文秘管理制度5篇

本文將探討企業(yè)內(nèi)部的文秘管理制度，旨在建立一個(gè)高效、有序的辦公環(huán)境，確保信息的準(zhǔn)確傳遞與工作流程的順暢進(jìn)行。我們將涵蓋文秘工作的職責(zé)范圍、工作流程、績(jī)效評(píng)估以及培訓(xùn)與發(fā)展等方面，以此提升文秘團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。

包括哪些方面

1. 職責(zé)定義：明確文秘人員的日常職責(zé)，如文件管理、會(huì)議安排、接待工作等。

2. 工作流程：設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，包括文件處理、信息傳達(dá)、預(yù)約安排等環(huán)節(jié)。

3. 績(jī)效考核：建立公正的績(jī)效評(píng)估體系，衡量文秘人員的工作效率和效果。

4. 培訓(xùn)發(fā)展：提供持續(xù)的技能培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。

重要性

文秘管理制度的重要性不言而喻。良好的文秘管理能夠：

1. 提升效率：規(guī)范化的工作流程能減少溝通成本，提高工作效率。

2. 保障信息準(zhǔn)確性：清晰的職責(zé)分配和流程管理，防止信息錯(cuò)漏和延誤。

3. 提高服務(wù)質(zhì)量：通過績(jī)效評(píng)估和培訓(xùn)，提升文秘的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)質(zhì)量。

4. 促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作：明確的角色定位和期望，有助于團(tuán)隊(duì)成員間的協(xié)調(diào)配合。

方案

1. 職責(zé)定義：根據(jù)企業(yè)需求，詳細(xì)列出文秘的職責(zé)清單，包括日常事務(wù)、項(xiàng)目支持等，并定期更新以適應(yīng)變化。

2. 工作流程標(biāo)準(zhǔn)化：制定標(biāo)準(zhǔn)操作程序（sop），確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作指南，同時(shí)設(shè)立反饋機(jī)制，及時(shí)優(yōu)化流程。

3. 績(jī)效考核：設(shè)定量化指標(biāo)，如任務(wù)完成時(shí)間、錯(cuò)誤率等，定期進(jìn)行評(píng)估，與員工進(jìn)行一對(duì)一反饋，促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)。

4. 培訓(xùn)與發(fā)展：設(shè)立年度培訓(xùn)計(jì)劃，涵蓋技能培訓(xùn)、行業(yè)知識(shí)更新、軟技能提升等內(nèi)容。鼓勵(lì)文秘人員參與專業(yè)研討會(huì)，拓寬視野，提升專業(yè)能力。

5. 溝通與反饋：建立定期的團(tuán)隊(duì)會(huì)議，鼓勵(lì)開放、誠(chéng)實(shí)的溝通，解決工作中遇到的問題，分享最佳實(shí)踐。

一套有效的文秘管理制度能夠?yàn)槠髽I(yè)打造一個(gè)高效、有序的辦公環(huán)境，提升整體運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)也是對(duì)文秘團(tuán)隊(duì)專業(yè)價(jià)值的肯定與激勵(lì)。通過不斷的優(yōu)化和完善，我們有信心實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

文秘管理制度范文

第1篇 文秘檔案管理規(guī)章制度

文秘是隨著科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,信息的傳播的急劇膨脹,社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈而同時(shí)產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。他作為一種全球性職業(yè),文秘工作也顯得越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化與專業(yè)化。它也在輔助著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計(jì)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報(bào)性材料

包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈(zèng)行資料

包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè),每?jī)赡隁w檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時(shí)間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

5.4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對(duì)超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

第2篇 文秘科管理制度

為了全面扎實(shí)推進(jìn)全縣優(yōu)質(zhì)服務(wù)競(jìng)賽活動(dòng)，圍繞“創(chuàng)新、創(chuàng)優(yōu)、創(chuàng)特”，建立健全規(guī)范科室運(yùn)轉(zhuǎn)的長(zhǎng)效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、滿意服務(wù)”的工作目標(biāo)，聯(lián)系科室實(shí)際和崗位特點(diǎn)，對(duì)科室工作和每一位同志，每一位崗位都提出了具體的要求。

一、科室工作職責(zé)和工作要求

(一)工作職責(zé)

1.負(fù)責(zé)縣委常委會(huì)議、書記辦公會(huì)議、縣黨政聯(lián)席會(huì)議、縣委召開的全縣性會(huì)議和縣委辦公室召開的重要會(huì)議的服務(wù);

2.負(fù)責(zé)縣委領(lǐng)導(dǎo)同志公務(wù)活動(dòng)和縣四大家重要會(huì)議與活動(dòng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)服務(wù);

3.參加縣委、縣政府重要接待活動(dòng);

4.負(fù)責(zé)編寫縣委大事記;

5.負(fù)責(zé)收發(fā)文辦理;

6.負(fù)責(zé)縣委、縣委辦印章的管理及縣委頒發(fā)印章的刻制、發(fā)送和證件制作;

7.負(fù)責(zé)縣委、縣委辦公室文書檔案的收集、整理、管理和縣委辦公室的保密工作;

8. 負(fù)責(zé)全縣辦公室系統(tǒng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和秘書隊(duì)伍建設(shè);

9.負(fù)責(zé)縣委辦及歸口管理單位的有關(guān)干部人事、勞動(dòng)工資、考核獎(jiǎng)懲、老干、人事檔案、工人技術(shù)等級(jí)考核工作;

10.負(fù)責(zé)《中辦通訊》的發(fā)行;

11.完成縣委、縣委辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

(二)工作要求

1.會(huì)議服務(wù)：周密細(xì)致做好會(huì)議方案、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、服務(wù)，確保會(huì)議圓滿成功。

2.檔案管理：收集廣泛、資料齊全、科學(xué)編制、符合標(biāo)準(zhǔn);注意質(zhì)量，安全管理;提供便利，竭誠(chéng)服務(wù)。

3.公文辦理：文稿起草、修改體現(xiàn)黨委決策意圖，提出的政策措施切實(shí)可行，公文主題突出、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字精練、表達(dá)準(zhǔn)確、格式規(guī)范、及時(shí)迅速。

4.文件收發(fā)：收發(fā)上級(jí)文件，呈送文件和迅速快捷、程序嚴(yán)密、不泄密、不遺失。

5.《中辦通訊》發(fā)行工作：及時(shí)完成市委辦公室征訂指導(dǎo)任務(wù)數(shù)，擴(kuò)大刊物覆蓋面，抓好學(xué)刊用刊。

6.稿件發(fā)行工作：每人每年度爭(zhēng)取在省級(jí)刊物發(fā)表一篇以上，在市級(jí)刊物上發(fā)表一至兩篇。

(三)目標(biāo)要求

確保人事秘書科各項(xiàng)工作在省優(yōu)質(zhì)服務(wù)競(jìng)賽活動(dòng)中進(jìn)入先進(jìn)行列，力爭(zhēng)全市第一。其中《中辦通訊》工作在全市名列前茅，檔案管理創(chuàng)市檔案工作先進(jìn)單位，規(guī)范做好辦文發(fā)文工作，創(chuàng)市一流。并配合縣委辦公室在市、縣目標(biāo)管理考核中評(píng)為先進(jìn)單位。

二、定崗原則

(一)根據(jù)人事秘書科的工作職能，確定4個(gè)工作崗位職能，把科室目標(biāo)任務(wù)分解落實(shí)到崗、到人。

(二)對(duì)參與會(huì)議服務(wù)及其他臨時(shí)性工作任務(wù)，根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)安排，共同配合做好有關(guān)工作。

(三)因人員異動(dòng)或臨時(shí)性工作調(diào)整，造成某個(gè)崗位人員暫時(shí)空缺，按領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人安排，空缺期間指定其他崗位人員頂替，履行該崗位職責(zé)。

三、個(gè)人崗位職責(zé)和工作要求

(一)崗位職責(zé)

1.主持科室全面工作。

2.負(fù)責(zé)市委領(lǐng)導(dǎo)來縣的公務(wù)活動(dòng)服務(wù)。

3.參與全縣性重要接待活動(dòng)。

4.負(fù)責(zé)縣委常委會(huì)議、書記辦公會(huì)議、縣黨政聯(lián)席會(huì)議，縣委召開的全縣性會(huì)議和縣委辦公室召開的服務(wù)。

5.負(fù)責(zé)縣委領(lǐng)導(dǎo)同志公務(wù)活動(dòng)和縣四大家重要會(huì)議與活動(dòng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)服務(wù)。

6.負(fù)責(zé)縣委、縣委辦印章的管理。

7.負(fù)責(zé)縣委和縣委辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作及《中辦通訊》的全面發(fā)行工作。

8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

第3篇 文秘檔案管理制度

小編為大家整理了一篇文秘檔案管理的規(guī)章制度,僅供大家參考。

文秘是隨著科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,信息的傳播的急劇膨脹,社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈而同時(shí)產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。他作為一種全球性職業(yè),文秘工作也顯得越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化與專業(yè)化。它也在輔助著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。小編為您提供文秘檔案規(guī)章制度。

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計(jì)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報(bào)性材料

包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈(zèng)行資料

包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè),每?jī)赡隁w檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時(shí)間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

5.4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對(duì)超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

第4篇 公司文秘檔案管理制度

公司文秘檔案管理制度

1.目的作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

2. 管理職責(zé)

2.1 行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2 各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3 文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:

2.3 .1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3 .2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3 .3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3 .4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

3．歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1 計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2 批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3 法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4 公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.5 總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

3.6 憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7 匯報(bào)性材料包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8 勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9 調(diào)研性資料包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.1 0聲像制品資料包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

3.1 1證件性文書資料包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.1 2饋贈(zèng)行資料包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4. 文件資料的立卷歸檔

4.1 檔案的收集

4.1.1 凡屬本制度

第三條 所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè),每?jī)赡隁w檔一次。

4.1.2 銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3 業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4 各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5 公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2 立卷歸檔的時(shí)間

4.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2 對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

4.3 立卷歸檔的要求

4.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5 填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

4.3.7 立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.1 0文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

4.3.1 1各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.1 2聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5. 文秘檔案的借閱

5.1 文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。

5.2 各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

5.3 文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

5.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

5.7 借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

6. 文秘檔案保密要求

6.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

6.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

6.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

6.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8 企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

7. 超期檔案的銷毀

7.1 對(duì)超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

7.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

7.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

第5篇 z公司文秘檔案管理制度

公司文秘檔案管理制度

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計(jì)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報(bào)性材料

包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈(zèng)行資料

包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè),每?jī)赡隁w檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時(shí)間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

5.4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對(duì)超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。