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第1篇 某師范大學會議室管理辦法
師范大學會議室管理辦法
為進一步加強和規(guī)范__樓會議室的管理,提高使用效率,保障使用過程中設施的完好無損,更好地為學校的各類會議、學術活動等提供服務,特制定本管理辦法。
第一條__樓會議室按照使用功能,由學校統(tǒng)籌安排使用并進行管理。凡使用__樓會議室的部門和單位均應遵守本管理辦法。
第二條__樓會議室的日常管理和維護工作,由學校委托相關物業(yè)服務公司負責,安排會議室專管員負責會議室的具體管理與維護,包括使用、資產(chǎn)、保潔等各項管理。會議室鑰匙由會議室專管員負責專門保管和使用,不得借用。
第三條__樓會議室的使用須通過校園網(wǎng)登陸“會議室報告廳管理平臺”(網(wǎng)址:_____)預訂。若部門和單位活動與學校重要會議或活動沖突時,優(yōu)先安排校級重要活動。物業(yè)服務公司在收到“會議室報告廳管理平臺”會議室預訂信息后,根據(jù)情況及時進行審核。
第四條物業(yè)服務公司須做好會議室的清潔、衛(wèi)生及會議室內設施安全運行的管理。禁止在會議室內吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。服務人員要隨時檢查會議室內的家具、設備,發(fā)現(xiàn)問題及時處理;要及時整理、清掃會議室、接待室,保持地面、墻面及設施的清潔;會前十分鐘要開門、開窗、通風、送電,遇到炎熱天氣要提前開空調;會后及時清掃,切斷電源,關閉門窗,做好安全防范工作。
第五條使用會議室的部門和單位,要自覺維護室內整潔,不得亂貼亂掛,不得亂扔垃圾,不得踩踏翻越桌凳,不得隨地吐痰;必須愛護并妥善保管室內各類設備設施;室內多媒體設施、音響、燈光等設備由物業(yè)服務部門安排專業(yè)人員操作,非專業(yè)人員不得操作;不得隨意挪動或改變原有布置,若確實需要調整布置,須征得會議室專管員同意方能進行。
第六條物業(yè)服務公司須積極協(xié)助使用會議室的部門和單位,進行會議室布置工作。會議用茶水(物業(yè)部門負責提供熱水)、杯子、水果、花卉、橫幅、儀器(除投影儀及話筒外的儀器)等由會議召集單位負責準備。會議室使用完后,使用部門和單位應及時將電源開關和門窗關好,并通知會議室專管員檢查和鎖門。會議室專管員應及時檢查室內各類設備設施是否完好,一旦發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應及時報告,并視情況作出相應處理。
第七條會議室在日常使用過程中,若發(fā)生設施和物品損壞或丟失,使用部門和單位必須立即報告會議室專管員,并負責賠償或修復,否則,物業(yè)服務公司將不再接收該部門和單位的會議預訂。若因物業(yè)服務公司在日常的管理和維護不到位,造成設施和物品損壞或丟失,則由物業(yè)服務公司承擔全部賠償或修復所產(chǎn)生的所有費用。
第八條物業(yè)公司若因管理或保潔不到位,出現(xiàn)地面或墻面及桌椅等污損現(xiàn)象,但在管理部門提出后能積極并及時整改,將根據(jù)其整改情況給予必要的經(jīng)濟處罰;若在管理部門提出后不能及時整改,學校有權立即終止其該樓當年所簽訂物業(yè)服務協(xié)議,并在今后學校物業(yè)服務招標中不再邀請該物業(yè)公司參加。
第九條本辦法由后勤管理處負責解釋。
第十條本辦法自印發(fā)之日起施行。
第2篇 會議室租賃管理辦法規(guī)定
關于會議室使用管理辦法的通知【1】
為方便學院各部門使用會議室,充分發(fā)揮學院辦公室有效管理和協(xié)調的職能,特制定本辦法,
請各部門參照執(zhí)行。從即日起試行。
一般會議包括以下三個階段:
一 、會前準備階段:學院各部門在使用會議室前,須提前向院辦預定并詳細說明使用時間、會議室(大或小),需要進行設備調試的請?zhí)崆鞍雮€小時,以確保會議的順利召開。
二、會中服務階段:開會時,如有任何需要,可與辦公室取得聯(lián)系。由辦公室進行協(xié)調。
三、會后整理階段:請各部門在用完會議室后,安排人員檢查電源是否拔掉,桌椅是否擺放整齊(愛護公共環(huán)境,人人有責),隨身帶的物品是否拿好。以確保下個會議的順利召開。
注:本辦法解釋權歸院辦,如有不妥之處,請大家多提寶貴意見或直接與院辦聯(lián)系,謝謝支持!
