有哪些
檔案管理管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，它旨在確保檔案的安全、完整、有效利用，以及符合法規(guī)要求。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類與編碼：建立科學(xué)的分類體系，為每份檔案分配唯一的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、方式及時(shí)間，確保檔案的及時(shí)歸檔。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：設(shè)定適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損壞。
4. 利用與借閱：制定借閱流程，明確權(quán)限，保障檔案合理利用。
5. 安全管理：建立防火、防盜、防泄密等安全制度，確保檔案安全。
6. 信息化管理：推進(jìn)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)和檢索。
7. 更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新規(guī)則，對(duì)過(guò)期或無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行有序銷毀。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等類別，每類再細(xì)分具體子類。編碼應(yīng)包含類別、年份、流水號(hào)等信息，如“f2021-001”代表2021年的財(cái)務(wù)檔案第一號(hào)。
2. 收集與整理：各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，每月定期提交。新產(chǎn)生的檔案需在一周內(nèi)整理歸檔，確保時(shí)效性。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案庫(kù)房應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行清潔和消毒。重要檔案應(yīng)備份并異地存放。檔案裝具應(yīng)選用防火、防潮材料。
4. 利用與借閱：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，逾期未還須辦理續(xù)借手續(xù)。
5. 安全管理：設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案管理人員應(yīng)定期檢查安全設(shè)施，確保其正常運(yùn)行。
6. 信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，方便在線查詢和下載。所有電子檔案應(yīng)加密存儲(chǔ)，保證信息安全。
7. 更新與銷毀：每年進(jìn)行一次檔案清理，對(duì)不再需要的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定程序銷毀。
上墻內(nèi)容
1. “檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，保護(hù)檔案就是保護(hù)我們的歷史和未來(lái)?！?
2. “遵守檔案管理制度，確保檔案安全、完整?！?
3. “檔案借閱流程圖”，清晰展示從申請(qǐng)到歸還的步驟。
4. “檔案分類示例”，列舉各類別檔案的示例，方便識(shí)別和歸檔。
5. “檔案安全警示”，提醒員工注意防火、防盜、防泄密。
6. “檔案銷毀流程”，明確銷毀檔案的審批和操作流程。
以上各項(xiàng)制度和細(xì)則旨在促進(jìn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化，提高效率，同時(shí)也提醒每一位員工，檔案管理不僅是職責(zé)，也是對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要貢獻(xiàn)。
檔案管理管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證:每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn),檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè),憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào),再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表:每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼,加具封面,裝訂成冊(cè),加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱、單位地址,財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來(lái)的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,裝訂成冊(cè),標(biāo)明帳戶名稱、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽,將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件:財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類,按立案時(shí)間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào),便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時(shí)間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時(shí)催收歸還檔案,確保檔案完整無(wú)缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會(huì)計(jì)帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表:
①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年;
②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他:
①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年
②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久
③會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期為永久
④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限,銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。
第2篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二)本公司召開會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門兼職文書的職責(zé):
(一)了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、平時(shí)歸檔
第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五
第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。
3、對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全
二、歸檔時(shí)間和份數(shù)
對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時(shí)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第4篇 房地產(chǎn)案場(chǎng)資料檔案管理辦法
