單證管理制度免費(7篇)

單證管理制度是企業(yè)運營中的關(guān)鍵組成部分，它涉及到企業(yè)內(nèi)部的文件管理、憑證處理、信息記錄和存檔等多個環(huán)節(jié)。有效的單證管理制度能夠確保企業(yè)業(yè)務(wù)流程的順暢，防止信息錯漏，提升工作效率，同時也為企業(yè)的合規(guī)經(jīng)營提供了保障。

包括哪些方面

1. 單證的分類與編碼：明確各類單證的定義，設(shè)定統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。

2. 單證的制作與審批：規(guī)定單證的制作標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置審批流程，確保單證的準(zhǔn)確性和合法性。

3. 單證的流轉(zhuǎn)與傳遞：設(shè)定單證在各部門間的傳遞規(guī)則，保證信息的及時傳遞。

4. 單證的存儲與保管：規(guī)定單證的存儲條件和期限，防止單證遺失或損壞。

5. 單證的查詢與利用：建立便捷的查詢機制，允許相關(guān)人員在需要時獲取單證信息。

6. 單證的廢棄與銷毀：設(shè)定單證的廢棄標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，確保信息安全。

7. 單證的審計與監(jiān)控：定期進行單證管理的審計，確保制度執(zhí)行的有效性。

重要性

單證管理制度的重要性不言而喻。一方面，它有助于企業(yè)規(guī)范業(yè)務(wù)流程，降低操作錯誤，提高工作效率；另一方面，良好的單證管理能夠幫助企業(yè)遵守法律法規(guī)，避免因文檔管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險。此外，單證也是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它們記錄了企業(yè)的交易歷史，對于決策分析、風(fēng)險控制、糾紛解決等方面具有不可替代的作用。

方案

1. 制定詳細的操作手冊：編寫全面的單證管理手冊，涵蓋所有相關(guān)流程，確保員工了解并遵守規(guī)定。

2. 引入信息化系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)單證的電子化管理，提高效率，減少人為錯誤。

3. 培訓(xùn)與考核：定期對員工進行單證管理培訓(xùn)，通過考核確保其掌握相關(guān)知識和技能。

4. 定期審查與更新：隨著業(yè)務(wù)變化，應(yīng)定期審查單證管理制度，及時更新和完善。

5. 設(shè)置專門的管理部門：設(shè)立專職的單證管理部門，負責(zé)單證的日常管理和監(jiān)督。

6. 加強內(nèi)部溝通：鼓勵各部門間的信息共享，確保單證在流轉(zhuǎn)過程中信息的準(zhǔn)確性。

7. 建立反饋機制：設(shè)立反饋渠道，收集員工對單證管理的意見和建議，持續(xù)改進制度。

通過以上措施，企業(yè)可以構(gòu)建起一套完善、高效的單證管理制度，從而促進企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范化，提升企業(yè)的核心競爭力。

單證管理制度免費范文

第1篇 業(yè)務(wù)單證手冊管理規(guī)定

業(yè)務(wù)單、證、手冊管理規(guī)定

為加強公司的業(yè)務(wù)單、證、手冊管理,保證有關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展,本著簡便高效、安全、穩(wěn)

妥的原則,特制訂本規(guī)定。

□合同文本、合同及資金使用審批單

第一條嚴(yán)禁蓋發(fā)空白合同文本,如因情況特殊,確需蓋發(fā),合同監(jiān)察員應(yīng)將合同編號

登記,并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟?。事?應(yīng)將剩余空白合同及時核銷。

第二條各單位應(yīng)備有合同登記本,由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情

況予以登記,并存有一份合同正本,便于查詢和統(tǒng)計。

第三條嚴(yán)格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)對內(nèi)外合同情況,填妥

合同標(biāo)準(zhǔn)文本及《合同及資金使用審批表》一式三份,按制度送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后

