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有哪些
物業(yè)項目鑰匙管理操作規(guī)程
1. 員工鑰匙配發(fā)：每位員工入職時，根據(jù)其崗位職責分配必要的鑰匙。
2. 鑰匙登記：所有鑰匙需在物業(yè)服務中心進行詳細登記，包括鑰匙編號、對應門牌號、領取人信息等。
3. 鑰匙借用：業(yè)主或外部人員需借用鑰匙時，需填寫申請表，經(jīng)物業(yè)負責人審批后方可借用。
4. 鑰匙保管：設立專門的鑰匙保管箱，由專人負責管理。
5. 鑰匙更換：如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失或損壞，應立即報告并更換新鎖，同時更新鑰匙登記信息。
6. 鑰匙回收：員工離職或鑰匙更換后，必須回收原有鑰匙并銷毀。
7. 定期盤點：定期進行鑰匙盤存，確保鑰匙數(shù)量與登記信息一致。
目的和意義
物業(yè)項目鑰匙管理旨在保障小區(qū)的安全，防止未經(jīng)授權的人員隨意進入，保護業(yè)主的財產(chǎn)安全。通過嚴格的鑰匙管理制度，可以有效控制出入權限，減少潛在的安全風險，同時也能提高物業(yè)管理效率，確保服務質(zhì)量和業(yè)主滿意度。
注意事項
1. 鑰匙分配應根據(jù)崗位需求，避免過度授權，防止鑰匙濫用。
2. 所有鑰匙借用、歸還都需留下記錄，以備查證。
3. 保管箱應設在安全位置，鑰匙管理人員需保密，不得將密碼告知他人。
4. 發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失時，應立即啟動應急預案，通知業(yè)主，并在小區(qū)內(nèi)公示，以防萬一。
5. 對于長期未歸還的鑰匙，需及時跟進催收，必要時采取法律手段。
6. 鑰匙更換過程中，應確保新鎖的安全性能，避免因質(zhì)量問題增加安全隱患。
7. 鑰匙盤存時，務必仔細核對，如有不符，應立即查明原因，防止鑰匙失控。
在實際操作中，每個環(huán)節(jié)都需謹慎對待，以確保物業(yè)項目的鑰匙管理規(guī)范化、專業(yè)化，從而為業(yè)主營造安全、舒適的居住環(huán)境。務必牢記，鑰匙管理不僅是技術問題，更是責任和信任的體現(xiàn)。
物業(yè)項目鑰匙管理操作規(guī)程范文
1.0目的
加強鑰匙管理,消除安全隱患。
2.0適用范圍
適用于公司及各管理處。
3.0職責
3.1各鑰匙管理部門負責人應指定專人負責鑰匙的接收、標識、保管、領用和配制。
3.2綜合管理部負責公司各類辦公區(qū)域鑰匙和辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙的管理(副總和財務部辦公室除外)。
3.3管理處客服中心負責空置房、空關房、客戶臨時委托保管鑰匙的管理;管理處內(nèi)勤
負責除業(yè)主鑰匙(空置房、空關房客戶臨時委托保管)之外的所有管理處備用鑰匙的管理。
鑰匙使用人負責領用鑰匙的管理。
4.0程序
4.1定義:
4.1.1公司鑰匙:辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙、辦公區(qū)域的各類房間鑰匙。
4.1.2管理處的鑰匙主要包括四個層面:
4.1.2.1屬于業(yè)主的鑰匙:家政等服務需要客戶臨時委托代保管的鑰匙、空置房鑰匙。
4.1.2.2共用部位鑰匙:消防通道、單元門禁卡、電梯機坑、管道井、設備箱柜等鑰匙。
4.1.2.3物業(yè)管理用房鑰匙:管理用房(辦公室、庫房、休息室、工作間等)、設備房等。
4.1.2.4屬于可能開啟的個人持有辦公室活動柜與員工更衣柜的鑰匙。
4.2鑰匙的接管:
4.2.1公司和管理處內(nèi)勤、客戶服務人員(專人,客用鑰匙)為鑰匙的專職管理員,負責鑰匙的接管、分配、借用、發(fā)放、配置等管理工作。
4.2.2在房屋移交驗收時,管理處主任安排鑰匙管理員接受所有的鑰匙,并分類在《鑰匙清單》上登記。
4.2.3 鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識,并確保標識的清晰及持久性。
4.2.4除保證工作順利進行分配到各鑰匙持有人外,其余鑰匙全部作為備用鑰匙進入鑰匙管理員的專庫進行管理。
4.3鑰匙的分配:
4.3.1鑰匙接管后,按4.3.3的標準進行鑰匙分配。
4.3.2鑰匙管理人應在《__鑰匙清單》上登記。
4.3.3鑰匙分配標準:
4.3.3.1由客服前臺持有一套,每日移交。文件柜鑰匙由內(nèi)勤持有一套。
4.3.3.2設備房鑰匙由設備管理人持有一把,隨班次交接進行移交。
4.3.3.3庫房鑰匙由內(nèi)勤持有一把,隨工作調(diào)動進行移交。
4.3.3.4維修、保潔、綠化的休息室、工具間、工作間鑰匙由當值員工或當日值班人持有一套,隨班次交接進行移交。
4.3.3.5設備箱柜、管道井等鑰匙由維修人員持有一套,隨班次交接進行移交。
4.3.3.6消防通道等鑰匙由監(jiān)控室人員持有一套,封閉入庫,隨班次交接進行移交。
4.3.3.7單元門禁管理卡由該區(qū)域巡邏人員持有一張,隨班次交接進行移交。