案場(chǎng)資料檔案管理辦法
1.案場(chǎng)資料按其保密性分為三個(gè)類別:
a類為內(nèi)部機(jī)密資料:包括銷控、日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、售足簽退文件夾、已購(gòu)、未購(gòu)表等,可閱范圍為案場(chǎng)經(jīng)理,銷售主管;
b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場(chǎng)內(nèi)工作人員。
c類為一般性資料。
2.未經(jīng)允許,案場(chǎng)人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓(xùn)資料)或復(fù)印、外泄內(nèi)部資料。
3.個(gè)人銷售夾需隨身攜帶,外出時(shí)應(yīng)把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無(wú)人而放有銷售夾的情況。
4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。
5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機(jī)會(huì)。
第5篇 某設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對(duì)于財(cái)務(wù)、人事檔案、質(zhì)量文件管理,國(guó)家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。
第二章確定歸檔范圍
第三條立卷歸檔的范圍
(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、資料(包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件)。
(二)公司召開的各種會(huì)議的文件資料,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。
(三)公司擬訂的各種計(jì)劃、規(guī)劃。
(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項(xiàng)目建設(shè)書、初步設(shè)計(jì)、開工和竣工驗(yàn)收等報(bào)告及批復(fù)。是我方擬稿的,應(yīng)連同底稿,由各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。
(五)公司參加上級(jí)或有關(guān)單位召開的會(huì)議帶回來(lái)的文件資料。
(六)中央和國(guó)務(wù)院、政府機(jī)關(guān)的有關(guān)政策性文件。
(七)公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。
(八)公司黨委、工會(huì)、團(tuán)委在工作活動(dòng)中形成的文件資料,包括年度計(jì)劃、總結(jié)、工作的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù),以及黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料。
(九)干部任免、人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、福利和工資、行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根等材料。
(十)公司的財(cái)產(chǎn)、設(shè)備檔案等交接憑證和清冊(cè)。
(十一)公司下屬單位報(bào)送的工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。
(十二)政府機(jī)關(guān)對(duì)公司請(qǐng)示、報(bào)告的批復(fù)文件。
第四條不歸檔的文件材料范圍
(一)公司印發(fā)的無(wú)查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。
(二)重份文件。
(三)專項(xiàng)會(huì)議討論,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
(四)無(wú)特殊保存價(jià)值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。
(五)公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料。
(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。
(七)公司下屬單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映,不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。
(八)公司下屬單位抄報(bào)備案的一般性文件材料。
第三章管理辦法
第五條立卷歸檔的方法
(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當(dāng)年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后,應(yīng)及時(shí)交辦公室檔案人員保管。
(二)根據(jù)檔案的機(jī)密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個(gè)級(jí)別,分類保存。
(三)參加上級(jí)組織召開的會(huì)議帶回來(lái)的文件資料,由出席會(huì)議的員工交辦公室檔案人員歸檔。
(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經(jīng)辦人暫時(shí)保管,但當(dāng)年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。
第六條檔案借閱辦法
(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時(shí),要辦理登記手續(xù),限期三天。
(二)檔案的原始稿件一般不予外借。
(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準(zhǔn)。
(四)借閱檔案人員要愛護(hù)檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標(biāo)記、圖點(diǎn),折角;不準(zhǔn)在檔案室吸煙。
(五)摘抄檔案文件資料,要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經(jīng)檔案人員簽字,否則不予蓋章。
(六)對(duì)于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。
第七條檔案鑒定小組
(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總?cè)谓M長(zhǎng)。
(二)鑒定小組負(fù)責(zé)公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。
(三)協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務(wù)。
第八條做好檔案的安全防護(hù)工作,進(jìn)行嚴(yán)格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場(chǎng)所整潔。
第九條檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:
(一)永久保存:公司章程、股東名冊(cè)、組織章程及辦事規(guī)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。
(二)10年保存:預(yù)決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。
(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。
