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文書工作管理制度4篇

更新時間:2024-05-09 查看人數(shù):22

文書工作管理制度

文書工作管理制度是對企業(yè)內(nèi)部文件、報告、通知等書面材料的管理規(guī)則,旨在確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時和高效,同時也是企業(yè)內(nèi)部知識管理和合規(guī)性的關(guān)鍵組成部分。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼:明確各類文書的分類標(biāo)準(zhǔn),如業(yè)務(wù)文件、行政文件、財務(wù)文件等,并設(shè)定相應(yīng)的編碼系統(tǒng),便于檢索和歸檔。

2. 制度編寫與審批:規(guī)定文書的編寫格式、內(nèi)容要求,以及審批流程,確保文書質(zhì)量與合規(guī)性。

3. 文書流轉(zhuǎn)與分發(fā):規(guī)定文書的內(nèi)部傳遞方式,如電子郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等,同時明確接收人和時限。

4. 存儲與保管:設(shè)定文檔的存儲期限,制定安全保管措施,防止信息泄露或丟失。

5. 文書銷毀:規(guī)定過期或不再需要的文書的銷毀程序,確保信息安全。

6. 文書利用與檢索:提供有效的檢索機(jī)制,方便員工查找和使用所需信息。

7. 培訓(xùn)與監(jiān)督:定期進(jìn)行文書管理工作培訓(xùn),強(qiáng)化員工的文書處理能力,并進(jìn)行監(jiān)督評估。

重要性

文書工作管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面:

1. 提高效率:標(biāo)準(zhǔn)化的文書流程可以減少溝通成本,提高工作效率。

2. 保障信息準(zhǔn)確性:嚴(yán)格的審批流程能確保信息的準(zhǔn)確無誤,避免因誤解導(dǎo)致的工作失誤。

3. 法規(guī)遵從:符合法規(guī)要求,避免因文書管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。

4. 知識傳承:有序的文檔存儲和利用有助于企業(yè)知識的積累和傳承。

5. 決策支持:及時有效的信息傳遞,為管理層決策提供有力支持。

方案

1. 制定詳細(xì)的文書管理制度:由行政部門主導(dǎo),結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,制定詳盡的文書管理制度,包括上述各方面的具體操作規(guī)定。

2. 建立電子文檔管理系統(tǒng):利用現(xiàn)代信息技術(shù),建立安全、便捷的電子文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)文書的在線編寫、審批、存儲和檢索。

3. 定期培訓(xùn)與考核:對全體員工進(jìn)行文書管理的培訓(xùn),考核員工的執(zhí)行情況,確保制度落地。

4. 設(shè)立監(jiān)督機(jī)制:設(shè)立專門的監(jiān)督小組,定期檢查文書工作的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

5. 不斷優(yōu)化改進(jìn):根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況,定期評估制度的效果,適時調(diào)整和完善。

通過以上方案的實(shí)施,企業(yè)可以構(gòu)建一個高效、規(guī)范的文書工作管理體系,為企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)營和持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

文書工作管理制度范文

第1篇 j機(jī)關(guān)文書工作管理制度

為充分發(fā)揮機(jī)關(guān)公文的效用,提高機(jī)關(guān)公文制發(fā)的質(zhì)量,特制定本制度。

1、收發(fā)規(guī)范:收文發(fā)文按規(guī)定進(jìn)行登記。對來函、來電、信息、簡報、出席會議帶回的文件以及本局的請示、匯報、通知等公文,均由辦公室專人負(fù)責(zé)登記。做到收文登記齊全及時;發(fā)放登記及時、準(zhǔn)確、保密、保證無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。

2、閱辦高效:文件登記后,要及時給領(lǐng)導(dǎo)批辦,做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。

3、歸檔科學(xué):公文閱辦完畢后,應(yīng)主動、及時退還文書保管歸檔,不得擅自存放,工作上需要的可保留復(fù)印件以備查。辦公室收集整理后,對需要立卷的公文按規(guī)定時間和要求立卷歸檔。對需要銷毀的文件,由辦公室登記造冊、到指定造紙廠監(jiān)銷。

4、公文擬稿:公文內(nèi)容按政策規(guī)定,嚴(yán)謹(jǐn)明確,措施、辦法切合實(shí)際,文字表達(dá)準(zhǔn)確精練、文件格式規(guī)范。公文擬稿必須使用專用稿紙,用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫,字跡力求清晰。

5、公文審核、簽發(fā):凡以本局名義制發(fā)的公文(包括總結(jié)、信息、新聞報道、專題報告等),必須由職能科、所、中心負(fù)責(zé)人核稿,由分管局長審稿,主管局長簽發(fā)。

6、公文打印、校對:打印的文件應(yīng)符合公文的格式和用紙要求,各科、所、中心擬稿的文件,清樣稿由各科、所、中心負(fù)責(zé)校對,正確無誤后印刷。文件版面要求整潔清晰,印刷份數(shù)按發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍確定,所發(fā)文件辦公室存檔二份,各科、所、中心各一份,正副局長室各一份。

第2篇 公司文書管理工作制度-5

公司文書管理工作制度5

第一章目的

第一條為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。

第二章組織管理

第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。

第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。

第三章文書的種類

第四條公司的通用文書有以下幾種。

(1)請示:向上級部門請求、請示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

(2)報告:向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。

(3)決定:對公司重要事項(xiàng)或重大活動作出安排。

(4)決議:經(jīng)過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。

(5)批復(fù):上級答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。

(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。

(8)通報:表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要情況。

(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題,請有關(guān)部門批準(zhǔn)。

(10)會議紀(jì)要:記載和表達(dá)會議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會單位共同遵守執(zhí)行。

