崗位職責(zé)是什么
機要秘書，是企業(yè)中關(guān)鍵的行政管理角色，主要負責(zé)協(xié)助高級管理層處理機密和敏感的事務(wù)，確保信息的安全與有效傳遞。
崗位職責(zé)要求
1. 高度保密意識：機要秘書必須具備嚴格的保密紀律，能妥善保管和處理機密文件及信息。
2. 組織協(xié)調(diào)能力：需具備優(yōu)秀的組織和協(xié)調(diào)能力，以高效地安排高層會議和行程。
3. 技術(shù)熟練：熟練掌握辦公軟件，如電子文檔處理、郵件管理及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用。
4. 溝通技巧：具備良好的溝通能力，能準確傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖，并與各部門保持順暢的信息交流。
5. 應(yīng)變能力：在緊急情況下能迅速做出決策，保證工作的正常進行。
崗位職責(zé)描述
機要秘書的工作涵蓋了日常行政管理的各個方面，包括但不限于：
1. 文件管理：負責(zé)整理、歸檔和保管各類文件，尤其是涉及公司戰(zhàn)略、財務(wù)和法律事務(wù)的機密文檔。
2. 會議籌備：安排高層會議，準備會議材料，記錄會議紀要，并跟進會議決議的執(zhí)行情況。
3. 行程安排：協(xié)助規(guī)劃和調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)的日程，確保行程的合理性和高效性。
4. 信息過濾：篩選并傳遞重要信息，過濾掉不必要的干擾，確保領(lǐng)導(dǎo)專注于核心工作。
5. 公關(guān)聯(lián)絡(luò)：代表領(lǐng)導(dǎo)與外部合作伙伴、政府部門或其他重要聯(lián)系人進行溝通。
有哪些內(nèi)容
1. 保密工作：執(zhí)行公司的保密政策，確保機密信息不泄露，包括簽訂保密協(xié)議，管理保密文件的存取權(quán)限。
2. 日常事務(wù)處理：處理領(lǐng)導(dǎo)的日常郵件，篩選電話，處理信件和其他通訊。
3. 決策支持：為領(lǐng)導(dǎo)提供決策所需的數(shù)據(jù)和信息，如研究報告、市場分析等。
4. 協(xié)調(diào)資源：協(xié)調(diào)內(nèi)部資源，如會議室、設(shè)備、車輛等，確保領(lǐng)導(dǎo)工作需求得到滿足。
5. 特殊項目：參與并支持特別項目，如并購、上市準備等，提供行政和信息支持。
6. 應(yīng)急處理：在突發(fā)事件中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定應(yīng)對策略，確保公司運營不受影響。
機要秘書的角色要求其在維護公司機密時，扮演著信息橋梁的角色，確保管理層與各部門之間的信息流通，是企業(yè)高效運作的重要保障。
機要秘書崗位職責(zé)范文
第1篇 機要秘書崗位職責(zé)
機要秘書 時代中國控股集團有限公司 廣州市時代宏泰投資有限公司,時代中國控股集團有限公司,時代宏泰 崗位職責(zé):
印鑒管理制度維護
根據(jù)印鑒使用需要,了解并掌握《公司權(quán)責(zé)手冊》內(nèi)容;
嚴格按照印鑒管理相關(guān)制度、規(guī)范要求使用、管理印章,并根據(jù)流程需要對印鑒管理制度提出修改建議;
總結(jié)、匯報各部門特殊印章使用情況,總結(jié)、分析用印流程中出現(xiàn)問題并提出改善方案。
日常蓋章工作管理
審核蓋章申請的有效性,確保印鑒使用合理,對無通過相關(guān)權(quán)責(zé)人審批的文件的蓋章行為負責(zé);
確保蓋印過程中印章使用正確,及時、準確向各部門提供蓋章服務(wù);
協(xié)調(diào)各部門蓋章申請時間,提高辦公效率;
印鑒保管工作
做好各項目銷售密匙的保管及使用工作;
協(xié)助辦理印章刻制、注銷,做好印章保管;
按制度規(guī)范登記、處理印章管理工作。
檔案管理
分類歸檔已蓋章的檔案資料,確保查找的準確性、及時性;
嚴格保密在蓋章過程中知悉的公司機密,妥善保管保密文件;
其他
完成上級交辦的臨時工作任務(wù)。
任職資格:
學(xué)歷:全日制本科以上學(xué)歷;
經(jīng)驗:1-2年秘書或行政工作經(jīng)驗,熟悉法律常識以及印鑒使用流程和規(guī)范;
技能:扎實的專業(yè)知識,熟悉公文寫作、檔案管理;
能力:良好的計劃執(zhí)行能力,優(yōu)秀的職業(yè)操守,條理性及原則性強,認真細致,踏實沉穩(wěn);
語言:普通話、粵語流利;
其他:23-28歲。
