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有哪些
機(jī)關(guān)檔案制度是確保機(jī)構(gòu)運(yùn)作有序、信息管理規(guī)范的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，便于查找和管理。
2. 檔案收集與整理：明確檔案的來源渠道，規(guī)定文件從形成到歸檔的流程，確保檔案完整無缺。
3. 檔案保管與保護(hù)：制定合理的保管期限，采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損毀或丟失。
4. 檔案利用與借閱：設(shè)定借閱權(quán)限，規(guī)范借閱流程，保證檔案的安全使用。
5. 檔案數(shù)字化：推進(jìn)檔案電子化，提高檢索效率，同時(shí)確保數(shù)據(jù)安全。
6. 檔案銷毀：對(duì)過期或無保存價(jià)值的檔案，設(shè)立嚴(yán)格的銷毀程序。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：各部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理員，負(fù)責(zé)按照既定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理，每份檔案均需附有清晰的編碼標(biāo)簽。
2. 檔案收集與整理：文件產(chǎn)生后應(yīng)及時(shí)歸檔，確保文件的原始性和真實(shí)性。對(duì)于重要文件，需經(jīng)過審批后方可歸檔。
3. 檔案保管：檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完備的專用庫房，定期進(jìn)行環(huán)境檢查，確保檔案完好。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期間檔案損壞或遺失，借閱人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
5. 檔案數(shù)字化：所有紙質(zhì)檔案應(yīng)逐步轉(zhuǎn)化為電子版，同時(shí)建立完善的備份系統(tǒng)，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案銷毀：擬銷毀的檔案需經(jīng)過檔案管理部門審核，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人監(jiān)督銷毀，并做好記錄。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概要：簡明扼要地列出主要制度內(nèi)容，方便員工隨時(shí)查閱。
2. 借閱流程圖：清晰展示借閱檔案的步驟，包括申請(qǐng)、審批、借閱、歸還等環(huán)節(jié)。
3. 檔案分類示例：列出部分典型檔案類別和對(duì)應(yīng)的編碼，供員工參考。
4. 檔案保密規(guī)定：強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)密性，提醒員工遵守保密義務(wù)。
5. 應(yīng)急處理方案：在檔案丟失或損壞時(shí)，應(yīng)采取的應(yīng)急措施和責(zé)任人分配。
以上制度旨在提升機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，保障信息的安全和有效性，望各部門嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
機(jī)關(guān)檔案制度范文
第1篇 s局機(jī)關(guān)檔案管理制度
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
1.本局所有檔案由檔案室統(tǒng)一存檔管理,各股室每年所形成的各種文件、資料,由各科室按照歸檔要求,在次年4月底前送檔案室組卷保管。
2.檔案室對(duì)各股、室移交的各種檔案、資料,要辦好移交、接收手續(xù)。
3.檔案室對(duì)于集中保管的檔案,要統(tǒng)一編制檢索目錄、案卷目錄等,做到科學(xué)保管、存放有序、查找方便。
4.對(duì)存放的檔案,要做到“六防三無”,確保檔案的質(zhì)量和絕對(duì)安全。
5.檔案管理要嚴(yán)格遵守保密守則,無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出檔案室。查閱檔案資料,需按有關(guān)查閱規(guī)定辦理,并進(jìn)行登記。在查閱時(shí)必須有檔案管理人員在場,并在檔案室內(nèi)查閱,不得翻閱無關(guān)資料。如確需把檔案帶離檔案室或復(fù)印的,應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理好借閱手續(xù)。
6.檔案鑒定、銷毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
7.檔案室管理人員因故變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續(xù)。
第2篇 h機(jī)關(guān)檔案庫房管理制度
為加強(qiáng)本局檔案庫房管理,確保庫存檔案的安全,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和自治區(qū)檔案工作有關(guān)規(guī)定,制定本管理制度。
一、檔案庫房是保存檔案的重要場所,由局辦公室負(fù)責(zé)管理。除檔案管理工作人員外,其他人員不能隨意進(jìn)入檔案庫房,如工作確實(shí)需要,由檔案管理工作人員陪同進(jìn)出。
二、檔案進(jìn)出庫房,要履行登記手續(xù),包括檔案收進(jìn)入庫,庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
