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公司印信管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，主要服務于企業(yè)日常運營及對外交往中的文件簽署、合同確認等事務。它確保了企業(yè)的法律權益，防止未經(jīng)授權的人員濫用印章，降低企業(yè)風險，同時提升企業(yè)的規(guī)范化運作水平。
包括哪些方面
1. 印章的制作與備案：規(guī)定印章的規(guī)格、樣式，以及制作流程，并要求在相關部門進行備案。
2. 印章的保管：明確印章的保管責任人，設立專門的存放地點，防止丟失或被盜。
3. 使用權限：設定使用印章的審批流程，確定不同級別印章的使用權限。
4. 印章的使用記錄：建立印章使用登記制度，記錄每次印章的使用情況。
5. 監(jiān)督與審計：定期對印章管理進行審計，檢查管理制度的執(zhí)行情況。
6. 廢止與銷毀：規(guī)定印章的廢止條件和銷毀程序，防止廢棄印章被不當利用。
重要性
公司印信管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能維護企業(yè)形象，保證文件的真實性和合法性；另一方面，它有助于防范欺詐行為，保護企業(yè)的經(jīng)濟利益。此外，良好的印信管理制度也是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的體現(xiàn)，有助于提高企業(yè)信譽，增強合作伙伴和客戶的信任。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的印信管理制度操作手冊，涵蓋印章的制作、保管、使用、廢止等全過程，以便員工參照執(zhí)行。
2. 建立印章使用審批系統(tǒng)：通過電子化手段，實現(xiàn)印章使用的線上審批，減少人為錯誤，提高效率。
3. 定期培訓：定期組織員工進行印信管理培訓，強化員工的法律意識和責任意識。
4. 強化監(jiān)督機制：設立印章管理小組，負責日常監(jiān)督和異常情況的處理，確保制度的有效執(zhí)行。
5. 建立應急處理機制：預先設定印章丟失或被盜等情況的應急處理流程，減少損失。
6. 定期評估與修訂：根據(jù)實際運行情況，定期評估制度的有效性，適時進行修訂和完善。
公司印信管理制度是保障企業(yè)正常運作的基石，需要全體員工共同遵守和維護。只有這樣，企業(yè)才能在日益激烈的市場競爭中穩(wěn)健前行，實現(xiàn)長期發(fā)展。
公司印信管理制度范文
第1篇 公司印信管理制度范本
1.總則
為保證公司印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
2.印章的刻制
2.1 公司印章刻制均須報總經(jīng)理批準,由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到當?shù)毓矙C關辦理刻制手續(xù)。
2.2 印章的材質、形體和規(guī)格,按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
2.3 公司各部門根據(jù)需要可以申請刻制內部或對外用章,但須經(jīng)總經(jīng)理批準,由行政部安排制作。
3.印章的啟用
3.1 新印章要做好戳記,并在行政部留樣保存,以便備查。
3.2 印章啟用應事先頒發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模用藍色印油,以示首次使用。
4.印章的保管、交接和停用
4.1 公司各類印章必須有專人保管。
4.1.1 董事會、公司的正式印章、專用印章、鋼印、法人私章應由總經(jīng)理指定部門保管;
4.1.2 各部門印章由各部門指定專人負責保管;
4.1.3 印章保管須有記錄,注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領用人、保管人、批準人、圖樣等信息,并同時將此資料::存檔。
4.1.4 印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。
