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第1篇 工程合同管理、信息及檔案資料管理監(jiān)理細(xì)則
工程監(jiān)理細(xì)則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一)合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實(shí)施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;
2.熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴(yán)格執(zhí)行合同;
3.協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題;
4.及時向業(yè)主報(bào)告合同的執(zhí)行情況;
5.獨(dú)立、公正地協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中的合同糾紛。
(二)合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實(shí)行分類管理;
2.協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3.分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;
4.掌握合同內(nèi)容,實(shí)行跟蹤管理;
5.進(jìn)行合同違法預(yù)警,及時采取防范措施。
6.認(rèn)真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7.工程變更的要求可以由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包人或設(shè)計(jì)單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認(rèn)為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應(yīng)向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應(yīng)對此負(fù)責(zé)外,其所引起的附加費(fèi)用由承包人承擔(dān),不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認(rèn)發(fā)出變更令前,均應(yīng)征得業(yè)主同意。
8.承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9.對涉及設(shè)計(jì)漏項(xiàng),變更技術(shù)方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設(shè)計(jì)的變更等,不論其經(jīng)費(fèi)增減情況,均應(yīng)及時經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后才能下達(dá)。
10.變更的估價由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應(yīng)按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報(bào)總監(jiān)理工程師審批。在合同實(shí)施過程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設(shè)單位也不直接向分包人付款。
(三)信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時注意對信息進(jìn)行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機(jī),對工程逐步實(shí)施動態(tài)管理,并隨時從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2.信息管理實(shí)行監(jiān)理組織各級人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負(fù)責(zé)的管理體制。
3.監(jiān)理檔案管理
4.行政檔案。
監(jiān)理與建設(shè)單位之間來往函件。
監(jiān)理與承包人之間往來函件,書面簽復(fù)申請批復(fù),會議記錄。
監(jiān)理與設(shè)計(jì)方及其它有關(guān)方往來函件。
監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部往來函件,請示報(bào)告,報(bào)告批復(fù)。
監(jiān)理月報(bào)。
5.計(jì)量支付檔案。
承包人提出的索賠申請及批示情況。
承包人提出的計(jì)日工和單價。
額外或緊急工程費(fèi)用計(jì)算
設(shè)計(jì)變更批準(zhǔn)的費(fèi)用計(jì)算。
各類支付證書
工程進(jìn)度周、月報(bào)表
6.技術(shù)檔案
開工及停工指令
額外工程圖紙
變更設(shè)計(jì)圖紙
現(xiàn)場指令
檢查記錄
施工圖紙
竣工圖紙
7.工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時整理工程技術(shù)檔案。
第2篇 合同管理實(shí)施細(xì)則(范本)
為加強(qiáng)合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟(jì)效益,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂與公司實(shí)際情況相符合的合同管理制度對公司的正常運(yùn)行,優(yōu)化管理有作用。下面是小編為大家整理的合同管理實(shí)施細(xì)則的具體內(nèi)容,歡迎大家借鑒。
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)合同管理,規(guī)范管理程序,根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制訂《合同管理實(shí)施細(xì)則》(以下簡稱《實(shí)施細(xì)則》)。
第二條 各有關(guān)部門必須互相配合,共同努力,切實(shí)執(zhí)行本《實(shí)施細(xì)則》,做到遵守國家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。凡違反規(guī)定操作而造成公司損失的,必須追究當(dāng)事人責(zé)任。
第三條 本實(shí)施細(xì)則所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷售、采購、維修等方面的合同,但不包括勞動合同。
第四條 除即時清結(jié)者外,合同均應(yīng)采用書面形式,有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第五條 公司由法務(wù)課根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán),全面負(fù)責(zé)合同管理工作,指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同評審
第六條 《信息評審表》(詳見附加一)是公司簽訂合同的前提條件,是公司處理訂單的唯一依據(jù),反映的是《購銷合同》中雙方的主要權(quán)利義務(wù)。
第七條 《信息評審表》的修改及變更,擔(dān)當(dāng)人必須書面進(jìn)行確認(rèn),嚴(yán)禁打電話或口頭隨意變更,如遇特殊情況應(yīng)當(dāng)在第二日以書面形式確認(rèn),管理課負(fù)責(zé)督促。
第八條 訂立合同前,必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況,取得對方的營業(yè)執(zhí)照副本并加蓋與營業(yè)執(zhí)照副本公司名稱一致的公章,無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合同。
對方為個體戶或自然人的,應(yīng)當(dāng)取得由本人簽字的身份證復(fù)印件。
第九條 訂立合同前,必須認(rèn)真填寫《信息評審表》,注明客戶名稱、姓名、合同總額、具體的付款日期及金額、標(biāo)的物型號及數(shù)量。
第十條 訂立合同前,銷售合同的擔(dān)當(dāng)人應(yīng)當(dāng)提供客戶確認(rèn)的平面圖或管路布局圖。
第十一條 營業(yè)執(zhí)照副本或身份證復(fù)印件及平面圖或管路布局圖作為《信息評審表》的附件,與《信息評審表》一并提交公司進(jìn)行合同評審。
第十二條 《信息評審表》的審批流程為:管理課對成本進(jìn)行核算,法務(wù)課對合同形式要件進(jìn)行審核,銷售總監(jiān)、營業(yè)本部長及總經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)。
第十三條 《信息評審表》營業(yè)本部長簽字后由合同管理員建立客戶基本信息。
第三章合同的訂立
第十三條 除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面合同。
第十四條 對外訂立合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式,法定代表人特別指定的銷售人員采用固定期限委托的授權(quán)方式,其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。
第十五條 授權(quán)委托事宜由公司總務(wù)部管理,需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù),領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書,經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。
第十六條 對外訂立的合同,嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須營業(yè)本部長特批。
第十七條 單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。
第十八條 合同蓋章生效后,應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進(jìn)行編號并登記。
第十九條 合同文本原則上我方應(yīng)至少二份,合同文本及復(fù)印件由財(cái)務(wù)課、法務(wù)課、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存,其中原件由財(cái)務(wù)課門和法務(wù)課留存建檔。
第二十條 非書面合同代用單也視作書面合同,統(tǒng)一予以編號。
第四章 合同的履行
第二十一條 合同依法訂立后,即具有法律效力,應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行。
第二十二條 法務(wù)課應(yīng)根據(jù)合同編號建立合同臺帳,每一合同設(shè)一臺帳,分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況一事一記。
第二十三條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向公司法務(wù)課通報(bào)情況,法務(wù)課填寫《風(fēng)險預(yù)警表》上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第二十四條 付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的,管理課應(yīng)當(dāng)督促業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人讓付款單位出具代付款證明。
第二十五條 在合同履行過程中,合同對方要求先開具發(fā)票后付款的,必須先由擔(dān)當(dāng)人填寫《借據(jù)單》,經(jīng)管理課及財(cái)務(wù)課對客戶名稱及票面金額確認(rèn)后,由管理本部本部長簽字同意后,再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)課出具發(fā)票。
合同對方在沒有付清全款的情況下,要求我公司出具全額發(fā)票的,必須由擔(dān)當(dāng)人填寫《借據(jù)單》及《收到全額發(fā)票回執(zhí)》。
第二十六條 《收到全額發(fā)票回執(zhí)》由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人向法務(wù)課索要,法務(wù)課負(fù)責(zé)人員與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對后進(jìn)行填寫并登記,交由具體擔(dān)當(dāng)人員,擔(dān)當(dāng)人最遲應(yīng)于五個工作日內(nèi)將客戶簽字蓋章的回執(zhí)交法務(wù)課存檔。
第二十七條 業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人應(yīng)在發(fā)貨前將雙方簽字生效的合同寄回公司管理課,否則中止發(fā)貨。
對于客戶原因無法在發(fā)貨前寄回公司的應(yīng)當(dāng)在發(fā)貨日前兩日填寫《發(fā)貨通知書》由銷售總監(jiān)簽字,方可執(zhí)行。
第二十八條 在合同履行過程中,客戶到期應(yīng)付款出現(xiàn)超過三個月的情況,具體業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人員應(yīng)當(dāng)要求客戶進(jìn)行尾款確認(rèn),并加蓋客戶公章或財(cái)務(wù)專用章。
第二十九條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料,對合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。
第五章 合同的變更、解除
第三十條 在合同履行過程中關(guān)于到貨地址、工程量的增減、安裝期限的變更、付款方式及金額的變更等改變原合同內(nèi)容的雙方洽商必須與客戶簽訂《變更協(xié)議》并加蓋公章或合同專用章,該變更協(xié)議作為合同的附件是合同檔案管理的必要組成部分,與原合同具有同等的法律效力。
第三十一條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)管理課、法務(wù)課等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和營業(yè)本部長審核通過方可。
第三十二條 合同變更后,合同編號不予改變。
第六章 合同糾紛的處理
第三十三條 合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人負(fù)責(zé)處理。擔(dān)當(dāng)人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
第三十四條 對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,應(yīng)簽訂書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋雙方公章和合同專用章。
第三十五條 《讓利協(xié)議》及其他處理尾款的協(xié)議書應(yīng)當(dāng)按照合同審批權(quán)限處理。(業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)——區(qū)域銷售總監(jiān)——銷售總監(jiān)——營業(yè)本部長)。
第三十六條 需要法律幫助的合同糾紛,可提請法務(wù)課協(xié)助解決。
第三十七條 提請法務(wù)課處理合同糾紛的程序如下:
1、擔(dān)當(dāng)人填寫《訴訟申請表》。
2、法務(wù)課接到《訴訟申請表》后,按照程序轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、法務(wù)課擔(dān)當(dāng)人員核實(shí)單位名稱及付款明細(xì),制作訴訟相關(guān)文件,蓋章審批。
第三十八條 對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書,由各區(qū)域擔(dān)當(dāng)人員負(fù)責(zé)文書的跟蹤或履行。
對有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書,在正式生效后,法務(wù)課指派專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。
第三十九條 對預(yù)期不履行雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書的客戶,由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人按照第三十五條處理;
對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,法務(wù)課按照法律規(guī)定程序向人民法院申請執(zhí)行。
第四十條 與對方簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書等有關(guān)資料,應(yīng)當(dāng)交法務(wù)課統(tǒng)一匯總、歸檔。
第七章 合同的管理
第四十一條 法務(wù)課負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)及采購合同的管理與匯總工作,管理課指定合同專用章管理規(guī)定,并指定專門負(fù)責(zé)人。
第四十二條 各單位負(fù)責(zé)人及其委托人具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行、監(jiān)督工作。
第四十三條 法務(wù)課在合同管理方面的主要職責(zé)是:
1、負(fù)責(zé)管理公司的各類合同;
2、負(fù)責(zé)檢查各類合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性,實(shí)行法律監(jiān)督;對公司審批或簽訂的合同負(fù)責(zé)審核,對公司各部門簽訂的合同負(fù)責(zé)監(jiān)督,提供法律幫助;
3、負(fù)責(zé)對委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)、考試、提高其法律素質(zhì);
4、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提高合同管理水平;
