- 目錄
一、采購政策與流程 二、職責分配與權(quán)限管理 三、供應商評估與選擇 四、合同管理與執(zhí)行 五、質(zhì)量控制與驗收標準 六、采購績效評估與改進 七、風險管理與合規(guī)性
包括哪些方面
1. 采購策略的制定與實施
2. 采購團隊的角色與職責
3. 供應商的資質(zhì)審核和合作關(guān)系
4. 合同條款的設(shè)定與法律合規(guī)
5. 產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗與保證
6. 采購效率與成本控制的衡量
7. 不確定因素的預防與應對措施
重要性
采購工作不僅是企業(yè)運營的基礎(chǔ)，更是確保供應鏈穩(wěn)定的關(guān)鍵。有效的采購管理制度能降低運營成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護企業(yè)信譽，防止供應中斷，同時確保遵守法律法規(guī)，規(guī)避潛在風險。通過制度化管理，采購部門能更好地協(xié)調(diào)內(nèi)部資源，優(yōu)化采購流程，提升整體運營效率。
方案
1. 采購政策與流程：建立清晰的采購政策，明確采購目標、策略和程序，確保所有采購活動遵循既定規(guī)則。定期審查并更新流程，以適應市場變化和企業(yè)需求。
2. 職責分配與權(quán)限管理：定義每個采購人員的職責和權(quán)限，避免職責重疊或空缺，確保決策的快速有效。設(shè)置審批層級，確保重大采購決策的合理性與透明度。
3. 供應商評估與選擇：制定供應商評估標準，包括價格、質(zhì)量、交貨時間、服務(wù)等，定期進行評估，優(yōu)先選擇性能優(yōu)秀的供應商。建立供應商檔案，跟蹤其表現(xiàn)，及時處理問題。
4. 合同管理與執(zhí)行：規(guī)范合同起草、審批、簽訂、執(zhí)行和終止的流程。確保合同條款符合法規(guī)，保護企業(yè)利益，同時維護與供應商的良好關(guān)系。
5. 質(zhì)量控制與驗收標準：設(shè)立嚴格的質(zhì)量驗收標準，確保采購物品符合企業(yè)要求。對不合格產(chǎn)品進行退貨或索賠，必要時調(diào)整供應商。
6. 采購績效評估與改進：設(shè)定關(guān)鍵績效指標（kpis），如采購成本、交貨準時率、供應商滿意度等，定期評估并反饋，驅(qū)動持續(xù)改進。
7. 風險管理與合規(guī)性：識別并評估采購過程中的風險，如價格波動、供應中斷等，制定應急預案。確保采購活動符合企業(yè)道德準則和法律法規(guī)，避免違法行為。
通過上述方案，我們將構(gòu)建一個系統(tǒng)化、規(guī)范化的采購管理體系，以實現(xiàn)高效、合規(guī)的采購操作，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。
采購工作管理制度范文
第1篇 公司物資采購工作效率提升管理制度
為了加強公司基本建設(shè)的經(jīng)營、財務(wù)管理，規(guī)范采購工作流程，進一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司基建施工提供物資供應保障，根據(jù)公司建設(shè)發(fā)展的實際需要，特制定本制度。
1、煤礦自購物資由集團公司設(shè)立專職采購人員和管理人員，應當具備與其從事的采購工作相適應的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，綜合科嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著服務(wù)煤礦基建的宗旨，忠于職守，廉潔自律。
2、公司財務(wù)部門負責對煤礦的所有采購合同進行審核、監(jiān)督，保證公司所有經(jīng)濟行為的合理性和經(jīng)濟性。計劃科負責對采購計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實。
3、收集公司基建所需的物資、設(shè)備(公司集中控制的)采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務(wù)科審批并執(zhí)行。
4 、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質(zhì)保量、及時準確地為基建施工提供采購服務(wù)，并就供應的物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種規(guī)格、價格、交貨期等要素及時征求施工單位的意見，改進不足。
5 、積極參與集團公司，煤礦組織的大宗物資采購及招標工作，并提交合理化建議。
6、采購合同的簽訂：
初步確定供應商和待采購物資、設(shè)備的市場價格后，集團公司供應科、辦公室應及時組織和相關(guān)供應商開展關(guān)于采購物資、設(shè)備的價格談判，簽訂采購意向合同、協(xié)議。
公司供應科、辦公室將采購合同、協(xié)議以及采購計劃報公司計劃科審核，經(jīng)事前審計、確認其合法、經(jīng)濟后，報公司財務(wù)負責人審批、簽字許可后，和相關(guān)供應商簽訂正式采購合同、協(xié)議。
7、簽訂采購合同、協(xié)議的原則和注意事項自主、自愿，平 等協(xié)商是簽訂采購合同協(xié)議的基本原則。簽訂采購合同、協(xié)議的注意事項為：
合同、協(xié)議的條款、內(nèi)容以及履行方式等必須符合法律規(guī)范。
合同、協(xié)議的規(guī)定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒有抵觸。
合同、協(xié)議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經(jīng)濟責任的糾紛。
第2篇 采購及供貨工作管理制度
一、采購程序
1、各部門需要零星物品購置時,應由該部門組長填寫申購單
采購原則。
4、對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨,按計劃定期申購。
三、供貨商進場程序
1、供貨商的尋找原則上由采購主管負責,辦公室經(jīng)理、財務(wù)會計協(xié)助;
2、供貨商進場首先與辦公室經(jīng)理接洽,辦公室經(jīng)理在財務(wù)會計的協(xié)助下(財務(wù)會計全程參與),談妥相關(guān)合同細節(jié)(以酒店合同范本為標準合同格式),經(jīng)總經(jīng)理審查批準后,由總經(jīng)理出面代表酒店與供貨商簽定合作協(xié)議。
3、辦公室經(jīng)理以書面形式通知財務(wù)會計、庫管及相關(guān)使用部門負責人,并將已簽定的合同(協(xié)議)送交財務(wù)部一份備檔,另一份留存?zhèn)洳椤?/p>
四、供貨商處罰程序
1、凡供貨商違反相關(guān)合作條款(送貨不及時、原材料質(zhì)量問題、拒絕送貨、配合工作不到),由辦公室經(jīng)理、行政總廚、財務(wù)會計、庫管告知總經(jīng)理;
2、辦公室了解事情原委后,由辦公室經(jīng)理作出處罰決定,開出罰單;
3、辦公室所開罰單交總經(jīng)理審批;
4、辦公室將對供貨商的罰單交財務(wù)部執(zhí)行,財務(wù)部在結(jié)算供貨商款項時按罰單標準予以扣除。
五、供貨定價制度
(一)原材料市場價格調(diào)查
1、酒店每月組織供貨市場調(diào)查不得少于兩次,且應填寫市場價格調(diào)查表,寫明市調(diào)時間及地點,各參加人員在市調(diào)表上簽字。財務(wù)會負責調(diào)價表格打印、價格記錄工作并負責調(diào)價表保管。
2、市場調(diào)查由辦公室經(jīng)理、行政總廚、財務(wù)會計組成,具體由財務(wù)會計召集。
3、市場調(diào)查時間定于每月 日、 日,如恰逢周末,應作適當順延。
(二)定價程序
1、每次市場價格調(diào)查后,應及時制定當期的供貨商品執(zhí)行價格,先由辦公室經(jīng)理、行政總廚、財務(wù)會計、采購主管初定,再交總經(jīng)理審定后,最后交董事會審批。董事會審批后將執(zhí)行價格以書面形式交財務(wù)部執(zhí)行。