4.1.5 如發(fā)生印章?lián)p毀、遺失、被盜等異?，F(xiàn)象,應立即上報行政部進行相應處理。
4.2印章移交須簽署移交證明,注明移交人、接收人、移交時間、圖樣等信息。
4.3有下列情況,印章須停止使用:
4.3.1 機構變動或機構名稱改變;
4.3.2 上級部門通知改變印章圖樣;
4.3.3 印章?lián)p壞;
4.3.4 印章遺失或被竊,聲明作廢。
4.3.5印章停用后,行政部應提出處理辦法,并報經(jīng)領導批準,及時將停用印章送制發(fā)機關封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。
5.印章的使用
5.1 使用范圍。
5.1.1 凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司章;
5.1.2 凡屬公司對外簽訂合同或協(xié)議須加蓋合同專用章;
5.1.3 凡屬部門業(yè)務范圍內加蓋部門印章;
5.1.4 凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章;
5.2 使用印章,一律實行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請人、用印日期,經(jīng)審批后方可用印。
5.3 代章,因工作急需而又無合適印章,可以采用借章辦法,借章要在落款處加注借印、代字樣。
5.4 使用印章時,保管人應對用印的文書內容、手續(xù)、格式把關檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時請示領導,妥善解決。
5.5 嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免貽誤工作。
5.6 印章要在辦公室使用,不得擅自拿出辦公室和隨身攜帶,不準委托他人代管。
6.介紹信管理
6.1 介紹信種類:存根介紹信、信箋介紹信、證明信(材料)。
6.2 介紹信一般由行政部指定人員保管。
6.3 介紹信開具由部門負責人簽字后報行政部審批,嚴禁開出空白介紹信。
違規(guī)處理:
違反上述規(guī)定,按公司《懲罰制度》予以處理。
第2篇 房地產(chǎn)集團公司印信管理辦法
房地產(chǎn)集團有限公司印信管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強_ 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)的印章和介紹信
管理,規(guī)范工作程序,特制訂本辦法。
第二條 綜合管理部為公司印信的歸口管理部門。
第三條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股
項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 印信的種類和使用范圍
第四條 印章的主要種類
(一)公司印章
(二)合同專用章
(三)法定代表人印章
(四)銷售合同專用章
(五)財務專用章
(六)各部門印章
(七)校正章
(八)騎縫章
(九)其它因工作需要刻制的印章
第五條 本辦法中的介紹信,是指公司對外統(tǒng)一使用的介紹信。
第六條 印章的使用范圍
(一)公司印章主要用于以公司名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函,以及經(jīng)公司領導批準的各種報表和其他文書;
(二)合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協(xié)議和合同;
(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據(jù)和其他文書;
(四)銷售合同專用章主要用于商品房買賣合同;
(五)財務專用章主要用于各類財務票據(jù)、憑證和報表;
(六)部門印章主要用于以部門名義簽發(fā)的各類文書;
(七)校正章主要用于校正文件或協(xié)議(合同)中的非原則性的個別文字差錈
(八)騎縫章主要用于協(xié)議或合同的邊縫。
第七條 公司介紹信主要用于以公司名義對外進行工作聯(lián)系。
