一、公章管理的基本原則 二、公章的使用流程 三、公章的安全保管措施 四、違規(guī)使用的處理辦法 五、定期審計與監(jiān)督機制
包括哪些方面
1. 明確公章的使用權(quán)限
2. 設(shè)立詳細的使用規(guī)程
3. 建立嚴(yán)格的保管制度
4. 定期審核與內(nèi)部監(jiān)控
5. 確保公章法律效力的維護
重要性
醫(yī)院公章是醫(yī)院對外開展業(yè)務(wù)、簽署合同的重要法律憑證，其使用管理直接關(guān)乎醫(yī)院的法律責(zé)任與信譽。有效的公章管理制度能防止公章濫用、丟失或偽造，保護醫(yī)院的合法權(quán)益，維護正常的運營秩序。
方案
一、公章管理的基本原則 1. 權(quán)限明確：醫(yī)院公章由專人負責(zé)，使用前必須經(jīng)過授權(quán)審批。
2. 合規(guī)使用：公章僅用于醫(yī)院合法業(yè)務(wù)，禁止用于私人事務(wù)或非法目的。
二、公章的使用流程 1. 申請：各部門需使用公章時，應(yīng)提前填寫《公章使用申請表》，詳細說明用途及內(nèi)容。
2. 審批：行政部負責(zé)人審核申請，符合規(guī)定的方可批準(zhǔn)。
3. 蓋章：在指定地點，由公章管理員在申請人監(jiān)督下完成蓋章。
4. 登記：每次使用后，需在《公章使用記錄簿》上登記，包括日期、用途、經(jīng)辦人等信息。
三、公章的安全保管措施 1. 專柜存放：公章應(yīng)存放在安全、防火、防潮的專用柜內(nèi)，鑰匙由專人保管。
2. 雙人監(jiān)管：公章管理員與鑰匙保管員分離，確保雙人控制。
3. 定期盤點：每月進行公章實物盤點，確保賬實相符。
四、違規(guī)使用的處理辦法 1. 責(zé)任追究：發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用，立即停止使用并調(diào)查，對責(zé)任人進行問責(zé)。
2. 法律措施：若因違規(guī)使用導(dǎo)致?lián)p失，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。
五、定期審計與監(jiān)督機制 1. 內(nèi)部審計：行政部每季度進行一次公章管理專項審計，確保制度執(zhí)行到位。
2. 培訓(xùn)教育：定期組織公章管理培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。
3. 監(jiān)督反饋：鼓勵員工對公章使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。
本制度旨在通過科學(xué)化、規(guī)范化的管理，保障醫(yī)院公章的合理、安全使用，從而維護醫(yī)院的正常運作與良好形象。所有員工都應(yīng)理解和遵守這些規(guī)定，共同營造一個高效、有序的公章管理體系。
醫(yī)院公章使用管理制度范文
第1篇 _醫(yī)院公章使用管理規(guī)定
醫(yī)院公章使用管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加強對____有限公司(以下簡稱“____”)印章的管理,特制定本辦法。
第二條 本辦法所指____印章包括“____有限公司”中文、中英文公章,____法定代表人名章及簽字章。
第三條 本辦法適用于公文、便函、介紹信、證件、證書、統(tǒng)計報表及對外簽署的合同、協(xié)議等。
第四條 印章的使用,必須嚴(yán)格執(zhí)行____印章使用管理規(guī)定,凡不符合本辦法的,一律不得用印。
第二章 印章的使用及管理
第五條 印章的使用
(一)以____名義發(fā)出的公文,須經(jīng)____領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)批準(zhǔn)的文件原稿用印。
(二)____發(fā)文的附件(如各類業(yè)務(wù)報表等)憑發(fā)文并按該文中限定發(fā)給附件的單位、數(shù)量用印。
(三)____各部門用印,應(yīng)按規(guī)定辦理用印手續(xù)。
各國內(nèi)企業(yè)用印,需經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn),按規(guī)定辦理用印手續(xù)。
原則上不準(zhǔn)外單位人員到總經(jīng)理辦公室直辦用印。
(四)辦理使用____印章的事項,須由經(jīng)辦人認真填寫《用印審批單》(見附件),寫明用印單位、用印時間、用印文別、發(fā)往單位、事由及印別等,審批單經(jīng)____領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn),經(jīng)辦人簽字后用印。
(五)____法定代表人在公司期間,原則上不使用法定代表人名章、簽字章,所需簽署文件一律送法定代表人簽字。
若確需蓋法定代表人名章、簽字章的,應(yīng)經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)。
在法定代表人出差期間,應(yīng)由總經(jīng)理辦公室負責(zé)人請示法定代表人同意,或經(jīng)法定代表人授權(quán)的其他____領(lǐng)導(dǎo)在《用印審批單》上簽字批準(zhǔn)后方可蓋法定代表人名章、簽字章。
