第1篇 z業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。
3.職責(zé)
3.1客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.程序要點(diǎn):
4.1由客服組前臺(tái)對(duì)業(yè)戶檔案的管理,為嚴(yán)格對(duì)業(yè)戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強(qiáng)對(duì)業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內(nèi)容。
5.1收樓資料;
5.2收樓證明書;
5.3管理規(guī)約簽約頁;
5.4樓宇遺留記錄;
5.5業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.6《裝修申請(qǐng)審批表》簽署后的《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。(裝修申請(qǐng)表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);
5.7《物業(yè)服務(wù)合同》
5.8《業(yè)主家庭情況登記表》
5.9《物品資料及鑰匙簽收表》
5.10《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》
5.11《業(yè)主收樓房屋檢查情況表》
5.12《違章處理通知單》
5.13 業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
5.14 其它應(yīng)保存的資料。
6. 業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶資料整理、分類:
6.2 資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號(hào)存放,貼上清晰標(biāo)簽,以便查找;
6.3 業(yè)戶資料收集裝訂成冊(cè),按時(shí)間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊(cè)面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;
6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:
6.5 業(yè)戶資料歸檔時(shí)間和更新:
6.6 客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺(tái);
6.7 前臺(tái)中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8 對(duì)已收樓業(yè)戶平時(shí)所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9 客服組前臺(tái)每月30日進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報(bào)主任及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;
6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理;
6.11 銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握,慎重從事;對(duì)經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業(yè)戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺(tái)進(jìn)行登記,并說明因由;
7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺(tái)服務(wù)人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺(tái)客服助理陪同進(jìn)行現(xiàn)場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺(tái)客服助理嚴(yán)格按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見進(jìn)行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼,并于每月30日進(jìn)行一次更新;
8.3違反上述要求的,對(duì)責(zé)任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對(duì)責(zé)任人給予書面警告處理,造成嚴(yán)重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對(duì)檔案客服助理績效考評(píng)的依據(jù)之一。
11.記錄
第2篇 住宅區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定
住宅園區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定
第一條業(yè)主檔案分類
1.住戶檔案:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。
2.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。
第二條住戶檔案
1.業(yè)主資料:由開發(fā)商發(fā)出的《“商品房”入住通知單》原件,業(yè)主及家庭成員的照片;《業(yè)主及家庭成員的情況表》,業(yè)主及家庭成員身份證復(fù)印件,《入住驗(yàn)房表》,購房合同或租賃合同復(fù)印件,《業(yè)主臨時(shí)公約》,《管理費(fèi)用銀行托收合同》,《入住申請(qǐng)表》,存折復(fù)印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會(huì)簽單》。
2.裝修資料:《裝修申請(qǐng)表》、《裝修驗(yàn)收表》,室內(nèi)裝修平面示意圖,施工隊(duì)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。
3.其他資料。
第三條商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)檔案
1.業(yè)主資料:購房合同或租賃合同復(fù)印件,營業(yè)執(zhí)照,商業(yè)單位基本情況簡介(附有宣傳簡介的單位),業(yè)主或商業(yè)單位法人代表身份證復(fù)印件,《業(yè)主公約》。
2.裝修資料:《裝修申請(qǐng)表》,消防批文,特種行業(yè)(如:飲食)許可證(如:衛(wèi)生許可證、環(huán)保證明等)復(fù)印件,《裝修驗(yàn)收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調(diào)、通風(fēng)、裝飾、招牌和隱蔽設(shè)施等),施工隊(duì)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。
3.其他:臨時(shí)訂立的其他協(xié)議等(如:飲食行業(yè)的垃圾清運(yùn)協(xié)議或租用車位、公共場地設(shè)施等)。
第四條檔案管理辦法
1.按《文件與資料的控制程序》中規(guī)定的進(jìn)行編號(hào),分類管理。
2.建立檔案目錄,并整理成冊(cè)。
3.個(gè)別資料業(yè)主(住戶)有困難提供或不需提供的,經(jīng)管理處主任同意,可以不提供。
第3篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.目的:
規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。
2.職責(zé)范圍
2.1文員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
3.管理規(guī)定
3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實(shí)、齊全。
3.2業(yè)主資料要及時(shí)歸檔,歸檔時(shí)要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請(qǐng)表、房屋、設(shè)備裝修申報(bào)表、裝飾、裝修責(zé)任書、住戶裝潢竣工驗(yàn)收表、物業(yè)管理公約。
3.4檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。
3.5未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》,并督促借調(diào)人及時(shí)歸還。
3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。
3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即進(jìn)行修復(fù)處理。
質(zhì)量記錄:
1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》zc-05/b05
第4篇 新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。
3.職責(zé)
3.1客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點(diǎn):
4.1由客服組前臺(tái)對(duì)業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強(qiáng)對(duì)業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內(nèi)容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;
5.1.2《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
5.1.3業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書;
5.1.7交款通知書;
5.1.8購房認(rèn)購書
5.1.9管理公約簽約頁;
5.1.10《物業(yè)服務(wù)合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請(qǐng)審批表》;
5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;
5.2.3《裝修承諾書》;
5.2.4《閉水試驗(yàn)確認(rèn)書》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;
5.2.6《裝修人員管理?xiàng)l例》;
5.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。(裝修申請(qǐng)表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業(yè)主來函;
5.3.2客戶服務(wù)單;
5.3.3催繳費(fèi)通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶資料整理、分類:
6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號(hào)存放,貼上清晰標(biāo)簽,以便查找;
6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊(cè),按時(shí)間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊(cè)面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業(yè)戶資料歸檔時(shí)間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺(tái);
6.7前臺(tái)中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對(duì)已收樓業(yè)戶平時(shí)所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9客服組前臺(tái)每月30日進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報(bào)主任及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;
6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理;
6.11銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握,慎重從事;對(duì)經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業(yè)戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺(tái)進(jìn)行登記,并說明因由;
7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺(tái)服務(wù)人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺(tái)客服助理陪同進(jìn)行現(xiàn)場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺(tái)客服助理嚴(yán)格按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見進(jìn)行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼,并于每月30日進(jìn)行一次更新;
8.3違反上述要求的,對(duì)責(zé)任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對(duì)責(zé)任人給予書面警告處理,造成嚴(yán)重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)物業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對(duì)檔案客服助理績效考評(píng)的依據(jù)之一。
11.相關(guān)文件和記錄
11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業(yè)主檔案目錄》
第5篇 某物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.職責(zé)范圍
1.1管理處綜合組人員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實(shí)、齊全。
1.3業(yè)主資料要及時(shí)歸檔,歸檔時(shí)要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責(zé)任書、室內(nèi)設(shè)施驗(yàn)收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。
1.5檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。
1.6未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時(shí)歸還。
1.7檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。
1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即修復(fù)。
2.質(zhì)量記錄:
2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a
第6篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定6
小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(六)
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內(nèi)容,使客戶檔案信息準(zhǔn)確、及時(shí)有效,便于開展工作,同時(shí)確保資料的保存完好,特制定本管理規(guī)定:
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列,以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表,紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更,保證信息的準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理,注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱,以保護(hù)業(yè)主的隱私,維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存,及時(shí)與業(yè)主溝通,及時(shí)變更業(yè)主信息,保證其準(zhǔn)確性。