第三章 印信的管理
第八條 印信的制作或購買
(一)印章的制作:因工作需要須刻制印章的,由綜合管理部報總經(jīng)理或以上領導批準,到指定店家刻制。
(二)介紹信的制作或購買:因工作需要須印制或購買統(tǒng)一格式介紹信的,由綜合管理部報總經(jīng)理或以上領導批準,到指定廠家印制,或到指定店家購買。
第九條 印章的登記
(一)所有印章都必須由綜合管理部在《印章登記本》上逐一登記,并在《印模一覽表》上留存印模;
(二)各部門領用屬于本部門保管的印章時,應在《印章登記本》上登記;
(三)每次用印,應在《印章使用登記本》上登記備查,登記內容為用印日期、事由、經(jīng)辦人、批準人、用印數(shù)等。
第十條 印信的保管
(一)綜合管理部負責保管公司印章、合同專用章、法定代表人印章及由各部門(機構)保管以外的各類印章、公司介紹信;
(二)銷售部負責保管銷售合同專用章、校正章、騎縫章;
(三)財務管理部負責保管財務專用章、法定代表人印章;
(四)各部門負責保管本部門印章;
(五)所有印章和介紹信必須由專人保管。
第十一條 印信的使用
(一)印章的使用
1、凡涉及公司對外投資、合作協(xié)議、土地協(xié)議、銀行擔保等重大事項的用印,須經(jīng)董事長或其授權人簽字同意或憑協(xié)議、合同上董事長或其授權人的簽字方可用印,具體經(jīng)辦人須在《印章使用登記本》上簽字,用印的文件資料須留有正本存檔。
2、凡公司事務性的文件資料用印,須經(jīng)總經(jīng)理或其授權人在擬稿紙或《印章使用登記本》上簽字,用印的文件資料須留有正本存檔。
3、預售協(xié)議用印,由銷售部加蓋銷售合同專用章。若因筆誤而更改,須加蓋校正章。商品房買賣合同用印,經(jīng)總經(jīng)理或其授權人審核簽字后,由銷售部加蓋銷售合同專用章和騎縫章,經(jīng)辦人須在《印章使用登記本》上簽字,需在合同上加蓋法定代表人印章的,須經(jīng)法定代表人同意。
4、財務票據(jù)、憑證、報表及款項支付用印,須經(jīng)財務管理部會計審核,由出納蓋上財務專用章,然后由會計加蓋法定代表人印章。
5、部門(機構)的文書資料用印須經(jīng)部門(機構)負責人審核批準。
(二)介紹信的使用
開具公司介紹信,須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理或經(jīng)辦部門負責人批準;重大事項須經(jīng)分管副總經(jīng)理或以上領導批準。
第十二條 印章的外帶
公司印章原則上不允許攜帶外出,因工作需要必須攜帶外出的,須經(jīng)總經(jīng)理或以上領導書面批準。外帶期間,必須由專人保管;用畢,須及時歸還。
第十三條 印章的失少
發(fā)現(xiàn)印章失少,保管人應立即向綜合管理部報告,綜合管理部應及時采取相應措施,并登報聲明作廢;必要時應向公安部門報案。
第十四條 印信的封存和銷毀
(一)因機構變動、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信,應由綜合管理部統(tǒng)一封存。
(二)一般情況下,封存5 年后報總經(jīng)理批準,由綜合管理部統(tǒng)一銷毀。
第十五條 使用過的用印登記本和介紹信存根,于次年3 月存檔備查。
第十六條 印信管理人員應遵守紀律,注意保密,嚴格按規(guī)定使用印章和介紹信。
第十七條 印章和介紹信必須存放在保險柜內或其他安全的地方,每次用印或開具介紹信完畢,應立即放回原處;財務專用章和法定代表人印章應由}會計分別保管。
第十八條 嚴禁開具空白介紹信,不得在空白介紹信、便箋上加蓋各婁
第四章 附則
第十九條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
第二十條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
第3篇 公司印信管理制度（5）
公司印信管理制度(五)
第一條 印信的種類
一)印鑒:公司向主管機關登記的公司印章或指定業(yè)務專用的公司印章。
二)職章:刻有公司董事長或總經(jīng)理職銜的印章。
三)部門章:刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注“對內專用”.