5、配合辦理合同的報(bào)批、見證、鑒證和公證等事項(xiàng);
6、配合辦理合同糾紛;
7、參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作;
8、指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)合同的基礎(chǔ)管理工作。對于合同管理人員應(yīng)定期培訓(xùn),不定期檢查其工作情況。
9、建立合同檔案,嚴(yán)格按照《合同管理實(shí)施細(xì)則》管理合同檔案。
10、建立合同管理臺帳。應(yīng)根據(jù)各部門合同的不同種類,建立合同的分類臺帳和總臺帳(臺帳內(nèi)容詳見附件二、合同管理臺帳)。臺帳應(yīng)逐日填寫,做到準(zhǔn)確、及時、完整。
第四十四條 公司各部門協(xié)助法務(wù)課合同管理的義務(wù)是:
1、負(fù)責(zé)保管好本人鎖簽合同的一切資料,按照本實(shí)施細(xì)則及時交法務(wù)課存檔;
2、向法務(wù)課提交合同正本及附件、變更協(xié)議、讓利協(xié)議、還款計(jì)劃、尾款確認(rèn)書、借據(jù)單、收到全額發(fā)票回執(zhí)等對合同履行或變更具有法律意義的文書;
3、發(fā)貨部門一個月轉(zhuǎn)交一次到貨單;
4、外埠人員應(yīng)當(dāng)將上款中提到的法律文書正本于合同簽訂后五個工作日內(nèi)提交法務(wù)課,本市業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后二個工作日提交;
第四十五條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
第四十六條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。
第八章 附則
第四十七條 本辦法適用于__有限公司各部門。
第四十八條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。
第四十九條 本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。
第3篇 物業(yè)管理公司合同管理實(shí)施細(xì)則（3）
物業(yè)管理公司合同管理實(shí)施細(xì)則(三)
一、總則
第一條為加強(qiáng)合同管理,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,實(shí)現(xiàn)公司對合同的規(guī)范化、程序化管理,根據(jù)《合同法》、《集團(tuán)合同管理制度》,結(jié)合本公司的實(shí)際,特制定本細(xì)則。
第二條對合同的管理要符合國家相關(guān)法律、法規(guī),同時接受集團(tuán)合同主管部門的監(jiān)督、檢查。
第三條對合同的管理實(shí)行統(tǒng)一管理原則。在本公司范圍內(nèi),凡涉及到提供服務(wù)項(xiàng)目、計(jì)價收費(fèi)、設(shè)備和物質(zhì)采購、工程外包等經(jīng)營活動的均要求簽訂書面合同(協(xié)議)后方可實(shí)施;各部門、管理處不得擅自簽訂合同(協(xié)議),所有合同(協(xié)議)需上報(bào)公司,按iso9001:2000的有關(guān)程序及有關(guān)制度要求進(jìn)行評審, 經(jīng)公司有關(guān)職能部門審核后,報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡以公司法人名義簽訂的合同(協(xié)議)一律需請律師審核同意后,方可簽訂。
二、合同管理組織
第四條合同管理由公司辦歸口管理,并落實(shí)專人負(fù)責(zé)。
第五條合同管理員的主要職責(zé):
1、審查公司各類合同是否合法、明確、完整、規(guī)范,并監(jiān)督、檢查合同履行情況。
2、為公司其它人員簽訂合同提供法律咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo),必要時參加合同的簽訂工作;
3、負(fù)責(zé)建立公司的合同統(tǒng)計(jì)臺帳和合同評審臺帳。
4、提出有關(guān)合同管理的培訓(xùn)方案并實(shí)施,宣傳有關(guān)合同及合同法知識。
5、不斷完善合同管理實(shí)施細(xì)則,并督促各部門落實(shí)、執(zhí)行好。
6、根據(jù)需要依法參加對公司重大合同糾紛的協(xié)商、調(diào)整、仲裁、訴訟;
三、合同評審管理的內(nèi)容
第六條合同類型包括:買賣合同,供用電、水、氣、熱力合同,增與合同,借款合同,租賃合同,融資租賃合同,建設(shè)工程合同,運(yùn)輸合同,技術(shù)合同,保管合同,倉儲合同,委托合同,糾紛合同,居間合同等涉及企業(yè)和生產(chǎn)經(jīng)營過程中各類合同及協(xié)議。
第七條合同主要條款包括:
一、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所;
二、標(biāo)的;
三、數(shù)量;
四、質(zhì)量;
五、價款或報(bào)酬;
六、履行期限、地點(diǎn)或方式;
七、違約責(zé)任;
八、解決爭議的方法;
九、法律規(guī)定或按照合同不同性質(zhì)而要求必備的條款以及當(dāng)事人要求在合同中必須約定的條款;
第八條簽訂合同前,經(jīng)辦人必須做好合同涉及事項(xiàng)的詳細(xì)調(diào)查工作,
如對對方當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)狀況、商業(yè)信譽(yù)及履約能力進(jìn)行認(rèn)真的審查,不可盲目草率。
1、對方是法人的,要看是否依法取得營業(yè)執(zhí)照,參加簽訂合同的人是否
是該法人的法定代表人或法定代表人所授權(quán)委托的委托代理人。前者出示法人代表證明書等身份證明,后者除授權(quán)委托書外,應(yīng)出示本人身份證明,注重審查授權(quán)委托書的內(nèi)容、權(quán)限范圍、有效期限。對方是其他經(jīng)濟(jì)組織,要看是否有工商機(jī)關(guān)核準(zhǔn)登記的證明材料。
2、要審查簽約對方的注冊資金、生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)能力,以保證公司合同的履行率。
3、在簽訂前,還應(yīng)當(dāng)調(diào)查了解對方當(dāng)事人的經(jīng)營狀況、商業(yè)信譽(yù)與合同有關(guān)的事項(xiàng)。
第九條合同由公司法定代表人或其授權(quán)的人員簽訂,簽訂時必須嚴(yán)格執(zhí)行本細(xì)則,并對公司負(fù)責(zé);有關(guān)經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自以委托人名義與其它單位簽訂合同,否則應(yīng)當(dāng)對因此造成的損失負(fù)責(zé)。
第十條合同經(jīng)辦人應(yīng)對簽訂合同所要達(dá)到的目標(biāo)有明確有認(rèn)識,合同的主要、必要條款不能遺留,語義要具體、明確、完整,條款要講求邏輯性和嚴(yán)密性。
在審查由對方草擬的合同時,要從合同共同必備條款是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)制度等方面審查,并可提出本方認(rèn)為須增加的條款以使本方權(quán)益受到最大限度的保護(hù)。另外,要特別注意分析制約性條款,避免因失誤造成不必要的損失。
簽訂合同或協(xié)議,必須經(jīng)合同管理員審議,并經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部審核后,呈總經(jīng)理審批,有必要據(jù)相關(guān)制度報(bào)董事長核準(zhǔn)。
四、合同的臺帳、歸檔
第十一條 合同管理員必須建立合同評審臺賬,以便于及時收回蓋章后的文本。
第十二條 合同或協(xié)議簽章人員必須嚴(yán)格執(zhí)行印鑒保管使用方面的管理制度,未經(jīng)審查、審批和未經(jīng)合法程序簽訂的合同,一律不得蓋章;并嚴(yán)格登記備案。
合同文本要合法化,即使用統(tǒng)一文本和經(jīng)工商部門監(jiān)制的規(guī)范文本,也可使用經(jīng)批準(zhǔn)在一定范圍內(nèi)使用的標(biāo)準(zhǔn)文本。
第十三條 合同、協(xié)議簽訂后合同管理員分類設(shè)立臺帳,要求臺帳內(nèi)容完備,數(shù)據(jù)正確,能確切反映合同的簽訂、履行、變更、解除等情況。
臺帳設(shè)立應(yīng)包括合同編號、類別、標(biāo)的、價款、簽約單位和人員、履行期限、簽約時間及地點(diǎn)、履行情況、備注等內(nèi)容。
第十四條合同管理員應(yīng)對合同正本統(tǒng)一管理并歸檔,合同履行過程中往
來的信函、電報(bào)、傳真、電話記錄等能反映合同簽訂、履行等狀態(tài)的有效憑證,須經(jīng)登記編號后作為合同的附件一并歸檔。合同履行完畢后,合同管理員應(yīng)認(rèn)真整理合同文本及所有有效憑證按規(guī)定歸檔。
第十五條合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行其職責(zé),監(jiān)督、檢查合同執(zhí)行情況,如果合同履行出現(xiàn)異?，F(xiàn)象,應(yīng)依照有關(guān)程序提出法律建議或上報(bào)合同主管部門。如果合同履行中出現(xiàn)異常現(xiàn)象是由于簽訂或?qū)彶楹贤瑫r相關(guān)人員的疏忽造成的則要追究相應(yīng)人員的責(zé)任。
五、合同的執(zhí)行、變更、解除及糾紛處理
第十六條重大合同簽訂后生效前,簽約人可召集經(jīng)辦、審議人員對合同條款審查的基礎(chǔ)上,預(yù)測合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題,整理后作為合同的附件下發(fā),以便具體執(zhí)行合同部門找出最佳對策。如有失誤,上述人員應(yīng)負(fù)相應(yīng)責(zé)任。
第十七條合同生效后,由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人負(fù)責(zé),根據(jù)合同要求,把具體條款分解落實(shí)到當(dāng)月計(jì)劃,開始工作以確保合同的履行。
第十八條經(jīng)辦人在合同未履行或履行過程中,應(yīng)及時掌握履行情況,以便發(fā)現(xiàn)隱患并盡早想辦法排除;重大問題應(yīng)及時向合同管理歸口部門或集團(tuán)法務(wù)辦匯報(bào)并提出相應(yīng)處理意見,以求與另一方協(xié)商解決。
第十九條在不損害國家、社會、企業(yè)利益的前提下,經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商同意,可以變更或解除合同;由于不可抗力或過錯責(zé)任,造成合同不完全履行,為避免造成更大損失,應(yīng)及早與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同,但須權(quán)責(zé)分明,并采取書面形式;對于對方當(dāng)事人轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的全部或部分權(quán)責(zé)關(guān)系的行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時加以識別或糾正,從而對生產(chǎn)經(jīng)營作相應(yīng)
調(diào)整,相應(yīng)的合同變更或解除須告知合同管理員。
第二十條合同糾紛處理
1、合同糾紛處理一般按:'協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟'的程序進(jìn)行。
2、協(xié)商、調(diào)解由經(jīng)辦人出面,如達(dá)不成一致意見,由經(jīng)辦人所在部門或公司出面再行協(xié)商。
3、合同糾紛自行協(xié)商、調(diào)解不成,確定使用仲裁或起訴方式解決糾紛的,須由經(jīng)辦人所在部門報(bào)辦公室審核,總經(jīng)理核準(zhǔn)。同時報(bào)集團(tuán)備案。
第4篇 物業(yè)分公司合同管理細(xì)則
物業(yè)分公司合同管理細(xì)則
1總則
1.1各物業(yè)分公司應(yīng)嚴(yán)格遵循管理公司《經(jīng)營管理制度》的規(guī)定做好合同管理工作,規(guī)范公司經(jīng)營行為,保護(hù)公司的合法權(quán)益,建立公司良好的經(jīng)營管理秩序。
1.2各物業(yè)分公司必須按管理公司的規(guī)定要求嚴(yán)格控制各類經(jīng)濟(jì)合同的審批和簽訂,所有對外經(jīng)濟(jì)合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進(jìn)行分級審批管理。各級管理人員應(yīng)在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權(quán)范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的,責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)由此引起的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。
2相關(guān)職責(zé)界定
2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)合同的擬訂、洽談,并按規(guī)定權(quán)限發(fā)行審批手續(xù),與合作方簽訂正式合同,以及合同簽訂后的實(shí)施工作。
2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)審核物業(yè)服務(wù)合同,及物業(yè)分公司2萬元(含)以上的,且屬于《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定項(xiàng)目所在公司權(quán)限內(nèi)的合同審批。
2.3管理公司物業(yè)管理部在經(jīng)營管理委員會授權(quán)下審議或批準(zhǔn)各類有關(guān)物業(yè)服務(wù)的合同文本,并負(fù)責(zé)審批物業(yè)服務(wù)委托合同、物業(yè)服務(wù)顧問(咨詢)合同。
2.4管理公司成本管理中心負(fù)責(zé)審批《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定權(quán)限內(nèi)的合同。
3物業(yè)服務(wù)合同的審批
3.1各物業(yè)分公司的下列協(xié)議文件均應(yīng)視為與顧客之間簽訂的合同,必須按照規(guī)定程序進(jìn)行評審。
a)與項(xiàng)目所在公司或其他開發(fā)商之間簽訂的前期介入階段專項(xiàng)服務(wù)協(xié)議;
b)與項(xiàng)目所在公司或其他開發(fā)商簽訂的前期物業(yè)服務(wù)合同;
c)協(xié)助項(xiàng)目所在公司或其他開發(fā)商擬訂的業(yè)主臨時公約;
d)與業(yè)主委員會簽訂及續(xù)簽的物業(yè)服務(wù)合同;
e)協(xié)助業(yè)主委員會擬訂的業(yè)主公約。
3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)件擬訂上述合同文件草案,物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織評審,各部門負(fù)責(zé)人參加。評審應(yīng)在合同簽訂之前進(jìn)行,并確保對每一份新的合同
文件均進(jìn)行評審。
3.3各類物業(yè)服務(wù)合同文件的評審應(yīng)確保滿足以下要求:
a)合同內(nèi)容符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定;
b)合同內(nèi)容完整,充分反映顧客方的需求和期望;
c)合同中各項(xiàng)要求明確、陳述清晰,并已與顧客方達(dá)成共識。任何與原招標(biāo)文件不一致的要求,或雙方存在疑慮的問題均得到澄清;
d)本公司有能力提供合同文件約定的物業(yè)服務(wù)要求;
e)合同文件能夠充分保障本公司的合法權(quán)益。
3.4合同文件評審方式可以是會議評審或文件遞審,具體由物業(yè)分公司總經(jīng)理決定。采用會議評審時,由總經(jīng)理主持評審會議,品質(zhì)部協(xié)助記錄,評審會議通過后,按以下順序完成簽署手續(xù)。采用傳審方式評審時,由品質(zhì)部按以下順序組織各部門完成評審和簽署手續(xù)。
a)品質(zhì)部經(jīng)理簽署;
b)各部門負(fù)責(zé)人會署;
c)法律顧問審閱、簽署;
d)物業(yè)分公司副總經(jīng)理簽署;
e)物業(yè)分公司總經(jīng)理簽署。
3.5物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的評審和簽署后,在與顧客方正式簽訂合同文件前,必須逐級報(bào)送項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審核、管理公司物業(yè)管理部批準(zhǔn)。
3.6物業(yè)分公司在與顧客方簽訂上述合同文件時,均必須由總經(jīng)理作為公司代表簽訂合同。
4其它經(jīng)濟(jì)合同的審批(采購類合同評審)
4.1除上述合同文件外的其它經(jīng)濟(jì)合同,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂合同草案,并按下述規(guī)定順序組織合同文件的審查、簽署。
a)經(jīng)辦人簽字;
b)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字;
c)法律顧問審閱;
d)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核;
e)物業(yè)分公司副總經(jīng)理審核;
f)物業(yè)分公司總經(jīng)理審核(審批)。
4.2其它經(jīng)濟(jì)合同文件的審查(評審)內(nèi)容包括(不限于):
a)合同標(biāo)的內(nèi)容是否完整,嚴(yán)禁拆分合同;
b)對方單位(法人)的資格是否真實(shí)、合法,合同項(xiàng)目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi),當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準(zhǔn)確;
c)經(jīng)濟(jì)合同的標(biāo)的是否明確;
d)經(jīng)濟(jì)合同中的數(shù)量、質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定和公司要求;e)經(jīng)濟(jì)合同的價款或者報(bào)酬以及支付方式是否確定和準(zhǔn)確;f)經(jīng)濟(jì)合同的履行期限、地點(diǎn)和方式是否確定;
