某辦公樓報(bào)刊收發(fā)操作規(guī)程

有哪些

某辦公樓報(bào)刊收發(fā)操作規(guī)程主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1. 報(bào)刊訂閱管理：負(fù)責(zé)收集各部門的訂閱需求，統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購(gòu)，并確保訂閱費(fèi)用的準(zhǔn)確記錄。

2. 報(bào)刊接收：對(duì)每日到達(dá)的報(bào)刊進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)遺漏或損壞，做好接收記錄。

3. 分類與登記：依據(jù)訂閱部門，將收到的報(bào)刊進(jìn)行分類，同時(shí)建立詳細(xì)的報(bào)刊登記冊(cè)。

4. 報(bào)刊發(fā)放：定時(shí)將分類好的報(bào)刊送至各部門，確保每位員工及時(shí)獲取。

5. 廢舊報(bào)刊處理：定期整理過(guò)期或不再需要的報(bào)刊，進(jìn)行妥善處理。

目的和意義

該操作規(guī)程旨在規(guī)范辦公樓內(nèi)報(bào)刊的管理工作，確保信息流通的高效性和準(zhǔn)確性，提升辦公環(huán)境的整潔度，同時(shí)也為員工提供及時(shí)、便捷的信息獲取途徑，促進(jìn)知識(shí)分享和業(yè)務(wù)交流。此外，通過(guò)規(guī)范化的流程，還可有效控制訂閱成本，避免資源浪費(fèi)。

注意事項(xiàng)

1. 訂閱管理中，需提前與供應(yīng)商溝通，確保訂閱變更的及時(shí)更新，防止錯(cuò)訂或漏訂。

2. 在接收?qǐng)?bào)刊時(shí)，務(wù)必檢查包裝完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與配送方聯(lián)系解決。

3. 分類與登記時(shí)，要保證信息的準(zhǔn)確性，避免因混淆導(dǎo)致的發(fā)放錯(cuò)誤。

4. 發(fā)放過(guò)程中，尊重員工閱讀習(xí)慣，盡量在固定時(shí)間送達(dá)，減少對(duì)工作的影響。

5. 對(duì)廢舊報(bào)刊的處理，應(yīng)考慮環(huán)保因素，選擇合適的回收或銷毀方式，遵守相關(guān)法律法規(guī)。

6. 建立完善的報(bào)刊管理制度，包括借閱規(guī)則、丟失賠償?shù)?，確保報(bào)刊的合理使用。

7. 定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，掌握?qǐng)?bào)刊動(dòng)態(tài)，預(yù)防積壓或短缺。

8. 注意保密性，對(duì)于涉及公司敏感信息的內(nèi)部刊物，應(yīng)限制閱讀范圍，加強(qiáng)安全保管。

9. 操作規(guī)程應(yīng)適時(shí)更新，適應(yīng)公司發(fā)展變化和員工需求。

10. 加強(qiáng)與各部門的溝通，了解反饋，不斷優(yōu)化收發(fā)流程，提高服務(wù)滿意度。

以上規(guī)程需全體員工共同遵守，以確保辦公樓報(bào)刊收發(fā)工作的順利進(jìn)行，營(yíng)造良好的辦公氛圍。

某辦公樓報(bào)刊收發(fā)操作規(guī)程范文

辦公樓報(bào)刊收發(fā)操作規(guī)程

1目的

規(guī)范辦公樓報(bào)刊收發(fā)工作,提高服務(wù)質(zhì)量。

2適用范圍

__嘉園辦公樓報(bào)刊、郵件收發(fā)服務(wù)。

3職責(zé)

管理處設(shè)專人負(fù)責(zé)業(yè)主/用戶報(bào)刊、郵件的收取、發(fā)放工作及相關(guān)工作。

4工作要求

4.1時(shí)間規(guī)定

4.1.1一般報(bào)刊:周一至周五,上午9:30之前及下午5:00前由業(yè)主/用戶助理分二次派發(fā);周六、周日的報(bào)刊和郵件保存至周一統(tǒng)一派發(fā)。

4.1.2ems等快件:周一至周五須隨到隨發(fā),及時(shí)處理。周六、周日如業(yè)主/用戶要求派發(fā)的,應(yīng)由值班人員及時(shí)派發(fā)。

4.2行為舉止

按管理處制定的《員工行為規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4.3工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)

4.3.1收到郵件后按照要求填寫好《郵件代收記錄表》;收到報(bào)刊時(shí),要根據(jù)《業(yè)主/用戶訂閱報(bào)刊情況一覽表》清點(diǎn)各類報(bào)刊的份數(shù),以免出現(xiàn)數(shù)量不夠的情況。

4.3.2將當(dāng)日?qǐng)?bào)刊、郵件按不同的管理處分類保管,并詳細(xì)登記《報(bào)刊簽收表》。

4.3.3按時(shí)將分類好的報(bào)刊、郵件及《報(bào)刊簽收表》送至各業(yè)主/用戶處由業(yè)主/用戶核實(shí)簽收。

4.3.4接到快件后應(yīng)于10分鐘內(nèi)送至業(yè)主/用戶處,并請(qǐng)業(yè)主/用戶核實(shí)簽收。

4.3.5送報(bào)上門,應(yīng)輕敲房門,說(shuō)明來(lái)意,并經(jīng)業(yè)主/用戶同意后方可進(jìn)入;簽收完畢后,要說(shuō)再見;離開時(shí)要將門輕輕地關(guān)好。

4.3.6周六、周日兩天的報(bào)刊、郵件應(yīng)由在當(dāng)日值班人員核對(duì)代為簽收并填寫《郵件代收記錄表》。能及時(shí)送達(dá)業(yè)主/用戶的應(yīng)在《郵件代收記錄表》中說(shuō)明已送達(dá)業(yè)主/用戶。在接到郵件后又不能及時(shí)送達(dá)的,應(yīng)將其存放到指定的位置做好妥善保管,待周一早上與信報(bào)收發(fā)員做好交接并在《郵件代收記錄表》中注明。

4.3.7如遇到投遞員沒(méi)有按時(shí)將報(bào)刊送到的情況下,客服助理應(yīng)及時(shí)向業(yè)主/用戶解釋清楚,并與迅速與投遞員取得聯(lián)系催促其盡快將報(bào)刊送到。

4.3.8在ems和各種快件收件人模糊不清或投遞錯(cuò)誤的情況下,及時(shí)與郵局或快遞管理處聯(lián)系、查實(shí),以免造成業(yè)主/用戶接收郵件延誤。

每月10號(hào)將上月《報(bào)刊簽收表》和《郵件代收記錄表》收集整理入檔。