(四)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
第十條對(duì)于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應(yīng)將銷毀檔案造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn),銷毀工作在相應(yīng)權(quán)責(zé)主管或檔案評(píng)審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行。
第十一條關(guān)于公司合同檔案管理
(一)經(jīng)濟(jì)合同檔案在公司檔案中單獨(dú)設(shè)置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號(hào)立卷。
(二)職能部門起草的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。
(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量:檔案室二份,營(yíng)銷副總一份,財(cái)務(wù)部一份。分送文本由辦公室固定編號(hào),便于查考,各部門要設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。
(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以正本、副本區(qū)分,因工作需要印發(fā)副本的,應(yīng)不蓋法人代表和單位印章。
第四章附則
第十二條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),自公布之日起施行,修改亦同。
第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第6篇 地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則辦法
會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則:
1、公司應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料包括:各種會(huì)計(jì)憑證和賬簿、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、各種會(huì)計(jì)報(bào)表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會(huì)計(jì)人員交接清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單等。
2、每個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束,會(huì)計(jì)人員應(yīng)將上述會(huì)計(jì)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保存清單,連同會(huì)計(jì)檔案一并歸檔,并由專人負(fù)責(zé)管理。
3、會(huì)計(jì)檔案一律不得外借,切實(shí)防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須持具有縣級(jí)以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會(huì)計(jì)檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會(huì)計(jì)檔案可以銷毀,但必須填制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,嚴(yán)防散失。
5、會(huì)計(jì)檔案保管期限附后。
第7篇 農(nóng)業(yè)合作社檔案管理制度
農(nóng)民專業(yè)合作社檔案管理制度
一、本合作社檔案包括合作社文件、年度計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、會(huì)議紀(jì)錄、往來(lái)函件、購(gòu)銷合同及協(xié)議等各種文書檔案;包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等各種會(huì)計(jì)檔案。
二、合作社會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)各種文書檔案和會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)賬簿、收據(jù)存根、承包合同等資源共享資料要實(shí)行專柜存放。必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
三、會(huì)計(jì)人員必須按季度對(duì)會(huì)計(jì)憑證整理、裝訂成冊(cè);年度終了,對(duì)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及其它會(huì)計(jì)資料和文書檔案進(jìn)行分類整理裝訂、立卷歸檔,按年度分類編制檔案目錄。
四、查閱或調(diào)用檔案資料,必須經(jīng)合作社負(fù)責(zé)人同意,并建立檔案查閱或調(diào)用登記簿,對(duì)查閱時(shí)間、內(nèi)容、歸還時(shí)間等作好記載。
五、銷毀檔案資料要嚴(yán)格按程序進(jìn)行,屬銷毀范圍的會(huì)計(jì)檔案資料必須登記造冊(cè)并報(bào)縣有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能銷毀。
第8篇 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
檔案是公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的資料,對(duì)公司開展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)具有指導(dǎo)性、參考性和依據(jù)性。公司為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理和管理,有效地保護(hù)和利用檔案資源,特制定本辦法。
云鼎房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)和公司各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀(jì)錄資料或材料。
1、文書立卷
(1)、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務(wù)之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整,文件制成材料、書寫材料符合要求,組卷合理,案卷標(biāo)題、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范,裝訂結(jié)實(shí)美觀,案卷排列有序。
(2)、辦公室及各職能部門應(yīng)隨時(shí)或每年年底將辦理完畢的歸檔文件,收集整理后移交給檔案管理人員,移交的文件必須完整規(guī)范,符合歸檔質(zhì)量要求。
(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則;組卷以問(wèn)題為主,一個(gè)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)及聯(lián)系密切的文件組成一卷。
(4)、卷內(nèi)文件按問(wèn)題、時(shí)間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前,簽發(fā)稿在后;本單位的批復(fù)在前,下級(jí)單位的請(qǐng)示在后;本單位的請(qǐng)示在前,上級(jí)單位的批復(fù)在后;復(fù)制件在前,原件在后。
2、檔案管理