2、原材料采購定價標準
處在批發(fā)價和零售價之間(即高于批發(fā)價低于零售價)。
3、價格調(diào)整:
因市場變化情況特殊,供貨商提出價格調(diào)整要求,首先由供貨商報辦公室經(jīng)理,辦公室經(jīng)理了解相關(guān)市場情況后與財務(wù)會計商量定出調(diào)價草案,再報總經(jīng)理審批。
(三)供貨商的更換與續(xù)用
在合作過程中如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,且經(jīng)溝通后無效,由辦公室經(jīng)理、財務(wù)會計組成審查小組,集體討論決定是否更換、續(xù)用,然后報總經(jīng)理最后裁奪。
六、貨款的支付
1、貨款的支付應盡量不通過采購,若因特殊情況必須經(jīng)過采購時,須由采購填寫借款單,并由總經(jīng)理批準后方可借款,借款后應在3(次)日內(nèi)報銷沖帳;
2、供貨商的貨款支付,由財務(wù)會計向總經(jīng)理報付款計劃,并在付款前填寫《請款單》經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,方可付款;
3、對方因特殊原因,未及時付款的供貨商,由財務(wù)部會計負責進行協(xié)調(diào),必要時由辦公室經(jīng)理協(xié)助。如經(jīng)財務(wù)會計、辦公室經(jīng)理協(xié)調(diào)未果報總經(jīng)理處理。
行政人事部
第3篇 酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié),加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門應予以支持、配合、監(jiān)督。
l、采購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續(xù),是采購管理的關(guān)鍵。
(1)房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務(wù)成本控制審核,送財務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后轉(zhuǎn)采購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出申請,填寫物品申購單,交財務(wù)成本控制審核,送財務(wù)經(jīng)理審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字,送財務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務(wù)成本控制審核,送財務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。
2、采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業(yè)務(wù)治談,經(jīng)過對比篩選,擇優(yōu)確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;
(3)供應廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務(wù)好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務(wù)人員)每周需作市場詢價,根據(jù)市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經(jīng)理。
第4篇 餐飲部采購工作管理制度
餐飲部采購管理制度
一、 原材料采購管理制度
1、每日進貨的鮮、活貨類,由餐飲部于進貨前一天將填寫好的請購單送交采購部主管人員審批后交食品采購組辦理(特殊情況或特殊品種可由倉管部作適當庫存)。
2、季節(jié)性食品請購須由使用部門向采購部填交請購單,由中、西餐行政主廚簽名批準后,交倉管部和采購部及時辦理,結(jié)束時應由行政主廚下達停止采購單給倉管部,由倉管部通知采購部停止采購。
3、計劃外的急購申請,須由使用部門向采購部門填制請購單,由中、西餐行政正、副主廚簽名批準同意后,交采購部及時辦理。
4、非采購部人員對客戶下達的采購命令,一律無效。
5、屬于倉管部正常庫存的貨物采購,采購員須將三份以上的報價報采購部經(jīng)理審定后,方予辦理采購。
6、同客戶每天送貨的鮮、活貨類(包括鮮活海鮮),實行定期定價。各客戶于定價前兩天報價給采購部經(jīng)理,然后由采購部經(jīng)理召集食品采購員共同定價,定價表一式影印若干份,交由有關(guān)部門和人員作計算成本和核查價格之用。
7、干貨、海味、糖、油、米、面及其制品等,則每月為一期限,方法同上。
8、采購部食品采購組根據(jù)餐飲部填制的各類品種、數(shù)量請購單進行購買。
9、食品采購人員落實采購計劃后,須將供貨客戶,供貨時間、品種、數(shù)量、單價等情況通知倉管部,以便倉管驗收。
10、驗收手續(xù)按倉管部的管理細則辦理,倉管部應及時將驗收情況通知采購部,以便及時處理,保證供應。
11、財務(wù)部成本核算組每月報表定于次月5日前一式兩份送餐飲部經(jīng)理一份,財務(wù)總監(jiān)一份。
12、倉管部人員須根據(jù)倉管部驗收細則嚴格驗收進倉物料,如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等問題,應拒絕收貨。
13、如需退換貨的,由倉管人員填寫“商品到貨驗收報告”,經(jīng)該部經(jīng)理或主管簽名同意后交采購部辦理退換貨手續(xù)。鮮活貨物如發(fā)現(xiàn)問題,就盡量在當天內(nèi),提出輸退換貨手續(xù),愈期由倉庫負責處理。
14、所有物料驗收合格并辦妥進倉手續(xù)后,所發(fā)生的質(zhì)、數(shù)量、規(guī)格等問題,由倉管部負責處理。
15、食品采購原則上須要求貨主送貨上門,特殊品種或特殊情況,須到市內(nèi)各車站、碼頭、機場提貨的,均由倉管部負責。
16、提貨具體要求是采購負責有關(guān)的提貨單、發(fā)貨單位、地址、電話、聯(lián)系人等資料一并交倉管部儲運組簽收,并辦理提貨手續(xù)。
第5篇 酒店采購工作管理制度
喜來登大酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務(wù)信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復查 董事同意 采購部詢價 財務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務(wù)部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應商管理
1. 財務(wù)部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第6篇 食堂采購工作管理制度
為加強對食堂食品原料輔料采購的管理,合理控制費用支出,降低采購成本,以及防止因采購劣質(zhì)食品而導致的食品安全事故,特制定本制度。
一、食堂采購員由食堂管理員兼任,負責食品采購,職責如下:
1、必須講原則,責任心強,正直誠實,不謀私利。
2、負責食堂所需食品原料輔料的采購,保障食品的衛(wèi)生、安全、質(zhì)優(yōu)、價廉。同時負責食堂所需的除食品原料輔料以外的其他物資的采購,此類采購,必須遵循公司采購部的相關(guān)規(guī)定,同時提請采購部審批。
3、根據(jù)經(jīng)營情況,及時提出采購申請并負責采購。分析食品原料輔料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格,提出改進意見和建議。
4、負責供應商的篩選,確定合格供應商,并經(jīng)常對供應商進行考核評價。
5、協(xié)同驗收員,對供應商所配送的食品進行驗收,必須嚴格把關(guān)。