會議室紀律管理規(guī)定【2】
為了合理安排和利用會議室,提高會議的質量,體現(xiàn)聯(lián)營體會議的嚴肅性,整頓會風,從而真正發(fā)揮會議的效能,特制定會議室紀律管理規(guī)定:
一、進入會議室必須著裝整潔。
二、在會議室自覺講普通話,禁止喧嘩、說笑、打鬧,說粗話、臟話。
三、辦會部門在使用會議室的過程中,必須愛護公物,保持會議室的整潔,用完后所有設備放置原位。不得擅自開關電器設備,以免損壞。
四、會議室內所使用設備、工具、辦公用品未征得單位同意任何人不得拿出會議室或作為他用。
五、會議室禁止吸煙,與會人員要講究公共衛(wèi)生。
六、與會人員需準時參加會議,不得無故遲到或離會,有事必須在會前向辦會組織者請假,未經(jīng)同意不得由他人代替參加會議。
七、會議期間,凡與會人員不得中途退場(特殊情況須報告辦會組織者)、不得開“小會”、不得看閱與會議無關的報刊雜志、不得干“私活”。
八、會議期間,與會人員要集中精力開會,不得隨意走動,不得辦理與會議無關的事項。手機、傳呼機一律關閉或調為震動狀態(tài)。
九、與議題無關的人員不得隨意進入會議室。
十、凡與會人員不得帶小孩或無關人員參加會議。
十一、與會人員要注意保密,不向會議無關人員談論會議討論情況。
綜合管理部
二○__年九月
第3篇 創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法
科技創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法
為滿足企業(yè)人員培訓、宣傳推廣等需求,保證創(chuàng)業(yè)園各部門正常辦公秩序,特制定會議室使用管理辦法:
1、會議室的配套服務由創(chuàng)業(yè)辦提供,企業(yè)使用會議室須提前兩天向創(chuàng)業(yè)板提出申請,并填寫《會議室使用申請表》,如有變更需及時通知創(chuàng)業(yè)辦,以便統(tǒng)一安排協(xié)調;
2、會議室實施統(tǒng)一管理、有償服務,適當收費。會議橫幅、會標、鮮花或圖象資料、錄像設備、放映設備、電腦筆記本等由使用單位自行準備或向園區(qū)辦租用,園區(qū)辦協(xié)助安裝與調試;
3、企業(yè)應保持會議室清潔衛(wèi)生,會議室內嚴禁吸煙,嚴禁任意張貼、嚴禁自帶多汁水果(如西瓜)及其他易污染環(huán)境物品,如需自帶物品,需經(jīng)過園區(qū)辦同意;
4、企業(yè)應注意安全,合理使用電器設備,禁止帶入易燃、易爆等危險物品,清除火災隱患,并做好防盜工作,確保會議安全;
5、企業(yè)愛護室內設施、物品,會議室內的茶杯、桌椅等物品,不得帶出室外。凡在使用中損壞室內物品的,應照價賠償;
6、使用完畢后,企業(yè)應及時告知園區(qū)辦,以便打掃清理,并立即歸還所借儀器、設備等;
7、當企業(yè)使用會議室發(fā)生矛盾時,應服從創(chuàng)業(yè)辦安排,原則上先預定先使用,先上級部門后下級部門。
第4篇 會議室管理辦法規(guī)定
會議室管理制度【1】
一、會議室由辦公室指定專人負責統(tǒng)一管理,內容包括開門、保管室內配備的各種設施用具,打掃衛(wèi)生,操作有關設備(如空調、電燈)等。
二、會議室桌椅必須擺放整齊。開水瓶、茶杯、煙缸放置有序。
三、啟用會議室后,為保持室內干凈、衛(wèi)生、安靜、舒適,嚴禁擅自動用室內電器、亂張貼標語、廣告,隨地吐痰、大聲喧嘩、丟果皮、紙屑,未經(jīng)許可小孩不得進入室內追逐吵鬧。
四、會議室常備茶葉、開水,逢節(jié)日和重要會議,經(jīng)領導同意適當擺設水果。對外來人員參加會議由管理人員負責接待,服務要求做到熱情、周到,態(tài)度和藹,有禮貌,會議時負責供水、續(xù)水工作。
五、任何部門需動用會議室開會,必須預先到辦公室登記,然后由辦公室統(tǒng)一安排。未經(jīng)同意不得啟用會議室。
六、會后應及時清理、打掃衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)遺忘的茶杯、筆記、書本等物,須及時交還失主或送交辦公室。
會議室使用管理辦法【2】
一、制定目的
為加強公司會議室的規(guī)范化管理,確保會議室合理有效使用,現(xiàn)結合公司實際情況,特制定本制度。本制度適用于集團各公司各部門。
二、管理辦法
第一條:會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統(tǒng)一管理,負責使用登記與調度、設備維護等相關內容。會議涉及使用的設備設施由專人負責保管、管理與調試。
第二條:為了避免會議時間發(fā)生沖突,各部門使用會議室需提前通知行政處,填寫《會議室使用申請單》,以便統(tǒng)一安排。
第三條:填寫《會議室使用申請單》時,需說明會議相關情況。比如明確使用時間、參會人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關協(xié)調安排。
第四條:正常工作日,各部門提前到行政處填寫申請單,并到前臺備案,即可使用會議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》,領用會議室鑰匙備用,并于工作日及時歸還。
第五條:如有外來領導或客人來我公司,需提前一天通知行政處, 以備整理會議室及準備果盤等。如公司培訓等內部使用,需提前半天申請。
第六條:會議室使用需遵循領導優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負責人,{會議室使用管理規(guī)定}
立即開啟會議室先行使用,事后補辦有關登記。