(1)、公司辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司黨、政、工、團(tuán)、經(jīng)營(yíng)管理及一切經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門負(fù)責(zé)收集整理本部門的相關(guān)文件,年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的保密制度,維護(hù)檔案完整與安全。
(2)、辦公室接收歸檔文件時(shí),要填寫檔案移交單,詳細(xì)清點(diǎn),并由雙方經(jīng)手人在單上簽字,各執(zhí)一份。
(3)、檔案人員調(diào)離工作時(shí),離職前需將本人保管的檔案數(shù)量級(jí)狀況交代清楚,并辦理書面交接手續(xù)。
(4)、文書材料每年立卷歸檔一次,辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊(cè),于第二年第一季度末向檔案部門移交。
(5)、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機(jī)構(gòu)整理,保持文件的歷史聯(lián)系,卷內(nèi)文件按科目、時(shí)間、作者、問(wèn)題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊(cè)。
(6)、卷內(nèi)文件按時(shí)間、重要程度、問(wèn)題分類順序排列。具有保存價(jià)值的屬于同一問(wèn)題、同一時(shí)期的文件應(yīng)盡量組織在一個(gè)保管單位里;某個(gè)問(wèn)題向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)此文件的批復(fù)、通知應(yīng)立卷在一起。
(7)、文件保管年限分為永久、長(zhǎng)期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動(dòng),對(duì)公司工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作具有參考價(jià)值的文件列為長(zhǎng)期保管;在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料列為短期保管。
(8)、對(duì)無(wú)保存價(jià)值需銷毀的文件資料要登記造冊(cè),經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可處理。
(9)、辦公適應(yīng)建立檔案等績(jī)、統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)收進(jìn)、移出、銷毀案卷必須在專設(shè)的賬簿上登記,對(duì)保管、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3、檔案借閱
(1)、公司內(nèi)部員工借閱公司重要、機(jī)密的文件資料,需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準(zhǔn)。
(2)、檔案室檔案原則上不借出室外,因工作需要,須借出檔案,經(jīng)檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可辦理借出手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料,不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、損壞和丟失,發(fā)生問(wèn)題須報(bào)檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)。
(3)、借閱檔案文件需認(rèn)真、逐項(xiàng)填寫借閱登記表,寫明借閱用途,用后及時(shí)歸還。
(4)、外單位人員利用檔案資料,除遵守公司內(nèi)部借閱制度外,只限在檔案室內(nèi)閱覽,不得借出,特殊情況須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(5)、本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第9篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度范本-2
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第10篇 置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作,是公司的無(wú)形資產(chǎn)和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對(duì)檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。
3、公司實(shí)行人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案并行管理,相互補(bǔ)充。
4、實(shí)行分級(jí)管理制;內(nèi)部按一級(jí)文檔和二級(jí)文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;
所有檔案分類管理的四分管理方式。在檔案管理過(guò)程中要求做到全面準(zhǔn)確并確保使用管理過(guò)程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對(duì)象均納入公司檔案管理范圍,并按性質(zhì)暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報(bào)文件、注冊(cè)文件、證照印章、正式文件、正式函件、會(huì)議紀(jì)要、重要
合同協(xié)議、制度文件、公司簡(jiǎn)報(bào)等。
2、財(cái)務(wù)檔案:包括帳冊(cè)、帳簿、原始憑證、報(bào)表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗(yàn)資資料、審
計(jì)資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過(guò)程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計(jì)劃、總結(jié)、崗位說(shuō)明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報(bào)表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過(guò)程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記
臺(tái)帳、工作表單、合同協(xié)議,以及相關(guān)收文、簡(jiǎn)報(bào)、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場(chǎng)信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質(zhì)分為如下:
1、電子檔案:包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實(shí)物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實(shí)物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊(cè)、手冊(cè)、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來(lái)的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內(nèi)容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過(guò)程,因此,必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、安全的管理方法,則首先應(yīng)從實(shí)際出發(fā)對(duì)全部檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類,對(duì)其全程實(shí)施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實(shí)物檔案:即以其它實(shí)物形式保存的全部文檔。