g)經(jīng)濟(jì)合同的違約責(zé)任是否明確;
h)經(jīng)濟(jì)合同中是否有發(fā)生爭議的解決方法;
i)必要時,是否明確保修條款;
j)結(jié)算和付款條件是否有利;
k)計(jì)價依據(jù)是否完備等。
4.3物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的審查和簽署后,在與合作方正式簽訂合同文件時必須根據(jù)合同標(biāo)的額的大小履行以下報(bào)批手續(xù):
a)管理公司審批權(quán)限范圍內(nèi)的合同,按照管理公司《經(jīng)營管理制度》中ecg004
《合同審批程序與權(quán)限規(guī)定》的規(guī)定,逐級報(bào)項(xiàng)目所在公司、管理公司審批;
b)管理公司審批權(quán)限以下且標(biāo)的額在2萬元(含)以上的物業(yè)管理其它經(jīng)濟(jì)合同,報(bào)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批;
c)標(biāo)的額在2萬元以下的其它經(jīng)濟(jì)合同,物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
4.4經(jīng)審批后的其它經(jīng)濟(jì)合同由項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。
5合同執(zhí)行及變更
5.1各物業(yè)分公司行政人事部負(fù)責(zé)合同檔案的保管,完整的合同檔案應(yīng)至少包括合同正本(一份)、合同審批表、本公司法人授權(quán)委托證明書復(fù)印件、對方單位的企業(yè)
法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書等。
5.2合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人是合同履行的主要責(zé)任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時,應(yīng)及時與對方協(xié)商處理,必要時應(yīng)邀請法律顧問參與,并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。需要變更或解除合同時必須采用書面形式,并進(jìn)行重新評審,具體按前述內(nèi)容執(zhí)行。合同變更或解除后經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)及時傳達(dá)到受更改影響的部門,以便及時調(diào)整工作。
5.3物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立合同臺帳,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理和及時提交合同執(zhí)行的相關(guān)資料。
6相關(guān)文件與記錄
6.1wdwy-fr-mm6301(前期)物業(yè)服務(wù)合同審批表
6.2wdwy-fr-mm6302物業(yè)分公司經(jīng)濟(jì)合同審批表
6.3wdwy-fr-mm6303物業(yè)分公司合同臺帳
第5篇 物業(yè)管理公司合同管理實(shí)施細(xì)則格式怎樣的
物業(yè)管理公司合同管理實(shí)施細(xì)則
(三)
一、總則
第一條為加強(qiáng)合同管理,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,實(shí)現(xiàn)公司對合同的規(guī)范化、程序化管理,根據(jù) 、《集團(tuán)合同管理制度》,結(jié)合本公司的實(shí)際,特制定本細(xì)則。
第二條對合同的管理要符合國家相關(guān)法律、法規(guī),同時接受集團(tuán)合同主管部門的監(jiān)督、檢查。
第三條對合同的管理實(shí)行統(tǒng)一管理原則。
在本公司范圍內(nèi),凡涉及到提供服務(wù)項(xiàng)目、計(jì)價收費(fèi)、設(shè)備和物質(zhì)采購、工程外包等經(jīng)營活動的均要求簽訂書面合同(協(xié)議)后方可實(shí)施;
各部門、管理處不得擅自簽訂合同(協(xié)議),所有合同(協(xié)議)需上報(bào)公司,按iso9001:2022的有關(guān)程序及有關(guān)制度要求進(jìn)行評審, 經(jīng)公司有關(guān)職能部門審核后,報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
凡以公司法人名義簽訂的合同(協(xié)議)一律需請律師審核同意后,方可簽訂。
二、合同管理組織
第四條合同管理由公司辦歸口管理,并落實(shí)專人負(fù)責(zé)。
第五條合同管理員的主要職責(zé):
1、審查公司各類合同是否合法、明確、完整、規(guī)范,并監(jiān)督、檢查合同履行情況。
2、為公司其它人員簽訂合同提供法律咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo),必要時參加合同的簽訂工作;3、負(fù)責(zé)建立公司的合同統(tǒng)計(jì)臺帳和合同評審臺帳。
4、提出有關(guān)合同管理的培訓(xùn)方案并實(shí)施,宣傳有關(guān)合同及 知識。
5、不斷完善合同管理實(shí)施細(xì)則,并督促各部門落實(shí)、執(zhí)行好。
6、根據(jù)需要依法參加對公司重大合同糾紛的協(xié)商、調(diào)整、仲裁、訴訟;
三、合同評審管理的內(nèi)容
第六條合同類型包括:買賣合同,供用電、水、氣、熱力合同,增與合同,借款合同,租賃合同,融資租賃合同,建設(shè)工程合同,運(yùn)輸合同,技術(shù)合同,保管合同,倉儲合同,委托合同,糾紛合同,居間合同等涉及企業(yè)和生產(chǎn)經(jīng)營過程中各類合同及協(xié)議。
第七條合同主要條款包括:
一、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所;
二、標(biāo)的;
三、數(shù)量;
四、質(zhì)量;
五、價款或報(bào)酬;
六、履行期限、地點(diǎn)或方式;
七、違約責(zé)任;
八、解決爭議的方法;
九、法律規(guī)定或按照合同不同性質(zhì)而要求必備的條款以及當(dāng)事人要求在合同中必須約定的條款;
第八條簽訂合同前,經(jīng)辦人必須做好合同涉及事項(xiàng)的詳細(xì)調(diào)查工作,如對對方當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)狀況、商業(yè)信譽(yù)及履約能力進(jìn)行認(rèn)真的審查,不可盲目草率。
1、對方是法人的,要看是否依法取得營業(yè)執(zhí)照,參加簽訂合同的人是否是該法人的法定代表人或法定代表人所授權(quán)委托的委托代理人。
前者出示法人代表證明書等身份證明,后者除授權(quán)委托書外,應(yīng)出示本人身份證明,注重審查授權(quán)委托書的內(nèi)容、權(quán)限范圍、有效期限。
對方是其他經(jīng)濟(jì)組織,要看是否有工商機(jī)關(guān)核準(zhǔn)登記的證明材料。
2、要審查簽約對方的注冊資金、生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)能力,以保證公司合同的履行率。
3、在簽訂前,還應(yīng)當(dāng)調(diào)查了解對方當(dāng)事人的經(jīng)營狀況、商業(yè)信譽(yù)與合同有關(guān)的事項(xiàng)。
第九條合同由公司法定代表人或其授權(quán)的人員簽訂,簽訂時必須嚴(yán)格執(zhí)行本細(xì)則,并對公司負(fù)責(zé);
有關(guān)經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自以委托人名義與其它單位簽訂合同,否則應(yīng)當(dāng)對因此造成的損失負(fù)責(zé)。
第十條合同經(jīng)辦人應(yīng)對簽訂合同所要達(dá)到的目標(biāo)有明確有認(rèn)識,合同的主要、必要條款不能遺留,語義要具體、明確、完整,條款要講求邏輯性和嚴(yán)密性。
在審查由對方草擬的合同時,要從合同共同必備條款是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)制度等方面審查,并可提出本方認(rèn)為須增加的條款以使本方權(quán)益受到最大限度的保護(hù)。
另外,要特別注意分析制約性條款,避免因失誤造成不必要的損失。
簽訂合同或協(xié)議,必須經(jīng)合同管理員審議,并經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部審核后,呈總經(jīng)理審批,有必要據(jù)相關(guān)制度報(bào)董事長核準(zhǔn)。
四、合同的臺帳、歸檔
第十一條 合同管理員必須建立合同評審臺賬,以便于及時收回蓋章后的文本。
第十二條 合同或協(xié)議簽章人員必須嚴(yán)格執(zhí)行印鑒保管使用方面的管理制度,未經(jīng)審查、審批和未經(jīng)合法程序簽訂的合同,一律不得蓋章;
并嚴(yán)格登記備案。
合同文本要合法化,即使用統(tǒng)一文本和經(jīng)工商部門監(jiān)制的規(guī)范文本,也可使用經(jīng)批準(zhǔn)在一定范圍內(nèi)使用的標(biāo)準(zhǔn)文本。
第十三條 合同、協(xié)議簽訂后合同管理員分類設(shè)立臺帳,要求臺帳內(nèi)容完備,數(shù)據(jù)正確,能確切反映合同的簽訂、履行、變更、解除等情況。
臺帳設(shè)立應(yīng)包括合同編號、類別、標(biāo)的、價款、簽約單位和人員、履行期限、簽約時間及地點(diǎn)、履行情況、備注等內(nèi)容。
第十四條合同管理員應(yīng)對合同正本統(tǒng)一管理并歸檔,合同履行過程中往來的信函、電報(bào)、傳真、電話記錄等能反映合同簽訂、履行等狀態(tài)的有效憑證,須經(jīng)登記編號后作為合同的 一并歸檔。
合同履行完畢后,合同管理員應(yīng)認(rèn)真整理合同文本及所有有效憑證按規(guī)定歸檔。
第十五條合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行其職責(zé),監(jiān)督、檢查合同執(zhí)行情況,如果合同履行出現(xiàn)異?，F(xiàn)象,應(yīng)依照有關(guān)程序提出法律建議或上報(bào)合同主管部門。
如果合同履行中出現(xiàn)異?，F(xiàn)象是由于簽訂或?qū)彶楹贤瑫r相關(guān)人員的疏忽造成的則要追究相應(yīng)人員的責(zé)任。
五、合同的執(zhí)行、變更、解除及糾紛處理
第十六條重大合同簽訂后生效前,簽約人可召集經(jīng)辦、審議人員對合同條款審查的基礎(chǔ)上,預(yù)測合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題,整理后作為合同的 下發(fā),以便具體執(zhí)行合同部門找出最佳對策。
如有失誤,上述人員應(yīng)負(fù)相應(yīng)責(zé)任。
第十七條合同生效后,由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人負(fù)責(zé),根據(jù)合同要求,把具體條款分解落實(shí)到當(dāng)月計(jì)劃,開始工作以確保合同的履行。
第十八條經(jīng)辦人在合同未履行或履行過程中,應(yīng)及時掌握履行情況,以便發(fā)現(xiàn)隱患并盡早想辦法排除;
重大問題應(yīng)及時向合同管理歸口部門或集團(tuán)法務(wù)辦匯報(bào)并提出相應(yīng)處理意見,以求與另一方協(xié)商解決。
第十九條在不損害國家、社會、企業(yè)利益的前提下,經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商同意,可以變更或解除合同;
由于不可抗力或過錯責(zé)任,造成合同不完全履行,為避免造成更大損失,應(yīng)及早與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同,但須權(quán)責(zé)分明,并采取書面形式;
對于對方當(dāng)事人轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的全部或部分權(quán)責(zé)關(guān)系的行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時加以識別或糾正,從而對生產(chǎn)經(jīng)營作相應(yīng)調(diào)整,相應(yīng)的合同變更或解除須告知合同管理員。
第二十條合同糾紛處理
1、合同糾紛處理一般按:'協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟'的程序進(jìn)行。
2、協(xié)商、調(diào)解由經(jīng)辦人出面,如達(dá)不成一致意見,由經(jīng)辦人所在部門或公司出面再行協(xié)商。
3、合同糾紛自行協(xié)商、調(diào)解不成,確定使用仲裁或起訴方式解決糾紛的,須由經(jīng)辦人所在部門報(bào)辦公室審核,總經(jīng)理核準(zhǔn)。
同時報(bào)集團(tuán)備案。
第二十一條本細(xì)則自下發(fā)之日起執(zhí)行,原細(xì)則與此有沖突之處,以本細(xì)則為準(zhǔn),
第6篇 合同管理辦法細(xì)則模板
合同管理辦法細(xì)則【1】
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)合同管理,提高合同質(zhì)量,保證合同的全面履行,做到管理有規(guī)章,簽約有約束,履行有檢查,提高經(jīng)濟(jì)合同履約率,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,提高 企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)中華人民共和國《合同法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑安裝工程承包合同條例》及有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況,特制 定本細(xì)則。
第二條 本辦法適用于在集團(tuán)公司范圍內(nèi)簽訂和履行的所有建設(shè)工程施工合同、勞務(wù)分包合同、專業(yè)分包合同、物資設(shè)備采購供應(yīng)合同等。
第三條 簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對獨(dú)立、互相制約的原則。任何合同均需執(zhí)照合同評審程序評審批準(zhǔn)后,方可訂立。
第四條 凡屬于辦法第二條規(guī)定的合同,一律采用書面形式簽訂,嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議。杜絕合同履行在先,簽訂在后的現(xiàn)象發(fā)生。
第五條 實(shí)行法人授權(quán)委托制度,推行委托代理許可證制度。簽訂經(jīng)濟(jì)合同由法定代表人或憑法人的委托授權(quán)書方可簽訂,委托代理人必須在授權(quán)范圍和權(quán)限內(nèi)簽訂合同,不得超過代理權(quán)限,不得與自己代理的其他人簽訂合同。無法人授權(quán)委托,任何人無權(quán)簽訂合同。
第六條 責(zé)任部門在合同簽訂前應(yīng)驗(yàn)證合同對方當(dāng)事人有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況,驗(yàn)明合同當(dāng)事人是否具有簽訂合同的主體資格;審查合同對方的主 辦人是否有代理權(quán)、是否超越代理權(quán)限范圍和有效期及其真實(shí)性,審查對方使用的印鑒是否合法與真實(shí)有效。在合同簽訂時,應(yīng)保存有關(guān)資料。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第七條 集團(tuán)公司合約部是全集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)合同的管理機(jī)構(gòu),其主要職責(zé)是:
1、負(fù)責(zé)組織宣傳、學(xué)習(xí)、貫徹《合同法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》及其他有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章;
2、負(fù)責(zé)制訂全集團(tuán)公司合同管理工作規(guī)劃,并組織實(shí)施;
3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司總部參加重合同、守信用評比及年審工作;
4、組織和參與以集團(tuán)公司名義承接的重大、重要工程中有關(guān)合同條款的審議工作及合同的評審、洽談、簽約工作;
5、組織、協(xié)調(diào)兩制建設(shè),負(fù)責(zé)標(biāo)價分離和工程項(xiàng)目施工內(nèi)部承包合同的管理工作;
6、組織合同管理工作的同業(yè)務(wù)競賽;
7、負(fù)責(zé)修訂和完善集團(tuán)公司合同管理制度,指導(dǎo)各公司制訂合同管理實(shí)施細(xì)則;
8、監(jiān)督、檢查各公司施工合同、勞務(wù)分包合同、專業(yè)分包合同、物資設(shè)備采購合同的簽訂和履行情況,總結(jié)、推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法;
9、負(fù)責(zé)組織合同管理人員的培訓(xùn)、取證和持證上崗;
10、參與合同糾紛的調(diào)查、咨詢和處理;
11、負(fù)責(zé)以集團(tuán)公司名義承接工程的合同的臺帳和歸檔工作;
12、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司iso9000標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于合同評審程序文件的編寫和修訂工作;
13、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司合同專用章的管理工作;
14、負(fù)責(zé)國家、省、市有關(guān)合同示范文本的推廣使用工作,負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)有關(guān)示范文本的編制和推廣使用工作。
第八條 公司合約部在總經(jīng)濟(jì)師領(lǐng)導(dǎo)下開展工作,配備取得經(jīng)濟(jì)合同管理員證書的專職合同管理人員。公司合約部的職能除要貫徹落實(shí)集團(tuán)公司合約部對公司的職能要求外,可根據(jù)公司的實(shí)際情況,增加內(nèi)容。在確定職責(zé)時特別要注意:
1、公司要加強(qiáng)對合同談判、評審、簽約三個環(huán)節(jié)的授權(quán)委托管理,以免造成合同簽約權(quán)的失控;
2、對各類經(jīng)濟(jì)合同都要制訂嚴(yán)格的工作程序,各部門應(yīng)密切配合,加強(qiáng)法制觀念,運(yùn)用法律,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
第九條 項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)合同副經(jīng)理,負(fù)責(zé)合約履行的管理和辦理合約相關(guān)的工作。其主要職責(zé)是:
1、負(fù)責(zé)宣傳、貫徹有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章,組織學(xué)習(xí)所在工程項(xiàng)目的各類合同并熟悉內(nèi)容,做好合同交底工作;
2、貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司及公司有關(guān)合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則,組織或協(xié)調(diào)各類分包、勞務(wù)、物資采購、設(shè)備租賃等合同的洽談、簽訂工作;
3、負(fù)責(zé)所在項(xiàng)目所有合同的日常管理工作,收集、記錄、整理和保存與合同有關(guān)的協(xié)議、函件,辦理工程變更和簽證,并及時報(bào)公司合約部;
4、收集、整理索賠資料,提供索賠依據(jù),書寫索賠報(bào)告;
5、監(jiān)督所在項(xiàng)目各類合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時向項(xiàng)目經(jīng)理或合同合約部報(bào)告,按要求向公司合約部統(tǒng)計(jì)、匯總、上報(bào)各種合同履行情況;
6、負(fù)責(zé)項(xiàng)目預(yù)(結(jié))算管理工作,指導(dǎo)項(xiàng)目預(yù)算員和兼職合約管理員的工作;
7、工程峻工后,對合同管理情況進(jìn)行總結(jié)評估,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為企業(yè)改進(jìn)合約管理積累資料。
第十條 各分公司應(yīng)有分管領(lǐng)導(dǎo)和分管部門,設(shè)專職人員負(fù)責(zé)合約管理工作。
第三章 建設(shè)工程施工合同的簽訂
第十一條 合同洽談前,合約部門必須對當(dāng)事人的綜合情況進(jìn)行考察。建設(shè)工程施工合同中屬投標(biāo)中標(biāo)的項(xiàng)目,要部分審查業(yè)主招標(biāo)文件、我方投標(biāo)書、中標(biāo)書、紀(jì)要、往來函件等文書,召集有關(guān)部門認(rèn)真組織合同洽談準(zhǔn)備會,根據(jù)經(jīng)營的策略和意圖制訂談判原則和方案,與對方進(jìn)行談判。
第十二條 合同洽談過程中,對于涉及擔(dān)保、預(yù)付款、各類保證金等費(fèi)用較大的項(xiàng)目,按評審程序重新進(jìn)行評審。合同談判人員負(fù)責(zé)向合同執(zhí)行單位書面交底。
第十三條 合同主要條款商定后,由合約部門負(fù)責(zé)起草文本,法律事務(wù)人員進(jìn)行審查,確保合同的內(nèi)容符合法律、法規(guī)的規(guī)定。
第十四條 合同文本按程序評審,由總經(jīng)濟(jì)師簽字后,報(bào)法定代理人或委托代理人審批。
對于大型建設(shè)工程及有關(guān)影響的重點(diǎn)工程、特殊工程還應(yīng)召開單位主要負(fù)責(zé)人、三總師、有關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人會議,對合同的主要內(nèi)容進(jìn)行討論和審查。
工程項(xiàng)目經(jīng)理和營銷項(xiàng)目經(jīng)理必須參與合同簽訂全過程。
第十五條 合同按照分級歸口的原則簽訂、管理。
1、具有企業(yè)法人資格的集團(tuán)公司所屬各單位在各自經(jīng)營的范圍內(nèi)簽訂合同,由本單位合約部進(jìn)行管理,并接受集團(tuán)公司合約部的監(jiān)督和檢查;
2、各單位以集團(tuán)公司名義的各類施工合同,原則上按下列規(guī)定執(zhí)行:
(1)合同額在5000萬元以下的施工合同,由集團(tuán)公司授權(quán),在本單位總經(jīng)濟(jì)師、主管領(lǐng)導(dǎo)審核管理下,自行組織簽訂,合同副本報(bào)集團(tuán)公司合約部備案;
(2)合同額在5000萬元以上的施工合同、總承包施工合同及有重大影響的工程項(xiàng)目的施工合同,由集團(tuán)公司合約部組織洽談、評審、簽約,合同副本留存合約部,正本由實(shí)施單位的合約部保存。
3、總部機(jī)關(guān)、各辦事處承接的工程由集團(tuán)公司合約部組織評審、洽談、簽約以及實(shí)施履約管理,合同副本留存集團(tuán)公司合約部,正本由實(shí)施單位的合約部保存;
第十六條 與建設(shè)單位簽訂的建設(shè)工程施工合同,原則上應(yīng)采用gf―1999―0201版本的建設(shè)工程施工合同或當(dāng)?shù)刂鞴懿块T推薦使用的合同示范文本。
第十七條 訂立建設(shè)工程施工合同必須使用合同專用章,合同專用章印模需送登記注冊的工商行政部門及集團(tuán)公司合約部備案。
合同專用章由合約部專人保管,無領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)同意,不得私自使用合同專用章。未加蓋公司合同專用章的合同,結(jié)算部門、財(cái)務(wù)部門不得辦理結(jié)算、撥款手續(xù)。
第十八條 合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后,按法律、法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理鑒證、公證手續(xù)的,由合約部門負(fù)責(zé)辦理。
按規(guī)定須經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)才能簽訂的經(jīng)濟(jì)合同必須經(jīng)批準(zhǔn)后才能簽訂。
第四章 勞務(wù)(專業(yè))分包合同的簽訂
第十九條 勞務(wù)(專業(yè))分包隊(duì)伍的選定,按照集團(tuán)公司《工程分包程序》和招標(biāo)的程序進(jìn)行。參與招(議)標(biāo)的勞務(wù)(專業(yè))分包隊(duì)伍的營業(yè)執(zhí)照范圍、資質(zhì)等級、管理能力和實(shí)際業(yè)績就與所承擔(dān)的工程相適應(yīng)。
第二十條 勞務(wù)(專業(yè))分包隊(duì)伍的招(議)標(biāo)工作,由項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)實(shí)施。合約管理部門對招標(biāo)文件和評標(biāo)辦法進(jìn)行審查。
第二十一條 勞務(wù)(專業(yè))分包隊(duì)伍中標(biāo)后,由項(xiàng)目經(jīng)理部與其簽訂《建筑安裝工程勞務(wù)作業(yè)層施工合同》,地方主管部門有標(biāo)準(zhǔn)文本的采用地方政府頒布的文本,地方主管部門無標(biāo)準(zhǔn)文本的采用集團(tuán)公司發(fā)(____)第_號文頒布的樣本。
第二十二條 在簽訂合同前,勞務(wù)分包隊(duì)伍必須提供以下證件原件:
1、有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書、施工許可證、施工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)證書、安全資格證書、關(guān)于簽訂合同的法人授權(quán)委托書;
2、集團(tuán)公司外部勞務(wù)隊(duì)伍資格證書;
3、中標(biāo)通知書。
第五章 物資采購合同的簽訂
第二十三條 建筑材料、設(shè)備購銷工作按集團(tuán)公司總部《物資控制程序》和各單位采購程序進(jìn)行。
第二十四條 對物資采購工作的權(quán)限、招標(biāo)方式、采購范圍、采購頻次、采購程序按集團(tuán)公司工字(____)第_號文關(guān)于《集團(tuán)公司物資采購管理辦法》執(zhí)行。
第二十五條 物資采購合同的簽訂工作由各單位物資部門按程序要求組織實(shí)施,合同副本報(bào)本單位合約部門留存。
第二十六條 物資采購合同文本采用集團(tuán)公司發(fā)字(____)第_號文頒布的樣本。
第六章 合同的履行
第二十七條 合同依法簽訂后,即具有法律效力。各單位、各有關(guān)部門必須認(rèn)真履行合同,嚴(yán)格執(zhí)行,確保信譽(yù)。
第二十八條 有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報(bào)等均為合同的組成部分,項(xiàng)目經(jīng)理部在收到對方的信函、文書或電報(bào)后,應(yīng)及時審閱并制定對策,項(xiàng)目合約副經(jīng)理或經(jīng)辦人員應(yīng)及時、積極地收集、整理、保存資料并上報(bào)合約管理部門做好備案工作,為索賠做好基礎(chǔ)工作。
第二十九條 合約管理部門要定期地進(jìn)行合同履行情況的檢查,對合同履行中出現(xiàn)的問題給予解釋、解決,對經(jīng)常出現(xiàn)的問題加以研究、剖析,以期在以后簽訂的合同中改進(jìn)。
第三十條 對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件,合同履行單位、項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時查明原因,通過取證按照合同規(guī)定及時、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r(含 違約)報(bào)告;由于對方責(zé)任,我方權(quán)益受損時,簽約單位經(jīng)辦人及合同管理部門均有責(zé)任認(rèn)真收集證據(jù)并及時追究對方的責(zé)任。當(dāng)我方接到對方的索賠(含違約)報(bào) 告后應(yīng)認(rèn)真研究并及時處理、答疑、舉證或反訴,及時與對方協(xié)商解決。
第三十一條 合同履行過程中,合同履行單位、項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)教育督促全體人員嚴(yán)格按合同進(jìn)行工作,應(yīng)隨時檢查、記錄合同的實(shí)際履行情況、發(fā)生的問題,定期上報(bào)合約管理部門,并根據(jù)實(shí)際情況制定切實(shí)有效的措施和對策,保證合同的順利履行。
第三十二條 對合同本身?xiàng)l款在執(zhí)行過程中如發(fā)生糾紛,合同履行單位、項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時分析查明原因,提出解決辦法并報(bào)上級合約部門,及時與對方協(xié)商解決。若協(xié)商解決不成可請上級主管部門調(diào)解。協(xié)商、調(diào)解均不成時,根據(jù)合同約定,在規(guī)定的時效內(nèi)向仲裁機(jī)關(guān)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。
上述合同履行中發(fā)生的情況應(yīng)建立合同履行執(zhí)行情況臺帳,并及時報(bào)合約管理部門。
第七章 合同的變更與解除
第三十三條 合同依法訂立后受法律約束,我方不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時,由合約簽訂人或經(jīng)辦人查明原因、提出意見,經(jīng)批準(zhǔn)簽訂的部門或單位領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后, 再同對方協(xié)商,達(dá)成一致意見,并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。
合同變更必須由原合同起草部門負(fù)責(zé)更改,按《合同評審程序》辦理合同變更評審,并辦理 書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。
第三十四條 對于特殊情況下合同履行過程中合同中止(包括停緩建),必須及時辦理中止手續(xù),收集因中止合同給我方帶來的經(jīng)濟(jì)損失證據(jù)和資料,及時追究對方的責(zé)任。中止的合同又恢復(fù)繼續(xù)履行時,依相同程序辦理恢復(fù)手續(xù)。合同的中止與恢復(fù)都必須通知上級合約部門。
第三十五條 對于合同的終止(合同未履行完,但確定不再繼續(xù)履行),合同履行部門應(yīng)做好終止記錄,收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件,做好經(jīng)濟(jì)往來和工程結(jié)算工作,辦理解除合同的手續(xù),資料則合約部移交檔案室保存。
第八章 合同管理
第三十六條 各類合同統(tǒng)一歸由合約部進(jìn)行管理。合約部應(yīng)收集、整理各類合同進(jìn)行歸檔管理,定期檢查考核。
第三十七條 建設(shè)工程施工合同與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、信函、電報(bào)、傳真、電話記錄、簽證、索賠報(bào)告、合同臺帳等資料均是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的原始資料,應(yīng)定期按項(xiàng)目、合同分類建立詳細(xì)的臺帳,及時歸檔保存。
第三十八條 無論是我方準(zhǔn)備,還是獲知對方準(zhǔn)備或已經(jīng)申請仲裁或提起訴訟,合同履行單位均要書面報(bào)告合約部門,會同經(jīng)營、法律部門共同研究訴訟或應(yīng)訴方案。
第三十九條 簽訂合同正本、副本份數(shù)按需要確定,正副本應(yīng)區(qū)分清楚。合同簽訂且交合約部留存,其余各職能部門或合同履行部門由合約部負(fù)責(zé)編號受控分發(fā)。除合約部外,其 他部門復(fù)印合同必須事先征得合約部同意,由合約部統(tǒng)一編號受控,并加蓋合同管理部門印章。所有合同發(fā)放均應(yīng)做好發(fā)放記錄。
第四十條 對于合同履行和峻工結(jié)算均已完成的工程,合同執(zhí)行單位應(yīng)向合約部提交合同履行情況的工作報(bào)告。合約部審查后,連同合同、結(jié)算書以及一切往來文書、經(jīng)濟(jì)簽證、變更記錄、峻工驗(yàn)收證書等所有資料裝訂成冊,送交檔案室存檔保存。
第四十一條 集團(tuán)公司所屬各單位應(yīng)及時準(zhǔn)確地將合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表和其他有關(guān)資料報(bào)送集團(tuán)公司合約部。
第九章 責(zé)任與獎懲
第四十二條 合同洽談、簽訂人員應(yīng)具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識,遵紀(jì)守法,嚴(yán)禁借工作之便收收賄賂、假公濟(jì)私,不準(zhǔn)采取脅迫、欺詐、誘惑等不法手段洽談或簽訂合同,嚴(yán)禁簽訂違法合同、無效合同、權(quán)利義務(wù)不對等和執(zhí)行后不利于本企業(yè)的合同。
第四十三條 任何單位和個人均有權(quán)檢舉、揭發(fā)利用經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行違法活動的行為。對檢舉揭發(fā)有功人員,依照國家有關(guān)規(guī)定給予獎勵并負(fù)責(zé)保密。
第四十四條 在合同的簽訂、履行及合同管理工作中成績顯著、有特殊貢獻(xiàn)的,在重合同、守信譽(yù)企業(yè)評比中被省、市工商行政管理部門評選為優(yōu)秀經(jīng)濟(jì)合同管理員的,各單位應(yīng)給予一定的獎勵。
第四十五條 對有下列情況之一的,須根據(jù)情況追究有關(guān)責(zé)任人員的行政、經(jīng)濟(jì)直至法律責(zé)任。
1、 在合同簽訂過程中,違反本管理辦法,玩忽職守,給本企業(yè)造成損失的;
2、 未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限、不依規(guī)定程序?yàn)E簽合同、簽訂無效合同,給企業(yè)造成損失的;
3、 在合同履行過程中,由于單位、部門或個人失職,致使合同不能正常履行給本企業(yè)造成損失的;
4、 在簽訂、履行合同過程中,利用職權(quán)和工作之便,索賄收賄、循私舞弊,致使國家和本企業(yè)的利益受到損害的。
第十章 其 他
第四十六條 各單位應(yīng)依據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則。子公司、設(shè)計(jì)院制訂的實(shí)施細(xì)則報(bào)集團(tuán)公司備案,直營區(qū)域公司制訂的實(shí)施細(xì)則報(bào)集團(tuán)公司審批后實(shí)施。
第四十七條 本辦法由集團(tuán)公司合約部負(fù)責(zé)解釋。
第四十八條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,原合同管理辦法同時停止執(zhí)行。
合同管理辦法細(xì)則【2】
1目的
規(guī)范集團(tuán)公司合同管理程序,明確管理職責(zé),界定管理層面,防范經(jīng)營風(fēng)險,提高管理效能。
2 適用范圍
本制度適用于集團(tuán)公司本部、分支機(jī)構(gòu)和其他直屬單位。集團(tuán)公司全資、控股子公司依據(jù)法定程序執(zhí)行。
3 定義
3.1所屬單位:特指集團(tuán)公司所屬各全資企業(yè)、其他直屬單位,以及依照法定程序應(yīng)當(dāng)執(zhí)行本制度的集團(tuán)公司控股企業(yè)。
3.2合同:是指除勞動合同外,集團(tuán)公司及其全資、控股成員企業(yè)及其他直屬單位與平等主體的自然人、法人和其它組織之間,以及集團(tuán)內(nèi)各平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
3.3合同管理:是指對合同立項(xiàng)、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。
4管理體制、組織形式與相關(guān)規(guī)定
4.1 合同管理實(shí)行分級歸口管理與有限的集中控制相結(jié)合的管
理體制,具體組織形式包括:
4.1.1 所屬單位下列合同,如果是隸屬于集團(tuán)公司直接管理的項(xiàng)目,由集團(tuán)公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審核同意后方可簽訂;非隸屬于集團(tuán)公司直接管理的項(xiàng)目,以及其他屬于集團(tuán)公司授權(quán)分支機(jī)構(gòu)或其他直管單位管理的項(xiàng)目,需經(jīng)具有相應(yīng)管理權(quán)限的集團(tuán)公司分支機(jī)構(gòu)或其他直管單位審核同意后簽訂,并由審核或直接辦理單位報(bào)集團(tuán)公司備案。其中,需由集團(tuán)公司提供擔(dān)保的項(xiàng)目合同,應(yīng)當(dāng)經(jīng)集團(tuán)公司審核同意后簽訂:
4.1.1.1 電力項(xiàng)目利用外資合同。
4.1.1.2 投資、借(貸)款及其他融資、企業(yè)財(cái)產(chǎn)保險、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同(房屋租賃合同除外)。
4.1.1.3 集團(tuán)公司直管所屬單位的購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、電廠運(yùn)營、機(jī)組檢修合同。
4.1.1.4 企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同,以及擔(dān)保合同。
4.1.1.5 限額以上的買賣合同。
4.1.1.6集團(tuán)公司或具有管理權(quán)限的所屬單位認(rèn)為有必要審核或備案的其它合同。
4.1.2 集團(tuán)公司本部各類合同,以及所屬單位除4.1.1規(guī)定范圍以外的其他合同,由集團(tuán)公司及所屬單位分別按本辦法關(guān)于單位內(nèi)部合同管理的相關(guān)規(guī)定,自行辦理。
4.1.3 集團(tuán)公司控股企業(yè),對4.1.1規(guī)定事項(xiàng),按《公司法》
及公司章程規(guī)定的股東權(quán)利及程序辦理。
4.2 管理規(guī)定
4.2.1簽訂合同,除即時清結(jié)外,都必須采用書面形式。
4.2.2 集團(tuán)公司本部及所屬單位法律事務(wù)工作機(jī)構(gòu)或者法律顧問所在的綜合管理部門,為合同歸口管理部門。
4.2.3 需要以集團(tuán)公司或者所屬單位名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人,借調(diào)、借用人員不得被指定為承辦人。
4.2.4審計(jì)、監(jiān)察部門依其職責(zé)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)察。
4.2.5合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)經(jīng)財(cái)務(wù)、審計(jì)、歸口管理部門,以及合同項(xiàng)目所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門審查會簽。相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門范圍,由承辦部門根據(jù)項(xiàng)目所涉及的計(jì)劃、歸口管理、綜合事務(wù)、勞動、人事、安全、技術(shù)、生產(chǎn)、建設(shè)、股權(quán)、市場、國際合作等問題確定。
4.2.6 合同管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制與審查會簽責(zé)任制相結(jié)合的責(zé)任制度。
4.2.6.1合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé),合同承辦人為直接責(zé)任人。
4.2.6.2 審查會簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本辦法的規(guī)定,對合同項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 -4-
4.2.7 集團(tuán)公司及所屬單位內(nèi)部的部(處、科、室)等職能部門一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件;具有營業(yè)執(zhí)照的分支機(jī)構(gòu)以自己的名義對外簽訂合同,應(yīng)當(dāng)具有集團(tuán)公司的授權(quán)委托。
4.2.8 法定代表人不親自簽署而授權(quán)代理人簽署合同,應(yīng)當(dāng)按《集團(tuán)公司法定代表人授權(quán)委托管理辦法》的規(guī)定,辦理授權(quán)委托書。
4.2.9合同承辦部門和合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺帳,實(shí)行履約跟蹤統(tǒng)計(jì)報(bào)告責(zé)任制。
4.2.10 在合同的訂立、履行中,對有下列行為之一,且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的,由監(jiān)察部門按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查處,并會同人事部門追究責(zé)任單位(部門)負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。涉嫌犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)處理:
4.2.10.1 不按本辦法規(guī)定簽訂、履行合同的。
4.2.10.2 訂有重大缺陷或無效合同的。
4.2.10.3 審查人員延誤審查時間或未審出合同缺陷的。
4.2.10.4 不按法律或本辦法規(guī)定履行變更或解除合同職責(zé)的。
4.2.10.5 應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的。
4.2.10.6 提供虛假資料的。
4.2.10.7 不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的。
4.2.10.8 未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或擅自轉(zhuǎn)委托的。
4.2.10.9 與對方或第三人惡意串通、收收賄賂的。 -5-
4.2.10.10 泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的。
4.2.10.11 延誤糾紛處理法定時效期間的。
4.2.10.12 在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。
5 職責(zé)
5.1 歸口管理部門職責(zé)
5.1.1 貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,為合同承辦部門提供法律服務(wù)。
5.1.2 建立健全本單位合同管理制度,監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬、所管單位合同管理情況。
5.1.3 參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。
5.1.4 統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證、鑒證事宜,管理合同專用章。
5.1.5 負(fù)責(zé)合同備案文本的管理,執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計(jì)及報(bào)告制度。
5.1.6 組織合同管理知識培訓(xùn),負(fù)責(zé)合同承辦人員資格審查。
5.1.7 在會簽或參與重大合同談判過程中,負(fù)責(zé)審查合同主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性。
5.1.8 其他相關(guān)管理工作。
5.2 合同承辦部門職責(zé)
5.2.1 負(fù)責(zé)合同立項(xiàng),指定合同承辦人,進(jìn)行可行性論證,意向接觸,資信調(diào)查,報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.2.2 組織合同的談判。
5.2.3 起草合同文本,并組織審查會簽。
5.2.4 組織合同的簽訂,辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書。
5.2.5 負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。
5.2.6 負(fù)責(zé)合同檔案的管理。
5.2.7 負(fù)責(zé)所屬單位報(bào)送集團(tuán)公司審核合同事項(xiàng)的辦理。
5.2.8 收集本辦法的執(zhí)行情況信息,并按集團(tuán)公司年度制度建設(shè)計(jì)劃,提出修
改意見。
5.3 合同審查會簽部門職責(zé)
5.3.1 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的價款、支付方式的合理性、可行性,資金預(yù)算及來源的可靠性,財(cái)務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性,擔(dān)保財(cái)產(chǎn)合法、安全性進(jìn)行審查;對合同變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評估,出具書面意見。
5.3.2 審計(jì)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的資金來源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動用審批手續(xù)的合法性以及合同價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性進(jìn)行審查。
5.3.3 相關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé),負(fù)責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。 -7-
5.3.4 歸口管理部門審查會簽職責(zé),按本辦法5.1.7的規(guī)定執(zhí)行。
5.4 合同承辦人職責(zé)
承辦人應(yīng)對合同自商約時起至履行完畢止的全過程負(fù)責(zé),對期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題,按國家有關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定,須及時與本部門負(fù)責(zé)人、歸口管理部門進(jìn)行協(xié)商,并以承辦人為主進(jìn)行處理。
5.5 監(jiān)察部門職責(zé)
負(fù)責(zé)對合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查,對合同管理中出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)問題進(jìn)行調(diào)查處理,提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定,并可根據(jù)需要進(jìn)行專項(xiàng)效能監(jiān)察。
6 程序
6.1 合同送審及備案程序
6.1.1 按4.1.1規(guī)定,責(zé)任單位將合同草案、立項(xiàng)依據(jù)、事項(xiàng)所涉及的有關(guān)原始資料,并附相關(guān)情況說明,辦理報(bào)批或備案。
6.1.2 合同送審,按合同所涉及業(yè)務(wù)的性質(zhì),向相應(yīng)業(yè)務(wù)主管部門報(bào)送,由該業(yè)務(wù)主管部門承辦。
6.1.2.1 承辦部門審核立項(xiàng)依據(jù)、簽署承辦意見、確定承辦人。
6.1.2.2 按6.2規(guī)定的會簽、審核、審批程序辦理。
6.1.2.3 通過審批后,由承辦部門通知送審單位簽署。
6.1.2.4 涉及變更、解除、糾紛處理問題時,按本辦法相關(guān)規(guī)定辦理。
6.1.3 合同備案,應(yīng)向合同歸口管理部門報(bào)送,由歸口管理部門辦理。
6.1.3.1 歸口管理部門根據(jù)具體情況和需要,組織合同審查,征求相關(guān)部門意見。
6.1.3.2 對存在相關(guān)問題的合同,協(xié)商報(bào)備單位處理。
6.1.3.3 備案材料歸檔。
6.2 合同簽訂程序
6.2.1 立項(xiàng)
6.2.1.1 合同立項(xiàng)應(yīng)當(dāng)由承辦部門填寫立項(xiàng)登記審批表,注明立項(xiàng)依據(jù)及資金來源(預(yù)算內(nèi)與預(yù)算外)。
6.2.1.2 意向接觸,確定合作主要條件及運(yùn)作方式,開展相關(guān)合作條件或價格方面的咨詢,或者按招投標(biāo)管理規(guī)定組織招標(biāo)。
6.2.1.3 資信調(diào)查, 確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力,范圍包括:
1)具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件,且真實(shí)有效。涉及專營許可的,具備相應(yīng)的許可證明文件;涉及資質(zhì)要求的,具備相應(yīng)的資質(zhì)(等級)證書。
2)經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項(xiàng)目的需要。
3)具有履約能力,必要時應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、資
金證明、注冊會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。
4)具有履約信用:過去三年重合同、守信用,無嚴(yán)重違約事實(shí);在簽署本合同時,未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大財(cái)經(jīng)犯罪案件。
5)在簽署本合同時,不存在任何司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)關(guān)作出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。
6)其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng)。
6.2.1.4 對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人,如果必須與其簽訂合同時,應(yīng)由其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。
6.2.2 草擬合同文本
凡國家、行業(yè)或集團(tuán)公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需要予以適用或借鑒。
6.2.2.1 合同必備條款包括標(biāo)的(規(guī)格、型號、數(shù)量或具體事項(xiàng))、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限、地點(diǎn)、方式、價款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。
6.2.2.2 具有支付條件的合同,首期預(yù)付款原則上不超過合同總價款的30%;如數(shù)額較大或必須超過30%,合同他方應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)擔(dān)保。
6.2.2.3 合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。 -10-
6.2.2.4 合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定,但我方至少保證承辦部門存檔、附財(cái)務(wù)付款手續(xù)留存、歸口管理部門備案各一份。
6.2.3 談判
重大合同應(yīng)組成談判小組進(jìn)行談判,一般應(yīng)有財(cái)務(wù)、技術(shù)、法律、監(jiān)察審計(jì)及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加,承辦部門負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。
6.2.3.1召開準(zhǔn)備會議,明確談判事項(xiàng),確定談判原則、策略、重點(diǎn)及主談人員,統(tǒng)一部署。
6.2.3.2 承辦人對談判中遇到的重大問題,應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào),必要時向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。
6.2.3.3 談判結(jié)束后,承辦人制作談判備忘錄,并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。備忘錄應(yīng)記載以下內(nèi)容:
1)準(zhǔn)備會議情況,包括會議時間、參加人員、形成的一致意見、聲明保留意見、法律意見、需要請示承辦單位負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理或法定代表人的事項(xiàng)等。
2)談判情況,包括進(jìn)展情況、取得的成果、雙方存在的主要分歧,以及下一步我方談判人員提出的應(yīng)對意見。
6.2.4 審查會簽
6.2.4.1 承辦人填制審查會簽單,附合同草案,連同合同立項(xiàng)依據(jù)、他方當(dāng)事人的資信狀況證明材料,送會簽部門審查。
6.2.4.2 審查部門應(yīng)提出具體的審查意見,如有必要,可附書
面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見,應(yīng)按職責(zé)在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見,并由審核人簽字。
1) 審查意見書應(yīng)包括以下內(nèi)容:合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負(fù)責(zé)人簽字。
2) 合同簽審部門對合同的審核期限,一般不超過五個工作日。對特別重大、復(fù)雜合同的審查,一般不超過八個工作日。
6.2.4.3 審查會簽意見處理
1) 根據(jù)合同所涉及項(xiàng)目的具體情況,經(jīng)承辦人與審查人溝通,由承辦人按雙方取得共識的意見,修改合同草案。
