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有哪些
建設檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件按照類型、日期和重要性進行合理分類，并給予明確的編碼，以便于查找和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集方式和時間點，以及整理標準，保證檔案的完整性和準確性。
3. 存儲與保護：制定檔案的存儲條件和保護措施，防止檔案損壞或丟失。
4. 利用與借閱：設定檔案的使用權限，規(guī)范借閱流程，確保信息安全。
5. 更新與銷毀：明確檔案更新的規(guī)則，以及不再需要檔案的銷毀程序。
6. 監(jiān)督與評估：設立定期的監(jiān)督機制，評估檔案管理制度的執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責，根據(jù)公司業(yè)務性質(zhì)，建立統(tǒng)一的檔案分類標準和編碼體系，所有文件需在錄入系統(tǒng)時完成編碼。
2. 收集與整理：各部門需指定專人負責檔案收集，每月至少一次向檔案管理部門提交。檔案整理遵循“先入先出”原則，保持最新資料在前。
3. 存儲與保護：檔案存儲應選擇防火、防潮、防蟲設施，電子檔案需備份在兩個不同地點。定期進行環(huán)境檢查和檔案狀況評估。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，方可借閱檔案。借閱期限一般不超過一周，逾期未歸還者將受到相應處罰。
5. 更新與銷毀：檔案更新由原記錄人或其指定人員負責，每年進行一次全面清理，不再需要的檔案需經(jīng)過審批后按規(guī)定銷毀。
6. 監(jiān)督與評估：設立季度評估會議，由檔案管理部門匯報制度執(zhí)行情況，各部門代表參與討論，提出改進建議。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理制度概要”，概述檔案管理的重要性及基本流程。
2. “檔案分類與編碼規(guī)則”，展示詳細的分類標準和編碼示例。
3. “檔案借閱流程圖”，清晰呈現(xiàn)借閱步驟和注意事項。
4. “檔案安全規(guī)定”，強調(diào)檔案的保密性和保護措施。
5. “檔案更新與銷毀流程”，列出檔案更新和銷毀的程序和責任人。
6. “監(jiān)督與評估機制”，說明評估頻率和參與人員。
以上各項內(nèi)容旨在為公司的檔案管理工作提供清晰的指導，確保檔案的安全、有效利用，同時也為員工提供了明確的操作指南。通過嚴格的執(zhí)行和持續(xù)的優(yōu)化，我們期望實現(xiàn)檔案管理的高效、規(guī)范，以支持公司業(yè)務的穩(wěn)健發(fā)展。
建設檔案管理制度范文
第1篇 安全社區(qū)建設檔案管理制度
第一章 安全社區(qū)的檔案概念
第一條 為了加強安全社區(qū)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在安全社區(qū)建設中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》的有關規(guī)定,結(jié)合安全社區(qū)檔案管理工作實際,特制定本制度。
第二條 本制度所稱的檔案,是指在安全社區(qū)建設工作中形成、搜集起來的,經(jīng)過整理具有保存價值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實物歷史記錄,以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我街安全社區(qū)創(chuàng)建以來各項工作的真實反映,是做好今后安全社區(qū)建設工作的必要條件,也是街道機關檔案的重要組成部分,對提高工作效率和質(zhì)量有著重要作用。
第三條 本著節(jié)約資源、便于管理的原則,在工作活動中形成的實物檔案均由相關責任部門自行保管,電子檔案除本部門保管外,需備份一份由安全社區(qū)促進委員會辦公室保存。
第二章 檔案工作機構和任務
第四條 各部門應根據(jù)工作需要,明確專人管理與本部門有關的安全社區(qū)檔案。
第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業(yè)知識,政治上可靠,能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。
第六條 檔案管理人員要堅持黨的四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業(yè),認真學習業(yè)務知識,努力提高政治思想覺悟和業(yè)務水平,以保證檔案工作任務的順利完成。
第三章 歸檔文件整理制度
第七條 在安全社區(qū)創(chuàng)建活動中形成的,記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍,任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準確地反映工作活動的過程和結(jié)果。檔案材料的格式符合國家有關規(guī)定,載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料應為原件,并按照文件材料的有機聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理。
第九條 文書檔案實行隨時辦隨時歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應及時編寫說明(單位、時間、內(nèi)容、地點、攝影、錄音、錄像等)后進行歸檔。
第四章 電子文件的歸檔管理制度
第十條 本制度所稱的電子文件是指:在數(shù)字設備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)上傳送的文件。
第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價值的電子檔案,必須納入檔案管理的范疇。