6、調(diào)研市場價格,定期或不定期進行調(diào)查了解市場價格浮動行情。
7、保管進貨單據(jù),根據(jù)進貨統(tǒng)計和約定時間,對單據(jù)進行審核后,申請付款。
8、監(jiān)督食品原料輔料的出入庫及庫存情況,提出改進意見和建議。
二、采購原則:
1、應遵循“貨比三家”的原則,同等質(zhì)量比價格,同等價格比質(zhì)量,同等價格質(zhì)量比服務(wù),追求質(zhì)優(yōu)價廉。
2、實行“定點采購”,堅決杜絕從流動攤販手中采購的行為,以確保食品的質(zhì)量、衛(wèi)生、安全。根據(jù)“貨比三家”的原則,再結(jié)合供應商的規(guī)模、誠信等因素,綜合評價后最終確定一家為定點采購的合格供應商。另外再選擇來兩家作為備份供應商,以備急需。
三、供應商管理規(guī)定
合格供應商必須具備的條件:
1、具備合法從事經(jīng)營活動的相關(guān)證照:營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、負責人身份證,其復印件必須提交本公司備案。
2、特別是大米、面粉、菜油、調(diào)料、肉類五大宗食品的供應商,還必須同時具備國家規(guī)定的必須具備的相關(guān)資質(zhì)、證書:衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗報告、動物檢疫合格證等等。
3、對于不完全具備相關(guān)證照的某些食品原料輔料供應商,如蔬菜類供應商,仍應堅持從具有合法經(jīng)營資格的農(nóng)貿(mào)市場的攤販手中采購,以保證所采購的食品原料輔料可以溯源。嚴禁采購路邊貨或其他無法溯源的食品原料輔料。
4、長期合作的供應商,應與本公司簽訂長期合作的意向性合同,其中應約定食品原料輔料的質(zhì)量、衛(wèi)生、定價辦法、配送方式、退換貨、貨款支付方式、食品安全責任等。
5、供應商必須提供正規(guī)發(fā)票、送貨單、收據(jù)等送貨憑證。
四、食堂驗收員由總經(jīng)辦委派,負責對采購回來的食品原料輔料進行驗收,職責如下:
1、堅持原則,秉公辦事,堅決維護公司利益。
2、根據(jù)食堂采購計劃表和供應商送貨單,對食品原料輔料先驗收后入庫,拒收假冒偽劣、腐敗變質(zhì)、過期、無生產(chǎn)廠址的食品,保證數(shù)量、份量、重量、質(zhì)量相符,驗收后在單據(jù)上簽字。
3、不定期抽查入庫食品的數(shù)量和質(zhì)量。
第7篇 食堂、超市采購工作管理制度
為確保學校師生身體健康，給師生員工提供放心餐，杜絕假冒偽劣食品流入學校食堂，特制定本管理制度。
一、必須不斷提高自身的法紀意識，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，講原則、重廉潔、要自律、不徇私情。
二、嚴格遵守學校紀檢采購工作管理制度，對大宗業(yè)務(wù)的洽談，必須遵守“三位一體陽光透明制度”，即辦公室洽談負責人、估購業(yè)務(wù)監(jiān)督員、采購員三方參加，嚴禁暗箱操作。
三、采購中必須持認真負責的工作態(tài)度，對所采購的物資商品嚴把質(zhì)量關(guān)、價格關(guān)、數(shù)量關(guān)，做好賬物相符，結(jié)算手續(xù)完善。
四、禁止采購“三無”食品，即無工商證、無衛(wèi)生合格證、無出產(chǎn)證的食品。
五、嚴格保證大米、面粉、食用油、調(diào)味品、新鮮肉凍貨的正常進貨渠道，加強食品物資采購安全防范工作。
六、經(jīng)常深入市場進行調(diào)查，隨時掌握市場價格行情、食品行情。
七、對采購工作中因不負責引發(fā)的違紀違規(guī)現(xiàn)象，將根據(jù)學校紀檢有關(guān)制度，追究當事人的經(jīng)濟、行政責任。
第8篇 餐飲部采購工作管理制度怎么寫
餐飲部采購管理制度
一、 原材料采購管理制度
1、每日進貨的鮮、活貨類,由餐飲部于進貨前一天將填寫好的請購單送交采購部主管人員審批后交食品采購組辦理(特殊情況或特殊品種可由倉管部作適當庫存)。
2、季節(jié)性食品請購須由使用部門向采購部填交請購單,由中、西餐行政主廚簽名批準后,交倉管部和采購部及時辦理,結(jié)束時應由行政主廚下達停止采購單給倉管部,由倉管部通知采購部停止采購。
3、計劃外的急購申請,須由使用部門向采購部門填制請購單,由中、西餐行政正、副主廚簽名批準同意后,交采購部及時辦理。
4、非采購部人員對客戶下達的采購命令,一律無效。
5、屬于倉管部正常庫存的貨物采購,采購員須將三份以上的報價報采購部經(jīng)理審定后,方予辦理采購。
6、同客戶每天送貨的鮮、活貨類(包括鮮活海鮮),實行定期定價。
各客戶于定價前兩天報價給采購部經(jīng)理,然后由采購部經(jīng)理召集食品采購員共同定價,定價表一式影印若干份,交由有關(guān)部門和人員作計算成本和核查價格之用。
7、干貨、海味、糖、油、米、面及其制品等,則每月為一期限,方法同上。
8、采購部食品采購組根據(jù)餐飲部填制的各類品種、數(shù)量請購單進行購買。
9、食品采購人員落實采購計劃后,須將供貨客戶,供貨時間、品種、數(shù)量、單價等情況通知倉管部,以便倉管驗收。
10、驗收手續(xù)按倉管部的管理細則辦理,倉管部應及時將驗收情況通知采購部,以便及時處理,保證供應。
11、財務(wù)部成本核算組每月報表定于次月5日前一式兩份送餐飲部經(jīng)理一份,財務(wù)總監(jiān)一份。
12、倉管部人員須根據(jù)倉管部驗收細則嚴格驗收進倉物料,如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等問題,應拒絕收貨。
13、如需退換貨的,由倉管人員填寫“商品到貨驗收報告”,經(jīng)該部經(jīng)理或主管簽名同意后交采購部辦理退換貨手續(xù)。
鮮活貨物如發(fā)現(xiàn)問題,就盡量在當天內(nèi),提出輸退換貨手續(xù),愈期由倉庫負責處理。
14、所有物料驗收合格并辦妥進倉手續(xù)后,所發(fā)生的質(zhì)、數(shù)量、規(guī)格等問題,由倉管部負責處理。
15、食品采購原則上須要求貨主送貨上門,特殊品種或特殊情況,須到市內(nèi)各車站、碼頭、機場提貨的,均由倉管部負責。
16、提貨具體要求是采購負責有關(guān)的提貨單、發(fā)貨單位、地址、電話、聯(lián)系人等資料一并交倉管部儲運組簽收,并辦理提貨手續(xù)。
第9篇 餐飲采購工作管理制度
為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟效益、特制定本制度。采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對各餐飲企業(yè)的實際情況,具體切實做好采購工作。
第一條 基本原則
1.廉潔自律,嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質(zhì)量,處理好與供應商的關(guān)系,不接受供應商禮金、禮品和宴請;
2.嚴格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事,能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品,在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本;
3.加強采購的事前管理,建立完善的設(shè)備價格信息檔案,做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作,以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量;
4.所有采購, 必須事前獲得批準. 未經(jīng)計劃并報審核和批準,除急購外不得采購,急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購;
5.凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中辦理采購,可以核定物品項目,通知各申購部門提出請購,然后集中辦理采購;