(三)管理責(zé)任分類:
1、分級(jí)管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內(nèi)部按一級(jí)檔案和二級(jí)檔案的管理。
(1)一級(jí)檔案:即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。
(2)二級(jí)檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個(gè)人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案,均須由各公司統(tǒng)一編制審定公司檔案分類目錄進(jìn)行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實(shí)物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級(jí)檔案管理程序及說(shuō)明(如圖示):
2、二級(jí)檔案管理程序及說(shuō)明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說(shuō)明:(如圖示)
五、職責(zé)分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實(shí)物檔案由檔案總務(wù)負(fù)責(zé)。
2、公司財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3、公司檔案/綜合檔案/項(xiàng)目檔案/政策檔案由公司機(jī)要室負(fù)責(zé)。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負(fù)責(zé)。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé);無(wú)秘書的由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)。
六、管理要求
(一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:
1、各級(jí)負(fù)責(zé)人須強(qiáng)化檔案管理觀念,帶頭認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范,杜絕意識(shí)淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。
2、各級(jí)負(fù)責(zé)人均對(duì)所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé),不可推諉。
3、各級(jí)負(fù)責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理,并主動(dòng)接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準(zhǔn)確,以便存查;時(shí)間、作者、落款要明確,以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對(duì)有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的公司檔案分類目錄和檔案借調(diào)登記表,按此要求進(jìn)行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的檔案分類明細(xì)表供二級(jí)檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行外送文件資料簽冊(cè)。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計(jì)有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊(cè)、檔案借調(diào)登記表。
(3)各公司一級(jí)檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機(jī)要室負(fù)責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé),特別要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān),公司副總以下人員復(fù)印資料,必須由檔案管理人員如實(shí)登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙,應(yīng)及時(shí)銷毀,禁止重復(fù)使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時(shí)更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動(dòng)硬盤,確保文檔安全。
(6)認(rèn)真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細(xì)表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時(shí)清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時(shí)歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對(duì)各子公司一、二級(jí)文檔及部門電腦檔案進(jìn)行檢查;每年底,公司將對(duì)各公司、部門、人員的人工、電腦和實(shí)物檔案進(jìn)行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
第11篇 房地產(chǎn)工程技術(shù)檔案管理
房地產(chǎn)公司工程技術(shù)檔案管理
第一節(jié)目的
為了規(guī)范工程文件資料管理,明確工程中有關(guān)文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序,劃分各部門的職責(zé),確保各有關(guān)方均能及時(shí)獲得,順利進(jìn)行工作,以利工程建設(shè)和竣工移交,特制定本資料管理制度。
第二節(jié)適用范圍
本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的全過(guò)程(前期、中期、后期)。
第三節(jié)職責(zé)
1、負(fù)責(zé)本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。
2、負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實(shí)施,以及相關(guān)文件的歸檔管理。
3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)中工程文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的情況,以及竣工資料的收集、整理。
4、管理好領(lǐng)用的工程文件,回收、整理、移交文件。
5、負(fù)責(zé)施工單位、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關(guān)工程文件,進(jìn)行回復(fù)、收集、歸檔。
6、負(fù)責(zé)本公司總工辦、施工單位等相關(guān)部門文件資料的收集、傳遞、回復(fù)、歸檔。
第四節(jié)管理內(nèi)容及要求
一、文件資料的接收、分發(fā)
1、對(duì)施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關(guān)單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進(jìn)行整理、分類、歸檔。
2、將整理完畢的圖紙資料,經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位,并做好發(fā)放記錄。
二、標(biāo)識(shí)、版本更新、設(shè)計(jì)變更
1、設(shè)計(jì)及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識(shí),以確認(rèn)是否為有效版本。