,審批單連同合同正本一份,交業(yè)務(wù)管理部門保存?zhèn)洳?業(yè)務(wù)部門保存一份,供資金使用時

申請付款用,另一份交財務(wù)部備查復(fù)核。

□進出口貨物許可證

第四條凡需許可證進行進出口報關(guān)的,必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽

訂合同。待貨物報關(guān)后,將許可證交回總公司業(yè)務(wù)管理部存檔備查。

□有關(guān)海關(guān)手冊

第五條因來料加工、來件裝配、補償貿(mào)易、進料加工或企業(yè)成立時免稅進口等設(shè)備而

辦理

了海關(guān)手冊的,海關(guān)手冊應(yīng)交所在單位的合同管理人員保管,不得遺失。各單位領(lǐng)導(dǎo)對海關(guān)

手冊應(yīng)予充分重視,如管理手冊的管理人員變動時,必須將手冊及時移交。

第六條“三來一補”項目應(yīng)該在海關(guān)核發(fā)手冊時同時簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況

記錄

簿》(由公司業(yè)務(wù)管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項目不能及時完成,應(yīng)該在上述

記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項目延期協(xié)議書、海關(guān)手冊到海關(guān)辦理延期手續(xù)。

第七條憑海關(guān)手冊進料,進件,不得超過海關(guān)手冊中核定的進料、進件數(shù)量。如需超

過,需事先報經(jīng)原海關(guān)審核部門批準(zhǔn)。

第八條辦理了海關(guān)手冊的業(yè)務(wù)項目,進出口時必須憑海關(guān)手冊報關(guān),不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)

易報

關(guān)出口。保稅進口物資,確因特殊原因需在國內(nèi)銷售時,應(yīng)經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn),并報原審批

海關(guān)同意補辦有關(guān)手續(xù)后方可進行。

第九條加工完成的貨物出口后第二個工作日,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填妥《加工貿(mào)易進出口

貨物

合同銷案表》一式三份,連同報關(guān)單、合同、海關(guān)手冊及記錄簿到核發(fā)手冊的海關(guān)有關(guān)部門

辦理核銷手續(xù),不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負責(zé)

。銷案后的回執(zhí)聯(lián),應(yīng)交手冊保管人員存檔備查。

□商檢證及放行單

第十條放行單的抬頭:業(yè)務(wù)部門在合同成交后,已通過公司申辦了審批證或許可證的

,放行單的抬頭應(yīng)為“××公司”。

第十一條商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應(yīng)與實際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合

同號

完全一致。業(yè)務(wù)承辦人員在取得商檢證及放行單后,應(yīng)與合同仔細核對,嚴(yán)防發(fā)生差錯,影

響報關(guān)出貨。

□信用證審證記錄及證下貨物出口

第十二條通知銀行將信用證發(fā)到本公司后,均應(yīng)由業(yè)務(wù)管理部審證并填妥《信用證審

證記

錄及證下貨物出口報關(guān)審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份,由業(yè)務(wù)管理部存

兩份,其余交業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門借以要求客戶修改信用證,并按信用證要求執(zhí)行。

第十三條每批貨物出口報關(guān)前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務(wù)管理部根據(jù)出貨

情況審批。業(yè)務(wù)管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況,簽批是否出貨的意見。

第十四條證下要求的客戶單據(jù),或我方要求改證的,業(yè)務(wù)部門應(yīng)保證在出貨當(dāng)日前獲

得,由業(yè)務(wù)管理部進行審核。單據(jù)不符的,不予出貨。

第十五條證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關(guān)機關(guān)簽發(fā)的證書,業(yè)務(wù)部應(yīng)在出貨日

以前

,將有關(guān)出貨詳細資料提供給業(yè)務(wù)管理部,以便盡早制作,及時聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務(wù)部門在托運

貨物后獲得的提單,應(yīng)即時與信用證核對,發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)及時要求修正并及時將提單交業(yè)務(wù)管

理部。

□商品調(diào)撥單及出口收匯核銷單

第十六條業(yè)務(wù)部門應(yīng)在出貨前憑業(yè)務(wù)管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下

貨物進出口報關(guān)審批表》或憑已經(jīng)驗證的本票、匯票,通過財務(wù)部門開具商品調(diào)撥單。

第十七條業(yè)務(wù)管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》,并通知報關(guān)人員報關(guān)出