6.采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認的供應商處購買, 不得隨意變更供應商;
7.科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查;
第二條 供貨商的確定原則
1.初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。
2.試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質(zhì)量、價格、服務(wù)三方面來進行比較嘗試。
3.確定供貨商:在使用兩個月的基礎(chǔ)上、由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)人員、廚師長、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定。
4.簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;一份財務(wù)部;一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。
5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條 市場調(diào)查原則
1.由總經(jīng)理、財務(wù)人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫明調(diào)查人員,調(diào)查時間、地點及調(diào)查結(jié)果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2.調(diào)查時間、地點的選擇,每項15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調(diào)查。。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準。
3.調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4.出實地調(diào)查外,當?shù)氐膱罂㈦s志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
5.調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進行綜合討論通過。
6.零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條 采購的定價原則
1. 設(shè)立尋價員:由廚師長、倉管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2. 定價程序:由總經(jīng)理同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經(jīng)理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務(wù)執(zhí)行。
3. 價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1) 干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。
(2) 低質(zhì)易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù)。
(3) 零星物品的價格不得高于市場零售價的5%
(4) 魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%
(5) 蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的10%。
4. 春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第10篇 工廠采購部管理制度工作流程
工廠采購部管理制度與工作流程
一 總則
為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。
二 采購部人員職責及管理制度
1.熱愛本職工作,勤于學習新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。
2.廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀,勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。
3.負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。
4.負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。
5.堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。
6.大項材料必須做招標工作,其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7.積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處理。
8.及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9.做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。
10.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。
三 采購工作流程
采購部作為一個職能部門,在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任,采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率,較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中,采購部需要生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項目的順利實施做出各自的貢獻。
具體的工作流程如下圖所示:
1.在項目的初始運作階段,采購部根據(jù)項目部、投標部的具體要求,配合進行投標的材料報價,以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。
2.項目正式運作后,采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求,對采購部下達《材料申購單》(附表1)此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。
3.采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質(zhì)量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3家―5家發(fā)出《材料詢價單》(附表2)。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表3),同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。
4.供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸,各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。
5.工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應由專人負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表4),相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。
