酒店檔案管理制度5匯編【12篇】

有哪些

酒店檔案管理制度5主要包括以下幾個關(guān)鍵組成部分：

1. 檔案分類與編碼：建立一套科學的檔案分類體系，確保各類文件能準確歸檔，同時實行編碼管理，方便查找。

2. 收集與整理：明確檔案收集的范圍和標準，規(guī)定文件的整理流程，保證檔案的完整性和準確性。

3. 存儲與保護：制定存儲環(huán)境要求，確保檔案的安全，同時采取必要的防護措施防止檔案損壞。

4. 利用與借閱：規(guī)范檔案的使用流程，設定借閱權(quán)限，平衡信息保密與資源共享。

5. 更新與銷毀：規(guī)定檔案更新的周期和方式，對于不再需要的檔案，設定合理的銷毀程序。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：根據(jù)酒店業(yè)務部門劃分，如人事、財務、客房、餐飲等，設立相應類別。每類檔案采用字母數(shù)字組合編碼，如hr-001代表人力資源部的第一個檔案。

2. 收集與整理：各部門應定期提交相關(guān)文件，由檔案管理部門進行整理，按照日期和重要性排序。電子文件需同步錄入系統(tǒng)，便于檢索。

3. 存儲與保護：檔案應存放在防潮、防火、防蟲設施完善的檔案室。紙質(zhì)文件需定期翻閱，防止粘連。電子檔案備份至安全服務器，以防數(shù)據(jù)丟失。

4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員提供所需文件。涉及敏感信息的檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準。

5. 更新與銷毀：每年進行一次檔案審查，過期或無保留價值的文件，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)管理層審批后進行銷毀。

上墻內(nèi)容

1. “檔案管理，人人有責。”提醒全體員工參與檔案管理工作，共同維護檔案的完整與安全。

2. “保密原則，不得泄露。”強調(diào)檔案的保密性，尤其是涉及客戶隱私和公司機密的文件。

3. “借閱流程圖”清晰展示借閱檔案的步驟，方便員工操作。

4. “檔案分類示例”列出主要分類及對應編碼，便于快速定位檔案。

5. “檔案銷毀程序”簡述文件從提出銷毀到執(zhí)行的流程，確保合規(guī)操作。

本制度旨在規(guī)范酒店的檔案管理，提高工作效率，保障信息安全，為酒店運營提供強有力的支持。各相關(guān)部門應嚴格執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理秩序。

酒店檔案管理制度5范文

第1篇 酒店檔案管理制度5

酒店檔案管理制度(五)

1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按條款類目分別存放,三個月后,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。

2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。

3.準確做好檔案索引,以便于查找。

4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。

5.卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復,頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份。

6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。

7.根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。

8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。

9.行政辦公室的門窗要堅固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。

10.每季度對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補救,確保檔案的安全。

11.對于失效的檔案要進行銷毀,銷毀檔案前,要認真鑒定,并且登記造冊,并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。

12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監(jiān)銷,防止失密,嚴禁將檔案作為廢品直接處理。

第2篇 某酒店檔案管理工作流程

酒店檔案管理工作流程

辦公室負責酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關(guān)同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:

項目工作規(guī)范

接收

凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。

整理

酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。

保管及利用

酒店檔案應由專人負責保管,并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)領(lǐng)導批準。借閱結(jié)束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。

鑒定和移交

檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下,組成鑒定小組,按規(guī)定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導批準,由兩人在指定地點監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。

第3篇 某酒店人事檔案管理制度

酒店檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,公司的人力資源部應該做到有關(guān)檔案的管理工作。

檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由公司的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:

(1)員工人事檔案

員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準;查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度,不準向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀律處分。

c、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時,人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

(2)員工的工作檔案

從員工進入飯店開始,記錄員工在為公司工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理,人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。