貨。

第十八條《出口收匯核銷單》應(yīng)妥善保管,不得遺失。出貨以后,報關(guān)員應(yīng)及時將出

口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員,并辦好交接手續(xù)。

第十九條核銷單專職核銷員應(yīng)該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi),辦完核銷手續(xù)。

□報 關(guān) 單

第二十條貨物出口后,報關(guān)人員應(yīng)將報關(guān)單的退稅聯(lián)及時辦妥并送交退稅辦理人員,

辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中,應(yīng)將退稅聯(lián)妥善保管,不得遺失。

第二十一條每批貨物出口后,報關(guān)員應(yīng)存有一份報關(guān)單或報關(guān)單的復(fù)印件sc按月造冊

,以備查證。

第二十二條報關(guān)單的填列必須與實際進出口貨物情況完全一致,并不超過貨物進出口

許可

證規(guī)定的數(shù)量、金額及運輸方式等,也應(yīng)該與許可證完全一致,特殊情況需特殊處理的,需

經(jīng)業(yè)務(wù)管理部門經(jīng)理審批同意,否則,報關(guān)中所發(fā)生的問題,由有關(guān)業(yè)務(wù)人員負責(zé)。

第2篇 單證管理工作職責(zé)內(nèi)容(保險)

1.建立并完善單證管理工作的相關(guān)制度和流程。

2.負責(zé)對總公司本部和全國機構(gòu)的日常事務(wù)性單證工作的管理、實施和服務(wù)。

3.監(jiān)控單證風(fēng)險,定期進行單證工作的統(tǒng)計與分析。

4.對機構(gòu)單證管理工作進行檢查、考核。

5.對單證管理系統(tǒng)的維護、需求反饋和應(yīng)用指導(dǎo)。

6.對機構(gòu)單證管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核。

第3篇 承保部單證管理工作職責(zé)內(nèi)容

1.統(tǒng)計、審核、匯總有價單證的征訂計劃,嚴(yán)格按公司規(guī)定發(fā)放單證。

2.負責(zé)安排單證交付印刷、分配及發(fā)運工作,所有印刷的單證應(yīng)規(guī)范。

3.單證入庫驗收及登記工作,建立臺賬,按時盤點庫存,編制有價單證報表,保證賬實一致。

4.負責(zé)審核、匯總分公司有價單證報表,定期向分管領(lǐng)導(dǎo)提供分析報告。

5.單證印刷費的結(jié)算及對各分支機構(gòu)的分?jǐn)偂?/p>

6.協(xié)助各分公司解決單證相關(guān)事宜,配合辦公室與印刷商的溝通、協(xié)調(diào)。

7.對分公司進行有關(guān)單證管理的培訓(xùn),指導(dǎo)、監(jiān)督執(zhí)行情況。

8.根據(jù)財務(wù)部要求,準(zhǔn)確提供單證出入庫管理的相關(guān)信息。

9.協(xié)助部門負責(zé)人協(xié)調(diào)、處理部門行政事務(wù)。

第4篇 單證管理工作職責(zé)范本(人壽保險)

1.負責(zé)及時、準(zhǔn)確的進行單證征訂、入庫、出庫、繳銷等管理工作。

2.負責(zé)完善并制定單證內(nèi)控相關(guān)制度,單證庫存報表的編制及上報。

3.負責(zé)對各級機構(gòu)單證使用情況進行檢查,對逾期未回銷單證進行催收。

第5篇 單證管理員崗位職責(zé)范本

1.到承保公司領(lǐng)取保單、條款等各類有價單證,負責(zé)公司內(nèi)部領(lǐng)用和回銷各類單證。

2.收集各類業(yè)務(wù)手續(xù),并在業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中進行操作。