三、做好庫房的防蟲、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入庫的檔案要嚴(yán)格檢查,對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫。
四、庫房內(nèi)安置溫濕度計(jì),每天定時(shí)測記。庫房的溫度控制在14-24℃之間,相對(duì)濕度控制在45-60%之間。超出標(biāo)準(zhǔn)范圍時(shí),要及時(shí)采取自然通風(fēng)或機(jī)械除濕、降溫等措施進(jìn)行調(diào)控。
五、定期清點(diǎn)庫存案卷,核實(shí)帳、物是否相符,發(fā)現(xiàn)案卷短缺或長期借出未歸還的,及時(shí)追查。
六、定期檢查用電設(shè)備和消防設(shè)施狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修或更新。
七、庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔,定期清掃,不得堆放與檔案無關(guān)的物品。庫房周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。
八、庫房無人時(shí),除必須持續(xù)工作的保溫、保濕、消防、防盜等電子設(shè)備外,應(yīng)關(guān)閉用電設(shè)備,鎖緊門窗。上下班要檢查門窗,注意防盜。
九、出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、突發(fā)性群體事件和危害公共安全事件等危及檔案安全的險(xiǎn)情時(shí),應(yīng)立即報(bào)警同時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,開展搶險(xiǎn)、轉(zhuǎn)移等保護(hù)措施。
第3篇 j建設(shè)機(jī)關(guān)檔案保密管理制度
1、建設(shè)綜合檔案是本單位的規(guī)劃、工程招投標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督站、房產(chǎn)管理所、環(huán)衛(wèi)處、行政辦等各科室管理工作中形成的全部檔案的總和。它包括規(guī)劃選址、放線、建筑施工許可證發(fā)放、“兩書兩證”發(fā)放、財(cái)務(wù)憑證和黨務(wù)、政務(wù)和群團(tuán)工作等方面的檔案。
2、建設(shè)綜合檔案實(shí)行統(tǒng)一管理原則。各科室新增檔案材料,由各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的有保存價(jià)值的文件材料送交檔案室,進(jìn)行鑒定、編號(hào)、歸檔,并按規(guī)范程序辦理移交手續(xù)。
3、檔案庫房必須具備衛(wèi)生的環(huán)境和良好防范措施。
4、定期進(jìn)行庫存檔案的清理核對(duì)工作,做到賬、檔、卡相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,保證檔案的完整。
5、應(yīng)根據(jù)國家和有關(guān)部門制定的檔案分類編號(hào)辦法和保密規(guī)定,嚴(yán)格、科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行檔案分類編號(hào),確定保管期限和檔案鑒定工作。
6、借閱檔案資料要注意保護(hù)和保密,不得擅自復(fù)印、拍照,更不得涂改或在檔案上做任何標(biāo)記、抽換、損壞,必須保證檔案的整潔,不得丟失泄密,如發(fā)現(xiàn)丟失泄密現(xiàn)象,應(yīng)按保密規(guī)定立即向相關(guān)部門或保密機(jī)構(gòu)報(bào)告,并采取相應(yīng)防范措施。
7、檔案保密范圍:
①歷史檔案資料和編研材料中,涉及到領(lǐng)土歸屬、邊界勘定、民族關(guān)系的檔案資料;
②批量運(yùn)輸檔案的時(shí)間、路線的保衛(wèi)方案;
③檔案庫的收藏檔案內(nèi)容、數(shù)量以及保衛(wèi)方案、措施;
④歷史檔案及其編研材料中涉及的特種工藝、技術(shù)決竅、秘方及涉及中外產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容;
8、檔案管理不得擅自擴(kuò)散的范圍:
①未經(jīng)公布的檔案工作統(tǒng)計(jì)數(shù)字;
②正在研究、尚未做出結(jié)論的干部調(diào)配、內(nèi)部評(píng)議問題。
③歷史檔案及其編研材料中涉及個(gè)人隱私的部分。
9、對(duì)秘密檔案資料應(yīng)嚴(yán)加管理,嚴(yán)格傳遞、借閱手續(xù)。如需借閱須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在檔案閱覽室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)帶出檔案室,不準(zhǔn)摘抄,不得檀自擴(kuò)大利用范圍,以確保檔案的安全。
第4篇 機(jī)關(guān)檔案管理制度
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊(cè)，經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。
檔案保管制度
1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對(duì)庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會(huì)議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。
立卷歸檔制度
1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明扼要，目錄頁號(hào)編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