2、部門工作檔案

人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。

(1)人力資源檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

(2)工資福利檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

(3)教育培訓檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

(4)行政人事檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

第4篇 酒店設施設備管理制度：設備臺賬、檔案資料管理制度

酒店設施設備管理制度:設備臺賬、檔案資料管理制度

1.設備建立臺賬范圍

凡價值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應列入設備臺賬;

2.設備分類及編號應按照各部門設備功能分為七大類;采用五級號碼制:

生活服務設備-s 信息設備-*

文娛保健設備-w 環(huán)境美化設備-h

保安設備-b 交通運載設備-j

其他設備-q

設備編號說明:

(1)設備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產(chǎn)編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);

(2)如有報廢和調(diào)撥出部門,其編號應永久保留,并說明調(diào)出原因,不要用新購進或其他設備來填補報廢設備的舊編號;

(3)設備的附件或附屬設備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;

(4)每臺設備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號或噴上編號;

3.設備管理類別劃分原則及代號

(1)重點設備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設備:

a.負荷高、耗能大、連續(xù)性運行的設備;

b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設備;

c.停機后,對經(jīng)營及酒店聲譽有嚴重影響的設備;

d.修理復雜程度高的設備;

e.備品、配件供應困難的設備;

f.出現(xiàn)故障或事故嚴重影響人身安全的設備;

g.對環(huán)境保護及作業(yè)有嚴重影響的設備;

h.單臺(套)設備原值在五萬元以上的設備;

例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調(diào)設備、電梯等;

(2)重要設備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設備:

a.多班運行或開機時間長的設備;

b.需要經(jīng)常或定期調(diào)整的設備;

c.故障停機對酒店經(jīng)營有影響的設備;

d.故障頻次多或停機時間長的設備;

e.有一定修理復雜程度的設備;

f. 配件供應周期長的設備;

g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設備;

h.單臺(套)原值在一萬元以上的設備;

例:各種泵、通風機、音響設備、燈光設備、計算機、運輸車輛等;

(3)一般設備:用c表示;凡屬下列情況之一的設備,為一般設備:

a.負荷低、開機時間短;

b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設備;

c.修理復雜程度低或不維修設備;

d.故障停機不影響經(jīng)營的設備;

e.不構(gòu)成重點、重要設備的其他設備;

例:彩電、風機盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;

4.設備臺賬內(nèi)容

(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;

(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;

(3)設備名稱:按設備銘牌填寫;

(4)設備編號:按上面的規(guī)定填寫;

(5)相關(guān)設備編號:填寫與本設備相關(guān)設備的編號;

(6)固定資產(chǎn)編號:按固定資產(chǎn)賬上填寫;

(7)規(guī)格型號:按設備銘牌填寫;

(8)總電功率:填寫本設備需要的總電功率;

(9)制造單位:按設備銘牌填寫;

(10)出廠編號:按設備銘牌填寫;

(11)出廠日期:按設備銘牌填寫;

(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;

(13)安裝地點:填寫設備安裝的具體地點;

(14)設備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫;

(15)預計殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫;

(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;

(17)使用年限:填寫預計使用的年限;

(18)設備現(xiàn)狀:填寫在用或封存、閑置、報廢等;

(19)備注:填寫其他需要說明的內(nèi)容。

5.設備臺賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項目主管填制,總監(jiān)秘書負責保管存檔。

6.設備情況發(fā)生變化,及時修正臺賬記錄。

7.根據(jù)臺賬,定期對的所有設備進行盤查,做到賬物相符。

8.設備技術(shù)檔案管理

(1)所有重點、重要設備以及列入計劃檢修的一般設備,都應建立技術(shù)檔案;特種設備技術(shù)檔案的建立,應符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設備按和管理公司要求建立;

(2)設備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時、準確地反映設備的運行狀況;

(3)應根據(jù)設備技術(shù)檔案所記載的設備信息,及時分析、研究指導設備維護、檢修及改造、更新。

9.設備技術(shù)資料管理

(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;