第十二條 電子文件實行文檔一體化管理的方式,由安全社區(qū)促進委員會辦公室負責對電子文件進行管理,堅持前端控制與全程管理的原則,即收發(fā)、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)統(tǒng)一。
第十三條 為維護電子數(shù)據(jù)的安全,每年對歸檔的電子文件要備份處理,若有條件可刻錄成光盤,異地保存。
第五章 檔案保管制度
第十四條 建立檔案的登記臺帳,及時記載檔案的收進、移出等變動情況,每年檢查、核對一次,做到帳實相符。
第十五條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案,要及時進行修復、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結(jié)等工作。
第十六條 采取有效措施,做好安全保管和科學保護等工作。
第十七條 檔案人員工作變動,必須辦好檔案的清點、移交手續(xù)。
第六章 檔案保密制度
第十八條 不斷加強檔案的保密觀念,認真遵守保密紀律,嚴格執(zhí)行《保密法》。
第十九條 秘密以上的檔案,必須妥善加以保管,如需借閱,必須經(jīng)有關領導批準。
第二十條 嚴禁攜帶檔案進出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關規(guī)定。
第二十一條 嚴守檔案機密,查閱檔案者不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。
第二十二條 因工作需要而摘抄或復印的檔案材料,必須妥善加以保管,使用完畢立即歸還。
第七章 檔案鑒定、銷毀制度
第二十三條 根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定,對保存期滿的檔案,3-5年鑒定1次,銷毀無繼續(xù)保存價值的檔案。
第二十四條 開展檔案鑒定工作由安全社區(qū)促進委員會指定有關人員組成鑒定小組,提出鑒定工作意見。在主管領導組織下,直接地、逐件(卷)地、準確判定檔案的價值;鑒定結(jié)束后,經(jīng)安全社區(qū)促進委員會批復同意銷毀后,方可銷毀。
第二十五條 擬銷毀檔案,要編制銷毀清冊。銷毀時,要2人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十六條 已銷毀的檔案,應從原案卷目錄和有關檢索工具中除去或加以注明。
第二十七條 經(jīng)鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案或文件材料,應視情況作相應調(diào)整。
第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料,即鑒定工作的組織安排、報告、銷毀清冊等歸檔為長期保存。
第八章 檔案借閱、利用制度
第二十九條 凡借閱、利用檔案者,必須逐項填寫借閱登記表。
第三十條 借閱檔案者必須保護檔案,不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴禁在檔案原件上劃線、圈點、白抹、涂改、污損。未經(jīng)許可,不得摘抄或復制檔案。
第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料,須經(jīng)雙方分管領導批準。
第三十二條 對借出后歸還的檔案,必須逐件、逐頁、逐卷檢查,發(fā)現(xiàn)問題立即報告、處理。
第九章 檔案管理人員崗位職責
1、認真學習《檔案法》,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務,忠于職守,做好本職工作。
2、認真執(zhí)行文件材料歸檔制度,積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質(zhì)、按量辦理好相關科室檔案的收集工作。
3、嚴格遵守檔案管理制度,認真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。
4、對各類檔案實行安全有效管理,做到類別清楚、目錄齊全、排列有序,便于提供利用。
5、要定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案及時修補,復制或其它技術處理。
6、根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件匯集等參考材料。
7、嚴格執(zhí)行保密、 利用制度,辦理好借閱手續(xù)和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開發(fā)和保證檔案內(nèi)容的安全,更好地為安全社區(qū)建設工作服務。
第十章 檔案收集內(nèi)容
(1)安全社區(qū)建設組織機構、目標、計劃等相關文件;
(2)安全促進項目計劃、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的駐地單位基本信息;
(5)各種隊伍建設等文件;
(6)各類創(chuàng)建活動記錄;
(7)事故與傷害原始記錄;
(8)安全檢查、監(jiān)測與監(jiān)督的記錄等。
第2篇 中建集團項目建設檔案管理制度
zz集團公司項目建設檔案管理制度
第一章 總 則
第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,制定本管理制度。
第二條本規(guī)定適用于集團公司及所屬企業(yè)項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。
第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
第二章 項目檔案管理職責
第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網(wǎng)絡。落實項目檔案工作所需經(jīng)費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況,上報項目評優(yōu)和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。
第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:
(一) 建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度;
(二) 收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統(tǒng);
(三) 對勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監(jiān)督指導;
(四) 檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,參加檔案專業(yè)培訓,具有專業(yè)技術技能。
第六條項目勘察、設計、施工、監(jiān)理單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)相關要求,完成各自職責范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。
第三章 項目檔案的管理
第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應按照檔案管理有關規(guī)定與標準,明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。
第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業(yè);分別向幾個單位發(fā)包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業(yè)或由集團企業(yè)委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。
第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。
第十條集團企業(yè)應采取拍照、錄像等方式,將項目開發(fā)建設前后的新舊面貌和開發(fā)建設過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。
第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。
第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關規(guī)范、標準和規(guī)章制度,確保其真實、完整和有效。
第四章 項目檔案的登記和驗收
第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的建設項目,應及時做好檔案登記工作。
第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。
第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:
(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產(chǎn)或使用的需要;
(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;
(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;
(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。
第十六條項目檔案驗收前,由集團企業(yè)組織項目勘察、設計、施工、工程監(jiān)理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內(nèi)容包括:
(一)項目建設及項目檔案管理概況;
(二)保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施;
(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;
(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;
(五)存在的問題及解決措施。
第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負責復查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。
第五章 項目檔案的移交
第十八條項目整體竣工驗收后三個月內(nèi),建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。
第六章 附 則
第十九條本制度由集團公司負責解釋。
第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。
第3篇 城市建設檔案管理制度
第一條 為了加強城市建設檔案管理，充分發(fā)揮城市建設檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國務院《建設工程質(zhì)量管理條例》，結(jié)合本市實際，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱城市建設檔案(以下簡稱城建檔案)是指在城市規(guī)劃、建設和管理中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、圖片、聲像等各種載體的文件材料。
第三條 本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的報送、接收、收集、保管、利用和管理。
第四條 市、縣(市)人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業(yè)的建設納入城市建設發(fā)展規(guī)劃。
第五條 市建設行政主管部門負責本市城建檔案的統(tǒng)一管理工作;縣(市)建設行政管理部門負責本轄區(qū)內(nèi)城建檔案的管理工作。
市、縣(市)建設行政管理部門所屬的城建檔案館對城建檔案實行集中管理。市城建檔案館負責本市市區(qū)城建檔案以及市區(qū)以外市級以上重點建設工程檔案的接收、收集、保管和利用，縣(市)城建檔案館負責本轄區(qū)城建檔案的接收、收集、保管和利用。
市、縣(市)檔案行政管理部門應當對本轄區(qū)內(nèi)城建檔案管理工作加強監(jiān)督和指導。
