- 目錄
第1篇 辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定范本
辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定
為有效利用我礦辦公網(wǎng)絡(luò)資源,保障礦井辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常、安全、可靠運行,實現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范化、制度化,最大程度地發(fā)揮辦公系統(tǒng)的作用,切實提高辦公效率,更好地為礦井安全生產(chǎn)經(jīng)營管理中提供服務(wù)和保障。經(jīng)研究,特制定《辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》。
一、管理要求
(一)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理
由通訊計算機中心負責(zé)辦公網(wǎng)絡(luò)的管理和日常維護,主要負責(zé)系統(tǒng)硬件和軟件的維護以及服務(wù)器數(shù)據(jù)的備份工作;對全礦辦公自動化使用人員的培訓(xùn);用戶賬號的申請和用戶賬號的管理工作。
(二)用戶賬號的申請程序
全礦各單位根據(jù)本單位的工作需要,以書面形式申請辦公網(wǎng)絡(luò)用戶賬號,報分管礦領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后交通計中心。通訊計算機中心根據(jù)各單位的申請報告統(tǒng)一分配分配用戶賬號,對賬號進行實名登記,并建立用戶檔案。辦公網(wǎng)絡(luò)用戶必須與企管科簽訂保密協(xié)議。
(三)用戶賬號的撤銷
辦公網(wǎng)絡(luò)用戶崗位發(fā)生變動時,通訊計算機中心應(yīng)及時變更或者撤銷用戶賬戶及相關(guān)信息。
(四)用戶賬號密碼的管理
辦公自動化系統(tǒng)用戶必須妥善保管好賬號和密碼,不得使用原始密碼,并定期對密碼進行修改,若忘記密碼應(yīng)報通訊計算機中心進行處理。如因用戶使用初始密碼、密碼簡單或者密碼外泄等原因造成不良后果的,要追究賬號所有人及使用人員的責(zé)任。
(五)用戶賬號的使用
用戶賬號一旦建立,在辦公自動化上發(fā)布的一切文件均視本人發(fā)布。嚴禁使用他人用戶賬號收發(fā)文件,或把賬號轉(zhuǎn)借給他人收發(fā)文件,如因上述情況造成資料和信息泄漏或不當信息發(fā)布的,追究賬號所有人的責(zé)任。
(六)文件的傳閱
在辦公系統(tǒng)上發(fā)布文件及其他信息必須要經(jīng)過發(fā)送單位負責(zé)人審核后方可發(fā)布;辦公網(wǎng)只限于正常工作文件的發(fā)布和接收,不能在辦公自動化上發(fā)布與工作無關(guān)的數(shù)據(jù),嚴禁在辦公自動化上發(fā)布違反國家法律法規(guī)的信息和內(nèi)容,給國家、集體或者他人合法權(quán)益造成損失的應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責(zé)任。
(七)專用賬號的管理
各單位要明確隱患排查專用賬號的負責(zé)人。
(八)系統(tǒng)安全
為了保證文件的正常接收發(fā)布和系統(tǒng)的正常運行,辦公網(wǎng)絡(luò)用戶應(yīng)定期對使用的電腦進行查殺病毒處理,不能將帶有病毒的文件和資料在辦公自動化上發(fā)布,嚴禁利用各種黑客軟件攻擊辦公自動化服務(wù)器,如造成局域網(wǎng)絡(luò)癱瘓要追究賬號所有人的責(zé)任。
(九)系統(tǒng)要求
該系統(tǒng)支持windows自帶的internet e_plorer瀏覽器,不支持使用360、qq、百度、搜狐等瀏覽器。
二、考核規(guī)定
(一)通訊計算機中心要明確系統(tǒng)維護責(zé)任人,要定期對系統(tǒng)硬件和軟件進行維護檢修,對出現(xiàn)的問題必須及時進行處理。凡是因系統(tǒng)出現(xiàn)問題未能及時處理而影響辦公的,對維護責(zé)任人及通計中心負責(zé)人每次處罰50元。
(二)因未按規(guī)定對辦公網(wǎng)絡(luò)賬號進行登記、變更、撤銷管理的,對通訊計算機中心負責(zé)人及辦公網(wǎng)絡(luò)管理員每次處罰50元。
(三)如因密碼保管不善,造成不良后果的對賬號所有人及所在單位的負責(zé)人每次處罰200元。
(四)對使用他人賬號發(fā)布文件或者轉(zhuǎn)借給給他人賬號發(fā)布文件,未造成后果的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),給予賬號所有人就所在單位的負責(zé)人罰款100元/次。
(五)對沒有經(jīng)過審核隨意發(fā)布文件的或者發(fā)布違反法律法規(guī)規(guī)定的信息和內(nèi)容的,根據(jù)所造成后果追究賬號所有人相應(yīng)的責(zé)任,并對賬號所有人及所在單位負責(zé)人分別給予罰款200--1000元。
(六)對在網(wǎng)上發(fā)布病毒文件或者利用黑客軟件對辦公系統(tǒng)進行攻擊造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓等后果的,一經(jīng)查實,注銷該使用人的賬號,根據(jù)所造成后果追究當事人相應(yīng)的責(zé)任并處罰2000元。
(七)各單位對專用賬號因管理不善造成后果的,視情節(jié)輕重給予責(zé)任人及所在單位負責(zé)人分別給予罰款200元。
(八) 出現(xiàn)本規(guī)定以及其它情形,給礦井造成損失及后果的,按照《過錯責(zé)任追究辦法》追究相應(yīng)責(zé)任,情節(jié)嚴重,觸犯法律的,移交司法機關(guān)依法追究其相應(yīng)責(zé)任。
三、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第2篇 a公司辦公自動化管理規(guī)定
1 目的
為強化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運行,信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規(guī)范、安全、及時地進行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計算機處理、拷貝、存儲和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如:(決定、決議、指示、請示、批復(fù)、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4 職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護部門,對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負責(zé),并負責(zé)對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發(fā)室負責(zé)人員流動、用戶變更信息的及時提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理負責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理負責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門須指定專人負責(zé)辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動,系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。上機人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。
5.1.3 對機密級以上(含機密級)的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡要說明,進入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章(電子公文復(fù)制專用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲,必須采用專用的計算機和存儲設(shè)備,由收到電子公文的人員負責(zé)管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護和維修,由公司電算室負責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷毀,等同紙質(zhì)公文的銷毀,須進行登記并由兩人監(jiān)銷,確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時系統(tǒng)強制更改密碼,日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核:將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程序:新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后),本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開發(fā)室蓋章確認,由電算室創(chuàng)建用戶。