四)職銜簽字章:刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印信。
第二條 印信的使用規(guī)定
一)對公司經(jīng)營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文,蓋總經(jīng)理職章。
二)以公司名義對國營機關團體、公司核發(fā)的證明文件,及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名,蓋總經(jīng)理職銜章。
三)以部門名義于授權范圍內對廠商、客戶及內部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者,蓋經(jīng)理職銜簽字章。
四)各部門于經(jīng)辦業(yè)務的權責范圍內及對于公民營事業(yè)、民間機構、個人的行文以及收發(fā)文件時,蓋部門章。
第三條 印信的監(jiān)印
一)總經(jīng)理職章及特定業(yè)務專用章得由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。
二)總經(jīng)理職銜簽字章得核定由管理部主管為監(jiān)印人員。
三)經(jīng)理職銜簽字章及部門章得由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。
第四條 印信蓋用
一)文件需用印時,應先填寫“用印申請單”(附表1),經(jīng)主管核準后,連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。
二)監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外,并應于“用印申請單”上加蓋使用的印信存檔。
第五條 各種印信由監(jiān)印人負責保管,如有遺失或誤用情事,由監(jiān)印人全權負責。
第六條 監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件,不得擅自用印,違者受處。
第七條 印信遺失時除立即向上級報備外,并應依法公告作廢。
第八條 本辦法經(jīng)呈總經(jīng)理核準后施行,修改時亦同。
第4篇 海龍供電公司印信工作管理標準
1 范圍
本標準規(guī)定了龍海市供電公司印信管理工作的職責、保管內容與使用,使用權限與手續(xù)。
本規(guī)定適用于龍海市供電公司和公司各部門印信的管理。
2 引用標準
山東省電力工業(yè)局機關印章使用管理規(guī)定(魯電辦[1995]236號)。
3 職責
3.1 職能分工
3.1.1 龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門,負責全公司的印信使用和保管工作。
3.1.2 公司印章由上級行政主管部門制發(fā),根據(jù)經(jīng)理的安排,由公司辦公室負責管理,并指定黨委秘書(黨委印章)、文書員(行政印章)做好日常的使用和保管。經(jīng)濟合同專用章由企劃部負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發(fā),由各單位行政主管人負責管理,并指定車間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報公司辦公室備案。
4 管理內容與要求
4.1 印章管理
4.1.1 公司各單位業(yè)務用專用印章,凡刻有本公司名稱者,均應由使用單位主管負責人提出申請、分管副經(jīng)理或總工程師審核,經(jīng)經(jīng)理批準后方可刻制,由各單位行政主管人負責管理,并指定專人負責日常使用和保管。
4.1.2 班組級的單位,一般不制發(fā)印章。屬于直接對外有業(yè)務聯(lián)系的班組級單位,包括托兒所、衛(wèi)生室等,可按4.1.1條規(guī)定辦理,其他班組級單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規(guī)定刻制業(yè)務專用章。
4.1.3 公司主管負責人名章、根據(jù)上級規(guī)定,由公司辦公室負責刻制和管理。支票專用的公司主管負責人名章,應區(qū)別于行政用章,并報有關部門備案,由專責業(yè)務部門的主管人負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。