2、名稱相同的改版文件,如是整卷冊(cè)(整袋)改版的則在圖紙袋上加注版次,如是對(duì)前版文件某一張(某幾張、某一部分)進(jìn)行改版的,要在文件袋上清楚的注明將前卷冊(cè)文件哪一張(哪幾張,哪一部分)作廢更換。
3、對(duì)于發(fā)送至工程部的設(shè)計(jì)變更通知單,工程部將對(duì)設(shè)計(jì)變更通知單分類、編號(hào)、登記。原件歸檔,同時(shí)按照有關(guān)要求發(fā)放給有關(guān)單位,并做好收發(fā)記錄。
三、圖紙資料的補(bǔ)遺和索賠
1、圖紙資料 如遇交付清單不符或短缺,難以辯認(rèn)等問(wèn)題時(shí),工程部應(yīng)立即通知總工辦,由總工辦函告設(shè)計(jì)方限期補(bǔ)齊和更換。
2、如圖紙資料末按合同日期提供,工程部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門,督促落實(shí)。
四、圖紙不符的處理
1、收到圖紙資料,如果認(rèn)為該圖紙資料與工程項(xiàng)目不符不能執(zhí)行應(yīng)注明原因,及時(shí)將圖紙資料送還總工辦。
2、如問(wèn)題涉及甲供材料、設(shè)備制造廠商。工程部及時(shí)督促總工辦物資采購(gòu)人員協(xié)調(diào)解決并負(fù)責(zé)與材料、設(shè)備廠商聯(lián)系處理。
五、對(duì)單位、分部(分項(xiàng))工程的有關(guān)要求
1、工程部所有文件按單位工程或分部(分項(xiàng))工程分類,并在工程的施工組織過(guò)程中不斷補(bǔ)充、完善。單位分部(分項(xiàng))工程竣工驗(yàn)收、分部試運(yùn)前應(yīng)組編完畢,并作為竣工、試運(yùn)必要條件,不符合要求者不予驗(yàn)收。
2、文件應(yīng)齊全、規(guī)范、完整、符合要求,歸檔文件資料要字跡清晰,圖面整潔。編制文件資料應(yīng)使用微機(jī)打印或黑墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
3、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門。有關(guān)人員對(duì)竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收等鑒定合格,檔案管理人員逐項(xiàng)檢查,全部合格后接收資料,由工程部保管,歸檔文件應(yīng)為原件。
六、施工、調(diào)試文件的審查。
1、當(dāng)施工方、調(diào)試方的施工專業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準(zhǔn)備就緒時(shí),應(yīng)由施工方、調(diào)試方單位負(fù)責(zé)人或法人代表審核、蓋章(簽字)確定,資料文件上報(bào)交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。
七、工程文件資料的借閱、復(fù)印
1、工程文件資料需要借閱時(shí),應(yīng)由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),簽字確認(rèn),工程文件資料借閱即借即還不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。
2、工程文件資料原則上不允許復(fù)印,因工程需要必須復(fù)印時(shí),由當(dāng)事人填寫《工程文件資料復(fù)印申請(qǐng)單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),簽字確認(rèn),方可復(fù)印。復(fù)印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。
八、工程技術(shù)檔案資料編制要求
1、工程技術(shù)資料主要?jiǎng)澐譃槲孱?
①工程質(zhì)量保證資料;
②工程分部分項(xiàng)(觀感質(zhì)量評(píng)定)評(píng)定資料;
③工程技術(shù)資料;
④施工管理資料;
⑤竣工資料(竣工圖)。
2、工程技術(shù)資料的編制,應(yīng)隨施工進(jìn)度反映工程質(zhì)量。新工藝的實(shí)施,新結(jié)構(gòu)的試驗(yàn),地基檢測(cè),現(xiàn)場(chǎng)安全,文明施工,工程相關(guān)的照片,音像資料,能夠反映工程的實(shí)施情況。資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定裝訂,每?jī)?cè)資料應(yīng)有名稱、目錄、頁(yè)碼 、說(shuō)明,以便查找核實(shí)。凡引用復(fù)印資料必須有復(fù)印時(shí)間,日期,復(fù)印人簽字,復(fù)印單位的公章,并注明原件存放的位置和索引。
3、工程技術(shù)資料的編制流程:工程技術(shù)資料應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一的格式、表格。
對(duì)于工程質(zhì)量保證資料、工程分部分項(xiàng)評(píng)定資料、工程技術(shù)資料,應(yīng)先由施工單位按照相關(guān)規(guī)定編制、填寫,然后報(bào)監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)核、確認(rèn),再由監(jiān)理公司向建設(shè)單位工程部申報(bào)。建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理公司上報(bào)的工程技術(shù)資料進(jìn)一步審核,根據(jù)資料的類型交相關(guān)負(fù)責(zé)人,包括總工辦(材料部、造價(jià)部)各專業(yè)工程師的核實(shí)、給予簽認(rèn),并留檔備查,同時(shí)復(fù)回監(jiān)理公司。對(duì)建設(shè)單位不須確認(rèn)的工程資料,工程部存檔即可返回。
對(duì)于施工管理資料,工程竣工資料,施工單位應(yīng)向監(jiān)理公司申報(bào),經(jīng)監(jiān)理公司審查后會(huì)同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報(bào)建設(shè)單位,建設(shè)單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會(huì)檔案管理中心。
4、工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度同步收集、整理、整編,應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、可信,不得弄虛作假,對(duì)確認(rèn)歸檔的資料,不得涂改、刪除、更換,工程資料由工程部專人負(fù)責(zé)。
九、工程部檔案資料入檔序目
1、工程招投標(biāo)資料
a、招標(biāo)文件 ;b、招標(biāo)答疑;c、標(biāo)外文件;d、商務(wù)標(biāo);e、技術(shù)標(biāo);
f、中標(biāo)通知書
2、工程竣工資料由施工單位按當(dāng)?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如:前期資料及設(shè)計(jì)變更圖紙會(huì)審記錄(原件)、各種檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)資料、分部分項(xiàng)自檢資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收備案表(原件)等。
3、竣工圖(有竣工圖章內(nèi)容齊全)
4、竣工工程結(jié)算書(造價(jià)咨詢單位審查三家蓋章)
入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放,便于查詢、有條件利用的原則進(jìn)行保管。
十、工程部檔案資料的銷毀
工程部接收施工單位報(bào)來(lái)的竣工工程檔案資料,在本部存放時(shí)間為3年(從工程竣工備案之日起),期滿后由工程部綜合業(yè)務(wù)主辦人員辦理相關(guān)手續(xù),負(fù)責(zé)移交給綜合辦檔案室。