4.3.3.8空置房和空關房鑰匙、客戶臨時委托代保管的鑰匙由客服中心在鑰匙庫中進行保管,隨班次交接進行移交。
4.3.3.9員工辦公室活動柜和更衣柜鑰匙由本人持有一把,隨調(diào)動或離職移交。
4.4鑰匙的保管:
4.4.1其他人員因工作需要而借用鑰匙,須由部門主管授權在鑰匙持有人或備用鑰匙管理員處嚴格履行領用手續(xù)并填寫《鑰匙使用登記表》,不論當日工作是否完畢,所有鑰匙應于工作完成時或當日下班時歸還鑰匙,于第二日重新借用,當日鑰匙使用人發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還,應進行追索;監(jiān)控中心保管的鑰匙歸還時應在班長監(jiān)督下,由監(jiān)控室人員進行封存保管。
4.4.2鑰匙領用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或轉(zhuǎn)借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,嚴禁將鑰匙帶離小區(qū),嚴禁未經(jīng)部門負責人許可私配鑰匙。
4.4.3內(nèi)勤請假外出時需把庫房和文件柜鑰匙交給部門負責人指定的人員,并在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。
4.4.4空置房和空關房鑰匙在整改過程中,不能直接交給承建單位,應由客服中心在確認整改事實并辦理手續(xù)(押證)后,指定管理處人員為承建單位開啟房門,并確認戶內(nèi)的設施設備狀況;整改完畢,承建單位關閉房門前,通知客服中心安排專人查驗整改和設施設備狀況后,辦理退證手續(xù)。整改過程中發(fā)生的設施設備損壞應由承建單位賠償。
4.4.5交接班時,應在交接班記錄上對鑰匙數(shù)量、借出人予以交接,有不明去向的鑰匙,接班人應不予接班并立即報告部門主管,同時在《鑰匙使用登記表》上進行登記。對外借的鑰匙接班人員要在當日追索回庫。
4.4.6返回的鑰匙如果發(fā)現(xiàn)異常,應立即核實鑰匙的真?zhèn)?、變形等情況,不能使用或不慎遺失,必須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員,由部門負責人做出處理意見,鑰匙管理員《鑰匙清單》上予以登記備案。
4.4.7因工作需要必須開啟或公司清查屬于個人管理的文件柜和更衣柜時,應由所屬部門主管在《鑰匙使用登記表》上登記后,由鑰匙管理人陪同共同開啟、關閉、封存。
4.4.8如果員工調(diào)動、離職,鑰匙管理員負責收回其持有或借用鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上予以記錄。屬共同持有的,應由部門主管清理鑰匙是否齊全并簽署意見。
4.4.9鑰匙管理人應每月25--30日,對備用鑰匙庫中的鑰匙進行清理、盤點,并報告部門負責人,獲準同意后,對鑰匙予以更換、配置、報廢。
4.5鑰匙的更換、配制、報廢:
4.5.1鑰匙使用人或借用人,因工作需要或遺失需配制時,須由鑰匙管理員填寫《鑰匙管理表》,報部門負責人同意后方可配制。
4.5.2門鎖的鑰匙損壞或全部丟失需更換鎖芯時,應填寫《鑰匙管理表》報部門負責人審批后予以更換,重點部位門鎖應在24小時之內(nèi)更換完成(節(jié)假日時可口頭報部門負責人同意),所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。
4.5.3因鎖芯更換等原因?qū)е略€匙已無使用和保留價值,鑰匙管理員應填寫《鑰匙管理表》報部門負責人審批后予以報廢處理。
4.5.4因鑰匙使用人和管理人造成的重要鑰匙遺失,如:空置房和空關房、通小區(qū)和客戶的消防通道鑰匙。應在遺失后4小時內(nèi)更換完成,更換鎖芯的費用由遺失人支付。
4.6客戶臨時委托鑰匙的管理
4.6.1如有客戶因返修、維修、家政、房屋出租等原因要求臨時委托代保管鑰匙,鑰
匙管理員應委婉提醒其風險發(fā)生的可能,如客戶仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,須經(jīng)部門負責人或其授權人同意后方可接收。
4.6.2鑰匙管理員受理客戶臨時委托鑰匙時,應要求客戶在《客戶委托代管物品登記表》上進行簽字登記。
4.6.3鑰匙管理員負責將客戶委托鑰匙加以標識,并確保標識的清晰及持久性。
4.6.4相關工作人員領、借用客戶臨時委托鑰匙時,須經(jīng)部門主管同意,并嚴格填寫《鑰匙使用登記表》。如需過夜借用客戶的鑰匙,必須經(jīng)過部門負責人同意后方可借用,并由鑰匙管理員負責追回,否則將追究鑰匙管理員責任;
4.6.5任何人不得復制客戶委托管理的鑰匙。
4.6.6客戶領回委托管理的鑰匙時,鑰匙管理員應要求客戶在《客戶委托代管物品登記表》上簽字確認,及時銷帳。
4.6.7如客戶委托管理的鑰匙發(fā)生丟失或損壞,鑰匙管理員應即時報告部門負責人,并向客戶及時通報相關情況,妥善地對客戶進行安撫、溝通解釋,積極協(xié)商解決辦法。
5.0相關記錄
《鑰匙借用登記表》
