- 目錄
我們的【采購合同合同管理制度】旨在確保公司的采購活動遵循公正、透明和高效的原則，以保護公司利益并維護供應商關系。這一制度涵蓋了合同的簽訂、執(zhí)行、變更和終止等全過程，具體內容包括：
1. 合同審批流程：詳細規(guī)定合同從起草到簽署的各個步驟，包括需求提出、供應商選擇、合同條款協(xié)商、法務審查及高層審批等環(huán)節(jié)。
2. 合同管理職責：明確各部門在合同管理中的角色和責任，如采購部門、財務部門、法務部門等。
3. 合同執(zhí)行監(jiān)控：設立定期評估機制，確保合同履行情況符合預期，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。
4. 合同變更與解除：規(guī)定合同變更的申請程序和解除條件，以應對市場變化或其他不可預見的情況。
5. 糾紛處理：建立爭議解決機制，包括內部調解、仲裁和法律訴訟等途徑。
6. 合同檔案管理：對合同文檔進行有效管理和保存，以便日后查詢和審計。
包括哪些方面
該制度覆蓋了以下幾個關鍵方面：
1. 法律合規(guī)性：確保所有合同均符合相關法律法規(guī)，避免潛在的法律風險。
2. 價格與支付條款：明確采購價格、付款方式和時間，保障公司資金流的合理運用。
3. 供應鏈穩(wěn)定性：通過合同條款維護供應商關系，保證供應鏈的穩(wěn)定性和連續(xù)性。
4. 質量與服務：設定質量標準和服務要求，以滿足公司業(yè)務需求。
5. 保密與知識產權：保護公司的商業(yè)秘密和知識產權不受侵犯。
6. 風險管理：識別并預防可能的合同風險，如供應中斷、價格波動等。
重要性
制定和實施有效的采購合同管理制度至關重要，原因如下：
1. 降低風險：通過規(guī)范化的合同流程，可以減少因合同糾紛帶來的經濟損失和聲譽損害。
2. 提升效率：明確的職責分工和流程指導能提高采購效率，節(jié)省時間和資源。
3. 保障利益：合理的合同條款能確保公司在交易中獲取最優(yōu)價值，保障公司利益。
4. 維護關系：良好的合同管理有助于與供應商建立長期、穩(wěn)定的合作關系，促進業(yè)務發(fā)展。
方案
為實施這一制度，我們將采取以下措施：
1. 培訓與教育：對全體員工進行合同管理培訓，提高合同意識和執(zhí)行能力。
2. 制度更新：定期評估和修訂制度，以適應市場變化和公司發(fā)展需求。
3. 技術支持：利用信息技術，實現(xiàn)合同電子化管理，提高合同審批和執(zhí)行的效率。
4. 監(jiān)督與考核：設立監(jiān)督機制，將合同管理納入員工績效考核，確保制度的執(zhí)行效果。
通過這些方案，我們期望構建一個高效、合規(guī)的采購合同管理體系，為公司的長期發(fā)展奠定堅實基礎。
采購合同合同管理制度范文
第1篇 采購合同管理制度怎么寫
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質資源的需求,進一步規(guī)范物資采購流程,加強與各部門間的配合,特制定本制度。
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素完整的請購單應包括以下要素:
⑴
⑵
⑶
⑷ ⑸⑹⑺⑻⑼⑽⑾⑿⒀⒁⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。
3． 請購單及其提報規(guī)定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰,由公司領導審核批準后報采購部門;
⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報;
⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交,為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;⑺ 遇公司生產、生活急需的物資,公司領導不在的情況,可以電話或其他形式請示,征得同意后提報采購部門,簽字確認手續(xù)后補。⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品,請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;
⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點
⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經過公司領導審批;
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術資料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵ 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3． 采購周期的規(guī)定
⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產品的采購周期不應超過5天;
⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購,采購周期不應超過15天;
⑶ 請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向領導說明原因;
⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。三. 詢價及其規(guī)定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術要求,遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;
3． 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價,原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;
5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力,交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出;
3． 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況,設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力,資質進行驗證和審查,如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。五. 比價、議價結果匯總
1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導,征得同意后方可匯總;
2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;
3． 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。六. 合同的簽訂及其規(guī)定
1. 合同:是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。
⑴ 合同正文應包含的要素1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;3) 包裝要求;4) 合同總額應含稅,特殊情況應注明;5) 付款方式;6) 工期;7) 質量保證期;8) 質量要求及規(guī)范;9) 違約責任和解決糾紛的辦法;10) 雙方的公司信息;11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術問題及公司機密的,注意保密責任;2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點;5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;6) 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;7) 與初次合作的單位合作時,應少付預付款或不付預付款;8) 違約責任一定要詳細、具體;9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字,加蓋公司合同章方可生效;12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。七. 付款及合同執(zhí)行
1. 付款規(guī)定
⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;
⑵ 按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單),該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;
⑶ 財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。
2. 合同執(zhí)行
⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進,由采購部負責人進行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應及時提出建議或補救措施,并及時通知請購部門及公司領導;
⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況,跟蹤并督促其保質保量,按時履約;
⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。八. 報驗與入庫
1. 報驗
⑴ 供應單位已經履行完畢的合同,采購部應及時的通知質檢部門進行驗收;
⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行;
⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收;
⑷ 質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗,并出具報驗結果證明書,對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。
2. 入庫
⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收;
⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門,由請購部門及時安排卸貨與搬運;
⑶ 質檢部門未及時驗收的合同標的物,倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;
⑷ 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫,并及時出具入庫清單;⑸ 質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規(guī)定入庫。 更多
第2篇 公司采購合同管理制度
某公司采購合同管理制度第1章 總則第1條 為加強公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)章 制度,特制定采購合同管理制度。第2條 本制度適用于公司化工生產物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。第3條 公司采購部在授權范圍內負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核采購合同,并按合同進行付款。第4條 公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。第5條 合同必須采取書面形式,經協(xié)商有關修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。第6條 合同內容必須完整,條 款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。第2章 合同簽訂第7條 公司總經理是采購合同的法定簽訂人,采購部經理在總經理的授權下代表公司簽訂采購合同。第8條 未經公司總經理授權,任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。第9條 采購部根據(jù)經審批通過的采購申請制定采購方案,經采購部經理審批通過后嚴格執(zhí)行。第10條 采購合同的簽訂流程如下。
1.采購員采集供應商信息
(1) 采購員從使用部門的需求、價格、質量、服務、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商,并根據(jù)考察結果編寫《供應商情況分析表》,詳細登記供應商各個方面的信息。
(2) 采購員提出對供應商的分析意見和采購建議,填寫《供應商情況分析表》,將《供應商情況分析表》交給采購部經理。
2. 確定備選供應商。采購部經理根據(jù)《供應商情況分析表》,初步篩選符合條 件的供應商,分析各供應商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應商,并分配采購份額給各供應商。
3．采購合同談判。采購部經理與備選供應商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。
4. 合同評審。采購部協(xié)同使用部門負責人、質量管理部經理、財務部經理根據(jù)《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應商的采購份額,報公司總經理審批。
5. 合同審批?？偨浝砜偤驮u審意見,若采購合同金額在總經理審批權限內,總經理批準執(zhí)行;若采購合同金額超出總經理審批權限,總經理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。
6. 合同簽訂。相關領導在授權范圍內簽訂采購合同。第3章 合同履行第11條 合同蓋章 生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內容,全面地履行各自承擔的權利與義務。第12條 公司采購部和財務部應根據(jù)合同編號各立合同臺賬,每一合同設一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。第13條 在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經辦人員審核簽字認可,經總經理簽字同意后,再轉財務審核付款。第4章 合同的變更和解除第12條 合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經采購部、財務部、法律顧問等相關負責人和公司總經理審核通過方可。第13條 變更或解除合同的通知和回復應采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經審核后加蓋公章 或合同專用章 。掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。第14條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。第15條 合同變更后,合同編號不予改變。第16條 在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時,采購部應及時上報公司總經理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能履行的。
2. 由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同的。
3．由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的
4. 其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第17條 合同發(fā)生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。第五章 其他第18條 采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。第19條 公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結果。第20條 凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟和行政責任。第21條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關和司法機關追究其法律責任。第六章 附則第22條 本制度未盡事宜,依照國家有關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。第23條 本制度由采購部制定,解釋權歸采購部所有。第24條 本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。
第3篇 a公司采購合同管理制度
某公司采購合同管理制度
第1章 總則
第1條 為加強公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)章 制度,特制定采購合同管理制度。
第2條 本制度適用于公司化工生產物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。
第3條 公司采購部在授權范圍內負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核采購合同,并按合同進行付款。
第4條 公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。
第5條 合同必須采取書面形式,經協(xié)商有關修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。
第6條 合同內容必須完整,條 款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。
第2章 合同簽訂
第7條 公司總經理是采購合同的法定簽訂人,采購部經理在總經理的授權下代表公司簽訂采購合同。
第8條 未經公司總經理授權,任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。
第9條 采購部根據(jù)經審批通過的采購申請制定采購方案,經采購部經理審批通過后嚴格執(zhí)行。
第10條 采購合同的簽訂流程如下。
1.采購員采集供應商信息
(1)采購員從使用部門的需求、價格、質量、服務、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商,并根據(jù)考察結果編寫《供應商情況分析表》,詳細登記供應商各個方面的信息。
(2)采購員提出對供應商的分析意見和采購建議,填寫《供應商情況分析表》,將《供應商情況分析表》交給采購部經理。
2.確定備選供應商。采購部經理根據(jù)《供應商情況分析表》,初步篩選符合條 件的供應商,分析各供應商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應商,并分配采購份額給各供應商。
3.采購合同談判。采購部經理與備選供應商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。
4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門負責人、質量管理部經理、財務部經理根據(jù)《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應商的采購份額,報公司總經理審批。
5.合同審批?？偨浝砜偤驮u審意見,若采購合同金額在總經理審批權限內,總經理批準執(zhí)行;若采購合同金額超出總經理審批權限,總經理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。
6.合同簽訂。相關領導在授權范圍內簽訂采購合同。
第3章 合同履行
第11條 合同蓋章 生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內容,全面地履行各自承擔的權利與義務。
第12條 公司采購部和財務部應根據(jù)合同編號各立合同臺賬,每一合同設一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。
第13條 在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經辦人員審核簽字認可,經總經理簽字同意后,再轉財務審核付款。
第4章 合同的變更和解除
第12條 合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經采購部、財務部、法律顧問等相關負責人和公司總經理審核通過方可。
第13條 變更或解除合同的通知和回復應采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經審核后加蓋公章 或合同專用章 。掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第14條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。
第15條 合同變更后,合同編號不予改變。
第16條 在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時,采購部應及時上報公司總經理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能履行的。
2.由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同的。
3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的
4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。
第17條 合同發(fā)生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。
第五章 其他
第18條 采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。
第19條 公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結果。
第20條 凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟和行政責任。
第21條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關和司法機關追究其法律責任。
第六章 附則
第22條 本制度未盡事宜,依照國家有關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。
第23條 本制度由采購部制定,解釋權歸采購部所有。
第24條 本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。
第4篇 采購合同管理制度(一)
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質資源的需求,進一步規(guī)范物資采購流程,加強與各部門間的配合,特制定本制度。
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素:
⑴
⑵
⑶
⑷
⑸
⑹
⑺
⑻
⑼
⑽
⑾
⑿
⒀
⒁
⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。
3. 請購單及其提報規(guī)定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰,由公司領導審核批準后報采購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;
⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交,為提高效率該清單的單子文
檔也需一并提交;
⑺ 遇公司生產、生活急需的物資,公司領導不在的情況,可以電話或其他形式請示,
征得同意后提報采購部門,簽字確認手續(xù)后補。
⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品,請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點
⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請
購單是否經過公司領導審批;
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術資
料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵ 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的
物資及產品的采購周期不應超過5天;
⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購,采購周期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務
時應向領導說明原因;
⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價及其規(guī)定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術要求,遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;
3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價,原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;
5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力,交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合
條件更加突出;
3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況,設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力,資質進行驗證和審查,如通過進行實
地考察了解供應商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結果匯總
1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導,征得同意后方可匯總;
2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付
款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;
3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
六. 合同的簽訂及其規(guī)定
1. 合同:是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同,
受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。
⑴ 合同正文應包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與
確認圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應含稅,特殊情況應注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質量保證期;
8) 質量要求及規(guī)范;
9) 違約責任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司信息;
11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規(guī)定
1) 如涉及到技術問題及公司機密的,注意保密責任;
2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清
點;
5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;
6) 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時,應少付預付款或不付預付款;
8) 違約責任一定要詳細、具體;
9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字,加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七. 付款及合同執(zhí)行
1. 付款規(guī)定
⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;
⑵ 按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支
出審批單),該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;
⑶ 財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,
遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。
2. 合同執(zhí)行
⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進,由采購部負責人進行監(jiān)督,如出現(xiàn)問
題,采購部應及時提出建議或補救措施,并及時通知請購部門及公司領導;
⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況,
跟蹤并督促其保質保量,按時履約;
⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補
充合同。
八. 報驗與入庫
1. 報驗
⑴ 供應單位已經履行完畢的合同,采購部應及時的通知質檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行; ⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗,并出具報驗結果證明書,對于質
檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;
⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。
2. 入庫
⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門,由請購部門及時安排卸貨
與搬運;
⑶ 質檢部門未及時驗收的合同標的物,倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資
接受;
⑷ 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫,并及時出具入庫清單;
⑸ 質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規(guī)定入庫。
更多【采購合同管理制度】閱讀:
設備采購安裝合同范本
設備三方采購合同范本
監(jiān)控設備采購合同范本
醫(yī)療設備采購合同范本
辦公設備采購合同范本
營改增材料采購合同
機械設備采購合同范本
材料采購合同書范本
建筑材料采購合同書
第5篇 采購合同管理制度
為加強合同管理,避免失誤,提高經濟效益,根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定,結合公司的實際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
一、采購合同的內容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:
l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
2、商品的質量和包裝
合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等,均應有詳細規(guī)定。
3、商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結算方式和結算程序,同時約定開票事宜。
4、交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運,還是自提。
5、商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6、違約責任
簽約一方不履行合同,必將影響另一方經濟活動的進行,因此違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規(guī)定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:
(1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;
(2)不按合同中規(guī)定的商品質量標準交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。
7、合同的變更和解除條件
合同中應規(guī)定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,行之有效。
二、合同的審查批準
1、合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。
2、合同原則上由部門負責人具體經辦,擬訂初稿后必須經公司領導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查。合同審查的要點是:
(1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
(2)合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
(4)根據(jù)法律規(guī)定或實際需要,合同還應當或可以呈報法律顧問把關,或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
1、簽訂采購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
(3)簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
(4)簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
(5)當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(6)采購合同應當采用書面形式。
2、簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。
四、公司采購合同的管理
1、加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理,在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要和貨源情況,掌握企業(yè)的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。
2、建立合同管理機構和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的實現(xiàn)。
3、處理好合同糾紛
當企業(yè)的經濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時,企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4、信守合同,樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞,不僅關系到企業(yè)經營活動的順利進行,而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。