3.粘貼各類業(yè)務(wù)手續(xù),裝訂開銷簿,編號歸檔管理。

4.對理賠抄單進行復(fù)核、登記。

第6篇 業(yè)務(wù)單證手冊管理規(guī)定

為加強公司的業(yè)務(wù)單、證、手冊管理,保證有關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展,本著簡便高效、安全、穩(wěn)妥的原則,特制訂本規(guī)定?！鹾贤谋?、合同及資金使用審批單第一條嚴(yán)禁蓋發(fā)空白合同文本,如因情況特殊,確需蓋發(fā),合同監(jiān)察員應(yīng)將合同編號登記,并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟?。事?應(yīng)將剩余空白合同及時核銷。第二條各單位應(yīng)備有合同登記本,由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情況予以登記,并存有一份合同正本,便于查詢和統(tǒng)計。第三條嚴(yán)格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)對內(nèi)外合同情況,填妥合同標(biāo)準(zhǔn)文本及《合同及資金使用審批表》一式三份,按制度送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后,審批單連同合同正本一份,交業(yè)務(wù)管理部門保存?zhèn)洳?業(yè)務(wù)部門保存一份,供資金使用時申請付款用,另一份交財務(wù)部備查復(fù)核。□進出口貨物許可證第四條凡需許可證進行進出口報關(guān)的,必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽訂合同。待貨物報關(guān)后,將許可證交回總公司業(yè)務(wù)管理部存檔備查?！跤嘘P(guān)海關(guān)手冊第五條因來料加工、來件裝配、補償貿(mào)易、進料加工或企業(yè)成立時免稅進口等設(shè)備而辦理了海關(guān)手冊的,海關(guān)手冊應(yīng)交所在單位的合同管理人員保管,不得遺失。各單位領(lǐng)導(dǎo)對海關(guān)手冊應(yīng)予充分重視,如管理手冊的管理人員變動時,必須將手冊及時移交。第六條“三來一補”項目應(yīng)該在海關(guān)核發(fā)手冊時同時簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況記錄簿》(由公司業(yè)務(wù)管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項目不能及時完成,應(yīng)該在上述記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項目延期協(xié)議書、海關(guān)手冊到海關(guān)辦理延期手續(xù)。第七條憑海關(guān)手冊進料,進件,不得超過海關(guān)手冊中核定的進料、進件數(shù)量。如需超過,需事先報經(jīng)原海關(guān)審核部門批準(zhǔn)。第八條辦理了海關(guān)手冊的業(yè)務(wù)項目,進出口時必須憑海關(guān)手冊報關(guān),不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)易報關(guān)出口。保稅進口物資,確因特殊原因需在國內(nèi)銷售時,應(yīng)經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn),并報原審批海關(guān)同意補辦有關(guān)手續(xù)后方可進行。第九條加工完成的貨物出口后第二個工作日,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填妥《加工貿(mào)易進出口貨物合同銷案表》一式三份,連同報關(guān)單、合同、海關(guān)手冊及記錄簿到核發(fā)手冊的海關(guān)有關(guān)部門辦理核銷手續(xù),不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負責(zé)。銷案后的回執(zhí)聯(lián),應(yīng)交手冊保管人員存檔備查。□商檢證及放行單第十條放行單的抬頭:業(yè)務(wù)部門在合同成交后,已通過公司申辦了審批證或許可證的,放行單的抬頭應(yīng)為“××公司”。第十一條商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應(yīng)與實際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合同號完全一致。業(yè)務(wù)承辦人員在取得商檢證及放行單后,應(yīng)與合同仔細核對,嚴(yán)防發(fā)生差錯,影響報關(guān)出貨。□信用證審證記錄及證下貨物出口第十二條通知銀行將信用證發(fā)到本公司后,均應(yīng)由業(yè)務(wù)管理部審證并填妥《信用證審證記錄及證下貨物出口報關(guān)審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份,由業(yè)務(wù)管理部存兩份,其余交業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門借以要求客戶修改信用證,并按信用證要求執(zhí)行。第十三條每批貨物出口報關(guān)前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務(wù)管理部根據(jù)出貨情況審批。業(yè)務(wù)管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況,簽批是否出貨的意見。第十四條證下要求的客戶單據(jù),或我方要求改證的,業(yè)務(wù)部門應(yīng)保證在出貨當(dāng)日前獲得,由業(yè)務(wù)管理部進行審核。單據(jù)不符的,不予出貨。第十五條證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關(guān)機關(guān)簽發(fā)的證書,業(yè)務(wù)部應(yīng)在出貨日以前,將有關(guān)出貨詳細資料提供給業(yè)務(wù)管理部,以便盡早制作,及時聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務(wù)部門在托運貨物后獲得的提單,應(yīng)即時與信用證核對,發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)及時要求修正并及時將提單交業(yè)務(wù)管理部。□商品調(diào)撥單及出口收匯核銷單第十六條業(yè)務(wù)部門應(yīng)在出貨前憑業(yè)務(wù)管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下貨物進出口報關(guān)審批表》或憑已經(jīng)驗證的本票、匯票,通過財務(wù)部門開具商品調(diào)撥單。第十七條業(yè)務(wù)管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》,并通知報關(guān)人員報關(guān)出貨。第十八條《出口收匯核銷單》應(yīng)妥善保管,不得遺失。出貨以后,報關(guān)員應(yīng)及時將出口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員,并辦好交接手續(xù)。第十九條核銷單專職核銷員應(yīng)該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi),辦完核銷手續(xù)?！鯃?關(guān) 單第二十條貨物出口后,報關(guān)人員應(yīng)將報關(guān)單的退稅聯(lián)及時辦妥并送交退稅辦理人員,辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中,應(yīng)將退稅聯(lián)妥善保管,不得遺失。第二十一條每批貨物出口后,報關(guān)員應(yīng)存有一份報關(guān)單或報關(guān)單的復(fù)印件sc按月造冊,以備查證。第二十二條報關(guān)單的填列必須與實際進出口貨物情況完全一致,并不超過貨物進出口許可證規(guī)定的數(shù)量、金額及運輸方式等,也應(yīng)該與許可證完全一致,特殊情況需特殊處理的,需經(jīng)業(yè)務(wù)管理部門經(jīng)理審批同意,否則,報關(guān)中所發(fā)生的問題,由有關(guān)業(yè)務(wù)人員負責(zé)。

