- 目錄
報修管理制度是企業(yè)日常運營中不可或缺的一部分，它旨在確保設施設備的正常運行，減少因故障造成的生產中斷，提高工作效率。本制度主要包括以下幾個方面：
1. 報修流程：詳細規(guī)定從發(fā)現(xiàn)問題到完成維修的步驟。
2. 責任分配：明確各部門和個人在報修過程中的職責。
3. 故障分類：依據(jù)設備重要性和故障影響程度進行分類。
4. 優(yōu)先級設定：確定不同故障的處理順序。
5. 維修記錄：記錄報修、維修及設備狀況的信息。
6. 培訓與教育：提升員工對報修流程的理解和執(zhí)行能力。
7. 審核與評估：定期檢查制度執(zhí)行情況，持續(xù)優(yōu)化。
包括哪些方面
1. 報修程序：員工發(fā)現(xiàn)設備異常后，應立即填寫報修單，詳細描述問題，并提交給指定人員或系統(tǒng)。
2. 維修響應：接收到報修后，維修團隊需快速評估并制定解決方案，確保及時維修。
3. 權限管理：明確哪些人員有權批準緊急維修，防止資源濫用。
4. 預防措施：通過定期維護和檢查，預防潛在故障的發(fā)生。
5. 維修成本控制：監(jiān)控維修費用，確保經(jīng)濟效益。
6. 溝通機制：建立有效的溝通渠道，保證信息傳遞的準確性和及時性。
7. 供應商管理：選擇和管理外部維修服務供應商，確保服務質量。
重要性
報修管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程能減少因設備故障導致的生產延誤。
2. 保障安全：及時修復設備隱患，防止安全事故的發(fā)生。
3. 延長設備壽命：定期維護和及時維修可延長設備使用壽命，降低更換成本。
4. 提高滿意度：良好的報修服務可以提升員工的工作滿意度和企業(yè)的整體形象。
方案
1. 制定詳細的操作手冊，明確每個步驟的具體要求和標準。
2. 定期培訓員工，確保他們了解并能正確執(zhí)行報修流程。
3. 實施故障報告和維修反饋制度，以便持續(xù)改進。
4. 設立報修熱線或在線平臺，方便員工隨時報修。
5. 建立維修團隊績效考核機制，激勵他們高效工作。
6. 對外維修服務的選擇，應考慮價格、質量、響應速度等多方面因素。
7. 定期審計報修管理制度的執(zhí)行情況，針對問題提出改進措施。
以上方案旨在構建一個高效、透明、責任明確的報修管理體系，為企業(yè)運營提供穩(wěn)定支持。在實施過程中，應根據(jù)實際情況進行調整，確保制度的適應性和有效性。
報修管理制度范文
第1篇 報修管理標準作業(yè)程序制度
一、目的
規(guī)范住戶報修及公共設施設備報修處理工作,保證維修工作得到及時有效的處理。
二、適用范圍
適用于住戶家庭及各類設施設備報修處理工作。
三、職責
1、工程部主管負責維修工作的組織、監(jiān)督以及對公司制定的《維修項目收費標準》以外的報修內容進行收費評審。
2、事務部管理員負責具體記錄報修內容,及時傳達至工程維修部,并跟蹤、督促維修工作按時完成。
3、工程部維修人員負責報修內容的確認及維修工作。
四、程序要點
1、住戶報修
(1)事務部管理員在接到住戶報修要求時,應立即填寫《住戶報修記錄表》。
(2)事務部管理員在5分鐘內將記錄的報修內容(包括:住戶名稱、地址、聯(lián)系電話、報修內容、預約維修時間等)填入《住戶家庭安裝/維修單》(一式四聯(lián))相應欄目,并在兩分鐘內通知機電維修部前來領取維修單,機電維修部領單人在《住戶報修記錄表》上簽收,將《住戶家庭安裝/維修單》(第一、二、三聯(lián))領回機電處。
(3)工程部主管按照報修內容,安排維修人員的工作:
①如住戶報修內容屬《維修項目收費標準》中的項目,住戶要求盡快前去維修的,應安排維修人員在接單后15分鐘內帶齊工具、備件到達維修現(xiàn)場;