4.1.4 如印章長久使用磨損或因故損壞不能繼續(xù)使用者,保管單位的主管負責人應查明原因,寫出報告申請重新刻制,新印章制發(fā)后,原印章應交制發(fā)部門、并削角作廢存查。
4.1.5 各類印章應由專人管理,如委托他人暫時代管,需經(jīng)部門領導批準。各級印章保管人,應認真負責,切實加強管理。單位印章和負責對外的部門主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規(guī)定,攜帶到公共場所;保管人員更換時,應在單位主管負責人的主持下辦理交接手續(xù)。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負責人負完全責任。
4.1.6 會議紀要、調查提綱等類文件一般不加蓋公章。除發(fā)文、開具介紹信用印外,各類印章使用,均應實行用印審批單制度,經(jīng)領導簽發(fā)的用印審批單,均應留存,并按年度歸檔。
4.2 各級印信的使用范圍
4.2.1 公司印章的使用范圍
4.2.1.1 公司正式行政公文;
4.2.1.2 上報的總結、專題報告、工作簡報、各項專業(yè)定期報表;
4.2.1.3 對外簽訂的合同或協(xié)議書;
4.2.1.4 開據(jù)公事介紹信或證明信;
4.2.1.5 根據(jù)有關主管機關部門的統(tǒng)一規(guī)定需出具公司證明的。
4.2.2 公司辦公室印章的使用范圍
4.2.2.1 開據(jù)內部業(yè)務介紹信;
4.2.2.2 以公司辦公室名義印發(fā)的內部通知;
4.2.2.3 以公司辦公室名義對外業(yè)務性行文;
4.2.2.4 一般人民來信的回復信件;
4.2.2.5 根據(jù)有關規(guī)定由行政開據(jù)的公事證明或介紹信等。
4.2.3 各部室、公司的印章使用范圍;
4.2.3.1 向公司的請示報告、計劃、總結;
4.2.3.2 向上級業(yè)務主管部門的工作匯報和業(yè)務聯(lián)系信件;
4.2.3.3 公司內各單位之間的聯(lián)系通知或證明;
4.2.3.4 分管業(yè)務范圍需直接對外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門對外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門對有關戶口管理的證明和材料等。
4.2.3.5 有關部門所持的業(yè)務專用印章,應按專用范圍使用。
4.3 印信使用權限和手續(xù)
4.3.1 公司印章使用權限和手續(xù)
4.3.1.1 正式公文,應按公文擬辦程序經(jīng)主管繕印后,由公司辦公室文書員在對外發(fā)文和原稿上加蓋印章。
4.3.1.2 以公司名義的對外專業(yè)性報告,填報人擬好后應經(jīng)本部門主管審核在存檔份上簽字,呈報分管經(jīng)理簽發(fā)后由公司辦公室加印,如系有時間性的定期報表,分管經(jīng)理因故不能立即簽發(fā)者,根據(jù)經(jīng)理指示,可先交公司辦公室加印報出,存檔一份由分管經(jīng)理補閱補簽。
4.3.1.3 對外簽訂成文的經(jīng)濟合同或協(xié)議書、委托書、擔保等契約性文件,應按公文擬辦程序,經(jīng)主管人簽發(fā)后,由企劃部加印。
4.3.1.4 對外的工程設計圖紙、資料,購貨合同、資料和向上級部門提報有關申請表等,擬辦單位
應辦好審核和批準手續(xù),由公司辦公室加印。
4.3.1.5 公司各單位對外聯(lián)系工作,需持公司介紹信、證明信者,應在各部室、公司兼管文書員處填寫由公司統(tǒng)一制發(fā)的介紹信箋,經(jīng)本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經(jīng)復審同意后加印,存根留各單位。對涉及各專業(yè)部門權限的,應由各專業(yè)主管部門負責人審核簽字。
4.3.1.6 如必須使用一般信紙寫作介紹信或證明信時,經(jīng)辦人應先擬稿,經(jīng)主管人審核簽發(fā)后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專業(yè)部室部門復信統(tǒng)一存查者,底稿可留在擬辦部門。
