文控中心管理制度(5篇)

文控中心管理制度旨在確保企業(yè)內(nèi)部文件的有效管理，提高工作效率，保障信息安全，并促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新和銷毀等一系列環(huán)節(jié)。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的文件編碼系統(tǒng)，便于快速定位和檢索。

2. 文件審批流程：設(shè)定文件的審批權(quán)限和流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

3. 文件存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定文件的存儲(chǔ)方式，包括電子化和紙質(zhì)化，以及相應(yīng)的安全保護(hù)措施。

4. 文件使用與借閱：制定文件的使用規(guī)則，包括借閱、復(fù)制和傳遞的規(guī)定。

5. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件的更新程序，防止版本混亂。

6. 文件銷毀管理：設(shè)立文件生命周期，明確不再需要的文件的銷毀程序。

重要性

文控中心管理制度的重要性不言而喻。它能：

1. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少文件查找時(shí)間，提高工作效率。

2. 保障信息安全：通過嚴(yán)格的訪問控制，防止敏感信息泄露。

3. 維護(hù)合規(guī)性：確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)和企業(yè)政策。

4. 促進(jìn)協(xié)作：明確的文件共享機(jī)制，有利于團(tuán)隊(duì)間的溝通和協(xié)作。

5. 保護(hù)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)：有序的文件管理，有助于積累和傳承企業(yè)知識(shí)。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊：提供具體的操作步驟和示例，幫助員工理解和執(zhí)行制度。

2. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保員工了解并遵守制度。

3. 技術(shù)支持：利用文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

4. 監(jiān)督與審計(jì)：設(shè)置定期的文件管理審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。

5. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，不斷調(diào)整和完善管理制度，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。

以上方案旨在構(gòu)建一個(gè)高效、安全、有序的文控中心，為企業(yè)的日常運(yùn)營和長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支撐。

文控中心管理制度范文

第1篇 _公司文控中心管理辦法

公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理,加強(qiáng)資料的收集和管理工作,有效地保護(hù)和利用資料,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性,結(jié)合公司的實(shí)際,制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為:

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料;財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;經(jīng)營管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓(xùn)方面的文件材料;信息、情報(bào)方面的文件材料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料,以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料:照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片,由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng))。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理,并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心,配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作,由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門,又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu),同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé):

1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3.負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng),做好文件、資料開放和利用工作,主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6.發(fā)揮文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8.組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集:

1.建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號(hào)。

2.對(duì)遺缺不全的文件資料,采取不同措施,積極收集齊全;

3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理:

1.區(qū)分全宗,確定立檔單位。

2.分類:依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外,同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為:制度/規(guī)定:s;文件:f;資料:d;檔案:a;合同:b。

2.2 部門拼音縮寫:物控:wk;生管:sg;倉儲(chǔ):cc;品管:pg;研發(fā):yf;技術(shù):js;客服:kf;采購:cg;生產(chǎn):sh;市場:sc;銷售:_s ;設(shè)備:sb;財(cái)務(wù):cw;oem:wb;后總:hz;總經(jīng)辦:zj;人力資源:rl;制造中心:zz;營銷中心:y_;研發(fā)技術(shù)中心:yj;財(cái)務(wù)中心:cw;廣州分公司:gz;上海分1公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:_g;信念公司:_n。

2.3 保密用y表示,非密級(jí)則用n表示。

2.4 密級(jí):絕密:as;機(jī)密:cs;秘密:ps;無:op

編碼原則:編碼共為十二位數(shù),□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為:szjnop040001。

3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列:立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期(每月兩次,分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)

規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管:

1.防止文件資料的損壞,延長資料的壽命,維護(hù)資料的安全;

2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料;

3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作:

1.總監(jiān)級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí),須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》(附件1),部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批,跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3.案卷一般僅供在文控中心閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4.借閱期限不得超過一星期,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料,確保資料的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6.外單位借閱文件資料,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有:1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復(fù)印件;3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8.出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí),文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù),主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章文件資料的鑒定和銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí),由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》(附件2)交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核,經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2.銷毀時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上簽字。

3.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料,文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì),編制《銷毀清單》(附件3),將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔,并永久保存。

第五章附則

1.文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理,提高管理效率。

第2篇 公司文控中心員工管理辦法

對(duì)于員工管理,領(lǐng)導(dǎo)者不可忽略員工管理的八大需求,下面是企業(yè)管理網(wǎng)為大家整理的公司文控中心員工管理辦法,供各位閱讀,僅供參考。

第一章總則

一、為規(guī)范公司資料管理,加強(qiáng)資料的收集和管理工作,有效地保護(hù)和利用資料,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性,結(jié)合公司的實(shí)際,制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為:

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料;財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;經(jīng)營管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓(xùn)方面的文件材料;信息、情報(bào)方面的文件材料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wm_z.net以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料,以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料:照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片,由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟(jì)論文、科技、文娛、廣告活動(dòng))。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理,并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心,配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作,由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政論文職能管理部門,又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu),同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé):

1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3.負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng),做好文件、資料開放和利用工作,主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6.發(fā)揮文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8.組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。

第三章文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集:

1.建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號(hào)。

2.對(duì)遺缺不全的文件資料,采取不同措施,積極收集齊全;

3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理:

1.區(qū)分全宗,確定立檔單位。

2.分類:依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外,同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1大類分為:制度/規(guī)定:s;文件:f;資料:d;檔案:a;合同:b。

2.2部門拼音縮寫:物控:wk;生管:sg;倉儲(chǔ):cc;品管:pg;研發(fā):yf;技術(shù):js;客服:kf;采購:cg;生產(chǎn):sh;市場:sc;銷售:_s;設(shè)備:sb;財(cái)務(wù):cw;oem:wb;后總:hz;總經(jīng)辦:zj;人力資源:rl;制造中心:zz;營銷中心:y_;研發(fā)技術(shù)中心:yj;財(cái)務(wù)中心:cw;廣州分公司:gz;上海分1公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:_g;信念公司:_n。

2.3保密用y表示,非密級(jí)則用n表示。

2.4密級(jí):絕密:as;機(jī)密:cs;秘密:ps;無:op

編碼原則:編碼共為十二位數(shù),□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為:szjnop040001。

3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列:立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期(每月兩次,分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管:

1.防止文件資料的損壞,延長資料的壽命,維護(hù)資料的安全;

2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料;

3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作:

1.總監(jiān)級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí),須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》,部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批,跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3.案卷一般僅供在文控中心閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4.借閱期限不得超過一星期,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料,確保資料的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6.外單位借閱文件資料,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有:1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復(fù)印件;3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8.出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí),文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù),主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章文件資料的鑒定和銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí),由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核,經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2.銷毀時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上簽字。

3.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料,文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì),編制《銷毀清單》,將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔,并永久保存。

員工管理之如何管理新生代員工

第3篇 z公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理,加強(qiáng)資料的收集和管理工作,有效地保護(hù)和利用資料,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性,結(jié)合公司的實(shí)際,制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為:

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料;財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;經(jīng)營管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓(xùn)方面的文件材料;信息、情報(bào)方面的文件材料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料,以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料:照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片,由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng))。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理,并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心,配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作,由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門,又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu),同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé):

1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3.負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng),做好文件、資料開放和利用工作,主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6.發(fā)揮文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8.組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集:

1.建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號(hào)。

2.對(duì)遺缺不全的文件資料,采取不同措施,積極收集齊全;

3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理:

1.區(qū)分全宗,確定立檔單位。

2.分類:依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外,同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為:制度/規(guī)定:s;文件:f;資料:d;檔案:a;合同:b。

2.2 部門拼音縮寫:物控:wk;生管:sg;倉儲(chǔ):cc;品管:pg;研發(fā):yf;技術(shù):js;客服:kf;采購:cg;生產(chǎn):sh;市場:sc;銷售:_s ;設(shè)備:sb;財(cái)務(wù):cw;oem:wb;后總:hz;總經(jīng)辦:zj;人力資源:rl;制造中心:zz;營銷中心:y_;研發(fā)技術(shù)中心:yj;財(cái)務(wù)中心:cw;廣州分公司:gz;上海分1公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:_g;信念公司:_n。

2.3 保密用y表示,非密級(jí)則用n表示。

2.4 密級(jí):絕密:as;機(jī)密:cs;秘密:ps;無:op

編碼原則:編碼共為十二位數(shù),□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為:szjnop040001。

3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列:立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期(每月兩次,分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管:

1.防止文件資料的損壞,延長資料的壽命,維護(hù)資料的安全;

2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料;

3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作:

1.總監(jiān)級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí),須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》(附件1),部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批,跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3.案卷一般僅供在文控中心閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4.借閱期限不得超過一星期,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料,確保資料的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6.外單位借閱文件資料,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有:1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復(fù)印件;3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8.出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí),文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù),主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章文件資料的鑒定和銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí),由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》(附件2)交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核,經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2.銷毀時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上簽字。

3.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料,文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì),編制《銷毀清單》(附件3),將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔,并永久保存。

第五章附則

1.文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理,提高管理效率。

2.本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第4篇 z公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理,加強(qiáng)資料的收集和管理工作,有效地保護(hù)和利用資料,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性,結(jié)合公司的實(shí)際,制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為:

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料;財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;經(jīng)營管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓(xùn)方面的文件材料;信息、情報(bào)方面的文件材料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料,以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料:照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片,由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng))。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理,并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心,配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作,由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門,又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu),同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé):

1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3.負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng),做好文件、資料開放和利用工作,主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6.發(fā)揮文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8.組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集:

1.建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號(hào)。

2.對(duì)遺缺不全的文件資料,采取不同措施,積極收集齊全;

3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理:

1.區(qū)分全宗,確定立檔單位。

2.分類:依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外,同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為:制度/規(guī)定:s;文件:f;資料:d;檔案:a;合同:b。

2.2 部門拼音縮寫:物控:wk;生管:sg;倉儲(chǔ):cc;品管:pg;研發(fā):yf;技術(shù):js;客服:kf;采購:cg;生產(chǎn):sh;市場:sc;銷售:_s ;設(shè)備:sb;財(cái)務(wù):cw;oem:wb;后總:hz;總經(jīng)辦:zj;人力資源:rl;制造中心:zz;營銷中心:y_;研發(fā)技術(shù)中心:yj;財(cái)務(wù)中心:cw;廣州分公司:gz;上海分1公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:_g;信念公司:_n。

2.3 保密用y表示,非密級(jí)則用n表示。

2.4 密級(jí):絕密:as;機(jī)密:cs;秘密:ps;無:op

編碼原則:編碼共為十二位數(shù),□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為:szjnop040001。

3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列:立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期(每月兩次,分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管:

1.防止文件資料的損壞,延長資料的壽命,維護(hù)資料的安全;

2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料;

3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作:

1.總監(jiān)級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí),須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》(附件1),部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批,跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3.案卷一般僅供在文控中心閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4.借閱期限不得超過一星期,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料,確保資料的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6.外單位借閱文件資料,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有:1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復(fù)印件;3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8.出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí),文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù),主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章文件資料的鑒定和銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí),由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》(附件2)交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核,經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2.銷毀時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上簽字。

3.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料,文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì),編制《銷毀清單》(附件3),將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔,并永久保存。

第五章附則

1.文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理,提高管理效率。

2.本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第5篇 a公司文控中心管理辦法

_公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理,加強(qiáng)資料的收集和管理工作,有效地保護(hù)和利用資料,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性,結(jié)合公司的實(shí)際,制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為:

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料;財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;經(jīng)營管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓(xùn)方面的文件材料;信息、情報(bào)方面的文件材料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wenmi.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料,以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料:照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片,由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含_、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng))。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理,并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心,配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作,由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門,又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu),同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé):

1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3.負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng),做好文件、資料開放和利用工作,主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6.發(fā)揮文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8.組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集:

1.建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號(hào)。

2.對(duì)遺缺不全的文件資料,采取不同措施,積極收集齊全;

3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理:

1.區(qū)分全宗,確定立檔單位。

2.分類:依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外,同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為:制度/規(guī)定:s;文件:f;資料:d;檔案:a;合同:b。

2.2 部門拼音縮寫:物控:wk;生管:sg;倉儲(chǔ):cc;品管:pg;研發(fā):yf;技術(shù):js;客服:kf;采購:cg;生產(chǎn):sh;市場:sc;銷售:_s ;設(shè)備:sb;財(cái)務(wù):cw;oem:wb;后總:hz;總經(jīng)辦:zj;人力資源:rl;制造中心:zz;營銷中心:y_;研發(fā)技術(shù)中心:yj;財(cái)務(wù)中心:cw;廣州分公司:gz;上海分1公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:_g;信念公司:_n。

2.3 保密用y表示,非密級(jí)則用n表示。

2.4 密級(jí):絕密:as;機(jī)密:cs;秘密:ps;無:op

編碼原則:編碼共為十二位數(shù),□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為:szjnop040001。

3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.案卷排列:立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期(每月兩次,分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管:

1.防止文件資料的損壞,延長資料的壽命,維護(hù)資料的安全;

2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料;

3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作:

1.總監(jiān)級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí),須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》(附件1),部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批,跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3.案卷一般僅供在文控中心閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4.借閱期限不得超過一星期,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料,確保資料的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6.外單位借閱文件資料,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有:1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復(fù)印件;3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8.出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí),文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù),主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章文件資料的鑒定和銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí),由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》(附件2)交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核,經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2.銷毀時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上簽字。

3.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料,文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì),編制《銷毀清單》(附件3),將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔,并永久保存。

第五章附則

1.文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理,提高管理效率。

2.本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。