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第1篇 酒店檔案管理?xiàng)l例（6）
酒店檔案管理?xiàng)l例(六)
1、為加強(qiáng)酒店檔案管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,特制定本條例。
2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作,對(duì)酒店檔案實(shí)行統(tǒng)籌管理,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一高度,監(jiān)督指導(dǎo),并對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3、酒店檔案各部室及個(gè)人從事酒店公務(wù)活動(dòng)直接形成的,對(duì)酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù),各部室須指定專人保管本部室的檔案,檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守并具備專業(yè)知識(shí)。
5、各部室應(yīng)按照酒店文書(shū)檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定,收集、整理、保管歸屬本部門(mén)管理的檔案,并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個(gè)人因工作需要須查閱各類檔案時(shí),各部門(mén)應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
6、任何個(gè)人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔,對(duì)有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,將給予必要的處罰、處分,并根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償損失。
a、損毀,丟失或者擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案,
b、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有,拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交。
c、擅自 提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案。
d、涂改,偽造檔案。
e、玩忽職守,造成檔案損失 。
7、在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或個(gè)人,由酒店保密委員會(huì)和總經(jīng)理室給予獎(jiǎng)勵(lì)。
8、本條例由總經(jīng)理室負(fù)責(zé)解釋 。
附:酒店文書(shū)立卷歸檔的幾點(diǎn)說(shuō)明
1、會(huì)議及酒店、部門(mén)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)、研討會(huì),單獨(dú)立卷歸檔。其內(nèi)容包括:會(huì)議的籌備、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人員講話、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等。
2、各部的專題報(bào)告、集體和個(gè)人的調(diào)研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙?jiān)诠こ探Y(jié)束后應(yīng)專門(mén)立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文,包括與有關(guān)部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文,由主管部門(mén)或會(huì)簽部門(mén)歸檔。
5、上級(jí)單位、各地方旅游部門(mén)發(fā)給酒店的文件,由有相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔。綜合性的總結(jié)、計(jì)劃,由總經(jīng)理室歸檔。
6、關(guān)于原稿,如有修改,以領(lǐng)導(dǎo)最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等,亦應(yīng)立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過(guò)150面,超過(guò)者可立分卷。
第2篇 某技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理?xiàng)l例
職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理?xiàng)l例
第一條 高等學(xué)校是培養(yǎng)各種專門(mén)人才的重要基地,大學(xué)生檔案的管理是高校人事檔案管理的重要組成部分,由于每年都有學(xué)生入學(xué)和畢業(yè),學(xué)生檔案總是處于一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。為了適應(yīng)這一特點(diǎn),更好地加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理,使之更有效地為高校各項(xiàng)工作服務(wù),現(xiàn)根據(jù)我院實(shí)際情況制定本管理?xiàng)l例。
第二條 學(xué)生檔案由學(xué)生處統(tǒng)一管理,學(xué)生處接收的學(xué)生檔案應(yīng)符合下列要求:
(一)歸檔的材料要齊全、完整。
(二)歸檔的材料要有一定保存價(jià)值,案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,便于保管、利用和移交。