2) 出于項(xiàng)目本身需要及各種客觀條件的限制,對于承辦人認(rèn)為無法采納的意見,應(yīng)向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),由本部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否采納。
3) 承辦人應(yīng)將審查會簽意見處理情況如實(shí)填入《立項(xiàng)登記審批表》,對未予采納的意見,應(yīng)注明原因。
6.2.6 審核
6.2.6.1 承辦人將承辦部門承辦意見填入《立項(xiàng)登記審批表》,由部門審核蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字。承辦意見包括:
1)當(dāng)事人的主體資格和資質(zhì)是否符合要求。
2)合同項(xiàng)目是否符合法律、法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的批準(zhǔn)文件。
3)合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范。
4)合同項(xiàng)目是否列入年度投資計(jì)劃。
5)合同條款是否是締約人真實(shí)意思的表示。
6) 合作條件、方式是否符合公平、效益原則,主體之間的平等地位是否得到體現(xiàn)。
7)合同價款是否合理,價款的確定是否符合公司有關(guān)程序。
8)相關(guān)問題的處理意見。
9) 是否具備簽署條件。
6.2.6.2 承辦人將《立項(xiàng)登記審批表》連同合同草案、會簽單、會簽部門審查意見書、或有的談判備忘錄,以及承辦部門認(rèn)為必須提交的其他說明材料,送歸口管理部門審核。
6.2.6.3 歸口管理部門審核
1) 對符合本辦法規(guī)定的程序和要求,所附資料齊全的合同,由歸口管理部門經(jīng)辦人在會簽單上簽字、統(tǒng)一編號。
2)對未按本辦法規(guī)定履行相應(yīng)程序、所附資料不全的合同,由歸口管理部門提出補(bǔ)正意見,承辦部門整改。
6.2.7 審批
6.2.7.1 歸口管理部門審核、編號后,由承辦人將合同草案及相關(guān)資料送部門分管副總經(jīng)理(總師)審批。部門分管副總經(jīng)理(總師)認(rèn)為必要的,在簽署意見后送法定代表人審批。 -13-
6.2.7.2 部門分管副總經(jīng)理(總師)或法定代表人,根據(jù)《立項(xiàng)登記審批表》記載的事項(xiàng)、部門意見及相關(guān)情況,決定是否批準(zhǔn)。
6.2.8 簽署
6.2.8.1 承辦人對合同逐頁簽字后,送法定代表人簽署。
6.2.8.2 法定代表人授權(quán)委托代理人簽署的,應(yīng)由承辦人會同合同歸口管理部門辦理授權(quán)委托書。
6.2.8.3 法定代表人或受托人簽署后,送歸口管理部門加蓋合同專用章。承辦人應(yīng)將合同副本、授權(quán)委托書(各1份)留存歸口管理部門備案。
6.2.8.4 合同他方由代理人承辦、代簽合同的,應(yīng)索取其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
6.2.8.5 根據(jù)法律規(guī)定或當(dāng)事人之間的約定,辦理合同鑒證、公證或?qū)徟?、備案手續(xù)。
6.2.9 簡易程序
對于標(biāo)的數(shù)額及風(fēng)險較小的采購、服務(wù)類合同,以及特殊緊急情況下的應(yīng)急事項(xiàng)合同,可按6.2.1、6.2.2、6.2.7、6.2.8的規(guī)定,直接辦理。具體包括:
6.2.9.1 直接或間接涉及金額在20萬元以下的買賣及辦公服務(wù)類合同。
6.2.9.2 特殊緊急情況下經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)的合同。
6.3 履行程序
6.3.1合同經(jīng)簽字、蓋章,且約定的生效條件成就時方可全面實(shí)際履行。合同生效之前,不得實(shí)際履行。
6.3.2 承辦人按合同約定,承擔(dān)通知義務(wù),組織合同的履行,辦理相關(guān)事項(xiàng),并及時填寫《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》,按年度報(bào)歸口管理部門備案。如有付款事項(xiàng),承辦人應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供合同副本。
6.3.3 承辦部門實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì),掌握實(shí)際履行情況。對出現(xiàn)的各種問題,及時獲取證據(jù)、協(xié)調(diào)處理并向歸口管理等相關(guān)部門報(bào)告。重大事項(xiàng),必須及時向合同簽署人報(bào)告。
6.4 變更或解除程序
6.4.1 合同需要變更或解除時,合同承辦部門應(yīng)在與合同歸口管理等部門溝通情況后,以書面形式通知他方,說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成,需按本辦法6.2的相關(guān)規(guī)定辦理。
6.4.2 合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的文書、電報(bào)、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文,應(yīng)及時與歸口管理等部門溝通情況、請示合同簽署人后,應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)書面答復(fù)對方。如果必須變更或解除,應(yīng)與他方達(dá)成變更或解除合同的書面協(xié)議草案,確定索賠條件,并按本辦法6.2的相關(guān)規(guī)定辦理。 -15-
6.4.3 對不可抗力或國家宏觀政策調(diào)整原因而使合同不能履行或延期履行的,應(yīng)及時書面通知對方或者及時取得對方遇有上述情況的證明材料,主動與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。
6.4.4 有擔(dān)保條款的合同變更,應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。
6.4.5 需經(jīng)有關(guān)行政部門批準(zhǔn)的合同,變更或解除合同應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。
6.4.6 經(jīng)公證、鑒證的合同,所達(dá)成的變更或解除合同的協(xié)議需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。
6.4.7 涉外合同的變更或解除,法律有特殊規(guī)定的應(yīng)按規(guī)定辦理。
6.5 糾紛處理程序
6.5.1 合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的,承辦部門必須在法定或約定的時間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù)。
6.5.2 出現(xiàn)糾紛,承辦部門應(yīng)立即向合同簽署人和歸口管理部門報(bào)告,并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。
6.5.3 合同糾紛協(xié)商、調(diào)解, 應(yīng)由合同承辦部門與歸口管理部門共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時,應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時,應(yīng)在法律規(guī)定的時效期間內(nèi),可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛,承辦部門應(yīng)商同歸口管理部門確定代理人、應(yīng)對方案等,并向受托簽
署人、法定代表人請示。
6.6 檔案管理與使用程序
6.6.1 歸口管理部門依據(jù)合同審核情況,建立適時動態(tài)統(tǒng)計(jì)臺賬。
6.6.2 合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后,由承辦人整理、保管合同檔案,并按集團(tuán)公司有關(guān)檔案管理的規(guī)定及時歸檔。具體范圍包括:
6.6.1.1 合同正式文本及附件。
6.6.1.2 立項(xiàng)登記審批表。
6.6.1.3 會簽單。
6.6.1.4 審查會簽意見書。
6.6.1.5 與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。
6.6.1.6合同他方當(dāng)事人資信證明材料。
6.6.1.7 雙方或有的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
6.6.1.8 合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等。
6.6.1.9 或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。
6.6.1.10 或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。
6.6.1.11 其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。
6.6.2 檔案的使用,按集團(tuán)公司檔案及商業(yè)秘密管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.7 監(jiān)督管理程序
6.7.1 審計(jì)部門、歸口管理部門對在專項(xiàng)審計(jì)、日常管理中發(fā)現(xiàn)的問題,及時向監(jiān)察部門反映。
6.7.2 監(jiān)察部門對審計(jì)、歸口管理部門反映的情況,組織有關(guān)部門開展調(diào)查工作。
6.7.3 監(jiān)察部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果,以及在效能監(jiān)察、舉報(bào)處理中發(fā)現(xiàn)的問題,提出整改意見,經(jīng)承辦部門分管副總經(jīng)理(總師)同意后,要求承辦部門及相關(guān)責(zé)任人予以糾正。
6.7.4對依據(jù)事實(shí)情況及集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定需要做出處理的,
由監(jiān)察部門提出處理意見,經(jīng)本部門分管公司領(lǐng)導(dǎo)同意后,向法定代表人報(bào)告。
6.7.5 監(jiān)察部門依據(jù)集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定或決議,商人事勞動部門處理。
7 支持性文件及相關(guān)附件
7.1支持性文件
7.1.1《中華人民共和國合同法》
7.1.2《中華人民共和國公司法》
7.1.3《中國電力投資集團(tuán)公司組建方案》
7.1.4《中國電力投資集團(tuán)公司章程》
7.1.5《中國電力投資集團(tuán)公司規(guī)章制度管理制度》
7.2 相關(guān)附件
7.2.1 合同管理流程圖
7.2.2 合同審核會簽表
7.2.3 合同履行情況統(tǒng)計(jì)表
7.2.4 合同立項(xiàng)登記審批表
7.2.5 制度執(zhí)行情況反饋意見表
第7篇 工程合同管理信息及檔案資料管理監(jiān)理細(xì)則
工程監(jiān)理細(xì)則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一) 合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實(shí)施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;
2. 熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴(yán)格執(zhí)行合同;
3．協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題;
4. 及時向業(yè)主報(bào)告合同的執(zhí)行情況;
5. 獨(dú)立、公正地協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中的合同糾紛。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實(shí)行分類管理;
2. 協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3．分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;
4. 掌握合同內(nèi)容,實(shí)行跟蹤管理;
5. 進(jìn)行合同違法預(yù)警,及時采取防范措施。
6. 認(rèn)真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7. 工程變更的要求可以由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包人或設(shè)計(jì)單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認(rèn)為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應(yīng)向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應(yīng)對此負(fù)責(zé)外,其所引起的附加費(fèi)用由承包人承擔(dān),不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認(rèn)發(fā)出變更令前,均應(yīng)征得業(yè)主同意。
8. 承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9. 對涉及設(shè)計(jì)漏項(xiàng),變更技術(shù)方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設(shè)計(jì)的變更等,不論其經(jīng)費(fèi)增減情況,均應(yīng)及時經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后才能下達(dá)。
10. 變更的估價由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應(yīng)按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報(bào)總監(jiān)理工程師審批。在合同實(shí)施過程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設(shè)單位也不直接向分包人付款。
(三) 信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時注意對信息進(jìn)行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機(jī),對工程逐步實(shí)施動態(tài)管理,并隨時從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2. 信息管理實(shí)行監(jiān)理組織各級人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負(fù)責(zé)的管理體制。
3．監(jiān)理檔案管理
4. 行政檔案。監(jiān)理與建設(shè)單位之間來往函件。監(jiān)理與承包人之間往來函件,書面簽復(fù)申請批復(fù),會議記錄。監(jiān)理與設(shè)計(jì)方及其它有關(guān)方往來函件。監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部往來函件,請示報(bào)告,報(bào)告批復(fù)。監(jiān)理月報(bào)。
5. 計(jì)量支付檔案。承包人提出的索賠申請及批示情況。承包人提出的計(jì)日工和單價。額外或緊急工程費(fèi)用計(jì)算設(shè)計(jì)變更批準(zhǔn)的費(fèi)用計(jì)算。各類支付證書工程進(jìn)度周、月報(bào)表
6. 技術(shù)檔案開工及停工指令額外工程圖紙變更設(shè)計(jì)圖紙現(xiàn)場指令檢查記錄施工圖紙竣工圖紙
7. 工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時整理工程技術(shù)檔案。
第8篇 石油銷售公司合同管理細(xì)則
石油銷售公司合同管理辦法
第一章 總則
第一條為了加強(qiáng)石油銷售公司(以下簡稱'hb公司'或'公司')的合同管理工作,維護(hù)公司對外經(jīng)濟(jì)、技術(shù)交往中的合法權(quán)益,保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)行,規(guī)范簽約履約行為,避免經(jīng)營風(fēng)險,提高經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》和產(chǎn)品經(jīng)銷公司《合同管理暫行辦法》及相關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條本辦法適用于公司對外簽訂的有關(guān)設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議。
第三條公司訂立、履行合同必須遵守《合同法》、產(chǎn)品經(jīng)銷公司《合同管理暫行辦法》及本辦法的規(guī)定,符合國家政策,尊重社會公德,貫徹執(zhí)行平等互利、協(xié)商一致、等價有償、誠實(shí)信用的原則,確保合同預(yù)期經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。任何單位和個人不得利用合同從事違法活動,擾亂社會經(jīng)濟(jì)秩序和公司生產(chǎn)經(jīng)營管理秩序,損害國家利益、社會公共利益、公司利益。
第四條公司建立'統(tǒng)一管理、分級授權(quán)、歸口審查、各負(fù)其責(zé)'的合同管理體制。
(一)統(tǒng)一管理,即公司制定統(tǒng)一的合同管理辦法,所屬企業(yè)制定相應(yīng)的合同管理辦法;合同審查審批和合同印章管理統(tǒng)一由各級合同主管部門負(fù)責(zé)。
(二)分級授權(quán),即按合同的性質(zhì)、種類和標(biāo)的額大小劃分公司與上級單位之間的合同管理權(quán)限,對合同實(shí)行分級負(fù)責(zé)、授權(quán)管理。