(2)設備技術(shù)資料應包括的主要內(nèi)容:

a.設備選型及技術(shù)經(jīng)濟論證材料;

b.上級及領(lǐng)導批準購置的文件;

c.設備購置合同;

a.設備出廠合格證;

e.設備裝箱單及開箱驗收記錄;

f.設備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;

g.設備使用說明書及進口設備說明書中文譯本;

h.設備圖紙和備件圖冊

10.使用設備技術(shù)資料,使用部門一般使用復印件,如不便復印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。

11.設備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)陀〖蜋n案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。

12.資料檔案的管理

(1)維護檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;

(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;

(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;

(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導授權(quán)或批準,一切文件資料不得外傳外借

13.資料檔案的使用規(guī)定

(1)查閱資料檔案應在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;

(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;

(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;

(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應及時放入專用檔案柜中保存;

(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復印;

第5篇 某酒店消防檔案管理制度

消防檔案管理制度

為了規(guī)范酒店消防管理工作,根據(jù)《中國消防法》《云南省消防管理條例》特制定本管理制度。

一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應當詳實,全面反映消防工作的基本情況,并附有必要的圖表,根據(jù)情況變化及時更新。

二、消防檔案四級[員工—部門—監(jiān)督部門(保安部)--總經(jīng)辦]檔案,要有專人統(tǒng)一保管、備查。

三、消防安全基本情況包括以下內(nèi)容:

1、單位基本概況和消防安全重點部位情況。

2、工種施工、使用前的消防設計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。

3、消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責任人姓名等。

4、消防安全制度。

5、消防設施、滅火器材情況。

6、義務消防隊員及其消防裝備配備情況。

7、與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況。

8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。

9、滅火和應急疏散預案。

10、消防設施操作規(guī)程。

四、消防安全管理情況包括以下內(nèi)容:

1、公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書。

2、消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄。

3、火災隱患及其整改情況記錄。

4、防火檢查、巡查記錄。

5、有關(guān)電器設備檢測(包括防雷、防靜電等)記錄資料。

6、消防安全培訓記錄。

7、滅火和應急疏散預案的演練記錄。

8、火災情況記錄。

9、消防獎懲情況記錄。

五、單位工程的基本概況、公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書,以及與消防工作有關(guān)的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。

六、消防檔案酒店內(nèi)任何人員調(diào)閱,需要經(jīng)過保安部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。在調(diào)閱后及時歸還,如有損壞,按照情節(jié)輕重給予處罰。

第6篇 科苑大酒店會計檔案管理制度

科苑大酒店會計檔案管理制度

(一)目的

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟活動重要史料和證據(jù)，必須加強管理，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

(二)管理部門

財務部

(三)會計憑證的分類

第一會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證

第二會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

第三財務報告類：月度、季度、年度財務報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告。

第四其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

(四)實施細則：

1.財務部應設會計檔案室或?qū)Ｓ霉瘢⒅付▽Ｈ素撠煏嫏n案管理工作，會計檔案管理人員調(diào)離必須辦理移交手續(xù)。

2.每年形成的會計檔案應由財務部按照歸檔要求負責整理立卷或裝訂成冊，每年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸案入庫。

3.已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封管理的應由會計檔案管理人員處理。會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

4.酒店保存的會計檔案應根據(jù)業(yè)務需要，積極給予利用酒店內(nèi)部查閱，會計檔案須經(jīng)有關(guān)負責人同意，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。

5.外單位查閱會計檔案需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人應出示身份證，經(jīng)酒店財務負責人批準后，才能辦理查閱手續(xù)。

6.查閱會計檔案必須由保管人員陪同，查閱的會計檔案需保持原樣，不得拆抽涂改，如需復印的，須經(jīng)酒店財務負責人同意，會計檔案原件原則上不得出錯。

7.檔案銷毀時，應指定專人鑒定審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意批準后，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務為止，建設單位在建設期間的會計檔案不得銷毀。