4.3.1.7 開據(jù)私人證明,必須根據(jù)主管機關、部門的明確規(guī)定辦理,不符合規(guī)定,一律不予證明。對必須加蓋公司印章者,應經(jīng)本單位主管同意,口頭或書面通知公司辦公室,方可辦理。
4.3.1.8 嚴禁在內容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。
4.3.1.9 印章一律蓋在單位名稱處或文末日期上。
4.3.1.10 凡不符合以上諸項程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經(jīng)辦單位負責。
4.3.2 各部室、公司印章使用,應經(jīng)主管領導核準同意,嚴格印信管理。
4.3.3 業(yè)務專章的使用范圍、權限和手續(xù)、由各單位按本制度精神,自行制定有關規(guī)定,并嚴格執(zhí)行。
第5篇 地產(chǎn)公司印信使用管理規(guī)定
地產(chǎn)有限公司印信使用管理規(guī)定
為了規(guī)范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責任,避免誤用印信給公司造成經(jīng)濟損失和法律責任,特制訂本管理規(guī)定:
一、印章的使用與管理
1、公司印章的種類及保管
公司的公章及合同章由公司指派行政部專人負責保管使用;財務專用章、法定代表人章以及收款專用章由財務部負責保管使用;所屬公司的印章由所屬公司負責保管使用;公司各部門不設部門專用章。
2、使用印章的審批程序
a、凡需加蓋公司公章時,先填寫《用印審批表》,經(jīng)部門負責人、主管經(jīng)理、總經(jīng)理批準簽字后,持《用印申請表》或經(jīng)總經(jīng)理簽批的文件到行政部辦理蓋章手續(xù)。
b、加蓋合同印章時,憑借總經(jīng)理簽批后的《合同會簽單》到行政部辦理蓋章手續(xù)。
c、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時,須填寫《印章離司申請表》,經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后,在公司其他人陪同下方可將印章拿離公司使用。
d、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門制定的使用規(guī)定執(zhí)行。
3、印章保管人的工作要求
a、所有需要加蓋印章的文件,只有見到總經(jīng)理簽字后方可加蓋,若因總經(jīng)理外出而無法履行審批程序時,只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補簽《用印審批表》。
b、印章保管人對沒有公司總經(jīng)理簽字的用印申請,有權予以拒絕加蓋印章。
c、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準在空自信件上蓋印,不準沒經(jīng)批準加蓋印章。
d、凡在落款處加蓋印章時,必須騎年蓋月。
e、與外單位的合同、協(xié)議等文件,篇幅超過兩頁者,要加蓋騎縫章。
f、印章保管人應做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責任和經(jīng)濟責任。
g、印章保管人需對《用印審批表》進行登記,編號及存檔。
4、其它
a、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關規(guī)定要求。
b、新使用印章在啟用前,應將啟用時間、印章式樣通知公司有關部門。
c、當印章報廢,停止使用時,應將原件及時上交公司,并向有關部門及時通報,說明原因,標明停用印模,停用時間。公司須及時收回廢用印章,銷毀或歸檔封存。
d、印章遺失時,除要立即報告公司領導和公安機關備案外,還應依法公告作廢。
e、公司各類印章的刻制、變更,必須報公司董事會批準后方可辦理。
二、介紹信的使用與管理
1、介紹信的印刷
a、公司介紹信由行政部負責印刷。
b、印制的介紹信,應按照公司vi下冊所確定的統(tǒng)一格式設計,經(jīng)公司經(jīng)理會審核備案后,可以安排印刷、使用。
2、介紹信僅為本公司員工外出開展業(yè)務時證明本企業(yè)員工身份和擬辦業(yè)務時使用,不可以作為其它事項的證明材料。
3、介紹信的保管和使用
a、介紹信由公司行政部設專人保管,實行使用審批制度。