②報修內容屬《維修項目收費標準》中的項目,住戶另有預約維修時間的,維修人員應按預約的維修時間到來前5分鐘帶好維修工具、備件到達維修現(xiàn)場;
③對于不屬于《維修項目收費標準》中的報修項目,由工程部主管在接單后15分鐘內對維修的可行性和維修費用作出評審,回復住戶是否可以維修,經(jīng)征得住戶對維修費用的認可及同意后維修,再按上述時交和維修要求安排維修人員前往維修。
(4)工程部維修人員到達現(xiàn)場后,應首先對報修項目進行對比確認,不相同的,在《住戶家庭安裝/維修單》上如實填寫實際的維修項目及收費標準。
(5)維修人員向住戶出示收費標準、住戶同意維修后開始維修;如住戶不同意維修的應提醒住戶考慮同意后再行報修,并及時返回工程部向主管說明情況,與主管一同在《住戶家庭安裝/維修單》上注明原因并簽名確認后交還服務處備案。
(6)如果維修材料是住戶提供的,由維修人員對材料質量進行驗證,并將驗證結果(“合格”“不合格”“質量不佳”等)填寫在備注欄內。對于驗證不合格的材料,維修人員應主動提示住戶使用不當材料的結果,但應注意尊重住戶的選擇。
(7)維修工作完成后,維修人員應按《維修項目收費標準》在《住戶家庭安裝/維修單》上注明應收的各項費用金額。并請住戶試用或檢查合格后,在《住戶家庭安裝/維修單》上簽名確認。維修人員將《住戶家庭安裝/維修單》(第三聯(lián))交給住戶作為繳費依據(jù)。
(8)維修人員將《住戶家庭安裝/維修單》(第一、二聯(lián))交回工程部處主管確認后將《住戶家庭安裝/維修單》(第一聯(lián))送財務部作為計收服務費用的依據(jù)。
(9)對業(yè)主的家庭維修可采取月底統(tǒng)一結算的形式進行扣款;對租戶的家庭維修應在維修工作完成后的當日(最遲不超過第二天),由租戶到財務部交款。
2、公共設施設備的報修處理
(1)服務處員工接到公共設備設施的報修信息后,應立即按《公共設施設備報修記錄表》要求填寫報修內容,并在3分鐘內將報修內容填入《公共設施設備安裝/維修工程通知單》(一式二聯(lián)),在5分鐘內通知機電處前來領單。
(2)服務處員工將《公共設施設備安裝/維修工程通知單》(第二聯(lián))交給機電處,機電處維修人員應在《公共設施設備報修記錄表》上簽收。
(3)機電處主管按照報修內容,安排維修人員帶齊維修工具及備件于10分鐘內趕到現(xiàn)場進行維修。
(4)完成維修工作后,維修人員應在《公共設施設備安裝/維修工程通知單》上注明維修有關事項。
(5)維修人員將《公共設施設備安裝/維修工程通知單》(第一聯(lián))交機電處主管簽名確認后返還服務處作為月底統(tǒng)計費用的依據(jù)。
3、費用結算
(1)服務處員工于每月月底前將當月《住戶家庭安裝/維修單》及《公共設施設備安裝/維修工程通知單》費用分別統(tǒng)計在《有償便民服務收費表》的相應欄目及《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》內。
(2)服務處員工將《住戶報修記錄表》、《住戶家庭安裝/維修單》、《公共設施設備報修記錄表》、《公共設施設備安裝/維修工程通知單》附在以上表格后,報服務處主管審核。審核無誤后,服務處主管在《有償便民服務收費表》及《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》內簽名確認后報物業(yè)部經(jīng)理審批。
(3)服務處員工將物業(yè)部經(jīng)理審批后的《有償便民服務收費表》及《公共設施設備安裝/維修工程通知單》報財務部:
①財務部依據(jù)《有償便民服務收費表》向業(yè)主收取有償服務費用;