8.對酒店財務管理系統(tǒng)必須每月進行數(shù)據(jù)備份，在每一財務年結(jié)束后必須打印出紙質(zhì)的會計檔案，并利用磁盤、移動硬盤等進行介質(zhì)備份。

9.在銷毀會計檔案時，財務部應派員監(jiān)督，在銷毀會計檔案前，要認真核對銷毀清冊，銷毀后在清冊上簽字蓋章，財務部進行保存。

10.本規(guī)定由酒店財務部負責解釋。自2023年11月1日起執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有與國家法律法規(guī)相抵觸的地方時，以國家法規(guī)為準進行調(diào)整。

附表：

企業(yè)會計檔案保管期限表

序號

檔案名稱

保管期限

備注

一會計憑證類

原始憑證15年

記賬憑證15年

匯總憑證15年

二會計賬簿類

總賬15年

包括日記總賬。

明細賬15年

日記賬15年

現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

固定資產(chǎn)表

固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

8輔助賬簿15年

發(fā)票、輔助收銀報表5年。

三財務報告類

包括各級主管部門匯總財務報告。

9月、季度財務報告3年

包括文字分析

10年度財務報告(決算)永久

包括文字分析

四其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊永久

13會計檔案銷毀清冊永久

14銀行余額調(diào)節(jié)表5年

15銀行對賬單5年

第7篇 d酒店設備技術(shù)檔案管理制度

酒店設備技術(shù)檔案管理制度

1.1 設備技術(shù)檔案由工程部專人負責,酒店所有設備均建立設備檔案,按設備種類,按時間順序存放;

1.2 設備建檔,酒店所有設備均分類,分部門建立設備檔案,內(nèi)容包括:設備名稱、出廠合格證、檢驗單、安裝質(zhì)量檢驗單、試車記錄、維修保養(yǎng)記錄、改進安裝記錄、運行日志等。每種設備的各種檔案內(nèi)容分別按記錄種類和時間歸檔編者按號以便查找;

1.3 設備圖表,設備圖表由工程部統(tǒng)一管理。包括:設備安裝工程施工圖,動力設備與管道配管竣工圖,給水系統(tǒng)分布圖,供電線路圖,自動報警系統(tǒng)分布圖,設備零件組裝與特殊加工圖等。這些圖均分類編號,歸檔管理,供設備維修管理人員查閱;

1.4 設備運行日志。包括:配電室運行日志,鍋爐運行日志,空調(diào)制熱或制冷運行日志,空調(diào)區(qū)域溫度,濕度巡檢記錄,這些報表日志使用記錄完畢后,統(tǒng)一交工程部存檔管理;

1.5 技術(shù)檔案借閱,工程部各種技術(shù)檔案建立后,借閱時需辦理借閱手續(xù),經(jīng)檔案主管人員同意方可借閱。

第8篇 商務酒店客史檔案管理制度

休閑商務酒店客史檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的:通過有序地收集整理客史檔案,有效地利用客史檔案,促進公司的經(jīng)營。

第二條 解釋:由xx解釋。

第三條 適用范圍:酒店各部門

第二章 客史檔案的分類

第四條 的客史檔案分五類,即a類、b類、c類、d類和e類。

第五條 達到以下條件之一的客史檔案為a類:

(1)每年消費xx次以上;

(2)每年累計消費金額xx元以上;

(3)企事業(yè)單位主要負責人或?qū)ν獬鲇貌陀兄卮笥绊懭耸俊?/p>

第六條 達到以下條件之一的顧客為b類:

(1)每年用餐xx次、住宿xx次、桑拿消費標準xx次/每次xx元以上等;

(2)每年累計消費金額xx元以上;

(3)重要企事業(yè)單位員工。

第七條 達到以下條件之一的顧客為c類:

(1)每年用餐xx次、住宿xx次、桑拿消費標準xx次/每次xx元以上等

(2)每年累計消費金額xxx元以上。

第八條 達到以下條件之一的顧客為d類:

(1)每年用餐xx次、住宿xx次、桑拿消費標準xx次/每次xx元以上等

(2)每年累計消費金額xxx元以上。

第九條 達到以下條件之一的顧客為e類:

(1)d類以下顧客;

(2)外地臨時游客;

(3)屬于其它類顧客但第二年很少來的顧客。

第三章 顧客拜訪的形式及周期

第十條 顧客拜訪形式有電話、信函、emalie、定期上門拜訪等。

第十一條 顧客拜訪的周期及形式:

(1)a類顧客:a、總經(jīng)理x個月上門拜訪一次;銷售部經(jīng)理一個月上門拜訪一次;

b、重要節(jié)慶或活動信函問候。

(2)b類顧客:a、銷售部經(jīng)理x個月電話拜訪一次;

b、重要節(jié)慶或活動信函問候。

(3)c類顧客:a、外聯(lián)部主管x個月電話拜訪一次;

b、重要活動信函問候。

(4)d類顧客:a、外聯(lián)員x個月電話拜訪一次;

b、重要活動電話拜訪。

(5)e類顧客:a、外聯(lián)員x個月電話拜訪一次;

b、重要活動電話拜訪。

第十二條 顧客拜訪的內(nèi)容

1、對顧客的問候;

2、了解顧客的建議、意見及最新需求;

3、酒店最近的活動及變化(進步)。

第四章 客史檔案的收集

第十三條 客史檔案收集實行廣泛收集、逐級整理、分級控制和統(tǒng)一管理。

第十四條 每一位員工與顧客或外界接觸時,都有義務收集客史檔案交上級整理后匯總到銷售部經(jīng)理處整理后填《客史信息日報表》報總經(jīng)理審核,審核后交檔案管理人員建檔、立卷和歸檔。

迎賓員、預訂員、銷售員和服務員及外聯(lián)員每日下班前將獲取的客史檔案交直接上級(領(lǐng)班)整理,領(lǐng)班下班前匯總后上交銷售部經(jīng)理填《客史信息日報表》。

經(jīng)理每月1日(遇星期天順延)將銷售部匯總的《客史信息日報表》交公司總經(jīng)辦主任安排錄入公司級客史檔案。

第十五條根據(jù)同一類別崗位進行客源信息搜集評優(yōu)。

第五章 客史檔案的利用

第十五條 店經(jīng)理要提前1個月安排專人將檔案中有用信息摘錄出來,上門拜訪或電話拜訪,鞏固老顧客。外聯(lián)人員拜訪顧客后須將拜訪情況報直接上級審核后交檔案管理人員建《顧客拜訪臺帳》。

當銷售部要接待重要顧客時,要先申請查閱客史檔案,以便掌握客人詳細情況更好為顧客服務。

第六章 客史檔案的管理

第十六條 客史檔案的管理實行公司統(tǒng)一管理,分級控制。即公司機關(guān)借閱客史檔案,由總經(jīng)理批準;分店則由店經(jīng)理批準;公司總經(jīng)理和分店經(jīng)理對客史檔案的安全負責。

總經(jīng)理要每月檢查、督導銷售部對客史檔案的收集、整理、建檔及充分利用客史檔案。

公司營業(yè)部每月要檢查、督導分店對客史檔案的管理及利用情況,并把情況報給公司總經(jīng)理。

第七章 客史檔案的分類變更

第十七條 客史檔案每年1月整理一次。每年整理時,檔案管理人員根據(jù)分類標準對不相符的客史檔案匯總后,填《客史檔案類別調(diào)整建議書》報店經(jīng)理批準后調(diào)整《客史檔案》《顧客拜訪臺帳》類別,并將變更情況填入《客史檔案變更登記表》。