(六)經(jīng)辦人用印時須將《用印審批單》一聯(lián)交總經(jīng)理辦公室印章專管人員收存,并在用印登記本上登記、簽字。
(七)____印章應(yīng)由總經(jīng)理辦公室印章專管人員直接用印。
(八)各部門借用____印章到公司外用印時,必須由總經(jīng)理辦公室印章專管人員隨同監(jiān)印,并于當(dāng)天下午4:30以前將印章歸還。
若不能按時歸還,經(jīng)辦人員須向主辦部門領(lǐng)導(dǎo)報告,并同印章專管人員一起向總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)報告,同時寫出簡要書面說明,按總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。
(九)____鋼印主要用于加蓋工作證、退休證或經(jīng)主管部門批準(zhǔn)印發(fā)的其它證件。
(十)印別及蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng),印跡要端正清晰,印章的名稱與用印件的落款要一致(代用印章除外),不漏蓋、不多蓋。
(十一)介紹信、證明信如有存根,要在落款和間縫處一并加蓋印章。
(十二)不得在空白介紹信、空白便函、空白證件上用印。
如有特殊情況用印,須經(jīng)____領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第六條 印章的管理
(一)____法定代表人簽字章由總經(jīng)理辦公室主要負責(zé)人掌管,____其它印章由總經(jīng)理辦公室指定專人掌管,并實行用印登記制度。
(二)總經(jīng)理辦公室印章專管人員,每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全,并將印章鎖進鐵柜內(nèi),妥為保管,不得將印章存放在辦公桌內(nèi)。
第二天上班后,應(yīng)首先檢查所保管印章鐵柜有無異樣,若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報告總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)和保安部門。
工作時間印章掌管人員因外出不在崗位時,應(yīng)將印章妥善保管。
(三)印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時,總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定他人代管,專管人員要向代管人員交接工作,交代用印時的注意事項。
專管人員正常上班后,代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作,登記管印的起止日期,實行管印人員登記備案制,以明確責(zé)任,落實到人。
交接工作時,應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù),登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。
交接人員簽字,總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽字認可后備存。
(四)總經(jīng)理辦公室印章專管人員調(diào)離或因各種原因離崗時,總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定他人管理印章,并及時辦理交接工作,交代用印注意事項。
(五)因機構(gòu)變動需刻制新印章時,須憑經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)的成立新機構(gòu)的文件;更換舊印章須憑舊印章原樣,向總經(jīng)理辦公室申請,經(jīng)____領(lǐng)導(dǎo)同意后,由總經(jīng)理辦公室印章專管人員到公安局辦理刻章事宜。
新印章刻制后,各部門在領(lǐng)取新印章時,要認真進行登記,注明簽收人姓名、日期以及啟用新印章、作廢舊印章的年月日,并將舊印章一并交總經(jīng)理辦公室印章專管人員,由其登記造冊,統(tǒng)一交歸檔案資料室,按規(guī)定妥善保管。
第七條 印章專管人員要堅持原則,遵守保密規(guī)定,嚴(yán)格照章用印。
第八條 未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印件內(nèi)容有誤的,印章專管人員不予用印;經(jīng)辦人拒絕專管人員審核用印內(nèi)容的,專管人員可拒絕用印,或報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
第三章 附則
第九條 各部門印章的保管、使用,應(yīng)當(dāng)參照____印章使用管理規(guī)定執(zhí)行。
各國內(nèi)企業(yè)可參照本辦法制定本單位印章使用管理辦法。
第十條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