5.1.10.3用戶權(quán)限變更:當對用戶權(quán)限有特殊需要時,請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶變更:人員流動時,由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶注銷:人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時,由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序:由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開oa辦公系統(tǒng),下班時觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負責(zé)及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個月時間,超期后由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟責(zé)任制:由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門的專人負責(zé)維護。
5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷商一個用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動,其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時更改用戶設(shè)置。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動,系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來公文進行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報、月報審核信息每月由服務(wù)管理部進行編寫,以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產(chǎn)品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務(wù)管理部負責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤上機使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤,必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計算機管理人員作病毒檢查后,方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務(wù)站上機時,所帶磁盤必須由服務(wù)站站長同意,經(jīng)作病毒檢查確認無病毒后,方可上機使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時,操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計算機管理負責(zé)人查明原因后,責(zé)成專人處理。
6相關(guān)文件
(無)
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限五年
7.2用戶權(quán)限變更表 保存期限 五年
7.3用戶注銷表保存期限五年
第3篇 辦公自動化系統(tǒng)運行管理規(guī)定
辦公自動化系統(tǒng)(oa)運行管理規(guī)定
1.目的
為了提高公司工作效率,有效降低和節(jié)約成本,加快辦公自動化建設(shè),保障文件和各種信息傳遞快捷暢通,根據(jù)公司的實際,制定本規(guī)定。
2.適用范圍
2.1 本規(guī)定適用于集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)辦公自動化的管理。
2.2 oa系統(tǒng)用戶暫定為集團各部門、各銷售公司(物流中心)工作人員和各控參股企業(yè)管理人員。
3.相關(guān)部門職責(zé)
3.1 集團辦公室負責(zé)文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。
3.2集團人力資源部負責(zé)配合集團辦公室信息技術(shù)處進行oa用戶的注冊和注銷。
3.3 集團辦公室信息技術(shù)處負責(zé)oa系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓(xùn),oa系統(tǒng)運行設(shè)備的維護、管理和電子文檔的保存。
3.4各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)的部門和人員職責(zé)可參照執(zhí)行。
4.文件發(fā)送與接收
4.1集團公司及各部門、各企業(yè)下發(fā)、上報的各類公文(包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等)原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)(oa)發(fā)送,特殊情況需要打印紙質(zhì)文件的報集團或本分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4.2 集團公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文,仍按原流程起草、審核、簽發(fā),統(tǒng)一由辦公室編號、制作、掃描、使用oa發(fā)送至收文單位和個人,并根據(jù)實際需要打印若干份存檔和上報。
4.3 電子公文應(yīng)做好登記,并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。
4.4 所有oa用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄oa系統(tǒng)查看文件,并始終使oa系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài),確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或出差時間較長,須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。
4.5 電子文件發(fā)送后,工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進行檢查,催辦、督辦,發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)人員聯(lián)系。
4.6 集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)要建立oa系統(tǒng)管理體制,指定專人負責(zé)oa系統(tǒng)文件的管理。
5. 用戶注冊和注銷
5.1總部新進符合使用oa系統(tǒng)的人員,由人力資源部在一個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術(shù)處,信息技術(shù)處應(yīng)在一周內(nèi)完成電腦配置和oa用戶注冊?？偛縪a用戶離職前,須到集團辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及oa注銷手續(xù)后,方可辦理離職手續(xù)。
5.2各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)新進符合使用oa系統(tǒng)的人員,由控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)在兩個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部,人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術(shù)處注冊?？貐⒐善髽I(yè)、各銷售公司(物流中心)oa用戶離職前,需報集團人力資源部備案,并由集團辦公室信息技術(shù)處辦理oa注銷手續(xù)后,方可辦理離職手續(xù)。
5.3 集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)對沒配置專用電腦的oa用戶,要合理安排電腦共用。
6.系統(tǒng)安全與維護
6.1 集團公司和各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在工作時間內(nèi)必須始終保持在線,oa系統(tǒng)始終保持正常的運行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運行日志,并保存30天以上。
