辦公室檔管理制度4篇

更新時(shí)間：2024-05-09 查看人數(shù)：90

目錄
1.辦公室檔管理制度包括哪些方面 2.辦公室檔管理制度重要性 3.辦公室檔管理制度方案 4.辦公室檔管理制度4篇

辦公室檔管理制度

辦公室檔管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部文檔的管理流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和高效流通。它涵蓋了文檔的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，以及電子文檔和紙質(zhì)文檔的管理規(guī)定。

包括哪些方面

1. 文檔分類與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類文件進(jìn)行清晰編碼，便于管理和檢索。

2. 創(chuàng)建與審批流程：規(guī)定文檔的創(chuàng)建權(quán)限和審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。

3. 存儲與備份：制定文檔的存儲規(guī)則，包括物理存儲和電子存儲，并設(shè)定定期備份機(jī)制。

4. 訪問與借閱：明確員工對文檔的訪問權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。

5. 更新與版本控制：規(guī)定文檔更新的審批程序，實(shí)施版本控制，保證信息的時(shí)效性。

6. 銷毀與歸檔：設(shè)定文檔的保存期限，到期后進(jìn)行安全銷毀或永久歸檔。

重要性

辦公室檔管理制度的重要性不言而喻：

1. 提高效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少尋找和處理文檔的時(shí)間，提升工作效率。

2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保護(hù)公司的核心競爭力。

3. 法規(guī)遵從：確保公司遵守相關(guān)法律法規(guī)，避免因文檔管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 促進(jìn)協(xié)作：明確的文檔管理規(guī)定，有助于團(tuán)隊(duì)間的溝通與協(xié)作。

方案

1. 制定詳細(xì)的文檔管理政策：結(jié)合公司實(shí)際情況，制定全面、實(shí)用的文檔管理政策，明確各部門職責(zé)。

2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)：引入先進(jìn)的文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化管理，提高效率。

3. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：組織員工進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)，確保全員理解和執(zhí)行制度。

4. 定期審查與改進(jìn)：定期評估制度執(zhí)行效果，及時(shí)調(diào)整和完善管理措施。

5. 強(qiáng)化監(jiān)督與考核：將文檔管理納入績效考核，確保制度落地執(zhí)行。

通過以上方案的實(shí)施，辦公室檔管理制度將成為公司運(yùn)營的有力支撐，為日常工作的順利進(jìn)行提供堅(jiān)實(shí)的保障。

辦公室檔管理制度范文

第1篇辦公室檔案管理制度

為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各部門、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團(tuán)成立申請書等)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條歸檔時(shí)間。部門或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。

三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：

1、維護(hù)好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。

2、每季度對檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保檔案安全與完整。

3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。

檔案查閱

九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。

1、機(jī)關(guān)各處室、二級機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。

十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號。歸還檔案時(shí)，檔案員必須進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。

檔案保密

十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí),不得翻閱其它無關(guān)檔案。

十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。

檔案登記統(tǒng)計(jì)

十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到及時(shí)準(zhǔn)確無誤。

二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

二十一、按時(shí)完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。

二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。

市信息化項(xiàng)目檔案管理

二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。

二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。

二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括：

1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算;申請立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。

2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。

3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表;項(xiàng)目正式批復(fù)。

4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》

5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開發(fā)工作報(bào)告、測試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收意見書。

6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報(bào)告

三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。

1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時(shí)間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過程。

2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī)

格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標(biāo)識(空白頁不標(biāo)識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋

三十三、本制度自公布之日起施行

第2篇辦公室檔案管理制度范文(7)

辦公室檔案管理制度范文(七)

1、辦公室對各類文件、重大活動(dòng)照片都要及時(shí)進(jìn)行整理立卷歸檔;

2、歸檔方法按題目分類、按時(shí)間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報(bào)表;

3、檔案需及時(shí)整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時(shí)必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準(zhǔn)確地做好文件索引;

4、定期進(jìn)行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;