b、公司各部門及所屬公司員工到政府機關。協(xié)作單位開展企業(yè)經(jīng)營范圍內的工作業(yè)務時,經(jīng)過所在部門負責人和主管經(jīng)理簽字同意后,憑《介紹信使用審批單》,到公司行政部開具介紹信。
介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。
c、介紹信使用審批單上應寫明對方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數(shù)。具體業(yè)務內容和介紹信有效期限。
d、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。
三、本規(guī)定由公司行政部負責解釋。
四、本規(guī)定自下發(fā)之日起實施。
第6篇 房地產(chǎn)公司印信管理規(guī)定（5）
房地產(chǎn)公司印信管理規(guī)定(五)
為加強公司印章管理,規(guī)范用印制度,確保公司公文的可靠性與安全性,特制定本規(guī)定。
一、公司公章、合同專用章由辦公室專人負責保管。各部門辦理各種公文、函件的用印事宜,統(tǒng)一到辦公室辦理。公司對外開具介紹信由公司辦室負責辦理。
二、財務用印章、法人代表印章由財務部專人妥善保管。
三、各部門的印章,由各部門指定專人保管,存放印章的設施必須安全可靠。
四、財務印章、總經(jīng)理人名章由財務部門指定專人管理。
五、印章的使用必須履行審批手續(xù),未經(jīng)批準不得使用印章。
六、以公司名義形成的上報、下發(fā)及各項公文、合同,須經(jīng)總經(jīng)理審批同意后可以加蓋公章;業(yè)務往來函件、經(jīng)營合同等經(jīng)主管副總經(jīng)理審批同意后,按程序加蓋公章或合同專用章;一般事物性文件、便函、報表、介紹信等按審批手續(xù)進行,確認完成后加蓋公章。
六、使用部門印章,由該部門經(jīng)理批準。
七、嚴格用印監(jiān)督,監(jiān)印人要認真核查文件的用印審批單,蓋章前需分項登記,蓋章后留存用印審批單。
八、印章需外帶使用時,須填寫《公司印章外代申請表》,經(jīng)部門經(jīng)理、部門主管副總同意,公司總經(jīng)理批準,到公司辦公室辦理借用手續(xù),原則要求當日歸還。特殊情況,用印部門要與辦公室簽訂印章保管、使用的委托授權書。
九、公司印章的使用依照以下手續(xù):
■使用公司或高級職員名章時應當填寫“公司印章申請單”。(以下簡稱申請單),寫明申請事項,征得部門領導簽字同意后,連同需蓋章文件一并交印章管理人;
■使用部門印章,需在申請單上填寫用印理由,然后送交所屬部門經(jīng)理,獲認可后,連同需要用印文件一并交印章管理人。
■公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是否有批準人的印章。
■代理實施用印的人要在事后將用印依據(jù)和用印申請單交印章管理人審查。同時用印依據(jù)及用印申請單上應用代理人印章。
■公司印章原則上不準帶出公司,如確因工作需要,需經(jīng)董事長批準,并由申請用印人寫出借據(jù)并標明借用時間。
■常規(guī)用印或需要再次用印的文件,如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有關文字證明者,可省去填寫申請單的手續(xù)。印章主管人應將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。
■公司印章的用印依照以下原則進行:公司、部門名章,分別用于以各自名義行文時;職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。
十、用印方法:
■公司印章應蓋在文件正面;
■蓋印文件必要時應蓋騎縫印;
■除特殊規(guī)定外,蓋公司章時一律應用朱紅印泥;
十一、嚴禁開空白介紹信,不得以任何理由在沒有內容的公用信箋、空白紙張上用印。特殊情況,使用人必須書面申請,部門及部門主管副總同意,公司總經(jīng)理批準,辦公室登記記錄,并按時收回、銷毀剩余空白公文。
__房地產(chǎn)開發(fā)有限公司用印申請單
用印部門
份數(shù)
日期
文件名稱
用印事由
經(jīng)辦人
部門經(jīng)理
總經(jīng)理
__房地產(chǎn)開發(fā)有限公司印章外帶申請單
申請部門
印章種類
日期
外帶事由
返還時間
部門經(jīng)理
外帶日期
經(jīng)辦人
