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建筑公司文件管理制度是確保企業(yè)運營有序、高效進行的關鍵工具。它旨在規(guī)范文件的生成、審批、存儲和銷毀流程，提高工作效率，保障信息的安全性，同時為決策提供可靠依據(jù)，防止因文件管理不當導致的法律風險和業(yè)務混亂。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如設計圖紙、合同協(xié)議、工程報告等，并建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于查找和管理。
2. 文件審批流程：規(guī)定文件從起草到最終批準的步驟，明確各級審批權限，保證文件的合規(guī)性。
3. 文件存儲與檢索：設定物理和電子文檔的存放地點，制定備份策略，確保文件安全，同時建立快速檢索機制。
4. 文件使用與借閱：規(guī)定文件的使用權限，設定借閱流程，防止信息泄露。
5. 文件更新與廢棄：明確文件修訂、更新的程序，以及過期或不再需要文件的處理方式。
6. 培訓與監(jiān)督：定期對員工進行文件管理培訓，強化管理意識，同時設立監(jiān)督機制，確保制度執(zhí)行。
重要性
1. 法律合規(guī)：良好的文件管理能確保公司遵守相關法規(guī)，避免因文件缺失或不合規(guī)引發(fā)的法律責任。
2. 業(yè)務連續(xù)性：文件記錄了公司的業(yè)務活動，是決策的重要參考，有效管理能保證業(yè)務的連續(xù)性和穩(wěn)定性。
3. 效率提升：清晰的文件流程減少無效溝通，提高工作效率，降低運營成本。
4. 知識產(chǎn)權保護：保護公司知識產(chǎn)權，防止核心技術泄露，維護企業(yè)核心競爭力。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的文件管理手冊，涵蓋所有管理環(huán)節(jié)，供全體員工參考。
2. 引入信息技術：利用電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的數(shù)字化，提高管理和檢索效率。
3. 定期審計：設置內部審計機制，定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
4. 激勵與懲罰：建立獎懲機制，對嚴格執(zhí)行制度的員工給予獎勵，對違規(guī)行為進行糾正和處罰。
5. 不斷優(yōu)化：根據(jù)實際運行情況，定期評估并調整文件管理制度，使之更符合公司發(fā)展需求。
通過上述方案的實施，建筑公司的文件管理工作將更加規(guī)范、高效，為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎。
建筑公司文件管理制度范文
第1篇 _建筑公司文件管理制度（2）
建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關的文件進行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運行有關的文件的控制。
3.相關文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責任領導
5.1責任領導
本制度的責任領導是總工程師,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督指導。
5.2本制度的責任部門是辦公室,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關部門
本制度的相關部門是公司各職能部門,其職責為:負責本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負責規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責為:負責本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負責規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內部和外部提供關于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標指標、管理方案等:表述綜合管理體系的目標指標和如何實現(xiàn)和應用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
md/sc -2010
批準年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
md/c_-__-2010
批準年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產(chǎn)生的文件(如:指導書、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-__-____
批準年號
順序號
工藝技術文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進行標識并標明其版序號。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標準規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據(jù)文件性質由公司各業(yè)務主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權限者,執(zhí)行相應文件)。
6.4.4對于外來文件的適用性,應由各業(yè)務主管領導進行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批,審批后方可進行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關版本的適用文件。
6.5.3當對原文件有新的需求時,可填寫《文件復制(領用)申請表》,經(jīng)批準后領用文件或復印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新,對更新文件再次批準。
6.6.1當文件的內容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當原審批人不在職時,由現(xiàn)任領導審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應通知使用有效文件的各場所,按審批內容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進行銷毀。出于積累知識或其它正當理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標識,由原編制部門登記。
6.7應確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標準、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應按照文件控制要求進行受控和發(fā)放。
第2篇 建筑公司文件管理員職責
建筑工程公司文件管理員職責
1辦公室確定專人負責文件收、發(fā)管理工作,并規(guī)定相應的職責。
2收到的文件、傳真和其他與公司有關的原始資料后,要分清類別、等級、重要程度等,做好登記。然后及時轉交給文件簽收人,并將文件緊急情況、時限要求等有關事宜向接收人交代清楚。
3收到應上傳給總經(jīng)理的文件、資料、傳真、信件等要及時轉交到總經(jīng)理助理處,介紹清楚緊急情況、時限要求等有關事宜,然后由總經(jīng)理助理做出審驗簽收。
4收到應轉交給各部門的文件、資料等,由各部門負責人審驗簽收,部門負責人外出時,由其他人代收并做好登記。
5辦公室人員在收到文件后要復印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。
6收到領導下發(fā)的文件通知等要及時準確的轉交或通知各部門負責人或其他相關人員,并做好備份、存檔、保密工作。
7收到各部門簽發(fā)的文件時,首先要復印存檔,然后按文件要求的送達地點、送達部門、送達人、送達件數(shù)等及時送達給收件人并做好登記。
8收到文件后須由有關負責人簽署分發(fā)意見,若需呈交給多個部門,要做好數(shù)量統(tǒng)計工作,然后再復印、分發(fā)文件,原件要妥善保管或交付利害關系人收存,并做好相應地登記工作。
9失去存檔意義或保存價值的文件和資料等,經(jīng)過鑒定無誤后交辦公室主任簽字批準后,由兩人以上銷毀。