6.工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后,及時通知采購部,由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價,統(tǒng)一結(jié)算,節(jié)約運輸成本。
7.項目完成后,采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時,采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》,同時向財務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》,如有需要,采購部有義務(wù)向財務(wù)部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務(wù)部根據(jù)實際情況安排付款額度。
8.供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應商付款。
四 采購部發(fā)展規(guī)劃
原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日,又有多少個公司能真正的做到這點呢
降低采購成本不是一個短期的目標,也不是短期內(nèi)就可以達成的目標,而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程,采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作,來完成這一共同目標。
我們采購部的初步計劃如下,其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調(diào)整,但是保證前進的大方向永遠不變
(一)在3個月內(nèi)完成采購體系的建立,包括采購制度,工作流程,供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核,每種材料確定出5―10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。
(二)在6個月內(nèi)完善采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌,高效,準確的運行。
(三)在1年內(nèi)建立高效的采購團隊,杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利,能看到采購成本降低帶來的實際效果。
(四)在2年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。
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第11篇 餐飲業(yè)采購工作管理制度
1、根據(jù)《中華人民共和國國食品衛(wèi)生法》和《國務(wù)院關(guān)于加強食品等產(chǎn)品安全監(jiān)督管理的特別規(guī)定》,做好食品采購索證和驗收衛(wèi)生管理工作。
2、把好食品采購關(guān),采購的食品應符合國家有關(guān)衛(wèi)生標準和規(guī)定的有關(guān)要求,不得采購《中華人民共和國國食品衛(wèi)生法》第九條規(guī)定禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品。采購的食品及其原料應當無毒、無害,符合應當有的營養(yǎng)要求,具有相應的色、香、味等感官性狀。
3、采購食品及其原料應當按照國家有關(guān)規(guī)定索證。采購時應索取發(fā)票等購貨憑據(jù),并做好采購記錄,便于溯源;向食品生產(chǎn)單位、批發(fā)市場等批量采購食品的,或向供貨商直接批發(fā)采購的食品還應索取食品衛(wèi)生許可證、檢驗(檢疫)合格證明或者化驗單。
4、食品定點采購,蔬菜等食品防止受到農(nóng)藥等有毒有害物質(zhì)污染,肉類采購放心品牌并索取檢疫證明,確保食品原料新鮮衛(wèi)生。各類定型包裝食品盡可能選用知名度高的大型企業(yè)的產(chǎn)品,保證安全衛(wèi)生。
5、不采購質(zhì)量不新鮮、腐敗變質(zhì)、發(fā)霉、生蟲、蟲蛀、有毒有害、摻假摻雜、超過保持期限及其他不符合食品衛(wèi)生標準和衛(wèi)生要求的食品。
6、、采購的定型包裝食品和食品添加劑,必須在包裝標識上按照規(guī)定標出品名、產(chǎn)地、廠名、生產(chǎn)日期、批號或者代號、規(guī)格、配方或者主要成份、保質(zhì)期限、食用或者使用方法等。食品包裝標識必須清楚,容易辨識。在國內(nèi)市場銷售的食品必須有中文標識。
7、、采購食品添加劑必須選購國家允許使用、定點廠生產(chǎn)的食用級食品添加劑。
8、采購的食品容器、包裝材斜、食品用工具、沒備、用于清洗食品和食品用工具、設(shè)備的洗滌劑、消毒劑必須符合相應的衛(wèi)生標準,對人體安全、無害。
9、建立食品索證、進貨驗收臺帳并進行記錄,指定專(兼)職人員負責食品索證、驗收以及臺帳記錄保管等工作。
10、負責食品索證、驗收和臺帳記錄的人員應掌握餐飲業(yè)常用食品衛(wèi)生法規(guī)規(guī)定和食品衛(wèi)生基本知識及感官鑒別常識。
11、在采購食品時,應到證照齊全的生產(chǎn)經(jīng)營單位或市場采購,采購時應現(xiàn)場查驗供貨單位的資質(zhì)。
12、在采購食品時應按下列要求進行現(xiàn)場查驗和索證:
(1)從食品生產(chǎn)企業(yè)或批發(fā)市場批量采購食品時,應按照生產(chǎn)批次向供貨商索取符合法定條件的檢驗機構(gòu)出具的檢驗報告復印件并經(jīng)供貨商簽字或蓋章。非批量采購食品時,應索取購物憑證。
從固定供貨基地或供貨商采購食品的,應索取并留存供貨基地或供貨商的資質(zhì)證明,簽訂采購供貨合同,并按相關(guān)規(guī)定進行索證。
對于統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送的連鎖餐飲企業(yè),可由連鎖區(qū)域總部統(tǒng)一索取并保存各類相關(guān)證件及檢驗報告,在需要時向其下屬連鎖店提供復印件或傳真件。
(2)采購食用農(nóng)產(chǎn)品應索取銷售單位或市場出具的購物憑證。
(3)采購生豬肉的,應查驗確認為定點屠宰企業(yè)屠宰的產(chǎn)品并查驗其檢疫檢驗合格證明,并索取購物憑證。
(4)采購食品添加劑時,應查驗該產(chǎn)品是否獲得省級衛(wèi)生行政部門的食品衛(wèi)生許可及產(chǎn)品檢驗合格證明,并索取購物憑證。
第12篇 物業(yè)行政采購管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定
9采購管理規(guī)定
9.1目的
規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。
9.2適用范圍
適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作,供應商管理及倉庫管理等。
9.3職責
9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負責倉庫管理
作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。
9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。
9.3.3公司資源部負責收集有關(guān)供應商信息及資料,負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經(jīng)理審批,負責落實供應商的評審管理工作。
9.3.4財務(wù)部負責資金審核及調(diào)撥。
9.3.5總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。