工程部移交給綜合辦公室的檔案,按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年,需要銷毀時(shí)要辦理銷毀手續(xù),逐級(jí)審批,監(jiān)督銷毀。
第12篇 職業(yè)中專檔案管理規(guī)定
職業(yè)學(xué)校檔案管理規(guī)定
為了保證檔案室的整潔和安全,制定規(guī)定如下:
一、檔案室管理
(一)檔案室是機(jī)要部門,無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入室內(nèi)閑談、聊天或做與檔案工作無(wú)關(guān)的事情。
(二)檔案室內(nèi)要切實(shí)做好“六防”工作。即防火、防盜、防潮、防蟲害、防灰塵、防鼠。
(三)平時(shí)要搞好檔案室內(nèi)外衛(wèi)生,并依據(jù)季節(jié)天氣變化搞好室內(nèi)、檔案箱內(nèi)的通風(fēng)工作,半年對(duì)檔案箱內(nèi)清掃一次,定期在檔案箱內(nèi)加放防蟲蛀藥劑。
(四)檔案室內(nèi)要嚴(yán)禁吸煙,出入檔案室要關(guān)鎖好門窗,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng),及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)。
(五)定期和不定期地對(duì)檔案進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。
二、借閱
1.檔案組卷后,不得隨意借閱,如確因工作需要,必須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后,嚴(yán)格履行借閱手續(xù),接交清楚,歸回時(shí)經(jīng)核對(duì)無(wú)誤再注銷。
2.查閱人事檔案必須是黨員干部,但不得查閱和借閱本人或親屬的檔案。借閱會(huì)計(jì)檔案要辦借閱手續(xù),做好利用登記,并對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查。本單位工作人員,因工作需要可直接到檔案室辦借閱手續(xù)。外單位如需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),需持單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門或財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可查閱,不準(zhǔn)借出。
3.借卷人必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁損壞涂改、圈劃、撤換、翻印或轉(zhuǎn)借他人,不得向無(wú)關(guān)人員泄露和對(duì)外公布檔案內(nèi)容。查閱時(shí),必須保持室內(nèi)整潔,不準(zhǔn)吸煙,保障檔案的安全性。
4.查閱檔案人員,要在本室內(nèi)查閱,不得帶出室外,確因工作需要借出,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),履行登記手續(xù)后,方可借出。
5.外單位查閱檔案,必須持閱檔介紹信,介紹信要符合上級(jí)的有關(guān)規(guī)定,否則不予查閱。
三、立檔標(biāo)準(zhǔn)
為使檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的利用規(guī)范化,不斷地改善案卷質(zhì)量,提高檔案的管理水平,根據(jù)本校文書檔案工作的特點(diǎn),特制定本文書檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):
(一)歸檔文件,齊全完整
凡本單位行政、教學(xué)、后勤、生產(chǎn)等工作活動(dòng)中形成并辦理完畢的,又具有保存價(jià)值的文件材料,都應(yīng)立卷歸案。如收發(fā)文件、電報(bào)、各種會(huì)議記錄、電話會(huì)議記錄,各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、學(xué)校及部門的規(guī)章制度、調(diào)查研究材料、工作總結(jié)及本校編印的出版物原稿、圖表、簿冊(cè)、照片、?？染鶓?yīng)收集齊全完整,立卷歸檔。
(二)分門別類,系統(tǒng)組卷
1.應(yīng)根據(jù)本校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置,職責(zé)范圍,業(yè)務(wù)分工,文件特點(diǎn)采用年度一問(wèn)題分類法。
2.立卷分工:
(1)本單位的收文、發(fā)文和內(nèi)部自產(chǎn)文件,業(yè)務(wù)部門主辦,學(xué)校名義批發(fā)的文件,由校辦公室立卷(同時(shí)主辦業(yè)務(wù)部門也應(yīng)留底存查)。
(2)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的文件,由臨時(shí)機(jī)構(gòu)的執(zhí)行任務(wù)中隨時(shí)整理,待工作完成后負(fù)責(zé)立卷,并交檔案室存查。
3.立卷的基本要求:
按照文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,注意區(qū)分文件的保管價(jià)值,便于保管和利用,其具體要求:
(1)根據(jù)文件的特點(diǎn),將具體聯(lián)系密切保管期限相同的文件組合一起立卷,如把一項(xiàng)工作、一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一個(gè)案件和同一類型的文件材料,組合在一起立卷。
(2)學(xué)校有關(guān)教學(xué)方面的自產(chǎn)文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、圖片以及各種課程標(biāo)準(zhǔn),教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、授課進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)日歷、課表、任課教師安排、教師工作量統(tǒng)計(jì)、教師聽課記錄、學(xué)生學(xué)籍、各班教學(xué)日志,學(xué)生出勤,各種進(jìn)修計(jì)劃,進(jìn)修考核情況,以及全校有關(guān)教學(xué)方面的統(tǒng)計(jì)資料等,均由教務(wù)部門統(tǒng)一分門別類,按教學(xué)年度整理立卷。
(3)按文件年度組卷時(shí),要注意區(qū)別文件制成和處理日期所屬年度,一般應(yīng)遵照如下規(guī)定:
年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算及行政、教學(xué)、后勤、生產(chǎn)等的業(yè)務(wù)文件、資料等,放在針對(duì)的年度立卷,總結(jié)和計(jì)劃寫在一起的文件,應(yīng)視文件內(nèi)容的主次和中心來(lái)定,跨年轉(zhuǎn)時(shí)間,確定年屬年代立卷;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),來(lái)文與復(fù)文按本機(jī)關(guān)的文件時(shí)間立卷;專門為某項(xiàng)特定工作或會(huì)議收集的有關(guān)文件材料,隨特定工作會(huì)議所屬時(shí)間立卷;跨年度會(huì)議文件,放在舉行會(huì)議的年度立卷。
(三)保密期限,劃分標(biāo)準(zhǔn)
根據(jù)國(guó)有檔案局頒發(fā)的《全國(guó)文書檔案保管期限的規(guī)定》和上級(jí)主管部門下發(fā)的文書檔案保管期限表,制定本校文書檔案保管期限表。立卷時(shí)要根據(jù)保管期限表的規(guī)定,正確地區(qū)分文件的保管價(jià)值,按照永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限組卷,不同保管價(jià)值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。
(四)卷內(nèi)編目,條理清楚
