集團公司檔案管理制度3匯編【6篇】

有哪些

集團公司檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼體系：建立科學的檔案分類標準，確保各類文件有序歸檔。

2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時間、方式及標準，規(guī)范檔案整理流程。

3. 檔案保管：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境、期限、安全措施等，防止檔案損毀或丟失。

4. 檔案利用：設定檔案查閱、借閱、復制等權限和流程，保障檔案的有效利用。

5. 檔案信息化管理：推進檔案數字化，提高檔案管理效率。

6. 檔案安全與保密：制定嚴格的保密制度，防止敏感信息泄露。

7. 檔案鑒定與銷毀：明確檔案的保存價值，規(guī)定過期檔案的鑒定與銷毀程序。

實施細則

1. 檔案分類與編碼： - 根據公司業(yè)務性質，設立財務、人力資源、項目、行政等類別。 - 設計統(tǒng)一的檔案編碼規(guī)則，便于快速定位檔案。

2. 檔案收集與整理： - 設立專職檔案管理人員，負責日常檔案收集工作。 - 文件產生后30日內完成歸檔，確保時效性。 - 按照分類編碼原則，對檔案進行排序、裝訂和編目。

3. 檔案保管： - 檔案存放于防火、防潮、防盜設施完善的檔案室。 - 定期檢查檔案狀況，及時處理破損或變質情況。 - 對重要檔案進行備份，以防萬一。

4. 檔案利用： - 員工需憑有效證件申請查閱檔案，經審批后方可使用。 - 外部單位借用檔案需提供正式公函，并簽署保密協議。

5. 檔案信息化管理： - 建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現檔案在線檢索和借閱。 - 定期更新系統(tǒng)，確保數據安全。

6. 檔案安全與保密： - 對涉密檔案實行分級管理，限制訪問權限。 - 對離職員工進行檔案交接審核，確保信息不外泄。

7. 檔案鑒定與銷毀： - 每年進行一次檔案鑒定，確定其保存價值。 - 經過鑒定無保留價值的檔案，按照國家法規(guī)和公司規(guī)定進行銷毀。

上墻內容

1. “檔案管理，人人有責。”

2. “保密是檔案管理的生命線?！?

3. “規(guī)范操作，確保檔案安全?！?

4. “檔案利用，需審批，不得私自傳播?！?

5. “檔案分類清晰，編碼準確，便于查找?！?

6. “定期保養(yǎng)，保持檔案完好?！?

7. “電子化管理，提高工作效率?！?

8. “過期檔案，依法銷毀，不得隨意處置?！?/p>

以上制度旨在提升集團公司檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化水平，各相關部門和員工應嚴格遵守，共同維護檔案的安全與完整。

集團公司檔案管理制度3范文

第1篇 集團公司檔案管理制度3

集團公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務工作細則

第三條檔案人員崗位職責

(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1)應歸檔文件齊全完整;

(2)應歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第2篇 集團公司檔案管理制度怎么寫

集團公司

(三) 第一章總則

第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務工作細則

第三條 檔案人員崗位職責

(一) 貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二) 負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三) 督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四) 負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五) 負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條 流程圖

(一) 接收流程:材料齊全缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1) 應歸檔文件齊全完整;

(2) 應歸檔文件為原件;

⑶ 及時登記;

2. 處理措施

(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二) 借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1) 借閱登記;

(2) 保持文檔完整;

⑶ 遵守。

2. 處理措施

(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。

⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則

第五條 檔案管理考核辦法

(一) 為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

(四) 檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五) 考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六) 考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條 本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經辦。

第七條 本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第3篇 某某集團公司檔案管理制度

某集團公司檔案管理制度

第一條 范圍及職責

1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

2、各部門需存檔的資料:

2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;

2.4 信息部:部門管理制度、網絡建設實施方案、內部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;

2.5 商場

2.6 招商部:

2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據的齊全完整及秘密檔案的安全性。

4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。

第二條 借閱

1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。

4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內歸還檔案。

第三條 銷毀

1、任何部門、個人未經公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經部門領導批準。

3、凡經批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

第四條 其它

1、本制度由人事行政部制定,經總經理批準后執(zhí)行。

2、本制度的解答權歸人事行政部。

第4篇 水務集團公司檔案管理制度

河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過程中產生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結工作經驗，指導工作開展，提供可靠依據，充分發(fā)揮檔案的指導作用和記查作用，根據目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團公司檔案管理工作。

一、公司檔案管理的基本原則

集中管理與分散管理相結合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

二、公司檔案的歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協議、合同、項目申報資料、工程技術資料等具有參考價值的文件資料。

三、公司檔案管理責任

集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：

1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據齊全完整;

2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時索引查找;

3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;