9.3.6倉管員負責物品的驗收、領(lǐng)用,庫存物品的管理。
9.4采購制度要點
9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。
9.4.2采購行為分類
9.4.2.1固定資產(chǎn)類
指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。
9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費用類
指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公室綠化費、公務(wù)交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。
9.4.3采購方式
9.4.3.1長期協(xié)議范圍:
員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。
9.4.3.2固定供應商范圍:
文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。
9.4.3.3一般供應商
經(jīng)市場調(diào)查,固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時,臨時尋找的供應商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應商來進行比較、核價。
9.4.4采購審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。
9.5其他采購要求:
9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應安排集中物品采購。
9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票。
9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應商送貨上門。
9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。
9.6.1請購
9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權(quán)限逐級報批。
9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經(jīng)理批準。
9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。
9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。
9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。
9.6.2詢價、比價、議價
9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業(yè),若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應商審批表》外,原則上應精選三家以上的供應商辦理比價,或經(jīng)分析后議價。
9.6.2.2行政助理應獲取正式書面的報價資料,內(nèi)容須詳細、真實,除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等),還須顯示供應商的詳細資料,必要時要有蓋章確認,并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。
9.6.3呈核、訂購
9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上,依權(quán)限逐級報批。
9.6.3.2于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料,一同呈報使用部門核準后,再依權(quán)限逐級報批。
9.6.3.3采購材料較專業(yè)復雜時,行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認無誤后,才依權(quán)限逐級報批。
9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時,行政助理應重新依權(quán)限報批。
9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后,應密切跟進交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準備工作。
9.6.4驗收
9.6.4.1驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。
9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄,對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門,并作出跟進。
9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報告及發(fā)票到財務(wù)部報銷。
9.6.5存檔跟蹤管理
9.6.5.1購項目應設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。
9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。
9.6.5.3行政助理應定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,隨時為管理處提供準確的記錄信息
。
9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。
9.7倉庫管理
9.7.1.物品出倉
9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。
9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。
9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在《庫存物品盤點表》上。
9.7.2物品盤點
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。由財務(wù)部復核。
9.7.2.2根據(jù)清點結(jié)果,填寫《庫存物品盤點表》。
9.7.2.3將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。
9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。
9.7.3倉庫管理
9.7.3.1倉庫物品應擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;
9.7.3.2物品應分名別類,在物品前掛上物品標簽卡;
9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準入內(nèi);
9.7.3.4倉庫應通風良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發(fā)霉的物品應定期晾曬;
9.7.3.5倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應定期保養(yǎng)上油;
9.7.3.6倉庫內(nèi)應擺放足夠的滅火器;
9.7.3.7倉庫內(nèi)應做好安全用電管理,不準在倉庫內(nèi)進行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);
9.7.3.8倉庫內(nèi)應做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;
