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部門文件管理制度是指在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)部門產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行有序管理的一系列規(guī)則和流程。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在確保信息的安全、準(zhǔn)確和高效流通。
包括哪些方面
1. 文件分類：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)合同等。
2. 文件編號(hào)：為每個(gè)文件設(shè)定唯一的識(shí)別碼，便于查找和管理。
3. 制作與審批流程：規(guī)定文件制作的權(quán)限和審批流程，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
4. 存儲(chǔ)與備份：規(guī)定文件的存儲(chǔ)位置和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
5. 分發(fā)與查閱：設(shè)定文件的分發(fā)范圍和查閱權(quán)限，保護(hù)敏感信息。
6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的條件與程序。
7. 審計(jì)與合規(guī)：定期進(jìn)行文件管理審計(jì)，確保制度的執(zhí)行。
重要性
部門文件管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程減少尋找和處理文件的時(shí)間，提高工作效率。
2. 保證信息準(zhǔn)確：嚴(yán)格的審批和更新機(jī)制確保信息的準(zhǔn)確性。
3. 保障安全：通過權(quán)限管理防止信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
4. 法規(guī)合規(guī)：符合相關(guān)法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
5. 歷史追溯：完整的文件記錄方便追溯決策過程，為企業(yè)決策提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：明確每一步驟的具體操作方法和責(zé)任人。
2. 培訓(xùn)與教育：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提高全員意識(shí)。
3. 技術(shù)支持：引入電子文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件生命周期。
4. 監(jiān)督與反饋：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，收集反饋，不斷優(yōu)化制度。
5. 定期評(píng)估：每年至少進(jìn)行一次全面的文件管理制度評(píng)估，確保其適用性和有效性。
在實(shí)施過程中，要注重靈活性，根據(jù)不同部門的特性和需求進(jìn)行微調(diào)，同時(shí)鼓勵(lì)員工積極參與，共同構(gòu)建一個(gè)高效、安全的文件管理體系。
部門文件管理制度范文
第1篇 部門文件管理規(guī)定辦法
部門文件管理規(guī)定
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。
在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單,作分類登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。
為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。
對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。
如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。
不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。
黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。
群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。
其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。
嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。
對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。
任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。
(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。
如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;
(4)支部黨代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。
重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會(huì)通過后實(shí)施,修改時(shí)亦同。
第2篇 某購(gòu)物中心部門文件資料管理規(guī)程
營(yíng)運(yùn)管理類標(biāo)準(zhǔn)指引
制定部門:營(yíng)運(yùn)部
購(gòu)物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項(xiàng)目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責(zé)
3.1部門員工負(fù)責(zé)自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級(jí)資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導(dǎo)下進(jìn)行資料整理工作,其主要職責(zé)是對(duì)板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時(shí)進(jìn)行整理。定期對(duì)所有已歸檔的資料進(jìn)行檢查。接受部門經(jīng)理對(duì)資料管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo),并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對(duì)其所保管的資料信息(包括電子版)負(fù)有全部責(zé)任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應(yīng)按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進(jìn)行分類。
排列:歸檔資料應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長(zhǎng)期、短期。
4.3公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人借閱非密級(jí)資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負(fù)責(zé)人以下員工借閱資料時(shí),需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫《資料使用申請(qǐng)表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴(kuò)大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復(fù)制。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批方可摘錄和復(fù)制。查閱“一般”級(jí)資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。查閱“密件”級(jí)資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱“絕密”級(jí)資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進(jìn)行處罰。
4.7任何個(gè)人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對(duì)保管期限已滿的資料,通過鑒定對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對(duì)照《資料銷毀清單》檢查資料,確認(rèn)無誤后在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長(zhǎng)期保存。如有個(gè)別資料和文件未被批準(zhǔn)銷毀,尚需保存,則應(yīng)在銷毀清單上做出適當(dāng)說明。為了防止錯(cuò)銷,對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的資料除特殊情況外,一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認(rèn)已無利用價(jià)值時(shí)再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時(shí),凡屬密級(jí)資料須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.11因個(gè)人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級(jí)進(jìn)行相應(yīng)處罰
4.11.1普通級(jí)資料:
記過失一次,且按公司相關(guān)獎(jiǎng)懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。
4.11.2重要級(jí)資料:
記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎(jiǎng)懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,在績(jī)效考核中建議hr扣除相應(yīng)績(jī)效分值并上報(bào)公司,公司內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