②財務部將《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》存檔備案。
4、資料保存:《住戶報修記錄表》、《住戶家庭安裝/維修表》、《公共設施設備報修記錄表》、《公共設施設備安裝/維修工程通知單》由服務處負責保存,保存期兩年;《有償便民服務收費表》及《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》由財務部負責保存,保存期3年。
五、記錄
1、《住戶報修記錄表》
2、《住戶家庭安裝/維修單》
3、《公共設施設備報修記錄表》
4、《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》
5、《公共設施設備安裝/維修工程通知單》
第2篇 物業(yè)轄區(qū)客戶報修管理制度
物業(yè)轄區(qū)客戶報修管理制度
1客戶服務部應與工程部之間有密切的配合,對客戶無論電話、口頭還是書面形式的保修都應予以充分的重視與及時、專業(yè)的處理。
2適用范圍
適用于對轄區(qū)內客戶提供的維修服務要求的處理。
盡快處理客戶的報修,規(guī)范維修服務工作,確保為客戶提供滿意的服務。
1.大廈/小區(qū)前臺接持員或客戶服務部員工負責記錄報修內容,并填寫工程維修單并通知工程部接單。
2.工程人員負責報修內容的現(xiàn)場確認及維修。
3.工程主管負責維修工作的監(jiān)督及對維修服務項目表以外的報修內容進行確認。
3管理標準
提高工程維修的工作效率,加強客戶服務部與其他服務部門的總體工作協(xié)調水平,使客戶單元內的工程設備維修問題得以最有效的解決。
4工作流程
1.客服部人員接到客戶報修要求時,及時填寫《客戶報修/投訴/求助登記表》。
2.客服部人員將記錄的內容如客戶名稱、聯(lián)系電話、報修內容、預約維修時間等填入《工程維修單》相應欄目內。
3.客服部人員將通知工程部人員接單,并請接收人簽字接收。
4.工程主管按照報修內容,安排維修人員的工作:
a.如住戶報修內容屬《維修項目收費標準》的中項目,住戶要求盡快前去維修的,應安排維修人員在接單后按預約時間15分鐘內帶齊工具、備件到達維修現(xiàn)場。
b.報修內容屬《維修項目收費標準》中的項目,住戶另有預約維修時間的,維修人員應按預約的維修時間到來前5分鐘帶好維修工具、備件到達維修現(xiàn)場;
c.對于不屬于《維修項目收費標準》中的報修項目,由工程主管在接單后15分鐘內對維修的可行性和維修費用做出評審,回復住戶是否可以維修,經(jīng)征得住戶對維修費用的認可及同意維修后,再按上述時間和維修要求安排維修人員前往維修。
d.機電處維修人員到達現(xiàn)場后,應首先對報修項目進行對比確認,不相同的,在《維修單》上如實填寫實際的維修項目及收費標準。
e.維修人員向住戶出示收費標準、住戶同意維修后開始維修;如住戶不同意維修的
應提醒住戶考慮同意后再行報修,并及時返回向工程主管說明情況,與機電主管一同在《維修單》上注明原因并簽名確認后交還服務處備案。
f.如果維修材料是住戶提供的,由維修人員對材料質量進行驗證,并將驗證結果(合格不合格質量不佳等)填寫在備注欄內。對于驗證不合格的材料,維修人員應主動提示住戶使用不當材料的結果,但應注意尊重住戶的選擇。
g.維修工作完成后,維修人員應按《維修項目收費標準》在《維修單》上注明應收的各項費用金額。并請住戶試用或檢查合格后,在《維修單》上簽名確認。維修人員將《維修單》(第三聯(lián))交給住戶作為繳費依據(jù)。
h.維修人員將《維修單》(第一、二聯(lián))交回工程主管確認后將《維修單》(第一聯(lián))送財務部作為計收服務費用的依據(jù)。
i.對業(yè)主的家庭維修可采取月底統(tǒng)一結算的形式進行扣款;對租戶的家庭維修應在維修工作完成后的當日(最遲不超過第二天),由租戶到財務部交款。