4、要樹立高度的法制意識和觀念。

四、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。

3、凡應該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。

五、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、財務總監(jiān)、總經理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經理核批。

3、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

六、檔案管理工作檢查與考核

集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：

1、沒有設置檔案管理人員崗位，扣1分;

2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;

3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;

4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;

5、沒有電子版本或紙質版本污損嚴重，扣0.5分

七、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經分管副總經理批準后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀。

4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

公司檔案管理制度

公司檔案管理制度是一篇規(guī)則方案的范本，由課件之家為您精心整理，如果您覺得公司檔案管理制度不錯的話，請把公司檔案管理制度加到您的收藏夾里面或告訴你的朋友。

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、檔案的借閱

總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。

檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。

凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第5篇 房地產集團公司項目檔案管理制度

房地產集團有限公司項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章 檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復;

2、可行性研究報告及批復;

3、項目評估意見;

4、環(huán)境影響報告書(表);

5、設計任務書、計劃任務書;

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協議書;

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

(5)建設工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監(jiān)督委托書等。

第六條 施工技術文件資料

(一)開工報告,停工、復工報告;

(二)施工組織設計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術、質量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術復核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

(十七)工程變更設計聯系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設計、勘察、施工、監(jiān)理工程質量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術總結,工程監(jiān)理總結,工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質量監(jiān)督報告;

(三十)工程質量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結構專業(yè)圖;

2、各類電氣專業(yè)圖;

3、電信專業(yè)圖;

4、煤氣專業(yè)圖;

5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

6、供熱、冷專業(yè)圖;

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

3、構筑物結構圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規(guī)格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

第三十條 本制度自印發(fā)之日起施行。

第6篇 集團公司檔案管理制度

《xx集團檔案管理制度》

第一章總則

第一條為了加強集團檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和有關文件精神，結合集團實際情況，制定如下檔案管理制度。

第二章立卷歸檔

第二條歸檔范圍

凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應遵照國家檔案局有關規(guī)定執(zhí)行。

第三條歸檔時間

1、辦理完畢的工作文件和應歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。

2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。

3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進行，即隨時產生隨時歸檔。

第四條收集整理要求

1、按照歸檔范圍及時、完整、準確收集本單位工作中形成的各種文件材料。

2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。

3、卷內文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯系。

4、案卷標題簡明確切，能充分提示卷內文件的主要內容。

5、卷內頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內容填寫清楚、正確、完整。

6、卷內文件無金屬物，破損的文件必須修復，案卷裝訂結實美觀。

7、檔案分類、組卷科學，便于保管和利用。

8、應編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。

第三章檔案室管理

第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調等保護設施，四周無危及庫房安全的隱患。

第六條定期搞好庫房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現問題及時解決。

第七條檔案庫房專人管理，無關人員不得隨意進入庫房。

第四章檔案統(tǒng)計

第八條要定期對檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結構及檔案的形成規(guī)律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結經驗教訓提供依據。

第九條要保證數字的準確性，堅持實事求是，嚴格認真對待每一個文字，如實反映情況，使統(tǒng)計數字準確，符合客觀事實。

第十條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案管理部報送檔案工作情況統(tǒng)計表。

第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調查，及時進行統(tǒng)計分析，并按規(guī)定上報集團行政管理中心檔案管理部。

第十二條檔案統(tǒng)計工作必須遵循國家統(tǒng)計工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學的標準和方法使統(tǒng)計工作科學化。

第五章檔案保管

第十三條對接收進綜合檔案室的檔案，應按規(guī)定嚴格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進行必要的補充、加工整理。

第十四條加強檔案管理，編制科學、實用的檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。

第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記

第十六條加強檔案信息資源的開發(fā)利用，維護檔案實體的完整與安全。

第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經過集團行政管理中心有關

部門和集團行政負責人的批準，造具清冊后進行銷毀。

第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現破損或變質的檔案，應及時進行修補、復制或其他處理。

第六章檔案保密

第十九條不該說的機密，絕對不說。

第二十條不該問的機密，絕對不問。

第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。

第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關的事項。

第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。

第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。

第二十五條不準把檔案資料帶出檔案室

第二十六條嚴格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。

第二十七條復印機密文件、資料，嚴格按復印有關規(guī)定辦理。

第二十八條檔案員調動工作時，應認真辦好移交手續(xù)。

第七章檔案利用

第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應辦理查閱登記手續(xù)，查閱機密檔案需經檔案歸屬部門的權限領導簽字同意后方可查閱，未經審批人員不得查閱檔案。

第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。

第三十一條查閱檔案只限在指定場所進行，未經批準不得將案卷帶出檔案室。

第三十二條在借閱過程中，應保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。

第三十三條嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

第三十四條檔案員認真對歸還的檔案進行復查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時追究。