第三條 新生入學(xué)二個(gè)月后,要對(duì)原檔案內(nèi)的材料進(jìn)行清點(diǎn)、整理重新登記歸檔,并更換由我院統(tǒng)一印制的檔案袋。新生檔案應(yīng)包括:中學(xué)畢業(yè)登記表,中學(xué)生學(xué)籍、評(píng)語(yǔ)、體檢表、高考登記表、高考錄取調(diào)配表、高考政審表、入團(tuán)志愿書(shū)以及歸僑子女、臺(tái)籍青年、少數(shù)民族子女等證明材料。
第四條 我院應(yīng)歸入學(xué)生檔案的材料包括:獲院級(jí)以上“三好學(xué)生”、 “優(yōu)秀學(xué)生干部”、“獎(jiǎng)學(xué)金獲得者”、 “優(yōu)秀畢業(yè)生”的有關(guān)材料;受到學(xué)院警告以上處分的有關(guān)材料;在校期間發(fā)展的學(xué)生黨、團(tuán)員材料;參加社會(huì)實(shí)踐和軍訓(xùn)記錄。
第五條 學(xué)生臨畢業(yè)前,要對(duì)檔案再次清點(diǎn)。畢業(yè)生檔案包括第三條、第四條所列的內(nèi)容外,還應(yīng)包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、學(xué)生成績(jī)登記表和畢業(yè)體檢表。
第六條 學(xué)生畢業(yè)后,其檔案應(yīng)及時(shí)移交給市人才交流中心或畢業(yè)生所在地、市的人事部門(mén)。
第七條 建立學(xué)生檔案的借閱制度。
(一)院內(nèi)教師和工作人員因工作需要借閱學(xué)生檔案,應(yīng)經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人同意,一般只能在檔案室內(nèi)查閱,不得外借。
(二)個(gè)別涉外單位和保密單位在接收畢業(yè)生前須預(yù)先進(jìn)行政治審查的,須持有單位介紹信并經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可閱檔。一般的用人單位在畢業(yè)生未正式畢業(yè)分配前,不予閱檔。
第八條 關(guān)于學(xué)生檔案信息的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意方可向外提供,并可以用于工作總結(jié)和工作研究。
第3篇 地產(chǎn)項(xiàng)目案場(chǎng)（銷售中心）檔案管理?xiàng)l例
地產(chǎn)項(xiàng)目案場(chǎng)(銷售中心)檔案管理?xiàng)l例
一、案場(chǎng)所有檔案分類
1、案場(chǎng)管理手冊(cè)[各崗位職責(zé)、銷售流程、案場(chǎng)規(guī)范、各崗位考評(píng)表、行政表單原件、業(yè)務(wù)表單原件]
2、案場(chǎng)往來(lái)文件
a、行政文件[每周排班表/考勤匯總表/外出登記/改班單/請(qǐng)假單/日常工作交接單、案場(chǎng)會(huì)議記錄、物品申領(lǐng)/發(fā)放/庫(kù)存記錄、名片請(qǐng)印單、離職人員移交物品/業(yè)務(wù)記錄](méi)
b、業(yè)務(wù)文件[日/周報(bào)表、請(qǐng)傭單、樓書(shū)/銷講資料、退定申請(qǐng)/房源打開(kāi)/換房申請(qǐng)/退房申請(qǐng)/作廢認(rèn)購(gòu)書(shū)、簽約助理保管的所有文件資料]
c、公司下發(fā)文件[除銷售部外其它部門(mén)的發(fā)文]
d、銷售部下發(fā)文件[經(jīng)理例會(huì)記錄、通知/通告/公告/說(shuō)明/條例等公文、會(huì)刊等]
3、其它類[一周工作小結(jié)等]
4、客戶投訴記錄
5、修正、備忘記錄[每周]
二、檔案整理方法
1、40p插頁(yè)文件夾:裝置《案場(chǎng)管理手冊(cè)》
《案場(chǎng)管理手冊(cè)》中內(nèi)容分影印版、電腦版兩種,如果是影印版只須手填不要求電腦制作,電腦版必須由電腦制作完成。
2、3寸易事塊:裝置《案場(chǎng)往來(lái)文件》
用鋼筆/圓珠筆在不同顏色的分頁(yè)紙上按行政文件/業(yè)務(wù)文件/公司下發(fā)文件/銷售部下發(fā)文件分成四大類,每大類中用頓號(hào)點(diǎn)開(kāi)的每小類內(nèi)容寫(xiě)在分成四大類的分頁(yè)紙欄內(nèi)。對(duì)公司下發(fā)文件/銷售部下發(fā)文件的每單個(gè)文件主題須抄寫(xiě)在標(biāo)準(zhǔn)格式的檔案目錄清冊(cè)上[目錄清冊(cè)另行發(fā)放]。
3、彈力文件夾:裝置《客戶投訴記錄》、《督導(dǎo)修正、備忘記錄》《其它類》
左插頁(yè)袋為詳細(xì)清冊(cè)目錄,目的在于將各裝置文件內(nèi)容主題抄寫(xiě)在清冊(cè)中存檔;每周須督導(dǎo)帶回公司的夾在右頁(yè)。
三、檔案條例
1、所有檔案由客服助理每周負(fù)責(zé)完成整理工作,按類置放于案場(chǎng)經(jīng)理辦公室。
2、客服助理有責(zé)任保持檔案的完整度、清潔度、保密度。
3、所有檔案由客服助理將明細(xì)內(nèi)容錄入統(tǒng)一格式的記錄總表內(nèi)。
4、銷售經(jīng)理/客服助理及督導(dǎo)有權(quán)調(diào)閱所有檔案,辦證助理有權(quán)調(diào)閱來(lái)往文件中的簽約助理經(jīng)手的文件,除此以外任何人借/調(diào)閱須至客服助理處辦理借/調(diào)手續(xù)。
5、每大類及分類內(nèi)容須用標(biāo)簽紙標(biāo)識(shí)。
6、所有文件編號(hào)歸檔[年度-案場(chǎng)名-文種-編號(hào)],最終填寫(xiě)檔案清冊(cè)。
第4篇 裝修公司檔案管理?xiàng)l例
裝飾公司檔案管理?xiàng)l例
第一章總則
第1條、為加強(qiáng)公司檔案管理工作,進(jìn)一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《北京市企業(yè)檔案管理暫行規(guī)則》的要求,結(jié)合公司具體情況,特制定本條例。
第2條、本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)全過(guò)程中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。
第3條、檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用是公司基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作,公司所有員工對(duì)檔案管理工作均需承擔(dān)義務(wù),任何部門(mén)、企業(yè)(單位)、個(gè)人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。