(三)歸口審查,即對合同內(nèi)容,由合同主管部門歸口綜合審查,相關(guān)專業(yè)部門聯(lián)合會審。合同主管部門負(fù)責(zé)法律審查,相關(guān)專業(yè)部門負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查。
(四)各負(fù)其責(zé),即合同承辦部門全面負(fù)責(zé)合同的訂立、履行,對合同商務(wù)風(fēng)險負(fù)責(zé);合同主管部門對合同法律風(fēng)險負(fù)責(zé);相關(guān)專業(yè)部門對合同相關(guān)專業(yè)、技術(shù)風(fēng)險負(fù)責(zé)。
第五條公司及公司各部門應(yīng)配合產(chǎn)品經(jīng)銷公司建立和完善合同管理信息系統(tǒng),推進(jìn)合同的草擬、審核、訂立、審批、履行、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)、歸檔等全流程自動化管理,逐步實(shí)現(xiàn)合同網(wǎng)上信息處理,提高合同管理的效率和水平。
公司建立合同審查標(biāo)準(zhǔn)流程,推行合同示范文本制度。對在生產(chǎn)經(jīng)營活動中大量發(fā)生的常見合同,公司應(yīng)組織編制有關(guān)業(yè)務(wù)通行的規(guī)范合同文本。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第六條合同管理實(shí)行主管部門、專業(yè)部門和承辦部門管理相結(jié)合的原則。公司承擔(dān)法律事務(wù)工作的職能部門為合同主管部門,規(guī)劃、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、技術(shù)、審計(jì)及其他專業(yè)部門是合同管理的專業(yè)部門,合同的具體執(zhí)行部門是承辦部門。
第七條合同主管部門應(yīng)當(dāng)配備專(兼)職合同管理人員,并將管理人員名單及聯(lián)系方式報(bào)產(chǎn)品經(jīng)銷公司企業(yè)管理部(法律事務(wù)部)登記,管理人員發(fā)生變更的,應(yīng)于變更之日起五日內(nèi)報(bào)產(chǎn)品經(jīng)銷公司企業(yè)管理部(法律事務(wù)部)變更登記。主要承擔(dān)以下合同管理職責(zé):
(一)負(fù)責(zé)起草及組織實(shí)施合同管理實(shí)施辦法;
(二)參加重要合同項(xiàng)目的調(diào)研立項(xiàng), 參與公司重要合同項(xiàng)目的談判、法律論證、法律審查;
(三)負(fù)責(zé)管理權(quán)限范圍內(nèi)合同的法律審查和合同爭議糾紛的處理等事項(xiàng);
(四)負(fù)責(zé)辦理需呈報(bào)產(chǎn)品經(jīng)銷公司審批或授權(quán)簽約的合同項(xiàng)目事宜;
(五)負(fù)責(zé)編寫常見合同規(guī)范文本,報(bào)產(chǎn)品經(jīng)銷公司合同主管部門核準(zhǔn)后推廣使用;
(六)對管理權(quán)限范圍內(nèi)的合同履行情況進(jìn)行定期檢查;
(七)負(fù)責(zé)建立合同管理臺帳和合同文本檔案,并負(fù)責(zé)本企業(yè)合同信息的匯總、編制、統(tǒng)計(jì)分析,并按規(guī)定向產(chǎn)品經(jīng)銷公司合同主管部門報(bào)送材料;
(八)負(fù)責(zé)制定合同管理流程,配合建立合同管理信息系統(tǒng),對公司各部門的合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核;
(九)產(chǎn)品經(jīng)銷公司合同主管部門和公司要求履行的其它職責(zé)。
第八條合同承辦部門職責(zé):
(一)調(diào)查合同相對方主體資格、權(quán)限、資信情況、簽約能力、履約能力以及擔(dān)保人的相關(guān)資信情況,對合同相對方簽約資格和履約能力負(fù)責(zé);
(二)具體負(fù)責(zé)所承辦合同的文本起草、談判、簽訂等相關(guān)事宜,保證起草的合同具有可行性、完整性、可操作性;
(三)辦理合同的申報(bào)及擔(dān)保、公(鑒)證、批準(zhǔn)登記等有關(guān)手續(xù);
(四)具體負(fù)責(zé)所簽合同的全面履行,協(xié)調(diào)履行過程中的相關(guān)事宜,及時督促合同相對方履行合同,保存合同履行過程中的有關(guān)文書,對履行中出現(xiàn)的問題,應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)及合同主管部門反映,并協(xié)調(diào)解決,遇有合同需要變更、解除等重大事項(xiàng)時,按照規(guī)定送審;
(五)負(fù)責(zé)合同會簽過程中的協(xié)調(diào)工作;
(六)其他應(yīng)由承辦部門承擔(dān)的職責(zé)。
第九條公司的合同專業(yè)部門按照業(yè)務(wù)分工,負(fù)責(zé)有關(guān)合同的商務(wù)審查和技術(shù)審查,協(xié)助合同主管部門作好相關(guān)工作。
第十條公司應(yīng)配合產(chǎn)品經(jīng)銷公司建立和完善合同管理信息系統(tǒng),推進(jìn)合同的草擬、審核、訂立、審批、履行、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)、歸檔等全流程自動化管理,逐步實(shí)現(xiàn)合同網(wǎng)上信息處理,提高合同管理的效率和水平。
第十一條公司要加強(qiáng)合同管理的基礎(chǔ)工作,對合同臺帳、報(bào)表、談判記錄等統(tǒng)一歸檔,規(guī)范管理,明確專人負(fù)責(zé)。應(yīng)建立合同動態(tài)統(tǒng)計(jì)分析制度,定期分析合同簽訂及履行情況,及時發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題,提出改進(jìn)的意見和建議。
公司應(yīng)于每年7月5日前、次年1月5前向產(chǎn)品經(jīng)銷公司企業(yè)管理部(法律事務(wù)部)書面報(bào)告合同管理工作半年、全年綜合情況,每月按統(tǒng)一格式向產(chǎn)品經(jīng)銷公司企業(yè)管理部(法律事務(wù)部)上報(bào)合同業(yè)務(wù)報(bào)表。
第三章 管理權(quán)限
第十二條公司在產(chǎn)品經(jīng)銷公司授權(quán)營業(yè)登記的經(jīng)營范圍內(nèi),管理、簽訂產(chǎn)品經(jīng)銷公司《合同管理暫行辦法》第十三條規(guī)定之外各類合同。
第十三條下列合同需經(jīng)公司綜合辦公室審核后報(bào)集團(tuán)公司、產(chǎn)品經(jīng)銷公司審查審批后簽訂:
(一)經(jīng)集團(tuán)公司、產(chǎn)品經(jīng)銷公司立項(xiàng)的基本建設(shè)項(xiàng)目所涉及的合同,包括:
1.建設(shè)工程勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理合同以及涉及環(huán)境評價、安全評價、可行性研究等項(xiàng)目前期工作的合同標(biāo)的額在20萬元人民幣以上,土地征用合同標(biāo)的額在50萬元人民幣以上的;
2.建設(shè)工程施工合同:土建工程施工合同標(biāo)的額在50萬元人民幣以上;安裝工程施工(含材料費(fèi))合同標(biāo)的額在50萬元人民幣以上;
3.與工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的重要設(shè)備、材料的采購合同,標(biāo)的額在50萬元人民幣以上。
(二)經(jīng)公司立項(xiàng)的科研項(xiàng)目所涉及的合同(包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同),合同標(biāo)的額在100萬元人民幣以上;
(三)期限在6個月以上或標(biāo)的額在50萬元人民幣以上的化工產(chǎn)品銷售合同;
(四)由公司負(fù)責(zé)招標(biāo)審批的物資采購項(xiàng)目所涉及的合同;
(五)固定資產(chǎn)購置合同標(biāo)的額在50萬元人民幣以上的;
(六)其它需經(jīng)集團(tuán)公司、產(chǎn)品經(jīng)銷公司審查審批的合同。
第十四條公司不得簽訂對外擔(dān)保合同。
第十五條公司內(nèi)部職能部門不得以部門名義對外簽訂合同。
第十六條公司管理的合同由公司行政主要負(fù)責(zé)人簽署。公司行政主要負(fù)責(zé)人可向各部門負(fù)責(zé)人頒發(fā)授權(quán)委托證書,明確授權(quán)范圍,在授權(quán)范圍內(nèi)由被授權(quán)人代為簽署合同,不得轉(zhuǎn)授權(quán)。
由公司綜合辦公室具體承辦授權(quán)事宜。
第十七條公司對于依據(jù)本辦法規(guī)定不需要報(bào)產(chǎn)品經(jīng)銷公司及集團(tuán)公司審核批準(zhǔn)的合同,需交公司合同主管部門備案登記。
第四章 合同的訂立
第十八條訂立合同必須有計(jì)劃列項(xiàng),做好洽談的充分準(zhǔn)備,并履行必要的審查審批程序。具備招標(biāo)條件的合同項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)按照產(chǎn)品經(jīng)銷公司及公司招標(biāo)管理制度的要求進(jìn)行招標(biāo)。
第十九條公司對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)、技術(shù)往來,除即時清結(jié)者外,必須事先訂立書面合同。應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而沒有訂立的,財(cái)務(wù)部不予結(jié)算。依法需要辦理登記、公(鑒)證、審批等手續(xù)的,按法律規(guī)定執(zhí)行。合同主管部門認(rèn)為需要辦理公(鑒)證的合同,由合同承辦部門依法辦理相關(guān)手續(xù)。
第二十條以談判方式訂立合同一般程序:立項(xiàng)、資信調(diào)查、組織談判、起草文本、審查審批、簽字蓋章及備案。
通過招標(biāo)投標(biāo)方式訂立的合同,在確定中標(biāo)單位后,由承辦部門根據(jù)招標(biāo)文件起草合同文本,辦理審查審批手續(xù)后簽訂。
第二十一條合同訂立前,合同承辦部門應(yīng)對合同相對方的主體資格、資質(zhì)、資信情況和履約能力等進(jìn)行了解和調(diào)查。主要包括:
(一)具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件,且真實(shí)有效;涉及專營許可或安全生產(chǎn)許可等要求的,具備相應(yīng)的許可證明文件;涉及資質(zhì)要求的,具備相應(yīng)的資質(zhì)(等級)證書;
(二)經(jīng)營范圍、注冊資本等能夠滿足合同項(xiàng)目的需要;
(三)具有履約能力,必要時應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)的資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表,注冊會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告和審計(jì)報(bào)告等相關(guān)文件;
(四)具有履約信用,過去三年重合同、守信用,無嚴(yán)重違約事實(shí);在簽署本合同時,未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件;簽約相對方信用調(diào)查可采取要求對方出具《保證函》的方式進(jìn)行;
(五)在簽署本合同時,不存在任何司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)關(guān)做出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序;
簽約相對方的涉訴情況,可采取由對方法律顧問或其委托的律師事務(wù)所出具《涉訴情況調(diào)查函》的方式進(jìn)行;
(六)對合同相對方合同承辦人員、簽約人資格進(jìn)行審查,對于需提供擔(dān)保的合同還應(yīng)對擔(dān)保人擔(dān)保資格及擔(dān)保能力進(jìn)行審查;
(七)其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng);
對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人,如果必須與其簽訂合同時,應(yīng)由其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。
對于重大合同,承辦部門可以委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查;必要時,可要求合同相對方出具銀行保函。
合同承辦部門應(yīng)按要求調(diào)查相對方資信情況,并在《合同報(bào)審表》中逐項(xiàng)據(jù)實(shí)填寫相關(guān)情況;按《合同報(bào)審表》要求,承辦人簽字確認(rèn),相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公司(部門)公章。
第二十二條合同承辦部門在授權(quán)范圍內(nèi)與合同相對方進(jìn)行談判;重大合同項(xiàng)目談判,應(yīng)當(dāng)由承辦部門牽頭,組成由商務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)、法律人員參加的談判小組,按專業(yè)和職責(zé)分工歸口把關(guān),提出并優(yōu)化談判方案。需要招標(biāo)的,按招標(biāo)程序進(jìn)行。
對專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)內(nèi)容復(fù)雜的合同,應(yīng)有相關(guān)技術(shù)專家參與談判,專家意見納入合同歸檔資料。
第二十三條合同承辦部門與合同相對方洽談后,根據(jù)雙方達(dá)成的初步共識在7個工作日內(nèi)完成合同文本起草工作,訂立合同時應(yīng)遵守以下規(guī)定:
(一)訂立合同,一般應(yīng)由我方起草合同文本。
(二)訂立合同應(yīng)使用集團(tuán)公司、產(chǎn)品經(jīng)銷公司或公司制定的規(guī)范合同文本,尚未制定規(guī)范合同文本的,可使用國家標(biāo)準(zhǔn)合同文本,若規(guī)范文本、標(biāo)準(zhǔn)文本均尚未制定時,所使用的合同文本應(yīng)符合相關(guān)法律、法規(guī)的要求。
(三)合同文本應(yīng)當(dāng)用中文書寫,涉及境外業(yè)務(wù)合同的外方要求使用包括中文在內(nèi)的兩種以上語言書寫時,一般應(yīng)在合同中約定'不同語言文本不一致時,以中文文本為準(zhǔn)'。
第二十四條合同項(xiàng)目需要招投標(biāo)的,招投標(biāo)文件應(yīng)經(jīng)合同主管部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門審核,方可發(fā)出。
第二十五條合同文本內(nèi)容一般包括下列條款:
(一)當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所:應(yīng)包括合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人(負(fù)責(zé)人)或代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式,并在合同中約定'雙方承諾該聯(lián)系方式為甲乙雙方文件往來的有效方式,聯(lián)系方式發(fā)生變化的需在變動之日起五個工作日內(nèi)通知對方。'
(二)標(biāo)的:動產(chǎn)應(yīng)標(biāo)明名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色等;不易確定的無形財(cái)產(chǎn)、勞務(wù)、工作成果等描述要準(zhǔn)確、完整;不動產(chǎn)應(yīng)注明名稱和坐落地點(diǎn);貨幣應(yīng)注明幣種;
(三)數(shù)量:包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式,數(shù)量要準(zhǔn)確,計(jì)量單位、計(jì)量方法和計(jì)量工具符合國家規(guī)定,國家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)寫明該標(biāo)準(zhǔn)的代號全稱。如有多種標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)約定與合同標(biāo)的相適用的標(biāo)準(zhǔn);
(四)質(zhì)量:寫明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)的方法、責(zé)任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等;
(五)價款或者報(bào)酬及支付方式:合同中應(yīng)明確規(guī)定價款或報(bào)酬數(shù)額、計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式和程序。通常采用分期付款方式,我方首期預(yù)付款一般不超過合同總價款的30%;尾留的質(zhì)保金一般不低于合同總價款的5%;
(六)履行期限、地點(diǎn)和方式:履約期限、地點(diǎn)和方式要具體明確,地點(diǎn)應(yīng)冠以省、市、縣(區(qū))名稱,交付標(biāo)的物方式、勞務(wù)提供方式和結(jié)算方式應(yīng)具體;
(七)雙方權(quán)利和義務(wù):應(yīng)明確、具體。對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、質(zhì)量健康安全環(huán)保(qhse)的合同條款必須明確產(chǎn)權(quán)歸屬和雙方的責(zé)任;
(八)違約責(zé)任: 合同中應(yīng)明確規(guī)定違約責(zé)任或賠償金的計(jì)算方法;
(九)解決爭議的方法: 約定通過訴訟解決的,應(yīng)寫明約定的有管轄權(quán)法院的名稱,通常應(yīng)約定由我方住所地法院管轄,約定由仲裁機(jī)構(gòu)裁決的,應(yīng)寫明具體的仲裁機(jī)構(gòu)的名稱;
(十)合同簽訂地:一般應(yīng)在我方住所地或主要辦事機(jī)構(gòu)所在地,并在合同中寫明。對于需要在我方住所地或主要辦事機(jī)構(gòu)所在地以外的地方簽訂合同的,應(yīng)經(jīng)合同主管部門書面同意。
(十一)雙方約定的其它條款。
第二十六條公司簽訂的合同一般應(yīng)按以下程序?qū)彶閷徟?
