外來文件管理制度(2篇)

外來文件管理制度旨在規(guī)范企業(yè)對(duì)外來信息資源的接收、處理、存儲(chǔ)和銷毀流程，確保信息安全，提高工作效率，并防止?jié)撛陲L(fēng)險(xiǎn)。

包括哪些方面

1. 文件分類與標(biāo)識(shí)：明確外來文件的類別，如合同、報(bào)告、郵件、函件等，并設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。

2. 接收與登記：規(guī)定接收外來文件的渠道和程序，確保文件的完整性和有效性，同時(shí)進(jìn)行詳細(xì)記錄。

3. 審核與審批：設(shè)立審核機(jī)制，對(duì)涉及企業(yè)利益的重要文件進(jìn)行專業(yè)審查和高級(jí)管理層審批。

4. 存儲(chǔ)與管理：制定文件存儲(chǔ)的物理和電子空間標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的安全性和可訪問性。

5. 使用與分享：規(guī)定文件的使用權(quán)限，控制敏感信息的傳播范圍，鼓勵(lì)合理的信息共享。

6. 更新與修訂：對(duì)外來文件進(jìn)行定期更新和修訂，保持信息的時(shí)效性。

7. 銷毀與歸檔：設(shè)定文件的保存期限，過期文件應(yīng)按照規(guī)定程序安全銷毀，重要文件則歸檔長期保存。

8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期培訓(xùn)員工，提升其對(duì)外來文件管理的意識(shí)和能力，同時(shí)實(shí)施有效的監(jiān)督機(jī)制。

重要性

外來文件管理制度對(duì)企業(yè)運(yùn)營至關(guān)重要：

1. 保護(hù)信息安全：防止機(jī)密泄露，降低商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

2. 提升效率：有序管理，快速定位所需信息，減少工作延誤。

3. 遵守法規(guī)：符合數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私法規(guī)，避免法律糾紛。

4. 保障決策質(zhì)量：確保決策基于準(zhǔn)確、完整的信息，降低錯(cuò)誤決策的可能性。

方案

1. 制定詳細(xì)的外來文件管理政策，明確職責(zé)分工，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)。

2. 引入電子文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件接收、存儲(chǔ)、檢索和銷毀，提高效率。

3. 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)，定期檢查文件管理執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善制度。

4. 對(duì)接收到的敏感文件，實(shí)行嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制，確保信息安全。

5. 提供持續(xù)的員工培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)外來文件管理的重要性，培養(yǎng)良好的文件處理習(xí)慣。

6. 定期評(píng)估制度效果，根據(jù)業(yè)務(wù)變化和員工反饋適時(shí)調(diào)整制度，確保其適應(yīng)性和有效性。

通過以上措施，我們能夠構(gòu)建一個(gè)高效、安全的外來文件管理體系，為企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行提供有力保障。

外來文件管理制度范文

第1篇 物業(yè)公司外來文件管理控制程序

公 司 程 序 文 件版號(hào): a

修改號(hào): 0

ej-qp6.3物業(yè)公司外來文件的管理控制程序 頁碼: 1/2

1.目的:

對(duì)外來文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。

2.適用范圍:

適用于政府主管部門及上級(jí)公司、上級(jí)物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.5章

3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章

4.職責(zé):

4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。

4.2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級(jí)公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

4.3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。

5.工作程序:

5.1外來文件的接收:

5.1.1上級(jí)公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫《外來文件接收登記表》。

5.1.2公司各部門的業(yè)務(wù)往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5.2外來文件的處理:

5.2.1上級(jí)公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。

5.2.2外來的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。

5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。

5.3外來文件的檔案管理:

5.3.1上級(jí)公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對(duì)不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進(jìn)行銷毀,對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊(cè),并保存。

5.3.2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門意見后,提出具體處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。

5.3.3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6.3-01

6.2《外來文件處理表》ej-qr-qp6.3-02

6.3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6.3-03

6.4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6.1-01

6.5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6.1-04

第2篇 某物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程

物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程

1目的

通過對(duì)外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場(chǎng)使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

2適用范圍

分公司收到的上級(jí)公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。

3.2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。

3.3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。

3.4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。

3.5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的執(zhí)行。

4實(shí)施程序

4.1文件的識(shí)別

4.1.1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。

4.1.2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號(hào)、名稱、發(fā)布日期。

4.2文件的轉(zhuǎn)換

行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

4.3控制發(fā)放

行政部對(duì)所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《外來文件清單》

5.2《公文處理辦法》

5.3《文稿簽發(fā)單》

5.4《文件閱辦單》

5.5《發(fā)放文件登記表》

5.6《文件借閱登記表》