9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時,應將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。
9.8物品供應商評審管理
9.8.1評審范圍
9.8.1.1長期供貨合作的供應商/委托方;
9.8.1.2成交標的大額的供應商/委托方
9.9行政助理應當對合格供應商及時建檔,包括以下內(nèi)容:
9.9.1供應商/委托方的名稱、注冊地址
9.9.2營業(yè)執(zhí)照復印件
9.9.3資質(zhì)等級證書
9.9.4評審結(jié)果和記錄
9.9.5其他證明材料
9.10物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求:
9.10.1掌握委托方/供應商內(nèi)部管理的狀況
9.10.2委托方/供應商產(chǎn)品價格的變化
9.10.3社會信譽的變化
9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤
9.10.5其他應當跟蹤管理的要素
9.11跟蹤評審結(jié)果的處置
9.11.1資源部應當依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供應商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象,可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。
9.12物品采購流程
采購流程
預算內(nèi)預算外
第13篇 餐廳采購工作管理制度
一、目的
為了規(guī)范原材料的采購、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟效益,特制定本制度。
二、采購方式及供貨商的確定
(一)采購方式確定原則:
1. 對于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原材料,可選擇供應商送貨方式;
2. 對于使用頻率低,不容易集中采購的貨物可由采購人員采購;
3. 對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨,按計劃定期采購。
(二)供應商確定原則
1.初選供貨商:要深入細致的進行市場調(diào)查,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質(zhì)量及其目前的供貨情況;
2.使用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質(zhì)量、價格、服務(wù)三方面進行比較使用;
3.確定供貨商:在使用兩個月的基礎(chǔ)上、由總經(jīng)理、業(yè)主(含賦權(quán)代表)、財務(wù)人員、要貨部門負責人、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定;
4.簽訂供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽訂供貨合同,合同的期限不得超過一年;
5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
三、市場調(diào)查原則
1.由總經(jīng)理、業(yè)主(含賦權(quán)代表)、采購人員、要貨部門負責人每月不少于兩次以上市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫明調(diào)查人員、調(diào)查時間、調(diào)查地點及調(diào)查結(jié)果,由全體人員簽字后交會計存檔;
2.調(diào)查時間、地點的選擇,每項15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪以及極端天氣情況的當日或次日調(diào)查,調(diào)查的市場以供貨商所在的市場為準;
3.調(diào)查的方法和程序:調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨,后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時應實行看、聞、摸等方法,必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品質(zhì)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價,切忌只記錄賣方的一口價;
4.出實地調(diào)查外,當?shù)氐膱罂?、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù);
5.調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進行綜合討論通過;
6.零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理、或委托其他人(采購人員除外)實施。
四、采購的定價原則
1.對供貨商所供物品的定價:在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行;
2.定價程序:由總經(jīng)理同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經(jīng)理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務(wù)執(zhí)行;
3.價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價范圍如下:
干貨、調(diào)料、糧油等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%;
低值易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù);
零星物品的價格不得高于市場零售價的5%;
魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格4%;
蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%,價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的10%;
4.春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
五、申購程序
零星物品的申購程序
1.對于經(jīng)常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計劃,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交由采購人員辦理;
2.需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單,經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理審批后方可辦理,申購單一式三份,寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等;
3.零星物品的采購不得超過兩天,需要急購的物品由總經(jīng)理在申購單上寫明,限時購買。
供貨商送貨的申購程序
1.需貨部門填寫申購物品清單,由部門負責人簽字、總經(jīng)理審批后,交于采購人員辦理;
2.倉庫管理員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨量時,庫管應以書面形式通知庫管,不需填寫申購單;
3.新進酒水、物料由總經(jīng)理和采購人員簽字以書面形式通知倉庫管理員,不需要填寫申購單;
4.只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經(jīng)理批準不得擅自通知送貨車。
