 法規(guī)遵從:確保所有記錄和檔案符合相關(guān)法律法規(guī)要求,如稅務(wù)、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。

實(shí)施細(xì)則

1. 記錄管理:各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門記錄的管理工作,確保記錄的完整性。員工在工作中產(chǎn)生的所有重要信息應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng),不得私自銷毀或篡改。

2. 審批流程:記錄需經(jīng)直接上級(jí)審核,重大事項(xiàng)需經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理或指定人員審批。審批過(guò)程中,相關(guān)人員應(yīng)對(duì)記錄內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

3. 存儲(chǔ)方式:電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái),紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在防火、防潮的檔案柜中。定期進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。

4. 檢索系統(tǒng):建立電子化檢索系統(tǒng),通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、編碼等方式快速定位記錄。對(duì)于紙質(zhì)檔案,應(yīng)編制索引,便于查找。

5. 更新廢棄:過(guò)期或不再需要的記錄應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行廢棄,廢棄前需進(jìn)行審查,確保無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。

6. 保密措施:對(duì)涉及商業(yè)秘密的記錄,設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,限制無(wú)關(guān)人員接觸。定期進(jìn)行安全檢查,預(yù)防信息泄露。

7. 法規(guī)培訓(xùn):定期組織員工進(jìn)行法規(guī)培訓(xùn),提高員工的合規(guī)意識(shí),確保所有記錄和檔案管理活動(dòng)符合法規(guī)要求。

上墻內(nèi)容

1. “記錄真實(shí),信息準(zhǔn)確,責(zé)任到人?!?

2. “妥善保管,及時(shí)更新,確保安全?!?

3. “尊重隱私,保守秘密,嚴(yán)守法規(guī)。”

4. “檔案歸檔有序,檢索便捷,資源共享?!?

5. “記錄管理,人人有責(zé),共建良好企業(yè)環(huán)境。”

以上各項(xiàng)制度需全體員工共同遵守,通過(guò)規(guī)范化的記錄和檔案管理,提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率,保障企業(yè)利益。

記錄和檔案管理制度范文

第1篇 充裝記錄和氣瓶、槽車檔案管理制度

1 充裝記錄有:氣瓶充裝前后檢查記錄,氣瓶充裝記錄,槽車檢查、充裝記錄,槽車超裝卸車等,充裝記錄由充裝站保管。

2 氣瓶、槽車檔案由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)管理,管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)妥善地保管好氣瓶、槽車原始資料,合格證等,保管年限為壽命期。

3 氣瓶、槽車充裝記錄保管年限為五年。

4 氣瓶、槽車檔案應(yīng)擺放整齊定置管理,便于查閱。

5 各種記錄字跡要清楚,標(biāo)準(zhǔn)化,班組每月對(duì)記錄報(bào)表檔案檢查評(píng)比一次,車間每年一次,并結(jié)合經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。

6 氣瓶、槽車登記注冊(cè)建檔要憑合格證進(jìn)行。

7 建立氣瓶檔、槽車案框,把試壓定檢的日期記上。

8 氣瓶、槽車檔案只限本公司內(nèi)查閱,特殊情況外借,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第2篇 石料廠安全記錄和檔案管理制度

1目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理,使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,制定本制度。

2 職責(zé)

安全科:負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。

各相關(guān)部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。

3內(nèi)容

3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行,安全生產(chǎn)記錄包括:

管理評(píng)審報(bào)告;

事故、事件記錄;

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄;

培訓(xùn)記錄;

標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告;

事故事件調(diào)查報(bào)告;

檢查記錄;

健康監(jiān)護(hù)記錄;

勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄;

安全會(huì)議記錄;

監(jiān)測(cè)檢查記錄;

資質(zhì)證書和許可文件;

應(yīng)急演練記錄;

糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄;

其他。

由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時(shí)上報(bào)安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進(jìn)行歸檔保存。

3.2查閱檔案程序

①查閱檔案資料時(shí),必須經(jīng)廠長(zhǎng)同意簽批;

②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

③加強(qiáng)檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

3.3保管

必須設(shè)專人負(fù)責(zé),安全記錄的整理和檔案的保管工作。

3.4填寫要求

負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰,填寫及時(shí),簽署完整,標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰,完整反映相應(yīng)過(guò)程,明確保存期限,并按期限保存,對(duì)超過(guò)保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。

第3篇 安全記錄和檔案管理制度

1目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理,使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,制定本制度。

2 職責(zé)

安全科:負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。

各相關(guān)部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。

3內(nèi)容

3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行,安全生產(chǎn)記錄包括:

a. 管理評(píng)審報(bào)告;

b. 事故、事件記錄;

c. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄;

d. 培訓(xùn)記錄;

e. 標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告;

f. 事故事件調(diào)查報(bào)告;

g. 檢查記錄;

h. 健康監(jiān)護(hù)記錄;

i. 勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄;

j. 安全會(huì)議記錄;

k. 監(jiān)測(cè)檢查記錄;

l. 資質(zhì)證書和許可文件;

m. 應(yīng)急演練記錄;

n. 糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄;

o. 其他。

由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時(shí)上報(bào)安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進(jìn)行歸檔保存。

3.2查閱檔案程序

①查閱檔案資料時(shí),必須經(jīng)廠長(zhǎng)同意簽批;

②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

③加強(qiáng)檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

3.3保管

必須設(shè)專人負(fù)責(zé),安全記錄的整理和檔案的保管工作。

3.4填寫要求

負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰,填寫及時(shí),簽署完整,標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰,完整反映相應(yīng)過(guò)程,明確保存期限,并按期限保存,對(duì)超過(guò)保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。

第4篇 某石料廠安全記錄和檔案管理制度

1目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理,使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,制定本制度。

2 職責(zé)

安全科:負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。

各相關(guān)部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。

3內(nèi)容

3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行,安全生產(chǎn)記錄包括:

管理評(píng)審報(bào)告;

事故、事件記錄;

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄;

培訓(xùn)記錄;

標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告;

事故事件調(diào)查報(bào)告;

檢查記錄;

健康監(jiān)護(hù)記錄;

勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄;

安全會(huì)議記錄;

監(jiān)測(cè)檢查記錄;

資質(zhì)證書和許可文件;

應(yīng)急演練記錄;

糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄;

其他。

由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時(shí)上報(bào)安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進(jìn)行歸檔保存。

3.2查閱檔案程序

①查閱檔案資料時(shí),必須經(jīng)廠長(zhǎng)同意簽批;

②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

③加強(qiáng)檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

3.3保管

必須設(shè)專人負(fù)責(zé),安全記錄的整理和檔案的保管工作。

3.4填寫要求

負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰,填寫及時(shí),簽署完整,標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰,完整反映相應(yīng)過(guò)程,明確保存期限,并按期限保存,對(duì)超過(guò)保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。

第5篇 文件記錄和檔案管理制度

一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、 公司的經(jīng)營(yíng)管理檔案管理由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負(fù)責(zé)記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負(fù)責(zé)記錄整理;總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄整理。

四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)??偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到:

① 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

記錄和檔案管理制度5篇

有哪些記錄和檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分,旨在確保信息的有效管理、保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)和遵守法規(guī)要求。主要包括以下幾個(gè)方面:1.記錄分類與編碼:建立統(tǒng)一的記錄分類標(biāo)準(zhǔn),如
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