1.4.2公共設施設備的報修處理
a.客服部員工接到公共設備設施的報修信息后,應立即按《住戶報修/投訴/求助記錄表》要求填寫報修內容,并在5分鐘內將報修內容填入《維修單》,在5分鐘內通知工程部前來領單。
b.客服部員工將《維修單》(第二聯(lián))交給工程部,維修人員應在《住戶報修/投訴/求助記錄表》上簽收。
c.工程主管按照報修內容,安排維修人員帶齊維修工具及備件于10分鐘內趕到現(xiàn)場進行維修。
d.完成維修工作后,維修人員應在《維修單》上注明維修有關事項。
e.維修人員將《維修單》(第一聯(lián))交工程主管簽名確認后返還服務處作為月底統(tǒng)計費用的依據(jù)。
1.4.3費用結算
(1)客服部員工于每月月底前將當月《維修單》及《維修單》費用分別統(tǒng)計在《有償便民服務收費表》的相應欄目及《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》內。
(2)客服部員工將《住戶報修/投訴/求助記錄表》、《維修單》附在以上表格后,報服務中心主管審核。審核無誤后,服務處主管在《有償便民服務收費表》及《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》內簽名確認后報物業(yè)部經(jīng)理審批。
(3)服務中心員工將審批后的《有償便民服務收費表》及《公共設施設備安裝/維修工程通知單》報財務部:
①依據(jù)《有償便民服務收費表》向業(yè)主收取有償服務費用;
②將《公共設施設備安裝/維修費用統(tǒng)計表》存檔備案。
5工作表格:
1.工程維修單
2.工程部工作日志
3.工程報修統(tǒng)計
報修管理流程圖
第3篇 物業(yè)轄區(qū)業(yè)戶室內和公共區(qū)域報修管理標準作業(yè)規(guī)程制度
物業(yè)轄區(qū)業(yè)戶室內和公共區(qū)域報修管理標準作業(yè)規(guī)程
1、目的
1.1、規(guī)范業(yè)戶報修及公共設施設備報修處理工作,保證維修工作得到及時有效的處理。
2、適用范圍
2.1、適用于北京___物業(yè)管理有限公司所轄區(qū)域內業(yè)戶家庭及各類設施設備的報修處理工作。
3、職責
3.1、工程維護部負責維修工作的組織、監(jiān)督以及對物業(yè)公司制定的《___有償服務收費標準》以外的報修內容實行收費評審。
3.2、工程維修部領班負責具體記錄報修內容,及時傳達并跟蹤、督促維修工作按時完成。
3.3、工程維護部維修人員負責報修內容的確認及維修工作。
4、程序要點
4.1、住戶報修
4.1.1、金鑰匙服務中心服務助理在接到業(yè)戶報修要求時,應立即通知工程維護部。
4.1.2、工程維護部主任按照報修內容,安排維修人員的工作:
4.1.2.1、如業(yè)戶報修內容屬《___有償服務收費標準》中的項目,業(yè)戶要求盡快前去維修的,應安排維修人員在接單后15分鐘內帶齊工具備件到達維修現(xiàn)場;
4.1.2.2、報修內容屬《___有償服務收費標準》中的項目,住戶另有預約維修時間的,維修人員應按預約的維修時間到來前5分鐘帶好維修工具、備件到達維修現(xiàn)場;
4.1.2.3、對于不屬于《___有償服務收費標準》中的報修項目,由工程維護部主任在接單后15分鐘內對維修的可行性和維修費用作出評審并通知金鑰匙服務助理,金鑰匙服務助理回復業(yè)戶是否可以維修,經(jīng)業(yè)戶對維修費用認可及同意維修后,再按上述時效和維修要求安排維修人員前往維修。
4.1.3、工程維護部維修人員到達現(xiàn)場后,應首先對報修項目進行對比確認,不相同的,在《工程維修單》上如實填寫實際的維修項目及收費標準。