六、采購數(shù)量的確定
鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數(shù)量
1.此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨;
2.用上述原材料的部門每日營業(yè)結(jié)束前,根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數(shù)量;
庫存物品(干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒、低值易耗品等)的采購數(shù)量
1.此類物品的采購數(shù)量應綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金運轉(zhuǎn)、儲存條件等因素,根據(jù)最低備存量和最高備存量而定,最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2.庫存量的計算方式:
七、貨物的驗收原則
驗收的質(zhì)量標準:根據(jù)酒店所需物品的質(zhì)量標準進行驗收;
驗收的數(shù)量標準:根據(jù)采購人員收取的當日采購申請上寫明的數(shù)量進行驗收,數(shù)量差異應控制在申購數(shù)量的上下10%左右;
驗收人員:采購人員、倉庫管理員、領(lǐng)用部門負責人等共同驗收;
驗收時間:每日上午09:30—10:00 下午16:30—17:30;
驗收程序
1.由倉庫管理員填寫入庫單或驗收單并注明所受物品數(shù)量、單價、金額等;
2.入庫單或驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領(lǐng)用部門負責人、倉庫管理員簽字生效,簽字后的入庫單或驗收單一式四聯(lián)即:第一聯(lián)倉庫留存、第二聯(lián)交財務(wù)部作為記賬憑證、第三聯(lián)交供貨商作為結(jié)算憑證、第四聯(lián)交總經(jīng)理。
第14篇 酒店集團采購供應工作管理制度
為了提高管理水平,加強控制,節(jié)能降耗,爭取最大盈利空間,必須加強食品原材料、酒水飲料和物品的計劃、信息、詢價、采購、驗收、存儲、領(lǐng)發(fā)、報銷等管理,現(xiàn)就有關(guān)問題規(guī)定如下:
一、信息聯(lián)網(wǎng)共享
(一)、信息聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容、來源及要求
1、由管理部物價科每月2號、12號、22號定蔬菜類、水果類的價格;每月1號、15號定海鮮類、魚類、肉類、雞鴨類、凍貨類的價格;每月30號定干貨調(diào)料類、豆制品類、牛肉類、雞蛋、油米的價格,在網(wǎng)上公布食品原材料、酒水飲料和各類物品的執(zhí)行價格;
2、各個庫房每月30日,負責各個庫房信息的上網(wǎng)公布;
3、各個部門負責相關(guān)信息的公布;
(二)、共享信息的人員及部門
集團總經(jīng)理、集團副總經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)部各庫房、財務(wù)部各營收點、管理部、管理部物價科、各酒店(日月湖生態(tài)園)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部、房務(wù)部、宴會部、康體部、動力部、采購供應部。
(三)、充分利用信息,為提高管理水平服務(wù)
1、利用網(wǎng)絡(luò)信息,每月編制采購計劃;
2、在成本核算時,可以在網(wǎng)上查找相關(guān)資料;
3、在驗收時,可以在網(wǎng)上查找價格信息,而且必須將當期價格,在驗收單上注明清楚;
4、在報銷時,可以通過網(wǎng)絡(luò)一一核對。
(四)、信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置與管理
由集團總經(jīng)理辦公室信息管理科負責信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置與管理。
二、以月為周期,酒店日常運行所需物品、食品原材料、酒水飲料的申購程序。酒店宴會部、房務(wù)部經(jīng)理、動力部經(jīng)理和財務(wù)部庫房一起,確定酒店日常運行低值消耗用品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,報總經(jīng)理確認。各酒店每月10日,由倉庫保管員根據(jù)物品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,列出所需要采購物品的清單,交使用部門經(jīng)理,各酒店部門經(jīng)理必須認真查核聯(lián)網(wǎng)信息,確認購物清單后簽字,并報分管副總經(jīng)理簽字后,上報集團財務(wù)部,財務(wù)部根據(jù)聯(lián)網(wǎng)所獲取各酒店的信息資料,科學平衡和調(diào)配制定采購計劃,由財務(wù)部部長簽字,交給采購供應部,由采購部部長再次審核后簽字執(zhí)行采購。各酒店宴會部可根據(jù)市場行情,提出新品種的申購,通過有關(guān)審批程序后,交采購部采購;在月采購計劃中,數(shù)字預測月偏差的,由各倉庫按照最高儲量和最低儲量及程序直接補貨。
三、第二天使用的新鮮食品原材料的申購:如肉類、禽類、蛋類、蔬菜類、水果類等,在當天晚上9:00前以報表形式,由宴會部廚房申購,廚師長簽字后,報采購部執(zhí)行采購。
四、高檔食品原材料的申購:如魚翅、燕窩、鮑魚等,酒店各部門經(jīng)理和財務(wù)部一起,制定高檔食品原材料的最高貯量和最低貯量。低于最低貯量的品種,由各酒店庫房開出清單,部門經(jīng)理及分管副總經(jīng)理簽字后,上報集團財務(wù)部,財務(wù)部根據(jù)集團各酒店聯(lián)網(wǎng)所獲取的信息資料,科學調(diào)配制定采購計劃,由財務(wù)部總監(jiān)或部長簽字,交給采購部,由采購部總監(jiān)或部長簽字,并報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行采購。
(五)急購物品的報銷程序
可以根據(jù)總經(jīng)理簽字采購的原件附發(fā)票報銷。
九、采購信用政策
(一)、供貨商的信用資質(zhì)
1、要選擇有實力的供貨商。比如:海鮮,集團應該選擇能做大流通的供貨商,建立養(yǎng)殖基地,每天向下屬各酒店供貨,或及時送到各酒店;
2、如果不能提供,應該考核,必要時取消供貨商資格;
3、如果不能提供,由集團自己聯(lián)系的價格差,應該由供貨商負責;
4、食品原材料和酒水飲料供貨商,必須提供有效食品原材料和酒水飲料的合格證明;
5、甲乙雙方應該以協(xié)議或合同形式約定。
(二)、集團對供貨商的信用承諾
1、平等競爭,公正、公開;
2、每兩個月結(jié)一次帳, 結(jié)清上兩個月的貨款;
3、可以辦理個人匯款。
十、其他相關(guān)制度
1、物品、食品原材料和酒水飲料執(zhí)行詢價制度:網(wǎng)上詢價;同行業(yè)詢價;到市場詢價;
2、建立每月盤點制度,規(guī)定每月30日為盤點日;
3、建立過期食品原材料和酒水飲料的報告制度,規(guī)定提前一個月報告財務(wù)部,統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理;
4、財務(wù)部分析集團采購運行規(guī)律后,編制物品、食品原材料和酒水飲料的庫存量及資金占用定額;
5、必須建立每日成本統(tǒng)計匯總每周累計匯總統(tǒng)計成本制度,為確保毛利率的事前和事中控制;
(1)、財務(wù)部成本核算員必須統(tǒng)計出成本,采購部、倉庫、宴會部、房務(wù)部必須配合;
(2)、與前廳部配合統(tǒng)計營業(yè)收入;
(3)、根據(jù)每日成本統(tǒng)計,每周累計匯總統(tǒng)計成本,編制經(jīng)營情況周報表,每周一在一周工作指令會上通報。如果有問題,應該查清原因。