第7篇 進出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度

1、目的

為了規(guī)范進出口業(yè)務(wù)單證的存檔管理,符合《中華人民共和國國海關(guān)法》、《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2范圍

適用于本公司進出口業(yè)務(wù)單證檔案管理

3存檔項目

3.1一般貿(mào)易項下進出口業(yè)務(wù)單證的管理

3.1.1存檔內(nèi)容:進出口報關(guān)資料(包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報關(guān)單、海關(guān)放行通知書);進出口船務(wù)資料(包括訂艙單、裝柜單、提單、設(shè)備交接單、落貨明細單、排柜單)。

3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細

4、工作制度

4.1每一項業(yè)務(wù)操作完畢,操作員必須一周內(nèi)整理留檔資料進行存檔;

4.2月末由部門內(nèi)檔案管理人員進行檢查,檢查留檔是否按規(guī)定操作;

4.3進出口業(yè)務(wù)操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格;

4.4每一年度一次將當(dāng)年產(chǎn)生的全部留檔資料整理好并有序存放;

4.5留檔工作作為業(yè)務(wù)操作部門業(yè)績考核一項內(nèi)容;

4.6保管人員因工作調(diào)動,需作好書面工作交接;

4.7根據(jù)《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》規(guī)定,進出口業(yè)務(wù)及與之直接關(guān)系產(chǎn)生的資料,一般貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)手續(xù)后保存三年,加工貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)核銷手續(xù)后保存三年,減免稅設(shè)備應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)解除監(jiān)管(監(jiān)管期:生產(chǎn)設(shè)備為五年)手續(xù)后保存三年。

4.8查閱檔案,必須經(jīng)檔案管理負責(zé)人批準(zhǔn)。

4.9檔案銷毀,必須經(jīng)檔案管理負責(zé)人上一級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5本制度未盡事宜,在工作中不斷補充完善。