總經(jīng)理
主管副總
總經(jīng)理
第7篇 物業(yè)管理公司印信管理規(guī)定（7）
物業(yè)管理公司印信管理規(guī)定(七)
1.0目的:
加強印章管理和證明信、介紹信的管理,防止出現(xiàn)有損公司形象甚至造成聲譽、經(jīng)濟損失的事情發(fā)生。
2.0適用范圍:公司及其各部門。
3.0印章管理流程:
3.1印章刻制流程:
負責人工作要求
使用部門 持公司文件或領導批復
綜合事務部 按公司文件或領導意見
公司領導 按權限
綜合事務部 按政策規(guī)定
綜合事務部領用人簽字、印章模印、時間等
使用部門嚴格管理及使用
3.2印章使用流程:
責任部門(人)要求
用章部門(人)填寫申請單,注明用章事項
用章部門(人)注意用章必要性及嚴肅性
負 責 人
印章相應單位按權限審批
(部門)負責人
印章保管部門按審批意見辦理
印章保管部門 蓋章臺帳登記
3.3印章回收流程:
責任單位(人) 要 求
印章保管單位 文件要求或總經(jīng)理要求
公司總經(jīng)理 按權限
使用部門
綜合事務部 在印章備案冊上雙方簽認
綜合事務部 按審批意見辦理
4.0印信管理職責:
4.1介紹信、證明、法人授權委托書、計劃生育證明由綜合事務部負責管理。
4.2公司章由綜合事務部負責管理。
4.3非綜合事務部印章按其文件規(guī)定管理。
4.4各部門印章由各部門負責人管理。
5.0介紹信及證明的管理規(guī)定:
5.1各部門或職員個人因業(yè)務或其它原因需要公司出具介紹信或證明時,應到綜合事務部申請。
5.2公司介紹信、證明的開具由綜合事務部負責把關,介紹信、證明的內容必須屬實;并經(jīng)公司領導同意,方可出具。
5.3公司介紹信、證明一式兩份,一聯(lián)交申請部門或職員個人使用,一聯(lián)由綜合事務部存根備案。
6.0法人授權委托書的管理:
6.1需要以法人名義對外辦理業(yè)務的,必須到綜合事務部開具法人授權委托書。
6.2法人授權委托書必須經(jīng)公司法人代表或總經(jīng)理同意,必須明確被授權人的權限和被授權的期限。
6.3法人授權委托書一式兩聯(lián),一聯(lián)交申請部門或職員個人使用,一聯(lián)由綜合事務部存根備案。
7.0印章管理規(guī)定:
7.1印章的刻制:
7.1.1公司所有印章由綜合事務部負責統(tǒng)一刻制,大小樣式由綜合事務部規(guī)定,任何人或部門不得自行其是。
7.1.2公司印章的刻制和更換必須以公司有關管理機構的文件為依據(jù),并到政府有關部門指定的單位刻制。
7.1.3新印章在啟用前,必須留印模以備查,綜合事務部根據(jù)印章的使用范圍向有關單位發(fā)出啟用通知。
7.2印章的保管:
7.2.1公章和專用章的保管人統(tǒng)一造冊登記,于綜合事務部備案,保管人的工作調動或離職,必須先辦理印章交接手續(xù),否則不予辦理手續(xù)。
7.2.2印章保管人員必須嚴守職責,一絲不茍,印章設專柜保管,隨用隨取,用后即鎖。
7.2.3任何人不得將印章攜離辦公室,特殊情況,印章攜離辦公室須由公司領導簽字批準。
7.3印章的使用:
7.3.1使用公司印章必須申請,填寫《印章使用申請單》。
7.3.2審批:首先由申請用章人該部門主管審批,涉及有關人事和財務有關事項的由財務部或綜合事務部部長審查同意,最后分別由各種印章的最高簽批人進行審批。
7.3.3公司印章用于以公司名義對外的一切文件資料,公司印章的使用必須經(jīng)公司領導簽字同意,公司領導不在時,可由授權人代簽。
7.3.4公司合同章用于以公司名義對外簽訂的一切合同,公司合同章的使用必須在合同經(jīng)公司法人代表或經(jīng)法人代表授權的公司領導簽字后方可加蓋。
7.3.5各部門印章用于以各部門名義對外的一切文件資料,各部門印章的使用必須經(jīng)部門負責人的同意,并建立臺帳,每次使用后進行登記。
7.3.6印章保管人審查批準程序無誤后,留下《印章使用申請單》,加蓋印章。
7.3.7公司公章的每一次使用必須由印章保管人進行登記,并將《印章使用申請單》歸卷存檔。凡加蓋公司公章的發(fā)文,綜合事務部必須留底存檔。
7.4印章的廢止:當公司情況發(fā)生變更時,涉及印章變動,則原有印章不再適用,進行作廢處理。作廢的印章要及時上繳,并通知有關部門。公章如有遺失,須立即上報綜合事務部,綜合事務部發(fā)出遺失和作廢聲明和辦理其他善后事宜。
8.0支持性工具:
《印章使用申請單》
編制: 審核: 批準: 日期:
