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有哪些
檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類體系，確保每個文件能夠被準確歸類；同時，為便于檢索，需要制定一套完整的編碼規(guī)則。
2. 收集與整理：明確檔案的收集范圍，規(guī)定檔案的整理流程，確保所有重要文件及時歸檔。
3. 存儲與保護：規(guī)定檔案的存儲條件和期限，采取必要措施保護檔案的安全，防止損壞和丟失。
4. 利用與借閱：設立借閱制度，規(guī)范檔案的利用流程，同時確保檔案的保密性。
5. 銷毀與備份：規(guī)定檔案的銷毀標準和程序，同時制定定期備份策略，以防數據丟失。
6. 檔案信息化管理：引入現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高工作效率。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：各部門需根據業(yè)務性質制定詳細的分類標準，編碼應簡潔明了，便于識別。新產生的文件應在一周內完成分類編碼并歸檔。
2. 收集與整理：各部門指定專人負責檔案收集，每月進行一次全面整理，確保無遺漏。整理后的檔案需按分類編碼順序排列。
3. 存儲與保護：檔案應存放在防火、防潮、防蟲設施完善的庫房內，定期進行環(huán)境檢查。重要檔案應加密保存，并進行物理備份。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后方可借閱。借閱期限不超過兩周，到期未歸還須重新申請。涉及敏感信息的檔案僅限內部查閱。
5. 銷毀與備份：過期且無保留價值的檔案，每年進行一次集中銷毀，由檔案管理部門和審計部門共同監(jiān)督。電子檔案每周自動備份至云服務器，確保數據安全。
6. 檔案信息化管理：實施檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、審批等功能。所有員工需接受系統(tǒng)操作培訓，確保熟練使用。
上墻內容
1. 檔案管理制度概覽：簡明扼要地列出上述六個核心部分，以海報形式掛在檔案室顯眼位置。
2. 借閱流程圖：清晰展示從申請到歸還的步驟，方便員工參照。
3. 檔案保密協(xié)議：強調檔案的機密性，提醒員工遵守保密義務。
4. 應急處理流程：列出檔案損壞、丟失等情況的應對措施，確保快速響應。
5. 聯(lián)系方式：注明檔案管理部門的聯(lián)系人及電話，以便于咨詢和報告問題。
通過嚴格執(zhí)行這些規(guī)章制度，我們的檔案管理工作將更加規(guī)范、高效，為公司的日常運營提供有力支持。
檔案管理制度范文
第1篇 檔案管理制度
本文目錄
檔案管理制度
學校安全檔案管理制度
小學教育科研檔案管理制度
檔案室安全管理制度
1.檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的場所
，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。
2.檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。
3.各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事
檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4.檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。
5.室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。
6.嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸煙。
7.門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，
確保安全。
學校安全檔案管理制度檔案管理制度（2）
1、學校安全工作建立安全檔案，并設專人管理，由李媛媛老師負責。
2、上級主管部門關于學校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學校制定的安全管理計劃各種安全管理制度，突發(fā)安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。
4、學校自查安全隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸檔。
5、對于突發(fā)安全事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。
6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書，學校和家長簽訂的安全責任書都要裝訂歸檔管理。
7、學校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
8、學校安全工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。
9、管理人員隨時搞好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
10、管理人員隨時注意收集整理安全管理材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
11、管理人員有權向安全事故處理小組提供有關方面的材料依據和被認可的證明材料。
小學教育科研檔案管理制度檔案管理制度（3）
威海市碼頭小學教育科研檔案管理制度
為促進教育科研檔案工作規(guī)范化、科學化、制度化，不斷提高學校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務，為提高教育質量服務，根據《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際，特制訂本制度。
一、立卷歸檔學校、區(qū)、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結題二個月后由學校教科室負責人將所有材料（立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結題論文，以及調查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊檔案按文件內容進行分類并裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設施。
四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久，區(qū)、市級立項課題保管期限為長期，學校立項課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱登記手續(xù)，用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折，不得在卷內劃線、打圈、批注和涂改。若需要復印，請示有關領導批準后方可復印。
第2篇 房地產企業(yè)檔案管理制度
房地產企業(yè)檔案管理制度
檔案是公司在經營管理活動中形成的具有保存和利用價值的資料,對公司開展各項經營業(yè)務具有指導性、參考性和依據性。公司為加強對檔案的收集、整理和管理,有效地保護和利用檔案資源,特制定本辦法。
云鼎房地產發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級領導、公司領導和公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀錄資料或材料。
1、文書立卷
(1)、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整,文件制成材料、書寫材料符合要求,組卷合理,案卷標題、封面、卷內目錄、備考表填寫規(guī)范,裝訂結實美觀,案卷排列有序。
(2)、辦公室及各職能部門應隨時或每年年底將辦理完畢的歸檔文件,收集整理后移交給檔案管理人員,移交的文件必須完整規(guī)范,符合歸檔質量要求。
(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點、保持文件之間有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則;組卷以問題為主,一個問題的請示、批復及聯(lián)系密切的文件組成一卷。
(4)、卷內文件按問題、時間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前,簽發(fā)稿在后;本單位的批復在前,下級單位的請示在后;本單位的請示在前,上級單位的批復在后;復制件在前,原件在后。
2、檔案管理
(1)、公司辦公室負責收集、整理、保管公司黨、政、工、團、經營管理及一切經辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門負責收集整理本部門的相關文件,年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴格貫徹執(zhí)行國家和上級機關頒發(fā)的保密制度,維護檔案完整與安全。
(2)、辦公室接收歸檔文件時,要填寫檔案移交單,詳細清點,并由雙方經手人在單上簽字,各執(zhí)一份。
(3)、檔案人員調離工作時,離職前需將本人保管的檔案數量級狀況交代清楚,并辦理書面交接手續(xù)。
(4)、文書材料每年立卷歸檔一次,辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊,于第二年第一季度末向檔案部門移交。
(5)、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機構整理,保持文件的歷史聯(lián)系,卷內文件按科目、時間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊。
(6)、卷內文件按時間、重要程度、問題分類順序排列。具有保存價值的屬于同一問題、同一時期的文件應盡量組織在一個保管單位里;某個問題向上級機關的請示、報告及上級機關對此文件的批復、通知應立卷在一起。
(7)、文件保管年限分為永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動,對公司工作有長遠利用價值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動,在較長時間內對公司工作具有參考價值的文件列為長期保管;在較短時間內對公司有參考價值的文件材料列為短期保管。
(8)、對無保存價值需銷毀的文件資料要登記造冊,經公司主管領導批準后方可處理。
(9)、辦公適應建立檔案等績、統(tǒng)計制度,對收進、移出、銷毀案卷必須在專設的賬簿上登記,對保管、利用情況進行統(tǒng)計。
3、檔案借閱
(1)、公司內部員工借閱公司重要、機密的文件資料,需經總經理或分管副總批準。
(2)、檔案室檔案原則上不借出室外,因工作需要,須借出檔案,經檔案部門主管領導批準后,可辦理借出手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案資料,不得擅自復制、轉借、涂改、拆卷、損壞和丟失,發(fā)生問題須報檔案部門主管領導或公司領導。
(3)、借閱檔案文件需認真、逐項填寫借閱登記表,寫明借閱用途,用后及時歸還。
(4)、外單位人員利用檔案資料,除遵守公司內部借閱制度外,只限在檔案室內閱覽,不得借出,特殊情況須經公司領導批準。
(5)、本辦法由辦公室負責解釋。
第3篇 工程現(xiàn)場檔案管理制度2
工程施工現(xiàn)場檔案管理制度(二)
1、工程秘書應嚴格城建檔案管理要求,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每日例會記錄、每周例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、現(xiàn)場工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其它文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸還。
第4篇 小學安全工作檔案管理制度
實行學校安全工作檔案管理記錄制度是安全管理工作中重要的組成部分，為更好的完善和規(guī)范檔案管理，特制定本制度。
1、健全和完善安全工作的檔案管理，實行檔案管理記錄制。
2、安全工作計劃、專項制度、措施、安全工作會議記錄、檢查記錄、各崗位操作記錄、安全教育、法制教育及各種活動記錄等檔案都要分層次、分項目存檔。
3、各種檔案要規(guī)范齊全。
4、各種活動、檢查記錄要有時間、人員、地點、結果、整改措施等
第5篇 公司檔案管理規(guī)章制度
公司檔案管理規(guī)章制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第6篇 實小會計檔案管理制度
市實小會計檔案管理制度
1、在各項經濟工作中財務活動完成過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計移交清冊、檔案銷毀清冊和其它資料是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據。
2、對每年的會計檔案,由財務經辦人按歸檔要求,負責立卷裝訂成冊,并按會計檔案名稱規(guī)定,劃出明確的保管期限。
3、對本單位的會計檔案,必須科學管理、妥善保管,設立專人、專室、專柜存放,做到存放有序,查找方便,嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放、嚴禁毀失、散失或泄密。
4、本單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用,查閱時,應經分管負責人同意,查閱后及時歸還,向外單位提供利用時,要有正式介紹信經領導同意后,方能查閱,檔案原則上不得借出,如有特殊需要,需經上級主管單位批準,但不得拆散原卷冊、并應限期歸還。
5、建立健全檔案借閱簿,凡本單位或外單位查閱,借出必須登記。
6、檔案管理人員變動時,應輸交接手續(xù)、并經單位領導同意后方能變動。
第7篇 天然氣用戶合同檔案及信息管理制度
第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。
第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。
第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據業(yè)務調整情況增減合同類別。
第四條 符合正常業(yè)務流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務人員與用戶簽訂即可，對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字;照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。
第五條 合同內容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經過規(guī)劃建設部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。
第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業(yè)務人員不得違反公司規(guī)定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條 業(yè)務人員要嚴格按照規(guī)劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù)，簽訂供氣合同。
第八條 用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。
第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調)等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。
第十條 業(yè)務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料(包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。
第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。
第十二條 計算機上的用戶信息由業(yè)務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。
第8篇 周南中學學生學籍檔案管理制度
一、學生學籍檔由班主任負責填寫，學籍欄目必須按要求填寫，書寫工整，無墨跡。
二、學校操行評語要全面、具體、明確，富有教育和鼓勵性。
三、學生操行的評定由班主任在期末進行，用書面形式寫出評語，報教務處審批后方可填入學籍檔案。
四、學生操行評定要依照《中學生守則》、《中學生日常行為規(guī)范》，對學生的思想品德、學習、勞動、文體、社會等方面的表現(xiàn)概括地反映實際表現(xiàn)及特點，不可千篇一律沒有特色。
五、評語要有利于發(fā)展學生的個性和創(chuàng)造精神，不得單純以分數的高低、聽話的程度來論優(yōu)劣，決不能在評價學生時摻雜個人的私念。
六、評定要中肯，寬嚴恰當，實事求是，以肯定成績?yōu)橹?，缺點中指出主要的，并指出努力方向。
七、學籍檔由教務處統(tǒng)一負責管理，如實填寫，按時上交，不得拖拉。
第9篇 設備技術臺帳、檔案管理制度一
1.生產技術處技術管理具有的資料
1.1以生產車間為單位的設備清冊（計算機建檔管理）；
1.2全廠設備分類匯總表；
1.3全廠靜密封點匯總表；
1.4全廠設備技術狀況季報、年報；
1.5關鍵機組特護管理臺帳；
1.6設備維護檢修規(guī)程；
1.7鍋、容、管、特設備臺帳及檢驗報告；
1.8設備非計劃停車臺帳；
1.9設備事故及故障臺帳；
1.10全廠潤滑手冊；
1.11全廠主6kv系統(tǒng)一次圖；
1.12全廠主6kv系統(tǒng)繼電保護配置圖，全廠繼電保護裝置動作記錄，全廠6kv電氣設備繼電保護定值臺帳；
1.13全廠過程控制計算機系統(tǒng)技術檔案；
1.14全廠a、b級儀表聯(lián)鎖明細表，全廠a級儀表聯(lián)鎖管理臺帳。
2.生產車間技術管理具有的資料
2.1建立全車間設備明細表及分類匯總表；
2.2全車間靜密封點匯總表；
2.3車間設備技術狀況季報表；
2.4建立與第3條第5項至第9項同內容的各類技術檔案；
2.5建立車間所轄范圍內的全部轉動設備及鍋爐、壓力容器、壓力管道等特種設備、加熱爐、常壓儲罐、主要靜止設備及防腐蝕設備技術檔案，內容包括：
（1）設備技術特性、附屬設備明細表等，
（2）安裝使用說明書，安裝試車記錄，
（3）設備運轉時間累計，
（4）歷年設備重大缺陷及事故記錄、事故報告，
（5）設備結構及易損件圖紙，
（6）潤滑油（脂）種類、用量記錄等設備潤滑資料，
（7）設備防腐檔案，
（8）設備檢修、試驗與技術鑒定記錄，
（9）主要配件更換記錄，
（10）設備及設備管路靜密封點網絡和靜密封點泄漏記錄，
（11）設備技改技措記錄；
2.6 現(xiàn)場設備巡檢記錄，含潤滑內容；
2.7 潤滑手冊；
2.8 車間a、b級儀表聯(lián)鎖明細表，車間a、b級儀表聯(lián)鎖管理臺帳；
2.9 發(fā)電車間電氣技術管理需具有的資料：
（1）資產管理范圍內主要電氣設備技術檔案、一般電氣設備登記卡片，
（2）資產管理范圍內電氣系統(tǒng)一次圖、配電設備二次原理圖、電纜及架空線路走向圖，
（3）資產管理范圍內電氣系統(tǒng)繼電保護配置圖、繼電保護裝置動作記錄、繼電保護定值臺帳，
（4）資產管理范圍內電氣運行規(guī)程、試驗規(guī)程、特殊設備檢修規(guī)程、事故處理規(guī)程，
（5）資產管理范圍內電氣設備運行記錄、電氣設備檢修記錄、電氣設備試驗記錄、電氣設備缺陷記錄、電氣設備故障及處理記錄、電氣設備事故記錄、第一種工作票登記冊、第二種工作票登記冊、電氣設備絕緣電阻登記薄，
（6）資產管理范圍內電氣設備倒閘操作票、第一種工作票、第二種工作票、臨時用電票（至少保存最近一年），資產所屬范圍內電氣設備檢修項目、備品備件和改造項目計劃（至少保存最近一年）。
第10篇 x酒店工程部設備檔案管理制度
酒店工程部設備檔案管理制度
建立設備檔案是為了更好地了解設備,掌握設備的技術性能,提高維修和管理水平,達到管理好、用好設備,設備檔案應收以下檔案資料:
1、酒店各種大型動力設備、電力設備、機械設備、關鍵性設備、技術性較復雜的設備檔案資料,具體內容是:
(1)設備的名稱、型號、編號。
(2)設備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期。
(3)設備的借應商、設備價格。
(4)設備原始技術數據和運行技術數據,維修保養(yǎng)要求等
2、設備的定期維護保養(yǎng)記錄,它包括:
(1)設備維修部位、更換的零部件。
(2)維修保養(yǎng)后設備的運行與技術狀況。
(3)設備維修保養(yǎng)的日期及維修者
3、設備在使用過程中發(fā)生的故障,故障前的先兆和現(xiàn)象,修理的部位,所更換的零部件,修理日期和維修者等。
4、設備技術檔案其它管理資料:
(1)酒店施工竣工驗收的整套檔案資料。
(2)設備的規(guī)范、標準、各項制度。
(3)設備新技術信息及資料。
(4)職工技術考核標準及燃料。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
5、設備事故分析檔案資料:
設備因非常原因造成損壞,易影響酒店的正常營業(yè),在對設備事故三不放過的同時(原因沒查清不放過,肇事者和員工沒受到教育不放過,沒有防范措施不放過)還必須建立設備事故檔案資料,主要資料為:
(1)發(fā)生經過及損壞情況:
a、事故報告人、設備事故當事人。
b、事故性質與類別、設備停機時間、設備損壞程度。
(2)設備事故原因分析:
a、設備操作是否違反操作規(guī)則、有無擅離職守。
b、設備是否未近期檢修,有無忽視安全措施,檢修質量是否有問題。
c、設備是否先天不足。
(3)防止設備事故措施及處理意見。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
第11篇 翰院管理處制度和檔案管理
翰嶺院管理處制度和檔案管理
(一)管理規(guī)章制度
規(guī)章制度在日常物業(yè)管理實務運行中既是物業(yè)管理的保障,又是實施物業(yè)管理的準則,一個企業(yè)管理水平的高低就可以從它是否有健全的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行上來評判。
我公司在長期物業(yè)管理實踐中,制訂了一系列的規(guī)章制度,形成了一套涵蓋物業(yè)管理運行和行政各要素的制度體系,為全面開展翰嶺院物業(yè)管理工作,實現(xiàn)我們的顧問管理目標,我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業(yè)有關人員根據我公司制度體系,結合翰嶺院的實際,制訂翰嶺院管理制度和管理體系。
其內容主要有以下諸方面(但不限以下內容)組成。
1、公眾制度
(1)翰嶺院業(yè)主管理委員會章程
(2)翰嶺院業(yè)主公約
(3)翰嶺院居民精神文明公約
(4)裝修管理規(guī)定
(5)用水管理規(guī)定
(6)用電管理規(guī)定
(7)煤氣使用管理規(guī)定
(8)出租房管理規(guī)定
(9)環(huán)境管理規(guī)定
(10)治安管理規(guī)定
(11)防火防風管理規(guī)定
(12)商鋪管理規(guī)定
(13)業(yè)主(住戶)停車管理規(guī)定
(14)摩托車、自行車管理規(guī)定
2、崗位職責
(1)管理處經理崗位職責
(2)財務會計崗位職責
(3)財務出納崗位職責
(4)綜合服務客服主管崗位職責
(5)綜合服務環(huán)境主管崗位職責
(6)綜合服務行政主管崗位職責
(7)工程主管崗位職責
(8)保安隊長崗位職責巡邏崗
(9)治安管理員崗位職責
(10)車場管理員崗位職責
(11)監(jiān)控室保安員崗位職責
(12)設備運行管理員崗位職責
(13)維修管理員崗位職責
(14)后勤管理員崗位職責
(15)檔案管理員崗位職責
(16)行政人事管理員崗位職責
(17)保潔管理員崗位職責
(18)綠化管理員崗位職責
(19)客戶服務管理員崗位職責
備注:各崗位人員可根據具體情況設置,可一人兼職數崗。
3、管理運作制度
(1)員工行為規(guī)范
(2)物業(yè)交付程序
(3)物業(yè)交用程序
(4)供電管理程序
(5)供水管理程序
(6)裝修控制程序
(7)收費運作程序
(8)便民服務工作程序
(9)綠化管理程序
(10)道路管理程序
(11)清潔衛(wèi)生管理程序
(12)治安管理程序
(13)停車管理程序
(14)值班管理程序
(15)消防管理程序
(16)公用設施改造及維護維修工作程序
(17)社區(qū)文化管理程序
(18)業(yè)主違例事件處理程序
(19)訪問客戶工作程序
(20)財務核算程序
(21)業(yè)主請求處理程序
(22)出租房屋控制程序
(23)商鋪管理程序
4、公司考核管理制度及標準
(1)員工月度考核辦法
(2)員工年終考核辦法
(3)公司其它各項規(guī)章制度
(一)物業(yè)資料管理
科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為翰嶺院及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。翰嶺院作為高層住宅項目,其檔案資料是十分繁雜的,我們擬采取系統(tǒng)化、科學化、信息化的科學管理手段,明確指定檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié),對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理,達到提高物業(yè)管理水平、更好地服務業(yè)戶的目的。
1.物業(yè)資料管理流程:
2.檔案資料的分類檢索
(1)開發(fā)建設單位移交檔案資料
1) 產權資料
a.項目批準文件
b.用地批準文件
c.建筑執(zhí)照
d.拆遷安置資料
2) 技術資料
a.翰嶺院規(guī)劃圖
b.建筑施工圖
c.竣工圖
a. 總平面圖
b. 單體建筑、結構、設備竣工圖
c. 消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同
f.開、竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n.新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水試壓報告
3) 物業(yè)資料
a.翰嶺院基本資料
b.翰嶺院分項資料
c.商業(yè)配套資料
d.娛樂設施資料
(2)管理處自建檔案資料
1) 業(yè)戶資料
a. 業(yè)戶基本情況
b. 產權證書復印件
c. 各項簽約文件
2) 日常管理資料
a. 環(huán)境管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 垃圾清運記錄
c. 消殺記錄
d. 噪音檢測記錄
b. 保安管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 交接班記錄
c. 值班記錄
d. 物資搬
運放行記錄
e. 緊急事件處理記錄
f. 車輛進出記錄
g. 夜間查崗記錄
c.車輛檔案
a. 車輛詳細資料
b. 車位使用協(xié)議
d.裝修管理資料檔案
e. 維修服務檔案
a. 維修委托單
b. 維修服務回訪記錄
f 收費管理檔案
a. 管理費收支公布表
b. 管理處與外單位簽訂的各類合同
c. 其它
g.設備管理檔案
a. 公用設施保養(yǎng)維修記錄
b. 機電設備保養(yǎng)維修及運行記錄
c. 設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d. 設備設施巡視檢查記錄
e. 設備臺帳
h. 業(yè)戶意見調查、統(tǒng)計記錄
i. 業(yè)戶訪問記錄
j. 業(yè)戶投訴及處理記錄
k. 員工管理檔案
a. 員工個人詳細資料
b. 員工培訓考核記錄
c. 員工業(yè)績考核記錄
d. 員工內務管理檢查記錄
l.培訓檔案
a. 培訓計劃及實施記錄
b. 培訓考核及跟查記錄
c. 軍事訓練及消防演習記錄
m. 行政文件
a. 政府部門文件
b. 公司規(guī)章制度、通知、通報等文件
c. 公司榮譽資料
n. 其它
3、檔案、資料使用流程:
4、檔案資料收、發(fā)管理程序
(1)公司重要資料(如開發(fā)建設單位提供的資料)接收必須經過管理處主任或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。
(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。
5、翰嶺院檔案資料管理要求
(1)采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
(2)盡可能把其它形式的檔案資料轉化為電子檔案儲存,便于查找和利用。
(3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期按相關管理流程清除過期失效文件。
(4)原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關內容,以保證查閱者及時找到有效的文件。
(5)檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。
(6)檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,統(tǒng)一編號,登記造冊,編輯目錄,分類保存。
(7)檔案保管必須有專人負責,以達到文檔管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由授權人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。
第12篇 hd地產檔案管理規(guī)章制度
恒大地產檔案管理規(guī)章制度
檔案借閱基本程序:僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈相關領導簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。
檔案借閱注意事項:
1、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的,扣罰借用人50元/天,扣罰相關部門負責人30元/天;借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過20天以上,須上報主管領導審批;借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。
2、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報副總裁級以上領導簽字同意;節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向檔案管理部門報備,按公司規(guī)定失職問責處理。
3、集團公司絕密類的檔案一律不得復制。
4、檔案復印完畢須注明用途,根據情況加蓋再復印無效印章。
5、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向本公司檔案室移交,集中管理,任何個人不得據為己、拒絕移交。
6、原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。
印章管理:
1、員工因個人事情要求蓋公章的,必須由所在部門負責人簽署意見,然后根據事情性質送有關職能部門審核,并經其主管領導簽字同意方可用印。涉及重要的事項可能會引起不良后果或其它無法預料的情況,必須上報有關董事局領導同意后方可用印。
2、用印申請人須認真、詳細填寫《印章使用申請表》里的各項內容,字跡工整,而且每欄只能填寫一個用印事項,禁止把多項工作混填在同一欄內。
3、同一用印資料在不同時間里重復用印,或者同一批用印資料有部分內容漏報審批,都必須再次履行用印審批手續(xù),杜絕一次審批,重復使用的投機行為。
4、出現(xiàn)急需用印的文書,但該文書的審批權人未及時簽字的情況,須由印章管理員和用印申請人共同在場,電話請示審批權人,經同意后方可蓋章。審批權人返回后1個工作日以內完成補簽手續(xù)。
5、不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印,如有特殊情況,集團本部和下屬公司須報集團總裁或者董事局主席批準,地區(qū)公司須報本公司董事長批準。
6、公章的使用必須在印章室內進行,如因工作需要將印章帶出印章室外使用的,應事先填寫《印章借用審批表》,經董事局領導或地區(qū)公司董事長批準后由至少兩人共同攜帶使用,原則上檔案管理部門須安排專人親自至現(xiàn)場監(jiān)印。
7、所有印章用印,都必須嚴格執(zhí)行集團印章管理規(guī)定,按照公司規(guī)定的審批權限和審批流程進行報批。
第13篇 酒店設施設備管理制度：設備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設施設備管理制度:設備臺賬、檔案資料管理制度
1.設備建立臺賬范圍
凡價值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內都需要技術管理的固定資產,都應列入設備臺賬;
2.設備分類及編號應按照各部門設備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務設備-s 信息設備-*
文娛保健設備-w 環(huán)境美化設備-h
保安設備-b 交通運載設備-j
其他設備-q
設備編號說明:
(1)設備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報廢和調撥出部門,其編號應永久保留,并說明調出原因,不要用新購進或其他設備來填補報廢設備的舊編號;
(3)設備的附件或附屬設備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;
(4)每臺設備都必須在明顯處裝訂上固定資產編號或噴上編號;
3.設備管理類別劃分原則及代號
(1)重點設備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設備:
a.負荷高、耗能大、連續(xù)性運行的設備;
b.對經營質量影響大的設備;
c.停機后,對經營及酒店聲譽有嚴重影響的設備;
d.修理復雜程度高的設備;
e.備品、配件供應困難的設備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴重影響人身安全的設備;
g.對環(huán)境保護及作業(yè)有嚴重影響的設備;
h.單臺(套)設備原值在五萬元以上的設備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調設備、電梯等;
(2)重要設備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設備:
a.多班運行或開機時間長的設備;
b.需要經?；蚨ㄆ谡{整的設備;
c.故障停機對酒店經營有影響的設備;
d.故障頻次多或停機時間長的設備;
e.有一定修理復雜程度的設備;
f. 配件供應周期長的設備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設備;
例:各種泵、通風機、音響設備、燈光設備、計算機、運輸車輛等;
(3)一般設備:用c表示;凡屬下列情況之一的設備,為一般設備:
a.負荷低、開機時間短;
b.對生產、經營質量影響不大的設備;
c.修理復雜程度低或不維修設備;
d.故障停機不影響經營的設備;
e.不構成重點、重要設備的其他設備;
例:彩電、風機盤管、分體空調、窗式空調等;
4.設備臺賬內容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設備名稱:按設備銘牌填寫;
(4)設備編號:按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關設備編號:填寫與本設備相關設備的編號;
(6)固定資產編號:按固定資產賬上填寫;
(7)規(guī)格型號:按設備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;
(13)安裝地點:填寫設備安裝的具體地點;
(14)設備原值:按固定資產賬填寫;
(15)預計殘值:按固定資產賬填寫;
(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預計使用的年限;
(18)設備現(xiàn)狀:填寫在用或封存、閑置、報廢等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內容。
5.設備臺賬卡由工程總監(jiān)/經理或項目主管填制,總監(jiān)秘書負責保管存檔。
6.設備情況發(fā)生變化,及時修正臺賬記錄。
7.根據臺賬,定期對的所有設備進行盤查,做到賬物相符。
8.設備技術檔案管理
(1)所有重點、重要設備以及列入計劃檢修的一般設備,都應建立技術檔案;特種設備技術檔案的建立,應符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設備按和管理公司要求建立;
(2)設備技術檔案由工程總監(jiān)/經理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術檔案能及時、準確地反映設備的運行狀況;
(3)應根據設備技術檔案所記載的設備信息,及時分析、研究指導設備維護、檢修及改造、更新。
9.設備技術資料管理
(1)酒店技術資料由工程總監(jiān)/經理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;
(2)設備技術資料應包括的主要內容:
a.設備選型及技術經濟論證材料;
b.上級及領導批準購置的文件;
c.設備購置合同;
a.設備出廠合格證;
e.設備裝箱單及開箱驗收記錄;
f.設備安裝、調試記錄及竣工圖;
g.設備使用說明書及進口設備說明書中文譯本;
h.設備圖紙和備件圖冊
10.使用設備技術資料,使用部門一般使用復印件,如不便復印,可將資料歸檔后,經工程總監(jiān)/經理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設備技術資料一般不送檔案室歸檔(或將復印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經有關領導授權或批準,一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應在檔案室指定環(huán)境范圍內進行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應及時放入專用檔案柜中保存;
(5)未經許可不得擅自拍照、抄錄、復印;
第14篇 駕駛員行車安全檔案管理制度
第一條 為加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范駕駛人的檔案管理，避免因檔案遺失或隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制定本規(guī)定。
第二條 作為客運企業(yè)，客運駕駛人檔案是企業(yè)管理檔案非常重要的組成部分，是公司勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關駕駛人個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據，是公司檔案的組成部分。
第三條 客運駕駛員行車安全檔案實行一人一檔制度，檔案記錄其在應聘及入職后的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況，以下資料納入公司人事檔案范圍內：
（一）駕駛員登記表、照片。
（二）戶籍所在地公安機關無劣跡證明（或公安網查詢記錄）。
（三）單放鑒定表及培訓記錄。
（四）公安網駕駛員違章信息記錄（查詢記錄）。
（五）駕駛員個人行車事故檔案資料。
（六）駕駛員駕駛證、身份證、上崗證、從業(yè)資格證等復印件。
（七）駕駛員檔案交接清單。
（八）駕駛員解聘審批證明。
（九）駕駛員違章、違紀處理情況，安全公里記錄和安全獎懲記錄。
（十）集團內部安全公里轉入證明。
第四條 客運駕駛人信息檔案管理要求
1. 分公司安全管理員負責駕駛人檔案的建立及維護工作，自駕駛人入職第一天起為其建立檔案，員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，以便查詢。
2. 辭職、辭退駕駛人的檔案從分公司提出，單獨保管。
3. 信息檔案要嚴格管理，不得隨意轉借、涂改，要建立存檔、銷毀記錄，確保檔案完整、準確。
第五條 檔案查詢權限：檔案涉及個人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容。
第六條 本制度自制定之日起實施。
第15篇 正大房地產公司檔案管理制度格式怎樣的
河口房地產公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設檔案室,各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
(二) 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。
第七條 各部門兼職文書的職責:
(一) 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二) 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時,應做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應該納入檔案管理的材料。
四、 平時歸檔
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內文件材料應按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五條 本制度經總經理辦公會核準后實施,修改亦然。
第16篇 礦山應急救援檔案管理制度
一、總則
1、檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據，檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制定本制度。
2、歸檔的檔案應字跡清晰、完整有效。
二、應急檔案管理
1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責范圍。
2、應急救援檔案歸檔范圍
凡是企業(yè)經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：
(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外，還應包括它的附件；
(2)本單位在應急救援活動中產生的與上級領導部門間的往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等；
(3)本單位在應急救援活動中產生的各種文件材料(即內部文件)；如規(guī)章制度、調研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；
3、應急救援檔案歸檔要求
(1)已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。
(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件，附圖)，按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。
(3)存檔文件必須為原件；
(4)文件歸檔時要有交接手續(xù)；
(5)每年六月份之前，各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù)；
(6)各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作；
4、應急救援檔案的借閱
(1)根據《拜城縣峰峰煤焦化檔案借閱利用制度》辦理相關手續(xù)方可借閱，并填寫利用效果反饋登記簿。
(2)借閱文書檔案使用后應及時歸還，借閱時間一般不得超過一天。
5、應急救援檔案的保管及銷毀
(1)專職檔案員有責任對礦各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導；
(2)礦綜合檔案室負責集中統(tǒng)一管理所有文書檔案；
(3)專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標準進行整理，分類，編目、統(tǒng)計、保管，并進行數據化管理，方便快捷提供利用。
(4)檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經相關手續(xù)后可以銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。