第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)范圍
第4條、公司總經(jīng)理辦公室是公司檔案管理工作的主管部門(mén)、總經(jīng)理辦公室由專人具體負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)的檔案管理工作。
第5條、公司總經(jīng)理辦公室直接負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作,同時(shí)負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。公司各部門(mén)及分公司應(yīng)設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。
第6條、公司檔案管理人員的主要職責(zé)是:
1、負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作。
2、制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號(hào)方案,制定檔案工作計(jì)劃。
3、依據(jù)檔案管理規(guī)定,收集整理各類檔案資料,負(fù)責(zé)立卷、歸檔工作。
4、檔案資料的鑒定、驗(yàn)收和交接。
5、檔案資料的入庫(kù)管理和維護(hù)。
6、檔案的開(kāi)發(fā)利用和信息處理。
7、對(duì)公司各部門(mén)及分公司檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。
8、處理與檔案管理有關(guān)的其它事務(wù)。
第三章檔案管理的要求
第7條、公司檔案室由總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)管理。檔案應(yīng)一律保存在編號(hào)的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風(fēng)、清潔、安裝防盜、防火裝置,確保檔案安全。
第8條、公司各部門(mén)及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應(yīng)填寫(xiě)登記表,由檔案借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信,并按文件性質(zhì)的批準(zhǔn)權(quán)限辦理借閱手續(xù)。
第9條、凡經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案資料,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,原則上只可在總經(jīng)理辦公室閱讀,復(fù)印檔案必須經(jīng)檔案借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第10條、根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況,公司檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期3種:
1、永久保管:凡是反映公司主要經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)以及基本歷史面貌的,對(duì)公司的建設(shè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料,列為永久保管。
2、長(zhǎng)期保管:凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司建設(shè)和發(fā)展有利用價(jià)值的檔案資料列為長(zhǎng)期保管,時(shí)限一般為10年。
3、短期保管:凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)有利用價(jià)值的檔案資料,列為短期保管,時(shí)限一般為3年以下。
第四章歸檔工作的程序及要求
第11條、劃定歸檔范圍,目的是保證確有參考價(jià)值的文件資料能齊全完整地立卷保存,既避免遺漏重要文件,以不使案卷重復(fù)龐雜。
第12條、公司總經(jīng)理辦公室檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)或管理活動(dòng)中形成、使用并辦理完畢,具有參考價(jià)值的文件資料。主要有:
1、公司各部門(mén)及分公司形成的直接反映本身業(yè)務(wù)工作的重要文件。
2、與各部門(mén)及分公司產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上下級(jí)單位的批復(fù)、批準(zhǔn)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件資料。
3、各部門(mén)及分公司開(kāi)展工作需要遵循和查考的上下級(jí)單位的文件資料。
4、具有參考價(jià)值的不相隸屬單位的文件資料。
5、具體歸檔范圍詳見(jiàn)附件。
第13條、立卷應(yīng)根據(jù)文件的形成規(guī)律,如:時(shí)間、組成機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、性質(zhì)、名稱等進(jìn)行分類,以便查找。
第14條、卷內(nèi)文件的排列應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系,一般應(yīng)把來(lái)文和復(fù)文放在一起,來(lái)文在前,復(fù)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。
第15條、跨年度的文件,一般應(yīng)放在針對(duì)的年度,多年的計(jì)劃、規(guī)劃放在開(kāi)始的一年,多年的總結(jié)放在最后一年,既有計(jì)劃又有總結(jié)放在總結(jié)為主的一年。
第16條、卷內(nèi)文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后,應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)頁(yè)號(hào),以固定排列順序,方便查找。