4.1.4、維修人員向業(yè)戶說明收費標準,業(yè)戶同意維修后開始維修;如業(yè)戶不同意維修的應提醒業(yè)戶考慮同意后現(xiàn)行報修,并及時返回工程維護部,向工程維護部主任說明情況,與維護部主任一同在《委托服務單》上注明原因并簽名確認后交還金鑰匙服務中心收費處備案。
4.1.5、如果維修材料是住戶提供的,由維修人員對材料質量進行檢查評審,并將結果(合格不合格質量不佳等)填寫在備注欄內。對于驗證不合格的材料,維修人員應主動提示住戶使用不當材料的結果,但應注意尊重住戶的選擇。
4.1.6、維修工作完成后,維修人員應按《___有償服務收費標準》在《委托服務單》上注明應收的各項費用金額。并請業(yè)戶使用或檢查合格后,在《委托服務單》上簽名確認,維修人員將《委托服務單》(第四聯(lián))交給住戶作為繳費依據(jù)。
4.1.7、維修人員維修完成后將《委托服務單》交回金鑰匙服務中心,并將工程部一聯(lián)拿回備檔。
4.1.8、對業(yè)主的家庭維修可采取工作完成后立即結算或月底統(tǒng)一結算的形式進行扣款;對租戶的家庭維修應在維修工作完成后的當日(最遲不超過第二天),由租戶到財務部交款或由服務助理上門收取。
4.2、公共設施設備的報修處理
4.2.1、服務中心服務助理接到公共設備設施的報修后,應立即通知工程維護部。
4.2.2、工程維護部主任按照報修內容,安排維修人員帶齊維修工具及備件于10分鐘內趕到現(xiàn)場進行維修。
4.2.3、完成維修工作后,維修人員應在《工程維修單》上注明維修有關事項。
4.3、費用結算
4.3.1、金鑰匙服務中心收費處人員在《委托服務單》返回當天將單子上的費用分別統(tǒng)計在樂天客戶管理軟件內的相應欄目內。
4.3.2、服務助理負責上門收取《委托服務單》所產生維修費用,也可由業(yè)主直接到金鑰匙服務中心收費處交納,或采取銀行劃扣手續(xù)。
4.3.3、本規(guī)程作為相關人員績效考評依據(jù)之一。
4.4. 維修收費管理規(guī)定
為了加強維修收費管理,維修收費按下列程序執(zhí)行。
4.4.1、由公司對《委托服務單》進行統(tǒng)一編號。
4.4.2、金鑰匙服務中心接到住戶報修時,要確定是否收費。
4.4.3、工程維護部接到通知后派維修人員維修時要現(xiàn)場確定收費價格,并由住戶簽字確認后進行維修。
4.4.4、委托服務單一式四聯(lián),服務中心一聯(lián)作為質量監(jiān)控依據(jù),財務一聯(lián)作為維修費用統(tǒng)計的依據(jù),工程維護部一聯(lián)存檔。
4.4.5、維修人員將最后一聯(lián)委托服務單交給住戶作為繳費依據(jù)。
4.5、工程維護部維修人子員上門服務規(guī)范
4.5.1、工程維修部維修人員接單后在工程維修單上簽收。
4.5.2、維修人員接到工程維修單后,應在15分鐘準備好安裝、維修所需要材料、施工工具及清潔用品(塑料袋及干凈抹布等),按與住戶約定的時間提前5分鐘趕到(特殊情況除外)。
4.5.3、到達用戶單元后應先輕敲門或按門鈴,經(jīng)業(yè)主許可后方能進入室內。
4.5.4、進入維修單元內,應按公司規(guī)定在鞋上套一次性干凈鞋套。
4.5.4、自覺維護公司及業(yè)主的權益,不做損害公司名譽的事。
4.5.5、不能不懂裝懂,遇到疑難問題要如實、詳細地匯報給工程部主任,請求支援解決。
4.5.6、在進行安裝、維修時,要把有礙操作的物品小心移開,并把一些可能受影響的物品遮蓋、包扎好(用塑料布或報紙等)。盡量使噪音降低限度,嚴禁在室內高聲喧嘩、嬉笑取鬧。
4.5.7、嚴禁盲目安裝或亂拆亂換,以免造成不必要的返工或引起住戶投訴。
