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辦公室公章管理制度是對企業(yè)公章的使用、保管、審批流程進行規(guī)范的一套體系，旨在確保公章的安全，防止濫用和偽造，同時保障企業(yè)運營的合法性與效率。
包括哪些方面
1. 公章的申請與制作：規(guī)定公章的設計標準、制作流程以及啟用前的審批程序。
2. 公章的保管：明確公章的保管責任人，規(guī)定保管環(huán)境和安全措施。
3. 公章的使用：設定使用公章的權限，明確各類文件的審批流程。
4. 公章的借用與歸還：規(guī)定公章借用的條件、流程及責任歸屬。
5. 公章的停用與銷毀：明確公章廢棄、丟失等情況下的處理辦法。
6. 違規(guī)處理：設立違規(guī)使用公章的處罰機制，以示警戒。
重要性
公章是企業(yè)對外活動的法定憑證，其權威性和合法性不容忽視。有效的公章管理制度能：
1. 防止公章濫用，保護企業(yè)利益不受侵害。
2. 確保業(yè)務流程的合法性和有效性，避免因公章使用不當引發(fā)的法律糾紛。
3. 提高工作效率，通過規(guī)范化的流程減少審批延誤。
4. 增強企業(yè)內部管理的透明度，提升員工的責任感。
方案
1. 設立公章管理部門：由專人負責公章的日常管理，確保制度執(zhí)行的連續(xù)性和穩(wěn)定性。
2. 制定詳細的操作規(guī)程：明確每一步驟的具體要求，如審批表單的填寫、簽字流程等。
3. 實行雙人保管制：至少兩名管理員共同保管公章，以防失竊或濫用。
4. 建立電子審批系統(tǒng)：通過數(shù)字化手段，提高公章使用的審批效率，同時便于追溯。
5. 定期審計與培訓：定期檢查公章管理制度的執(zhí)行情況，并對相關人員進行培訓，強化規(guī)則意識。
6. 建立報告機制：對于公章的異常使用或丟失，應立即上報并啟動應急處理流程。
在執(zhí)行過程中，管理層需密切關注公章管理制度的實施效果，及時調整和完善，確保其始終適應企業(yè)發(fā)展需求。通過這一制度，我們期望能營造一個有序、高效且安全的公章使用環(huán)境，為企業(yè)的穩(wěn)健運營保駕護航。
辦公室公章管理制度范文
第1篇 辦公室公章管理規(guī)定辦法
黨委辦公室印章管理制度
一、使用印章時,首先應當檢查是否有機關、單位負責人批準用印的簽字。
二、應當審閱、了解用印內容,不能不看內容就盲目蓋印。
三、每次用印都應當進行登記。
登記的項目包括:用印日期、編號、內容摘要、批準人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)等項。
四、蓋章。
蓋章時精神要集中,用力要均勻,使蓋出的印章端正、清晰、美觀、便于識別。
印章文字不能蓋歪或蓋得顛倒。
機關的正式公文只在文末落款處蓋章。
帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章,一處蓋在落款處,一處蓋在公函的連接線上。
凡是在落款處加蓋印章,都要端正蓋在成文日期的上方,并做到上不壓正文,下不壓成文日期,大批量印發(fā)的帶有固定版頭的機關文件,可以不加蓋機關印章。
五、使用正式印章要在辦公室內,一般不能將印章攜帶出機關或單位以外使用。
六、印章管理人員應不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。
如需在空白憑證上加蓋印章,要按照以下要求進行處理:
(一)要有機關領導的特別批準。
(二)此類憑證要有指明用途的特定格式,除了這種指定的用途以外,不能再用作別的憑證。
(三)對于此類憑證要辦理領取登記手續(xù)。
登記項目包括:憑證名稱、起止頁碼、張數(shù)、領取人簽名等項目。
七、黨委印章由黨辦機要秘書科專人保管。
印章必須存放在牢固加鎖的抽屜內或保險柜中。
因故停止使用時,要鎖牢抽屜和保險柜并貼好封條。
重新啟用前要驗鎖、驗封條、發(fā)現(xiàn)疑點,立即上報。
八、保管人不得委托他人代為蓋章,不得隨身攜帶印章出辦公室,不得將印章交他人帶走使用,也不能在空白紙上蓋印,讓他人帶走使用。
九、印章管理人對用印有監(jiān)督權,對不合手續(xù)或不合法的用印以及不正當?shù)挠糜?有權拒絕。
印章管理人不得用掌握印章的權力為自已謀私利。
十、單位印章在該單位名稱變更、機構撤銷、式樣改變或其他原因時,印章停止使用。
首先要發(fā)文給與該單位有業(yè)務往來的單位,通知已停止印章的使用,并說明停用的原因,標明停用的印模和停用的時間。
停用的廢印章不能在原單位長期留存,要及時地送交頒發(fā)單位處理。
十一、正式印章使用和作廢,并啟用新章時,要發(fā)舊章作廢、啟用新章的通知。
作廢的舊印章在“□”內,作紅色;啟用的新章印在“□”內,用藍色,表示剛剛啟用。
十二、請領導審定舊印章的處理辦法。
根據領導的批示,分別不同的情況,或者上繳頒發(fā)機構切角封條;或由印章作廢單位填制作廢印章卡片,加同作廢印章一起交給檔案室立卷備查,并將作廢印章予以銷毀。