第六條 市、縣(市)城建檔案館負責接收下列城建檔案：
(一)各類城市建設工程檔案：
1.工業(yè)、民用建筑工程檔案，包括工礦企業(yè)，辦公、商業(yè)用房，學校、醫(yī)院、文化體育場所，住宅小區(qū)及市區(qū)七層以上、其他區(qū)域五層以上住宅樓等建筑工程檔案;
2.市政基礎設施工程檔案，包括道路、排水、橋涵、隧道、水質(zhì)凈化廠、城市照明、泵站、大型停車場等工程檔案;
3.公用基礎設施工程檔案，包括供水、供氣、供熱、供電、通訊、廣播電視等工程檔案;
4.交通基礎設施工程檔案，包括鐵路客運站、鐵路運輸編組站、鐵路貨運場站、長途汽車客運站、機場、碼頭等工程檔案;
5.園林綠化、風景名勝建設工程檔案，包括名泉、公園、綠地、苗圃、紀念性建筑、名人故居、名勝古跡、古建筑、有代表性的城市雕塑等檔案;
6.市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程檔案，包括垃圾糞便處理場、大型垃圾轉(zhuǎn)運站、公共廁所等工程檔案;
7.城市防洪、抗震和環(huán)境保護、人防工程檔案;
8.建制鎮(zhèn)公用設施、公共建筑工程檔案;
9.軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。
(二)城市規(guī)劃、勘測、城管、公用、建管、園林、環(huán)衛(wèi)等城市建設備專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和技術檔案。
(三)有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。
第七條 本規(guī)定第六條第一項規(guī)定的建設工程檔案，由建設單位會同勘察、設計、施工、監(jiān)理單位負責編制，并于工程竣工后三個月內(nèi)按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定，向有關城建檔案館報送。
本規(guī)定第六條第二項規(guī)定的業(yè)務管理和技術檔案，在本單位保管、使用一至五年后按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定，向有關城建檔案館移交。
本規(guī)定第六條第三項規(guī)定的基礎資料，由市、縣(市)城建檔案館負責收集。
第八條 向市、縣(市)城建檔案館報送和移交的城建檔案應當是原件或者原件的縮微膠片，并符合國家檔案案卷質(zhì)量標準。
第九條 編制和報道建設工程檔案，應當遵守下列規(guī)定：
(一)建設工程檔案資料齊全，包括規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料。
(二)建設工程檔案必須在施工過程中按照落成實體同步編制，不得在工程竣工后補繪。
(三)隱蔽工程檔案應當附有重要部位狀況的圖片或錄像。管線工程覆土前，建設單位應當委托具有測繪資質(zhì)的單位進行竣工測量。
(四)繪制工程竣工圖，須采用統(tǒng)一座標系、高程系實測數(shù)據(jù)。工程竣工圖與工程實體相符，并加蓋竣工圖章。
(五)建設工程檔案應當完整、準確、系統(tǒng)，字跡清楚，圖面整潔，紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，并有編制單位技術負責人簽章。
第十條 新建、擴建、改建地下管線工程的單位，應當對本單位的地下管線專業(yè)圖進行修改補充，并于工程竣工后三個月內(nèi)將修改補充后的地下管線圖按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定報送有關城建檔案館，由市、縣(市)城建檔案館對地下管線總圖進行綜合、修改和補充。
第十一條 凡在城市道路、道溝、各種管線附近地段進行開挖、爆破、鉆探等施工活動，建設單位在該建設項目規(guī)劃定點前，必須到市、縣(市)城建檔案館查詢利用該施工地段的地下管線檔案，憑市、縣(市)城建檔案館出具的地下管線技術數(shù)據(jù)證明書到規(guī)劃行政管理部門辦理規(guī)劃定點手續(xù)。
第十二條 對列入城建檔案館檔案接收范圍的建設工程，建設單位在組織建設工程竣工驗收前，應當向市、縣(市)城建檔案管理部門申請對該工程檔案進行預驗收。屬于市級以上重點建設工程的，應當通知市檔案行政管理部門參加預驗收。預驗收合格的，由城建檔案管理部門出具建設工程檔案認可文件，作為工程竣工驗收的必要條件。
管線工程的竣工驗收，須有城建檔案管理部門參加。對重要的管線工程，城建檔案管理部門要進行現(xiàn)場核驗，建設單位及有關部門應當給予配合。
第十三條 停建、緩建的建設工程，建設單位應當妥善保管工程檔案，不得遺失，待工程竣工后按本規(guī)定向市、縣(市)城建檔案館報送。撤銷單位的建設工程檔案應當向其上級主管部門或者市、縣(市)城建檔案館報送。
第十四條 市、縣(市)城建檔案館應當建立健全城建檔案保管制度。保管城建檔案應當具有專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施，對損壞和變質(zhì)的及時修復，確保城建檔案的安全完好。
第十五條 市、縣(市)城建檔案館對館藏的城建檔案，應當依照有關規(guī)定向社會提供利用。
第十六條 公民和組織持有合法證件可以利用城建檔案。在查閱利用城建檔案時可進行復制，不得損壞城建檔案，不得將檔案帶出檔案館。城建檔案館及其工作人員，應當為城建檔案的利用簡化手續(xù)，提供方便。
第十七條 提供社會利用的城建檔案可按國家有關規(guī)定收取費用。
利用本單位或者本人形成、報送、捐贈、寄存的城建檔案，城建檔案館不得收取費用。
第十八條 城建檔案管理工作人員在提供利用檔案時，應當嚴格遵守法律、法規(guī)有關保密規(guī)定。
第十九條 損毀、丟失、涂改、偽造、銷毀、擅自提供城建檔案的，依照《中華人民共和國國檔案法》的規(guī)定處罰。
第二十條 違反本規(guī)定第七條第一款規(guī)定的，由建設行政主管部門責令限期改正，逾期不改正的，處以一萬元以上十萬元以下罰款。
第二十一條 城建檔案管理部門的工作人員玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的，由其所在單位或者上級主管機關給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