1.卷內(nèi)文件的排列編號(hào):卷內(nèi)文件要求排列次序有條理保持文件之間的聯(lián)系,給每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一個(gè)作者一個(gè)問(wèn)題,按時(shí)間排列,一個(gè)作者幾個(gè)問(wèn)題,按問(wèn)題的重要程序結(jié)合時(shí)間排列;幾個(gè)作者幾個(gè)問(wèn)題,先按問(wèn)題集中,然后按重要程度結(jié)合作者、時(shí)間排列;會(huì)議文件,按重要程度結(jié)合文件時(shí)間順序排列,卷內(nèi)文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批復(fù)在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;復(fù)文在前,問(wèn)文在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,原件在后。
2.卷內(nèi)文件排列好后,用阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右上角按順序編上張?zhí)?簡(jiǎn)子頁(yè)、折疊頁(yè)、半頁(yè)者編一個(gè)張?zhí)?圖紙、照片編在背面,折疊頁(yè)編在外面,空白頁(yè)不編號(hào),印刷小冊(cè)應(yīng)同文件一起編號(hào),編號(hào)宜用打號(hào)機(jī)或鋼筆。
3.填寫卷內(nèi)目錄與備考表;卷內(nèi)目錄放在首頁(yè),用以介紹案卷內(nèi)容與成分,要逐份文件逐項(xiàng)登記,備考表附于卷尾,用以注明卷內(nèi)文件張數(shù)及卷內(nèi)需要說(shuō)明的情況,便于管理和利用者了解,備考表應(yīng)由立卷人簽字并注明填寫日期,檢查人由檔案檢查人簽字,日后案卷的變化情況,可由檔案管理人員隨時(shí)在備考表上注明。
(五)裝訂整齊,結(jié)實(shí)美觀
1.卷內(nèi)文件裝訂,要拆除金屬物,折疊整齊、寬長(zhǎng)的紙頁(yè)要切齊,殘破文件應(yīng)予修復(fù),對(duì)批語(yǔ)、簽署意見寫在文件裝訂線外的,應(yīng)粘貼加寬,字跡不清的或由鉛筆、園珠筆及復(fù)寫紙寫的重要文件,必要時(shí)應(yīng)抄錄或復(fù)制抄本。
2.案卷要裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀,以三孔線繩裝訂,結(jié)頭結(jié)在背面,每卷一般不得超過(guò)200頁(yè),裝訂時(shí)要把材料的右旁與底邊對(duì)齊,不要掉頁(yè)或壓住字跡。妨礙閱讀,對(duì)于圖片及其它不便裝訂的文件,宜用盒式卷夾散存保管。
(六)案卷標(biāo)題,簡(jiǎn)明確切
案卷組成后要擬寫案卷標(biāo)題,標(biāo)題要準(zhǔn)確無(wú)誤,文字通順精練,概括性強(qiáng),簡(jiǎn)明確切地提示卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題、名稱。
(七)封面編目,整齊大方
書寫案卷封面標(biāo)題時(shí),應(yīng)用毛筆或鋼筆(用炭素墨水)正楷書寫,要求字跡端正醒目。其它各項(xiàng)如:機(jī)關(guān)名稱、組織機(jī)構(gòu)證的張數(shù)、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷
號(hào)等要求刻制印章,以紅色印油用印。
(八)排列案卷,編寫目錄
1.案卷的排列和編寫案卷序號(hào),案卷要系統(tǒng)排列,將一類性質(zhì)的案卷先按保管期限分開,然后將每一種保管期限的案卷,按類別分冊(cè),再將每類內(nèi)的案卷,按其聯(lián)系結(jié)合重要程度排列。
案卷排列后,逐卷地編制案卷的順序號(hào),按年度分永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限,編三個(gè)順序號(hào),每種保管期限都以一開始編。
2.編寫案卷目錄,按照案卷排列的順序逐項(xiàng)登記案卷目錄,填寫卷目錄需用鋼筆工整抄寫或打印,不得使用圓珠筆或復(fù)寫紙,目錄一式三份,文書處理部門一分,檔案室二份(一份歸檔,一份作查找利用檔案的檢查工具)。
3.案卷封面應(yīng)寫明單位名稱,案卷屬年度,目錄起止日期,目錄的最后應(yīng)有備考表,寫明案卷數(shù)量,目錄張數(shù)及需要說(shuō)明的有關(guān)情況,編制人、編制日期。
第13篇 公司文件及檔案管理制度（7）
公司文件及檔案管理制度(七)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問(wèn)責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無(wú)法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批
,各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問(wèn)責(zé)處理;
九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。
第十七條檔案密級(jí)確定與管理
公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計(jì)
公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字;
(三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十三條罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》
第14篇 小學(xué)檔案管理員崗位職責(zé)（3）
小學(xué)檔案管理員崗位職責(zé)(三)
一、努力學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù),嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度、規(guī)定和規(guī)范。
二、負(fù)責(zé)各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
三、負(fù)責(zé)檔案的保管、借閱、回收工作。
四、負(fù)責(zé)對(duì)各科室檔案資料管理的檢查指導(dǎo)。
五、嚴(yán)格遵守檔案管理和保密制度,不得造成檔案的毀損、丟失、泄密,不得擅自提供、復(fù)制檔案,確保檔案的安全。
六、完成其它工作任務(wù)。
第15篇 學(xué)校檔案管理員職責(zé)（3）
學(xué)校檔案管理員職責(zé)(三)
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹(檔案法)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行本校的(綜合檔案室管理制度)以及學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2熱愛檔案事業(yè),堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,確保檔案工作順利完成。
3.集中統(tǒng)一管理本校的全部檔案。負(fù)責(zé)對(duì)本校的文書處理和各業(yè)務(wù)科室的各種文件材料的收集、整理、歸檔工作,并對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
4.遵守黨和國(guó)家的保密制度,維護(hù)檔案的完整與安全。
5.定期檢查檔案保管情況,對(duì)破損或退變的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù),編制必要的柱查工具。
6.按照規(guī)定把具有永久、長(zhǎng)期保存的檔察及時(shí)移交臨安市檔案館,井做好進(jìn)館的準(zhǔn)備工作。
7.積扳開發(fā)檔案信息資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)化管理提供依據(jù),為樂平鄉(xiāng)教育事業(yè)提供廣泛的服務(wù)。
8.熱情接待,為利用者提供方便,積極做好利用效果的統(tǒng)計(jì)工作。