第17條、編號(hào)的位置應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一,一般左側(cè)裝訂的案卷編在右上角,凡有字跡的紙頁(yè)每頁(yè)正面編一個(gè)號(hào),大張圖表折疊后也編一個(gè)頁(yè)號(hào),卷內(nèi)有印刷小冊(cè)子的只編一個(gè)頁(yè)號(hào),另在備考中注明。
第18條、編號(hào)宜使用鉛筆,以區(qū)別原有文件頁(yè)碼,并便于編排時(shí)修改,必要時(shí)也可使用編號(hào)機(jī)。
第19條、在每卷文件前須填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件目錄包括:順序號(hào)、作者、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、所在頁(yè)號(hào)、備注等。
第20條、卷內(nèi)文件目錄除一份附在卷內(nèi)文件首頁(yè)之上外,應(yīng)復(fù)印一份填寫(xiě)卷號(hào),按案卷排列順序裝訂成冊(cè),做為查找文件的工具。
第21條、備考表是用來(lái)說(shuō)明卷內(nèi)文件的狀況,應(yīng)注明卷內(nèi)文件實(shí)有頁(yè)數(shù)、立卷日期、立卷人簽名,日后卷內(nèi)文件如有變動(dòng),檔案管理人員應(yīng)及時(shí)注明。
第22條、案卷封皮應(yīng)用統(tǒng)一的厚紙印制,使用毛筆或鋼筆正楷字填寫(xiě),主要包括:組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、立卷日期、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。
第23條、歸檔案卷均應(yīng)裝訂,以避免文件散失或損壞,未經(jīng)許可不得隨便拆卷。對(duì)于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙,可采用卷盒、卷袋保管。
第24條、案卷裝訂前,須去掉文件上的金屬釘、針,以防年久腐蝕文件。凡書(shū)寫(xiě)未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊,殘破文件應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)。裝訂時(shí)使用線繩勒緊結(jié)牢,注意防止倒置、脫漏頁(yè)張。
第25條、案卷經(jīng)過(guò)編目裝訂后,應(yīng)按保管期限分別排列,并注意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,以系統(tǒng)反映本部門(mén)的年度工作。
第26條、將系統(tǒng)排列的案卷按案卷順序號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等編號(hào)登記就形成案卷目錄,該目錄可作為各部門(mén)向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑證。
第五章檔案移交辦法
第27條、每年3月底前,為公司各部門(mén)及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時(shí)間。各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷,經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗(yàn)收后,移交公司檔案室統(tǒng)一保管。
第28條、分公司應(yīng)歸檔的文件資料由主管部門(mén)統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。
第29條、公司人事、合同、企業(yè)咨質(zhì)等專項(xiàng)檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交總經(jīng)理辦公室外,因工作需要本部門(mén)可保存一套復(fù)印件以備查詢。
第30條、公司財(cái)務(wù)部設(shè)財(cái)務(wù)分檔案室,公司系統(tǒng)的全部財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)分檔案室負(fù)責(zé)管理。
第31條、公司人力資源部設(shè)人事檔案室,公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負(fù)責(zé)管理。
第32條、公司工程部設(shè)工程檔案室,公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負(fù)責(zé)管理。
第33條、公司行政部設(shè)企業(yè)資質(zhì)檔案管理室,公司系統(tǒng)的全部資質(zhì)檔案由行政部負(fù)責(zé)管理。
第34條、歸檔的案卷必須編制移交目錄,一式兩份,由交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后履行簽字手續(xù),目錄一份留移交部門(mén)備查,一份由公司檔案室保存。
第六章檔案的銷毀
第35條、總部檔案管理人員要根據(jù)檔案資料的保管期限定期會(huì)同原檔案資料形成部門(mén)的具體承辦人和負(fù)責(zé)人對(duì)過(guò)期檔案資料進(jìn)行鑒定。
第36條、經(jīng)鑒定已確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料要登記造冊(cè),并填寫(xiě)《銷毀文件清單》,經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)
人審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀,并在原案卷備考表中加以注明。
第七章附則
第37條、本條例的解釋權(quán)、修改權(quán)屬公司總經(jīng)理辦公室。
第38條、各分公司可參照本條例結(jié)合實(shí)際情況,制定本單位檔案管理辦法。
附件:《文件資料歸檔范圍及保管期限》
文件資料歸檔范圍及保管期限
一、公文檔案范圍:
1、以公司名義形成的各種正式文件,包括通知、通告、規(guī)定、辦法、規(guī)則、制度、告示、決定、會(huì)議紀(jì)要、處理意見(jiàn)等的原稿及正式稿件。(永久保管)
2、公司日常工作中的對(duì)外行文、信函、電傳件、傳真件、重要電話記錄的原件。(長(zhǎng)期保管)
3、凡外單位發(fā)送公司的重要公文、信函、電傳件、傳真件重要電話記錄的原件。(長(zhǎng)期保管)
4、公司各部門(mén)及分公司報(bào)送公司的請(qǐng)示、報(bào)告及公司批復(fù)的原件。(長(zhǎng)期保管)
5、公司各部門(mén)及分公司形成的各項(xiàng)工作計(jì)劃、規(guī)劃、工作總結(jié)、工作簡(jiǎn)報(bào)及調(diào)查報(bào)告等。(長(zhǎng)期保管)
二、業(yè)務(wù)檔案范圍:
1、公司在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要的原件、合同正式文本及有關(guān)附件的原件。(永久保管)
2、公司各類重要業(yè)務(wù)電話記錄、業(yè)務(wù)往來(lái)的信函及電傳件、傳真件的原件。(長(zhǎng)期保管)
3、針對(duì)公司系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的文字、數(shù)據(jù)資料、圖表、及政府批文、證照、工程圖紙、概預(yù)算書(shū)的原件。(長(zhǎng)期保管)
4、與各項(xiàng)業(yè)務(wù)有關(guān)的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的原件。(長(zhǎng)期保管)
5、涉及公司系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)法律事務(wù)方面全套文件的原件。(永久保管)
三、人事檔案范圍:
1、公司員工的個(gè)人檔案,包括:招聘員工的資料表、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、員工離職手續(xù)審批表及身份證、學(xué)歷證、專業(yè)證書(shū)的復(fù)印件。(長(zhǎng)期保管)
2、公司員工與公司正式簽訂的《勞動(dòng)合同》的正本。(長(zhǎng)期保管)
3、公司員工辭職、辭退手續(xù)的原件。(短期保管)
4、公司員工任免、獎(jiǎng)勵(lì)或處罰決定的原件。(短期保管)
5、有關(guān)公司人事勞資管理工作各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的原件。(短期保管)
以上人事檔案由人力資源部人事檔案室負(fù)責(zé)保管
6、公司員工個(gè)人工作總結(jié)及高中級(jí)管理人員述職報(bào)告。(總辦短期保管)
四、企業(yè)咨質(zhì)檔案范圍:
1、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本的復(fù)印件。(永久保管)
2、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)全套審批手續(xù)。(長(zhǎng)期保管)
3、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)年檢、變更、注銷手續(xù)的原件。(長(zhǎng)期保管)
4、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)的公司公章、合同章、財(cái)務(wù)章、部門(mén)章、法人章的印模。(永久保管)
五、財(cái)務(wù)檔案范圍:
由財(cái)務(wù)部按國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法制訂財(cái)務(wù)檔案歸檔范圍及保管期限。
六、其它
公司各部門(mén)及分公司認(rèn)為需要移交公司檔案室保管的檔案資料。
行文規(guī)定
上行文
第一條.所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式,并且一律用電腦打印。
第二條.形式分類:
1.報(bào)告:匯報(bào)工作、反映情況,用'報(bào)告';
2.請(qǐng)示:請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示,給予答復(fù),用'請(qǐng)示';
3.總結(jié):把已經(jīng)做過(guò)的某一時(shí)期的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)、總分析、總研究的,用'總結(jié)';
4.計(jì)劃:對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的工作作出具體安排的,用'計(jì)劃'。
第三條.向上行文必須寫(xiě)明報(bào)(抄)送對(duì)象、報(bào)送人、行文時(shí)間及標(biāo)題。
第四條.報(bào)告、請(qǐng)示的標(biāo)題要清楚、準(zhǔn)確地概括所要匯報(bào)或請(qǐng)示工作內(nèi)容;總結(jié)、計(jì)劃的標(biāo)題必須指明是哪一時(shí)期或某項(xiàng)工作的總結(jié)或計(jì)劃。
第五條.起草公文要做到情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)煉、條理清楚、層次分明、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅簡(jiǎn)短。
第六條.起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、行文要準(zhǔn)確、時(shí)間要寫(xiě)具體的年月日。
第七條.報(bào)告或請(qǐng)示的第一句話(或第一段)要簡(jiǎn)明、扼要的陳述所要匯報(bào)或請(qǐng)示工作的主題及目的、意義。
第八條.公文的第二部分(一般指第二段),也就是報(bào)告或請(qǐng)示的正題部分,要清楚寫(xiě)明工作包含的各個(gè)事項(xiàng)、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人(承辦人)、費(fèi)用、工作的進(jìn)展情況及如何開(kāi)展工作等要素。
第九條.公文的最后部分要根據(jù)報(bào)送人自己的想法提出下一步的計(jì)劃及建議。