第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。

第六條文書的類別。

(1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。

(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。

(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。

(4)普通:指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。

(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。

第四章文書制作要領(lǐng)

第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。

(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。

(2)收文機(jī)關(guān):向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。

(3)標(biāo)題:對公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主體部分。

(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡稱。

(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。

(8)密級:保密文件注明密級。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。

第八條用紙格式。

(1)國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。

第九條印裝格式。

(1)公文均采用橫書橫排。

(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。

第十條版面格式:首頁采用文頭。

第十一條公文行文原則。

(1)上行文原則。

①逐級行文,即下一級行文給直接上級。

②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。

③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。

(2)下行文原則。

①逐級行文。

②多級同時行文。

③直貫到底行文。

(3)平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。

第十二條文書的署名。

(1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。

(2)對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。

第十三條文書的蓋章。

(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。

(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。

第十四條文書制作注意事項(xiàng)。

(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。

(3)必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4)對請示提案文書進(jìn)行修改時,修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。

(5)可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。

(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。

(8)不輕易越級行文。

第五章文書制作流程

第十五條對外行文操作流程。

(1)擬稿。

①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。

②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。

③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。

(2)核稿。

①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。

②審核有問題時與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。

(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。

(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

(5)繕印、校對。

①急件應(yīng)先行處理。

②保密件應(yīng)由專人打印。

③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。

④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。

⑤打印、校對責(zé)任人簽名。

(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。

(7)填寫登記簿。

(8)封發(fā)。

①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。

②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。

第十六條對內(nèi)行文處理程序。

(1)對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。

(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。

(3)對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第六章文書的發(fā)送

一些需要郵寄或?qū)H诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。

第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。

第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。

第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。

第七章文書的處理

第二十條普通文書的處理原則。

(1)部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。

(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。

(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。

第二十一條機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。

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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。

第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。

第九章收文操作流程

第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。

第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應(yīng)主動送行政部登記處理。

第二十六條分發(fā)。

(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2)分發(fā)去向。

①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。

②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。

③參閱性文件,直接組織傳閱。

④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。

第二十七條催辦。

分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。

第二十八條結(jié)辦。

文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。

第十章文書的整理與保存

第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。

第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。

第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。

第十一章文書的保存年限

第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關(guān)文書;財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。

第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。

第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

第十二章注意事項(xiàng)

第三十六條重要的機(jī)密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第三十八條銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。

第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。

第十三章附則

第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。

第3篇 文書檔案管理工作制度

1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄,對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進(jìn)行一次清理,嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強(qiáng)密級文件、資料的保管,不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個人不得據(jù)為己有,丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強(qiáng)對檔案庫房的管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計,任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時,應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

第4篇 公司文書管理工作制度

第一章目的

第一條 為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。

(8) 密級:保密文件注明密級。

(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。

第八條 用紙格式。

(1) 國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。

(2) 圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm_17.5 cm)。

第九條 印裝格式。

(1) 公文均采用橫書橫排。

(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。

第十條 版面格式:首頁采用文頭。

第十一條 公文行文原則。

(1) 上行文原則。①逐級行文,即下一級行文給直接上級。②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。

(2) 下行文原則。①逐級行文。②多級同時行文。③直貫到底行文。

⑶ 平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。

第十二條 文書的署名。

(1) 公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。

(2) 對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。

第十三條 文書的蓋章。

(1) 在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2) 如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。

⑶ 以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。

第十四條 文書制作注意事項(xiàng)。

(1) 文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

(2) 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。

⑶ 必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4) 對請示提案文書進(jìn)行修改時,修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。

(5) 可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。

(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。

(7) 行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。

(8) 不輕易越級行文。第五章文書制作流程

第十五條 對外行文操作流程。

(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。

(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。②審核有問題時與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。

⑶ 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。

(4) 編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

(5) 繕印、校對。①急件應(yīng)先行處理。②保密件應(yīng)由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。⑤打印、校對責(zé)任人簽名。

(6) 在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。

(7) 填寫登記簿。

(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。

第十六條 對內(nèi)行文處理程序。

(1) 對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。

(2) 特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。

⑶ 對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)H诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。

第十七條 文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。

第十八條 公司內(nèi)部文書原則上不封緘。

第十九條 各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。第七章文書的處理

第二十條 普通文書的處理原則。

(1) 部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。

(2) 如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。

⑶ 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。

第二十一條 機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;

第二十二條 某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。

第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程

第二十四條 簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。

第二十五條 寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應(yīng)主動送行政部登記處理。

第二十六條 分發(fā)。

(1) 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2) 分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。

第二十七條 催辦。分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。

第二十八條 結(jié)辦。文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。第十章文書的整理與保存

第二十九條 全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。

第三十條 公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。

第三十一條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。

第十一章文書的保存年限

第三十二條 永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

第三十三條 保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關(guān)文書;財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。

第三十四條 保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。

第三十五條 保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

第十二章注意事項(xiàng)

第三十六條 重要的機(jī)密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

第三十七條 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第三十八條 銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。

第三十九條 必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。

第十三章附則

第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。

第四十一條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

文書工作管理制度4篇

文書工作管理制度是對企業(yè)內(nèi)部文件、報告、通知等書面材料的管理規(guī)則,旨在確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時和高效,同時也是企業(yè)內(nèi)部知識管理和合規(guī)性的關(guān)鍵組成部分。包括哪些方面1.
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