企業(yè)內(nèi)部采購管理制度

包括哪些

企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，是確保企業(yè)高效、合規(guī)運作的重要組成部分，它涵蓋了以下幾個核心領域：

1. 采購策略：明確采購目標、選擇供應商的標準、采購流程和決策機制。

2. 供應商管理：供應商資質(zhì)審核、合同簽訂、績效評估和關系維護。

3. 需求預測與采購計劃：基于業(yè)務需求和庫存狀況制定采購計劃。

4. 采購流程：從詢價、比價、訂單下達、到貨驗收、付款結算的全過程管理。

5. 風險控制：識別和管理采購過程中的法律風險、市場風險和供應鏈風險。

6. 內(nèi)部審計與監(jiān)督：定期審查采購活動，確保合規(guī)性和效率。

體系框架

企業(yè)內(nèi)部采購管理制度的體系框架可以概括為以下四個層次：

1. 政策與程序：制定清晰的采購政策，設定詳細的執(zhí)行步驟和操作指南。

2. 組織架構：設立專門的采購部門，明確崗位職責，確保權責分明。

3. 流程與工具：設計標準化的采購流程，并利用信息技術實現(xiàn)流程自動化。

4. 監(jiān)控與改進：建立反饋機制，定期評估制度執(zhí)行效果，不斷優(yōu)化和完善。

重要性

企業(yè)內(nèi)部采購管理制度的重要性不容忽視：

1. 提高效率：通過標準化流程，減少無效工作，提高采購效率，降低運營成本。

2. 規(guī)避風險：確保采購活動符合法律法規(guī)，避免因違規(guī)操作帶來的法律糾紛。

3. 保障質(zhì)量：通過嚴格的供應商管理和質(zhì)量控制，保證產(chǎn)品和服務的質(zhì)量。

4. 優(yōu)化成本：通過有效的采購策略，實現(xiàn)成本最小化，提升企業(yè)盈利能力。

5. 增強競爭力：穩(wěn)定的供應鏈關系有助于企業(yè)快速響應市場需求，增強市場競爭力。

6. 促進透明度：采購制度的公開透明，有利于內(nèi)部審計和外部監(jiān)管，提高企業(yè)公信力。

一套完善的企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，不僅是企業(yè)日常運營的基礎，更是企業(yè)長期發(fā)展和競爭優(yōu)勢的關鍵。其實施需要全體員工的理解和支持，同時也需要管理層的持續(xù)關注和適時調(diào)整，以適應不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境。

企業(yè)內(nèi)部采購管理制度范文

第1篇 企業(yè)內(nèi)部采購管理條例

采購管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了規(guī)范公司的采購業(yè)務,制定詢價、議價流程,降低采購成本,確保公司各項物料供應,加強公司物料采購的監(jiān)督管理,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱采購包括原輔材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等采購及勞務采購。

第三條 公司的采購部門或采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購,貨比三家,同等材料質(zhì)優(yōu)、價廉、服務好者中標。

第二章 采購流程

第四條 請購的提出

1、生產(chǎn)研發(fā)部物控員依物料需求狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求,每月25日前開立下月的所需物料《請購單》,包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等;

2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合部負責開立《請購單》;

3、《請購單》應注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項,經(jīng)主管審核,并依請購核準權限送呈相關人員批準;

4、《請購單》一聯(lián)自存,二聯(lián)送交供應鏈(生產(chǎn)物料)、綜合部(辦公用品),三聯(lián)交財務部;

5、交期相同的同屬一個供應廠商的物料,請購部門應填具在同一份《請購單》內(nèi);

6、緊急請購時,請購部門應于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

第五條 請購核準權限

1、生產(chǎn)研發(fā)所需原材料由生產(chǎn)或研發(fā)部經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理核準;

2、車間需購買的機修配件、零件,價值在2000元以下的由車間主任審核后,報生產(chǎn)部經(jīng)理核準;價值在2000元以上的車間主任簽字確認后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核,報分管副總核準,總經(jīng)理批準。