第七條:部門應在所預約時間到達會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權由綜合辦另作安排。
第八條:如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。
第九條:如需使用會議室設備,應提前說明,以備提前準備,確保會議順利進行。
第十條:各部門在會議期間要宣導參會人員愛護公共設施,自覺維護會議室的環(huán)境衛(wèi)生。
第十一條:會后使用部門及時整理,關閉投影儀、空調,椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關閉,室內干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設備故障和公物損壞應及時告知綜合辦,以便及時修理。
第十二條:未經(jīng)允許,任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。若要借用會議室內物品,需得到行政處負責人許可。借用完畢后,需及時歸還。
附件:
會議室使用申請表
年 月 日{會議室使用管理規(guī)定}
部門主管: 行政部主管:{會議室使用管理規(guī)定}
內蒙古正能化工集團有限公司行政處 二○一二年十二月二日
第5篇 區(qū)人民醫(yī)院會議室管理辦法
人民醫(yī)院會議室管理辦法
一、本辦法適用范圍:醫(yī)院的各種會議室、學術報告廳等。
二、會議室由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一負責管理,學術廳由科教科負責管理。各科室使用會議室需提前與院辦或科教科預約,告知會議名稱、使用時間、人數(shù)等相關信息,以便統(tǒng)一安排。
三、遵照誰先預約誰優(yōu)先的原則,根據(jù)具體情況合理安排使用。
四、各使用科室要保持會議室整潔,愛護財產(chǎn)。
第6篇 酒店會議室管理辦法
酒店會議室的管理是有明文規(guī)定的,以下是:《酒店會議室管理辦法》,請閱讀!
酒店會議管理制度【1】
一、目的
為規(guī)范酒店各項會議及各類培訓流程,統(tǒng)一會議管理模式,減少會議數(shù)量、縮短會議時間,提高會議質量,特制定本制度。
二、職責
(一)行政管理部或辦公室負責會議管理,所有重要會議要在酒店領導批準后到辦公室登記備案。
(二)會務工作主要由行政管理部或辦公室承辦;其他部門主辦或召集的會議,由行政管理部報批,并應予協(xié)助,部門例會除外。
(三)除其他部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政管理部或辦公室整理、分發(fā)、立卷、存檔。
三、會議分類
(一)、日常菜品及服務會議制度
1、主持與記錄:辦公室文員,由總經(jīng)理主持
2、召開時間:每天10:10。
特殊原因需要延遲或延期召開的由辦公室提前通知。
3、參加人員:部門主管、廚師長、銷售部、服務部
由于出差等特殊原因不能參加例會的,應提前向部門負責人請假。
4、會議內容:反饋上一天工作中發(fā)生的菜品問題,服務問題及客人反饋意見。
總結工作中不足,解決發(fā)生的問題,杜絕問題的延續(xù)發(fā)生方法,確定解決人,解決時間及監(jiān)督人。
(二)、酒店周總結計劃會制度
1、主持與記錄:由人力資源部或辦公室召集,總經(jīng)理主持,董事長列席,辦公室負責會議記錄。
總經(jīng)理未列席會議時,由部門之間協(xié)商解決。
2、召開時間:每周一上午10:10與菜品服務會同時舉行。
特殊原因需要延期召開時由辦公室提前通知。
3、參加人員:前廳各部門主管、傳菜部、銷售部、服務部、廚房。
由于出差等特殊原因不能參加例會的,應提前向人力資源部或辦公室請假。
4、會議內容:
(1)上周日常運作情況的總結。
(2)各部門匯報上周工作任務完成情況,計劃落實情況。
著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。
(3)全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。
(4)匯報本周工作計劃。
(三)、會議召開
(一)會議安排:
1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議,會議召集部門應在召開前1-2天將總經(jīng)理批準后的會議通知單報行政管理部,由行政管理部進行統(tǒng)一安排,方可召開。
2、行政管理部每月統(tǒng)一編制例會會議計劃,與月排班表同時公布。
3、凡公司已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需臨時安排其它會議,組織部門應提前2天報總經(jīng)理審批并報請行政管理部調整會議計劃,未經(jīng)行政管理部調整的,任何人(部門)不得隨意調整正常會議計劃。
4、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排,各部門小會不得安排在公司例會同期召開,應堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。
5、會議一經(jīng)確定,與會人員應預先做好各項工作安排,原則上不可請假缺席或遲到,遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假,獲得批準后方可指派專人代為參加,會后應主動詢問會議內容及交辦事項,確保會
議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。
(二)、會議召開及傳達:
1、應明確酒店會議的目的,酒店會議的目的是解決問題提高效率,因此會議應明確主題,不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。
3、與會者的發(fā)言要言簡意駭,一般發(fā)言不可過長,會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制,時間到后,無特殊情況不予延長。
每次開會中應該強調發(fā)言的時間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前,與會者不得提前透露會議內容。
5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄,以便于會后向部門員工準確傳達會議精神,落實各項工作任務,行政管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄。
6、公司會議的會議紀要由行政管理部專人負責整理并由酒店領導審閱簽發(fā),會議紀要應分發(fā)給與會人員,必要時,分發(fā)給相關部門。
其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理,由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔。
7、會議結束后行政管理部或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類,并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。
公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政管理部專人負責,根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進,并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。
四、會議簽到
酒店級會議召開時,會議責任人須提前準備好《會議簽到考勤表》。
會前5分鐘,安排專人在會議室或會議地點入口處組織簽到。
部門級會議召開時,會議責任人進行實地考勤。
五、會議紀律
1、要嚴格遵守會議的開始時間,提前5分鐘到達會議現(xiàn)場。
不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會情況。
遲到、早退、中途缺席一分鐘內則贊助10元,遲到、早退、中途缺席每超過一分鐘增加10元,依次累加。
如需請假需經(jīng)酒店負責人批準。
無故缺席者,贊助50元。
2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議,中層會議應至少提前一天通知。
遲到、早退、中途缺席的則繳納100元贊助費,遲到、早退、中途缺席每超過一分鐘增加10元,依次累加。
3、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。
會議期間,所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作。
發(fā)現(xiàn)違反以上情況者,一次贊助10元,每次會議最多可成長10次。
4、會議需要表決時,原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法,特殊情況可集中,一經(jīng)會議決議之事,應按期完成。
管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。
對于需要在會議上討論的問題,提前與會議發(fā)起人溝通,以便于及時通知所有參會人,在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。
本制度由行政管理部負責解釋,如有未盡事宜,將按酒店相關規(guī)定執(zhí)行。
會議室管理制度【2】
第一條 會議室是公司舉行會議,接待來客的場所,為加強管理,特制定本規(guī)定。
第二條 會議室使用細則
(一)會議室由行政部負責管理。
(二)會議室只限本公司相關職能部門使用,外單位借用會議室須經(jīng)行政部經(jīng)理批準,并到辦公室辦理借用手續(xù)。
各部門無權將會議室借給外單位使用。
(三)公司各部門使用會議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關手續(xù),領取會議室鑰匙。
(四)使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。
用后應及時清洗水杯和煙灰缸,打掃衛(wèi)生,檢查安全,鎖好門、關好窗,將鑰匙交還辦公室。
(五)任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
(六)會議室內的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,要一次一清潔。
(七)每次會議之前,管理人員應進行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時)等工作。
(八)會議室管理人員要嚴格室內物品的管理和維護(含花木等)做到會散、人走、電源關、門上鎖。
(九)與會人員要愛護會議室內的公共設施,損壞賠償,不許將室內物品移做他用。
第三條 本規(guī)定由行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
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