6.2 集團辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專門負責(zé)文件上傳及系統(tǒng)維護。所有配置信息要由專人保管,注意保密。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行殺毒,建立防火墻,防止黑客侵入,確保系統(tǒng)安全。
6.3 密級的文件不入oa系統(tǒng),按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理;電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送,發(fā)文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.4所有oa系統(tǒng)應(yīng)保管好用戶密碼口令,不得隨意泄漏給無關(guān)人員。
7. 文件共享與歸檔
7.1集團辦公室應(yīng)對公司成立以來的文件進行清理,剔除密級和失效文件外,將所有的實用文件在oa系統(tǒng)上發(fā)布,供用戶學(xué)習(xí)、使用。
7.2集團辦公室對oa系統(tǒng)上電子公文每年整理一次,刻錄成光盤,存入集團檔案室。
8. 附則
8.1 本規(guī)定自2006年1月1日起試行,原有關(guān)規(guī)定同時廢止。
8.2 在試運行期間,公司除利用oa系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通外,還將逐步推行自動化辦公流程,以期實現(xiàn)真正意義上的無紙辦公,加快公司的管理科學(xué)化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。
8.3 集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議,請及時向集團辦公室反映,以便對本規(guī)定進行修改。
第4篇 某公司辦公自動化管理規(guī)定
公司辦公自動化管理規(guī)定
1 目的
為強化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運行,信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規(guī)范、安全、及時地進行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計算機處理、拷貝、存儲和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如:(決定、決議、指示、請示、批復(fù)、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4 職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護部門,對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負責(zé),并負責(zé)對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發(fā)室負責(zé)人員流動、用戶變更信息的及時提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理負責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理負責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門須指定專人負責(zé)辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動,系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。上機人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。
5.1.3 對機密級以上(含機密級)的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡要說明,進入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章(電子公文復(fù)制專用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲,必須采用專用的計算機和存儲設(shè)備,由收到電子公文的人員負責(zé)管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護和維修,由公司電算室負責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷毀,等同紙質(zhì)公文的銷毀,須進行登記并由兩人監(jiān)銷,確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時系統(tǒng)強制更改密碼,日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核:將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程序:新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后),本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開發(fā)室蓋章確認,由電算室創(chuàng)建用戶。
5.1.10.3用戶權(quán)限變更:當對用戶權(quán)限有特殊需要時,請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶變更:人員流動時,由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶注銷:人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時,由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序:由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開oa辦公系統(tǒng),下班時觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負責(zé)及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個月時間,超期后由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟責(zé)任制:由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門的專人負責(zé)維護。
5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷商一個用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動,其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時更改用戶設(shè)置。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動,系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來公文進行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報、月報審核信息每月由服務(wù)管理部進行編寫,以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產(chǎn)品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務(wù)管理部負責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤上機使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤,必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計算機管理人員作病毒檢查后,方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務(wù)站上機時,所帶磁盤必須由服務(wù)站站長同意,經(jīng)作病毒檢查確認無病毒后,方可上機使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時,操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計算機管理負責(zé)人查明原因后,責(zé)成專人處理。
6相關(guān)文件
(無)
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限五年
7.2用戶權(quán)限變更表 保存期限 五年
7.3用戶注銷表保存期限五年