3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購,由綜合部填報《請購單》,綜合部經(jīng)理批準;空調(diào)、熱水器、高級家具及單件物品價值在2000元以上的由綜合部經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理核準。

第六條 請購的撤消

1、已開具《請購單》需撤銷請購時,由請購部門以書面方式呈原核準人,并轉送供應鏈或綜合部,必要時應先口頭通知。

2、采購有關部門接到通知后,立即停止采購。

3、如遇特殊情況未能及時停止采購時,采購部門應商原請購部門并妥善處理善后事宜。

第七條 采購方式

根據(jù)本公司實際情況,公司物料采購采用以下三種方式:

1、集中采購 公司通用性大宗物料(鋼材等),以集中采購較為有利,依定時或定量計劃進行采購;

2、合約采購 公司經(jīng)常使用物料,采購部門應事先選擇供應商,確定供應價格及交易條件,辦理合約采購,依定時或定量的方式進行采購;

3、一般采購 除1、2以外的零星物料,采用按需采購的方式。

第八條 詢價、議價

1、采購部門(供應鏈及綜合部)收到經(jīng)核準的《請購單》后,除集中采購方式外,采購人員應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內(nèi)的供應商進行詢價;

2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況,不受前款所限;

3、如向特約供應商采購時,應附其報價明細表,如特約供應商有兩家以上,則應向其同時索要報價明細表;

4、選擇詢價或采購的對象,應依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇;

5、供應商提供報價的物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r,采購人員應商請購部門確認;

6、專業(yè)材料、用品或項目,采購部門應會同使用部門共同詢價與議價;

7、詢價后,如有必要,采購部應至少選擇兩家以上供應商進行交互議價;議價應注意品質(zhì)、交期、服務兼顧。

第九條 議價原則

有以下情況時,采購部應及時與供應商議價:

1、市場價格下跌或有下跌趨勢時;

2、采購頻率明顯增加時;

3、本次采購數(shù)量大于前次時;

4、本次報價偏高時;

5、有同樣品質(zhì)、服務的供應商提供更低價格時;

6、其他有利于公司條件時

第十條 定價核準

1、采購人員詢價、議價完成后,填寫《采購詢價、議價單》(對內(nèi)使用),隨附各供應商回傳的《采購詢價單》(對外使用),必要時附上書面說明,呈采購部門負責人審核;采購部門負責人審核時,認為需要再進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經(jīng)理親自與供應商議價。

2、單筆采購金額在五千元以下的采購訂單,價格由采購部門負責人核準,確定供應商;超過五千元的采購訂單,其價格提交總經(jīng)理核準后確定供應商。

3、采用集中采購方式采購的供應商確定,必須呈報總經(jīng)理核準。

第十一條 訂購作業(yè)

1、供應商經(jīng)核準后,采購人員應以本公司出具《購銷合同》或供貨商出具《購銷合同》形式與供應商訂立合同,訂購物料。

2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形,采購人員應于《購銷合同》上明確注明。

3、采購人員應控制物料訂購交期,及時向供應商跟催交貨進度。

第十二條 驗收與付款

1、依相關檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。

2、依合同約定的付款方式,辦理供應商付款工作。

第三章 采購質(zhì)量管理

第十三條 采購質(zhì)量文件資料要求

訂購前,應提供下列文件資料,或在《購銷合同》、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定:

1、訂購產(chǎn)品規(guī)格、圖紙、技術要求等。

2、產(chǎn)品技術精度、等級要求。

3、各種檢驗規(guī)范、標準。

4、所需產(chǎn)品認證要求或工廠質(zhì)量管理體系認證要求。

第十四條 合格供應商選擇

除經(jīng)總經(jīng)理特準外,應向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件:

1、經(jīng)本公司供應商調(diào)查,列入《合格供應商名錄》內(nèi)的供應商。

2、提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。

3、以往采購的良好記錄。

第十五條 質(zhì)量保證約定

物料采購,應由供應商承擔質(zhì)量保證責任,并在訂購前明確。本公司要求供應商承諾下列質(zhì)量保證:

1、供應商質(zhì)量管理體系符合本公司指定的質(zhì)量保證系統(tǒng)、如iso9000等。

2、供應商應保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。

3、供應商應隨貨送交其質(zhì)量檢驗合格記錄。

4、接受本公司必要的供應商調(diào)查。

5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中因供應商責任所致?lián)p失的承擔與賠付。

第十六條 進貨驗收規(guī)定

供應商提供的物料,必須經(jīng)過本公司倉庫、質(zhì)檢、采購等部門人員相關驗收工作,主要包括下列幾項:

1、品質(zhì)檢驗 質(zhì)檢部按進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗,以確定交貨質(zhì)量符合質(zhì)量要求。

2、處理短損 根據(jù)點收、檢驗結果,對發(fā)生短損的,予以更正數(shù)量,必要時向供應商索賠;

3、退還不合格品 對檢驗不合格物料,退供應商進行必要處理,由此造成的損失,向供應商進行索賠;

第十七條 質(zhì)量糾紛處理

采購物料發(fā)生規(guī)格不符、質(zhì)量不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況的處理流程統(tǒng)稱為質(zhì)量糾紛處理。具體規(guī)定如下:

1、處理依據(jù) 以雙方事先約定的質(zhì)量標準作為處理依據(jù),并在《購銷合同》上詳細說明,其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等,原則上以本公司的要求為依據(jù)。

2、采購物料退貨與索賠

(1)擬退回采購物料應由倉管員清點整理后,通知采購部門(供應鏈及綜合部)。

(2)采購部門經(jīng)辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。

(3)現(xiàn)貨供應退貨,要求供應商更換合格物料。

(4)訂制品退貨,原則上要求供應商重做或修改至合格為止。

(5)確屬無法修復或供應商技術能力不足時,可取消訂單,更換供應商。

(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

(7)雙方事前沒有明確訂購合約時,以實際造成本公司損失向供應商索賠。

3、其它索賠規(guī)定

(1)供應商原因造成交貨延遲,以實際造成本公司損失向供應商索賠。

(2)破損短少情形,由供應商補足合格物料,若由此造成本公司損失,依實際發(fā)生情況索賠。

(3)因供應商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司損失,依實際發(fā)生情況索賠。

(4)其他原因?qū)е卤竟緭p失,依實際損失向供應商索賠。

第四章 采購交期管理

第十八條 采購交期管理是采購的重點之一,確保交期的目的,是在必要的時間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)且生產(chǎn)成本合理。

第十九條 按供應商評價辦法進行考核,將交期的考核列為重要項目之一,以督促供應商提高交期達成率。

第二十條 對托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應及時通知經(jīng)辦人,盡快查實情況。

第五章 付款方式

第二十一條 付款方式

1、由采購部門根據(jù)《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》,向財務部請款。

2、財務部依合同規(guī)定的付款方式,與廠商結款,特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。

第六章 采購人員工作職責

第二十二條 對短缺物資,采購員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購代用品,否則,出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。

第二十三條 采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作,對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購,造成的超儲積壓,損失由采購人員承擔經(jīng)濟責任。

第二十四條 采購員未能及時完成采購任務時,應及早報告采購部經(jīng)理說明原因,提出相應意見方案,采購部應及時與請購部門溝通,擬定補救辦法和處理對策,特別重大事項,應匯報總經(jīng)理。

第二十五條 采購人員必須牢固樹立主人翁思想,盡職盡責,堅持原則,秉公辦事,切實維護公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。

第二十六條 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標準采購,任何人不得私自訂購和盲目進貨。

第二十七條 采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。

第二十八條 采購人員必須樹立服務意識,急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。

第二十九條 為掌握瞬息萬變的市場商品信息,采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識,提高業(yè)務工作能力,以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應工作。

第三十條 售后服務:對于采購物資,采購部在簽訂購買合同時,要明確服務約定。

1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的,由采購部負責聯(lián)系。

2、對于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。

本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。