4.5.6、因材料不足暫不能維修的,應向業(yè)戶解釋清楚,預約下次維修時間,并將有關情況記錄在維修單上。
4.5.7、因住戶自購設備故障無法維修的,應詳細向業(yè)戶說明原因,由用戶聯(lián)系其設備的供應商維修,同時將情況記錄在維修單上交業(yè)主簽名。
4.6、維修完畢,請業(yè)主驗收后并簽名確認,維修人員應及時清潔工作場地,把小的垃圾裝入塑料。
4.7、工程服務維修項目
4.7.1、電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)維修。
4.7.2、電話線維修。
4.7.3、可視對講機維修。
4.7.4、燃氣爐維修
4.7.5、熱水器維修
4.7.6、電路故障維修
4.7.7、給水,排水設備設施維修
4.7.8、供電線路、小設備維修
4.7
.9、門窗五金件維修
4.7.10、衛(wèi)浴設備維修。
5、記錄
5.1、《工程維修單》
5.2、《委托服務單》
5.3、《___有償服務收費標準》
第4篇 商住物業(yè)客戶報修管理制度
商住大廈客戶報修管理制度
1 制度內容
客戶服務部應與工程部之間有密切的配合,對客戶無論電話、口
頭還是書面形式的保修都應予以充分的重視與及時、專業(yè)的處
理。
2 適用范圍
適用于對轄區(qū)內客戶提供的維修服務要求的處理。
盡快處理客戶的報修, 規(guī)范維修服務工作, 確保為客戶提供滿意的服務。
1.大廈客戶服務部員工負責記錄報修內容, 并傳達至機電部.
2.機電人員負責報修內容的現(xiàn)場確認及維修.
3.機電主管負責維修工作的監(jiān)督及對維修服務項目表以外的報修內容進行評審。
3 管理標準
提高工程維修的工作效率,加強客戶服務部與其他服務部門的總體工作協(xié)調水平,使客戶單元內的工程設備維修問題得以最有效的解決。
4 工作流程
1.大廈管業(yè)助理接到客戶報修要求時,及時填寫《大廈物業(yè)管理處報修記錄表》。
2.大廈管業(yè)助理將記錄的內容如客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系電話、報修內容、預約維修時間等填入《維修單》(一式三聯(lián))相應欄目內。
3.大廈管業(yè)助理將填好的《物業(yè)管理報修記錄表》和《維修單》送達機電部,并請接收人簽字接收。
4.機電人員接到《維修單》后及時填定接單時間。
5.如客戶報修內容屬維修服務項目表內的項目,維修人員應在預約維修的時間前到達現(xiàn)場; 否則由機電主管進行評審后回復客戶是否可進行維修。
6.機電人員對客戶報修內容進行現(xiàn)場確認后,在《維修單》上據(jù)實填寫維修項目等內容。
7.如果維修材料是客戶提供,則由維修人員進行驗證合格或不合格并填在備注欄內。
8.對有償維修服務,維修人員應按照《維修服務項目表及收費標準》收費并在《維修單》上注明應收的各項費用金額。
9.維修完成后,維修人員應請客戶試用或檢查合格后在《維修單》上簽名確認。
5 工作表格:
1.工程報修單(qms-pm-3501)
2.工程報修登記表(qms-pm-3502)
3.報修情況跟進記錄表(qms-pm-3503)
4.工程報修[免費]統(tǒng)計表(qms-pm-3504)
第5篇 客戶報修管理制度
一.制度內容
客戶服務部應與工程部之間有密切的配合,對客戶無論電話、口頭還是書面形式的保修都應予以充分的重視與及時、專業(yè)的處理。
二.適用范圍
適用于對轄區(qū)內客戶提供的維修服務要求的處理。
盡快處理客戶的報修, 規(guī)范維修服務工作, 確保為客戶提供滿意的服務。
1. 大廈客戶服務部員工負責記錄報修內容, 并填寫工程維修單報至工程部
2. 工程人員負責報修內容的現(xiàn)場確認及維修.
3. 工程主管負責維修工作的監(jiān)督及對“維修服務項目表”以外的報修內容進行評審。
三.管理標準
提高工程維修的工作效率,加強客戶服務部與其他服務部門的總體工作協(xié)調水平,使客戶單元內的工程設備維修問題得以最有效的解決。
四.工作流程
1. 大廈客服部人員接到客戶報修要求時,及時填寫《大廈物業(yè)管理處報修登記表》。
2. 大廈客服部人員將記錄的內容如客戶名稱、聯(lián)系電話、報修內容、預約維修時間等填入《工程維修單》相應欄目內。
3. 大廈客服部人員將填好的《工程維修單》送達工程部,并請接收人簽字接收。
4. 工程部人員接到《維修單》后及時填定接單時間。
5. 如客戶報修內容屬大廈公共物品,維修人員應在預約維修的時間前到達現(xiàn)場; 否則由工程主管進行評審后回復客戶是否可進行維修。
6. 工程人員對客戶報修內容進行現(xiàn)場確認后,在《維修單》上據(jù)實填寫維修項目等內容。
7. 如果維修材料是客戶提供,則由維修人員進行驗證“合格”或“不合格”并填在“備注”欄內。
8. 維修完成后,維修人員應請客戶試用或檢查合格后在《維修單》上簽名確認。
第6篇 物業(yè)管理報修投訴制度
創(chuàng)優(yōu)文件
――物業(yè)管理報修、投訴制度
1目的
明確對業(yè)主/客戶(以下簡稱業(yè)戶)投訴(服務需求)進行處理的職責和工作流程,以確保業(yè)戶投訴(服務需求)得到及時、準確、合理的解決。
2適用范圍
適用于本公司物業(yè)管理過程中所出現(xiàn)的業(yè)戶投訴(服務需求)的處理。
3職責
3.1客服中心設24小時值班電話,值班人員負責受理、傳達、跟催和反饋業(yè)戶服務需求及投訴,并將受理內容記錄在《客服中心值班記錄本》。其中對管理服務質量方面的投訴,受理人應填寫《投訴記錄表》,并轉交給客服中心負責人安排處理,對于重大質量問題或超出處理權限的的投訴,上報管理處直至公司領導,由公司領導作出處理決定。
3.2公司各員工均有責任受理業(yè)戶各類投訴及服務需求,并及時傳達至管理處,管理員視情節(jié)輕重,聯(lián)系相關責任單位給予處理或跟進。
4實施程序
4.1受理
4.1.1管理員接到業(yè)戶來電時,接待者應按四清楚,一報告原則辦理,即聽清楚,問清楚,復清楚,記清楚,報告責任單位負責人。,如業(yè)戶來訪時,應請來訪者入座并準備茶水及用以記錄的表格。
4.2處理程序
4.2.1管理員明確投訴(服務需求)內容后,判斷投訴(服務需求)所涉及的單位,分情況作以下處理,責任單位應無條件協(xié)助處理。
4.2.1.1對業(yè)戶提出的室內維修、小型安裝、公共區(qū)域的設備設施維修要求,填寫《客服中心值班記錄本》并立即告知工程班安排維修。具體程序按《維修服務工作制度》執(zhí)行,工程班應在業(yè)戶預約時間內完成,并請業(yè)戶確認服務質量、及時性,服務態(tài)度等。管理員根據(jù)預約完成時間,查詢維修的完成情況,并進行跟蹤、催辦,同時與報修業(yè)戶保持聯(lián)系,及時反饋業(yè)戶意見。
4.2.2對業(yè)戶提出的室內清潔、綠化服務及告示牌租用等有償服務需求記錄在《客服中心值班記錄本》上,由管理員與業(yè)戶洽談并安排服務提供及跟蹤、催辦事宜。
4.2.3對業(yè)戶提出的有效投訴,如服務態(tài)度、亂收費、清潔質量、綠化質量、郵件報紙遺失、投遞不及時等受理人應填寫《投訴記錄表》并及時傳達至管理處負責人安排跟進處理。
4.3投訴的識別
4.3.1業(yè)戶提出的以下事項應判定為有效投訴:
4.3.1.1沒有履行《物業(yè)管理委托合同》中規(guī)定的義務;
4.3.1.2沒有履行對業(yè)戶的承諾;
4.3.1.3違反國家和當?shù)卣C發(fā)的物業(yè)管理法規(guī);
4.3.1.4違反公司的規(guī)定向業(yè)戶亂收費、多收費;
4.3.1.5應做的,經(jīng)兩次提示或督促還沒有做的事;
4.3.1.6服務態(tài)度惡劣、污辱業(yè)戶人格、損壞業(yè)戶的東西;
4.3.1.7供方承包的工作不符合質量要求,不能滿足業(yè)戶的需要。
4.3.2業(yè)戶提出的以下事項應判定為協(xié)辦事項:
4.3.2.1反映其它業(yè)戶違反有關規(guī)定,如高空拋物、違章裝修、樓上房間往下漏水等問題;
4.3.2.2反映開發(fā)商不履行合同和承諾,如房屋存在漏水等質量問題、公共設施不能按期投入使用等問題;
4.3.2.3反映屬于業(yè)主委員會研究決定才能解決的事項,如動用維修基金粉刷樓道、修理屋面、更換設備等事項;
4.3.2.4反映有關單位的問題,如供水、供電、有線電視、通信網(wǎng)絡、電話線路、停車場管理等(指由其它單位管理的)等方面存在的問題;
4.3.2.5反映有關政府部門擾民的,如夜間查戶口、上班時攔住查證件、亂罰款等。
4.3.3業(yè)戶提出的以下事項應判定為過高要求:
4.3.3.1要求增加原設計規(guī)劃沒有的公共設施和活動場所;
4.3.3.2要求降低合同已經(jīng)明確的、業(yè)主委員會討論同意的、當?shù)匚飪r局批準的收費標準;
4.3.3.3要求提供《物業(yè)管理服務合同》規(guī)定以外的和物業(yè)管理法規(guī)沒有規(guī)定的物業(yè)管理服務項目。
5質量要求
5.1管理處組織向業(yè)戶發(fā)放服務卡,公布24小時開通的報修、投訴、咨詢值班電話及公司服務質量投訴電話。
5.2客服中心接到投訴(服務需求)后應立即與業(yè)戶聯(lián)系,對其投訴(服務需求)問題進行處理,對能解決的問題應立即解決,并做好回訪工作,對處理結果進行跟蹤驗證,不能立即解決的,告之業(yè)戶解決時間,一般不應超過三天。
5.3責任部門處理投訴(服務需求)時應及時,不刁難、不推諉,做到事事有著落,件件有回音
5.4責任部門處理完投訴(服務需求)后,應將處理結果反饋給客服中心投訴受理人員,由受理人員作好相應記錄。
5.5客服中心每月應對投訴(服務需求)處理情況進行分析,其中投訴(服務需求)處理及時率以《維修單》、《投訴記錄表》及《客服中心值班記錄本》等記錄為依據(jù)來進行計算,計算公式為:處理及時率=(及時處理件數(shù)÷總件數(shù))×100%。
5.6回訪按《回訪制度》執(zhí)行。
6分析改進
6.1投訴(服務需求)處理應按照公司對客服務承諾及時完成,該服務承諾應根據(jù)實際情況適時予以調整,投訴(服務需求)處理的內部評價也以該承諾為依據(jù)。
6.2投訴(服務需求)處理完畢后,處理人須請業(yè)戶在《維修單》、《投訴記錄表》上簽名確認并評價。
6.3每半年品質部負責對業(yè)戶投訴進行一次統(tǒng)計分析。
6.4管理處負責提出本規(guī)程的改進意見,品質部進行文件修改。
6.5綜合組根據(jù)統(tǒng)計結果,對反復出現(xiàn)的投訴或有關質量指標的波動,應組織有關單位制定和實施糾正措施,防止重復發(fā)生類似問題。
7記錄、標識
7.1《維修服務通知單》
7.2《客服中心值班記錄本》
7.3《投訴記錄表》