第十八條 經(jīng)理每年1月將《客史檔案類別調(diào)整建議書》上交公司總經(jīng)辦主管安排檔案管理人員調(diào)整公司級客史檔案的類別,總經(jīng)辦主管須監(jiān)督管理人員在《客史檔案變更登記表》記錄變更情況。

第八章 罰則

第十九條 當工作不負責或失誤達到以下條件之一,給予責任人扣30元:

1、不及時交《客史信息日報表》;

2、檔案管理人員不及時建檔(《客史信息日報表》上交超過三天);

3、客史檔案的變更或借閱不登記;

4、不經(jīng)批準泄露客史信息;

5、客史檔案管理達不到本制度或相關(guān)標準要求。

第二十條 當工作不負責或失誤達到以下條件之一,給予責任人辭退處理:

1、擅自復印客史檔案;

2、故意隱匿客史檔案;

3、破壞客史檔案;

第九章 附則

第二十一條 本制度由xx制定。

第二十二條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理批準生效。

第二十三條 本制度若與公司其它制度相抵觸,以本制度為準。

二、客史檔案的內(nèi)容

(一)常規(guī)檔案

包括客人姓名、性別、年齡、出生日期、婚姻狀況以及通讀地址、電話號碼、公司名稱、頭銜等,收集這些資料有助于了解目標市場的基本情況,了解“誰是我們的客人”。

(二)預訂檔案

包括客人的訂房方式、介紹人,訂房的季節(jié)、月份和日期以及訂房的類型等,掌握這些資料有助于酒店選擇銷售渠道,做好促銷工作。

(三)消費檔案

包括包價類別、客人租用的房間、支付的房價、餐費以及在商品、娛樂等其他項目上的消費;客人的信用、賬號;喜歡何種房間和酒店的哪些設施等,從而了解客人的消費水平、支付能力以及消費傾向、信用情況等。

(四)習俗、愛好檔案

這是客史檔案中最重要的內(nèi)容,包括客人旅行的目的、愛好、生活習慣;宗教信仰和禁忌;住店期間要求的額外服務。了解這些資料有助于為客人提供有針對性的“個性化”服務。

(五)反饋意見檔案

包括客人在住店期間的意見、建議;表揚和贊譽;投訴及處理結(jié)果等。

三、客史檔案的建立

客史檔案的建立必須得到酒店管理人員的重要支持,并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位職責之中,使之經(jīng)?；⒅贫然?、規(guī)范化。

客史檔案的有關(guān)資料主要來自于客人的“訂房單”、“住宿登記表”、“賬單”、“投訴及處理結(jié)果記錄”、“賓客意見書”及其他平時觀察和收集的有關(guān)資料。

第9篇 a酒店人力資源部檔案管理制度

酒店人力資源部檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應該做到有關(guān)檔案的管理工作。

檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:

(1)員工人事檔案

員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準;查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度,不準向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀律處分。

c、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時,人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

(2)員工的工作檔案

從員工進入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理,人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。

2、部門工作檔案

人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。

(1)人力資源檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

(2)工資福利檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

(3)教育培訓檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

(4)行政人事檔案

有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

第10篇 x酒店工程部設備檔案管理制度

酒店工程部設備檔案管理制度

建立設備檔案是為了更好地了解設備,掌握設備的技術(shù)性能,提高維修和管理水平,達到管理好、用好設備,設備檔案應收以下檔案資料:

1、酒店各種大型動力設備、電力設備、機械設備、關(guān)鍵性設備、技術(shù)性較復雜的設備檔案資料,具體內(nèi)容是:

(1)設備的名稱、型號、編號。

(2)設備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期。

(3)設備的借應商、設備價格。

(4)設備原始技術(shù)數(shù)據(jù)和運行技術(shù)數(shù)據(jù),維修保養(yǎng)要求等

2、設備的定期維護保養(yǎng)記錄,它包括:

(1)設備維修部位、更換的零部件。

(2)維修保養(yǎng)后設備的運行與技術(shù)狀況。

(3)設備維修保養(yǎng)的日期及維修者

3、設備在使用過程中發(fā)生的故障,故障前的先兆和現(xiàn)象,修理的部位,所更換的零部件,修理日期和維修者等。

4、設備技術(shù)檔案其它管理資料:

(1)酒店施工竣工驗收的整套檔案資料。

(2)設備的規(guī)范、標準、各項制度。

(3)設備新技術(shù)信息及資料。

(4)職工技術(shù)考核標準及燃料。

政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective

5、設備事故分析檔案資料:

設備因非常原因造成損壞,易影響酒店的正常營業(yè),在對設備事故三不放過的同時(原因沒查清不放過,肇事者和員工沒受到教育不放過,沒有防范措施不放過)還必須建立設備事故檔案資料,主要資料為:

(1)發(fā)生經(jīng)過及損壞情況:

a、事故報告人、設備事故當事人。

b、事故性質(zhì)與類別、設備停機時間、設備損壞程度。

(2)設備事故原因分析:

a、設備操作是否違反操作規(guī)則、有無擅離職守。

b、設備是否未近期檢修,有無忽視安全措施,檢修質(zhì)量是否有問題。

c、設備是否先天不足。

(3)防止設備事故措施及處理意見。

政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective

第11篇 某酒店消防檔案管理制度說明

為了規(guī)范酒店消防管理工作,根據(jù)《中國消防法》《云南省消防管理條例》特制定本管理制度。

一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應當詳實,全面反映消防工作的基本情況,并附有必要的圖表,根據(jù)情況變化及時更新。

二、消防檔案四級[員工—部門—監(jiān)督部門(保安部)--總經(jīng)辦]檔案,要有專人統(tǒng)一保管、備查。

三、消防安全基本情況包括以下內(nèi)容:

1、單位基本概況和消防安全重點部位情況。

2、工種施工、使用前的消防設計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。

3、消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責任人姓名等。

4、消防安全制度。

5、消防設施、滅火器材情況。

6、義務消防隊員及其消防裝備配備情況。

7、與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況。

8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。

9、滅火和應急疏散預案。

10、消防設施操作規(guī)程。

四、消防安全管理情況包括以下內(nèi)容:

1、公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書。

2、消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄。

3、火災隱患及其整改情況記錄。

4、防火檢查、巡查記錄。

5、有關(guān)電器設備檢測(包括防雷、防靜電等)記錄資料。

6、消防安全培訓記錄。

7、滅火和應急疏散預案的演練記錄。

8、火災情況記錄。

9、消防獎懲情況記錄。

五、單位工程的基本概況、公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書,以及與消防工作有關(guān)的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。

六、消防檔案酒店內(nèi)任何人員調(diào)閱,需要經(jīng)過保安部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。在調(diào)閱后及時歸還,如有損壞,按照情節(jié)輕重給予處罰。

第12篇 酒店財務會計檔案管理財務管理制度

酒店財務管理制度之財務會計檔案管理

一、酒店財務會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料;

二、會計經(jīng)理每年對酒店財務會計檔案按種類、分年度裝訂成冊,并在封面上記載檔案內(nèi)容、時間、頁數(shù)、編號予以歸檔;

三、財務會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規(guī)定時間進行保管。

四、財務會計檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準不得外借,內(nèi)部借閱須經(jīng)財務總監(jiān)批準并辦理相關(guān)借閱登記手續(xù)。

五、財務部的管理人員因工作變動,需辦理檔案移交手續(xù),監(jiān)交人、移交人和接收人須在移交清單(冊)上簽認。

六、財務會計檔案保管期滿需銷毀時,會計經(jīng)理須提交書面銷毀意見及需銷毀的會計檔案清冊,經(jīng)財務總監(jiān)審核,呈報總經(jīng)辦批準后執(zhí)行。銷毀時,由會計經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷毀,并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章。