(一
)合同承辦部門草擬或填寫合同文本后,填寫《合同報(bào)審表》(附件一)隨同合同文本及立項(xiàng)批文、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目預(yù)算、談判記錄、談判人員名單、價格依據(jù)等與訂立合同有關(guān)的資料送合同主管部門和相關(guān)專業(yè)部門審查(相關(guān)專業(yè)部門由合同主管部門確定;合同主管部門認(rèn)為必要時,可以召集有關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行會審);
(二)合同主管部門和相關(guān)專業(yè)部門審查后,出具審查意見反饋合同承辦部門;
(三)合同承辦部門按照審查意見對合同文本進(jìn)行修改后送合同主管部門進(jìn)行編號;
(四)參與合同審查會簽的相關(guān)專業(yè)部門按本辦法規(guī)定的職責(zé),在《合同報(bào)審表》上簽署意見;
(五)合同主管部門在《合同報(bào)審表》上簽署部門審查意見。然后,由合同承辦部門按管理權(quán)限逐級呈公司分管領(lǐng)導(dǎo)、行政負(fù)責(zé)人審批簽字。
(六)經(jīng)審查通過的合同,合同承辦部門送交有權(quán)簽字人簽字后,由合同主管部門加蓋合同專用章。須經(jīng)政府有關(guān)部門批準(zhǔn)、登記方能生效的合同,由合同承辦部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。
合同使用兩種以上語言書寫的,只對中文文本進(jìn)行審查審批。
第二十七條各級領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在審查或?qū)徟碇刑顚懨鞔_意見并署名,禁止使用'原則同意'、'基本可行'等模糊性語言,如只簽字,則視為無效意見。各會簽部門如有保留意見,應(yīng)在《合同審查審批表》上(或附頁)注明。
合同文本經(jīng)會簽后不得隨意更改,如需更改,應(yīng)經(jīng)會簽部門同意并由合同主管部門做相應(yīng)記錄。
第二十八條簽訂合同應(yīng)嚴(yán)格履行本辦法規(guī)定的程序,不得先履行合同后擬定、補(bǔ)簽合同文本。如遇特殊情況,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并告知合同主管部門進(jìn)行登記,且應(yīng)按照本辦法規(guī)定及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。
第二十九條合同相對方有下列情形之一的,不得與之簽訂合同:
(一)未依法登記、未經(jīng)批準(zhǔn)而成立的單位、組織;
(二)非獨(dú)立單位或者單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、部門,且未經(jīng)法人授權(quán),或超越授權(quán)權(quán)限的;
(三)超越經(jīng)營范圍(包括超越經(jīng)營方式)、超資質(zhì)(未獲行政許可,或者未達(dá)到相當(dāng)級別、層次)經(jīng)營的;
(四)無履約能力,或者履約能力差又無可靠擔(dān)保的;
(五)信用、信譽(yù)不佳的;
(六)有巨額債務(wù),存在潛在履約困難的;
(七)具體簽約人無法提供有效的授權(quán)委托書,或者無法證實(shí)其法定代表人(負(fù)責(zé)人)身份的;
(八)因其違反法律、法規(guī)或規(guī)章,不宜與之簽約的其他情形。
第三十條公司之間或與集團(tuán)公司所屬企業(yè)之間訂立關(guān)聯(lián)交易合同,應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司的生產(chǎn)經(jīng)營和投資計(jì)劃及有關(guān)專項(xiàng)協(xié)議確定的定價原則、內(nèi)容要求,按照'有序競爭、比質(zhì)比價、同等優(yōu)先'的原則,由雙方協(xié)商簽約。
第三十一條合同相對方由代理人(非法定代表人或行政主要負(fù)責(zé)人)承辦、代簽合同的,應(yīng)索取其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
第三十二條公司對外簽訂合同必須使用合同專用章,不得使用行政印章或其它印章代替。關(guān)于合同印章的使用管理依照《陜西__石油(集團(tuán))產(chǎn)品經(jīng)銷公司合同印章管理的規(guī)定》執(zhí)行。嚴(yán)禁在空白文本上蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。
合同文本需具備以下形式要件方可加蓋公章:
(一)有行政負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的代理人(需有《授權(quán)證書》)簽字;
(二)經(jīng)公司審核批準(zhǔn),并如實(shí)、完整填寫《合同報(bào)審表》中各項(xiàng)內(nèi)容。
第三十三條留存的生效合同文本不得少于四份,分別由合同審核部門、承辦部門、財(cái)務(wù)部門、其它需要留存的部門保存。合同簽訂后,由合同主管部門負(fù)責(zé)在5日內(nèi)將合同文本分發(fā)給相關(guān)單位或部門,并記載分發(fā)情況。
第三十四條合同主管部門應(yīng)當(dāng)于每年12月31日前將公司該年度簽訂的合同及相關(guān)資料送交公司檔案管理部門歸檔。
第五章 合同履行
第三十五條合同正式生效前,不得實(shí)際履行合同。
合同生效后,合同承辦部門應(yīng)當(dāng)全面履行合同約定,落實(shí)質(zhì)量、數(shù)量、進(jìn)度、工程變更、工期(交貨期限)、驗(yàn)收、工程交接、付款等內(nèi)容,同時應(yīng)接受合同主管部門對履約情況的監(jiān)督檢查。
第三十六條合同承辦人發(fā)現(xiàn)合同相對方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同,或收到合同相對方對我方履行合同提出的異議時,應(yīng)立即書面報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和合同審核部門,并在法定或約定期限內(nèi),以法定或約定方式向合同相對方提出有針對性的異議或予以答復(fù)。發(fā)出的異議文函或答復(fù)材料需經(jīng)合同審核部門審核、備案。
第三十七條合同履行期間,合同承辦部門應(yīng)妥善保管與合同相關(guān)的雙方函電、文書、傳真、往來憑證等相關(guān)證明資料。
第三十八條因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款,承辦部門或承辦人在征得公司行政主要負(fù)責(zé)人的同意并經(jīng)合同審核部門審核、備案后,以書面形式向合同相對方提出變更合同的要求,并說明變更的原因、要求合同相對方答復(fù)的期限。書面文件應(yīng)以特快專遞的方式郵寄合同相對方或親自交合同相對方負(fù)責(zé)人或承辦人簽收,在未得到合同相對方書面答復(fù)前,除依法可以中止履行外,仍需按合同規(guī)定履行。
承辦部門或承辦人不得以合同相對方的口頭(包括電話)答復(fù)作為合同變更的依據(jù)。特快專遞詳情單應(yīng)當(dāng)注明文件名稱及文件簡要內(nèi)容,回執(zhí)作為重要資料予以保存。
第三十九條合同相對方提出變更合同要求的,必須以書面形式提出,口頭(包括電話)提出變更合同要求的,承辦部門或承辦人必須要求合同相對方提供書面文件,否則仍按原合同規(guī)定履行。
第四十條因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,必須在不可抗力發(fā)生時,及時向合同審核部門書面報(bào)告,并以書面形式告知合同相對方,再以電話通知,同時收集不可抗力發(fā)生的證據(jù)。不可抗力消除之日起3日內(nèi),向合同審核部門提出處理意見。需要解除合同的,須立即向合同相對方提出書面解除要求,并提供有關(guān)證明文件。
第四十一條合同相對方因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,提出書面解除合同要求時,應(yīng)立即中止合同的履行,并要求合同相對方提供有關(guān)證明文件。
第四十二條合同承辦部門在發(fā)現(xiàn)合同相對方經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽(yù)以及有喪失或可能喪失履行能力的情形時,并掌握確切證據(jù)后,應(yīng)及時向合同審核部門報(bào)告,由合同審核部門提出是否中止合同的意見和操作方案,報(bào)公司主要行政領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。
第四十三條合同相對方未能在合同規(guī)定的期限內(nèi)履行義務(wù),承辦部門或承辦人在發(fā)出書面文函催促履約后仍未能履行合同,則可以解除該合同,并追究合同相對方違約責(zé)任。
第四十四條變更或解除合同的通知或復(fù)函須在法定或約定期限內(nèi)經(jīng)合同審核部門審核、備案
后發(fā)出。
第四十五條合同變更或者解除的審核程序與合同簽訂審核程序相同。
第四十六條下列情況應(yīng)當(dāng)簽訂補(bǔ)充合同,補(bǔ)充合同的審查審批部門和程序與主合同相同。
(一)工程類合同價款變動超出原合同價款8%或超出原合同價款50萬元人民幣以上的。
(二)其它類合同價款變動超出原合同價款3%的。
第四十七條合同結(jié)算工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),應(yīng)嚴(yán)格按合同約定條款執(zhí)行。我方收取價款或報(bào)酬的應(yīng)及時收取;合同相對方在完成階段性工作或全部工作后,合同承辦部門應(yīng)按業(yè)務(wù)規(guī)定及時進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后填寫結(jié)算通知單,附驗(yàn)收記錄或報(bào)告,隨合同提交財(cái)務(wù)部門支付合同價款或報(bào)酬。
第四十八條合同履行過程中發(fā)生爭議和糾紛,承辦部門應(yīng)及時向合同審核部門申報(bào)。對糾紛的處理在保證企業(yè)利益的前提下應(yīng)本著自愿合法的原則協(xié)商解決。協(xié)商不成的,應(yīng)依據(jù)合同約定的爭議解決方式妥善處理。
第六章 考核與獎懲
第四十九條合同管理實(shí)行逐級考核的原則,考核一般包括下列內(nèi)容:
(一)是否建立健全公司合同管理規(guī)章制度;
(二)有關(guān)合同法律法規(guī)、產(chǎn)品經(jīng)銷公司及公司合同管理制度落實(shí)和執(zhí)行情況;
(三)合同文本、臺帳、檔案、報(bào)表、專用印章管理使用等基礎(chǔ)工作情況;
(四)合同簽訂、履行和違約情況;
(五)避免合同風(fēng)險或挽回經(jīng)濟(jì)損失情況;
(六)合同管理人員配備及業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況。
第五十條公司對在合同談判、簽約、審查、履行過程中嚴(yán)格把關(guān),節(jié)約資金或避免風(fēng)險和損失以及在處理合同糾紛中依法挽回經(jīng)濟(jì)損失的合同決策人員、承辦人員和管理人員,給予表彰獎勵。
第五十一條在合同訂立、履行中,凡具有下列情形之一,并經(jīng)合同主管部門會同有關(guān)部門認(rèn)定,提出處理意見報(bào)公司批準(zhǔn)后,對相關(guān)責(zé)任人視情節(jié)輕重分別給予相應(yīng)的黨紀(jì)、政紀(jì)處分;對公司造成損失的,視其程度分別給予通報(bào)批評、責(zé)令賠償損失、解除聘用合同的處罰;觸犯刑律的,移交司法部門處理:
(一)應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂的;
(二)未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對外簽訂合同或超越授權(quán)范圍對外簽訂合同,公司未予追認(rèn)的;
(三)擅自以公司名義為他人訂立合同提供擔(dān)保的;
(四)簽訂有重大缺陷或無效合同,給公司造成損失的;
(五)以分拆合同或其他方式規(guī)避相關(guān)部門審查的;
(六)事后合同,即不及時簽訂合同或合同未生效而實(shí)際開始履行的,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,或雖未給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,但數(shù)量達(dá)到5份以上的;
(七)未經(jīng)合同主管部門同意,擅自同意或默許合同相對方轉(zhuǎn)包、分包合同項(xiàng)目的;
(八)違反合同審查審批程序?qū)ν夂炗喓贤?
(九)違反合同履行程序進(jìn)行合同結(jié)算付款的;
(十)合同管理混亂、無章可循或有章不循、漏洞較多、隱患較大并已影響正常生產(chǎn)經(jīng)營的;
(十一)不執(zhí)行或消極執(zhí)行合同主管部門、會簽部門根據(jù)實(shí)際情況和法律規(guī)定提出的糾正意見或處理方案,給公司造成損失的;
(十二)在合同履行中應(yīng)當(dāng)追究合同相對方違約責(zé)任而擅自放棄的;
(十三)合同承辦不力,造成貨款不能回收或未能按期回收的;
(十四)違反合同履行審查程序,擅自修改合同內(nèi)容,或擅自變更、中止、解除、轉(zhuǎn)讓合同的;
(十五)違反合同印章管理規(guī)定的;
(十六)丟失、毀損合同資料或?qū)贤募Y料未按期歸檔的;
(十七)對已建檔合同因管理不善,造成遺失、被竊或損壞的;
(十八)其他違反合同管理規(guī)定的。
第五十二條對不能勝任崗位職責(zé)的合同管理或業(yè)務(wù)人員,應(yīng)當(dāng)調(diào)離原崗或撤換。
第七章 附則
第五十三條本辦法所述'以上'均包含本數(shù),'以下'均不含本數(shù)額。
第五十四條本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第五十五條公司依據(jù)本辦法制定或修訂公司合同管理實(shí)施辦法,應(yīng)上報(bào)產(chǎn)品經(jīng)銷公司備案。
第五十六條本辦法未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第五十七條本辦法自印發(fā)之日起施行。
第9篇 物業(yè)管理公司合同管理實(shí)施細(xì)則怎么寫
物業(yè)管理公司合同管理實(shí)施細(xì)則
(三)
一、總則
第一條為加強(qiáng)合同管理,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,實(shí)現(xiàn)公司對合同的規(guī)范化、程序化管理,根據(jù) 、《集團(tuán)合同管理制度》,結(jié)合本公司的實(shí)際,特制定本細(xì)則。
第二條對合同的管理要符合國家相關(guān)法律、法規(guī),同時接受集團(tuán)合同主管部門的監(jiān)督、檢查。
第三條對合同的管理實(shí)行統(tǒng)一管理原則。
在本公司范圍內(nèi),凡涉及到提供服務(wù)項(xiàng)目、計(jì)價收費(fèi)、設(shè)備和物質(zhì)采購、工程外包等經(jīng)營活動的均要求簽訂書面合同(協(xié)議)后方可實(shí)施;
各部門、管理處不得擅自簽訂合同(協(xié)議),所有合同(協(xié)議)需上報(bào)公司,按iso9001:2022的有關(guān)程序及有關(guān)制度要求進(jìn)行評審, 經(jīng)公司有關(guān)職能部門審核后,報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
凡以公司法人名義簽訂的合同(協(xié)議)一律需請律師審核同意后,方可簽訂。
二、合同管理組織
第四條合同管理由公司辦歸口管理,并落實(shí)專人負(fù)責(zé)。
第五條合同管理員的主要職責(zé):
1、審查公司各類合同是否合法、明確、完整、規(guī)范,并監(jiān)督、檢查合同履行情況。
2、為公司其它人員簽訂合同提供法律咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo),必要時參加合同的簽訂工作;3、負(fù)責(zé)建立公司的合同統(tǒng)計(jì)臺帳和合同評審臺帳。
4、提出有關(guān)合同管理的培訓(xùn)方案并實(shí)施,宣傳有關(guān)合同及 知識。
5、不斷完善合同管理實(shí)施細(xì)則,并督促各部門落實(shí)、執(zhí)行好。
6、根據(jù)需要依法參加對公司重大合同糾紛的協(xié)商、調(diào)整、仲裁、訴訟;
三、合同評審管理的內(nèi)容
第六條合同類型包括:買賣合同,供用電、水、氣、熱力合同,增與合同,借款合同,租賃合同,融資租賃合同,建設(shè)工程合同,運(yùn)輸合同,技術(shù)合同,保管合同,倉儲合同,委托合同,糾紛合同,居間合同等涉及企業(yè)和生產(chǎn)經(jīng)營過程中各類合同及協(xié)議。
第七條合同主要條款包括:
一、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所;
二、標(biāo)的;
三、數(shù)量;
四、質(zhì)量;
五、價款或報(bào)酬;
六、履行期限、地點(diǎn)或方式;
七、違約責(zé)任;
八、解決爭議的方法;
九、法律規(guī)定或按照合同不同性質(zhì)而要求必備的條款以及當(dāng)事人要求在合同中必須約定的條款;
第八條簽訂合同前,經(jīng)辦人必須做好合同涉及事項(xiàng)的詳細(xì)調(diào)查工作,如對對方當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)狀況、商業(yè)信譽(yù)及履約能力進(jìn)行認(rèn)真的審查,不可盲目草率。
1、對方是法人的,要看是否依法取得營業(yè)執(zhí)照,參加簽訂合同的人是否是該法人的法定代表人或法定代表人所授權(quán)委托的委托代理人。
前者出示法人代表證明書等身份證明,后者除授權(quán)委托書外,應(yīng)出示本人身份證明,注重審查授權(quán)委托書的內(nèi)容、權(quán)限范圍、有效期限。
對方是其他經(jīng)濟(jì)組織,要看是否有工商機(jī)關(guān)核準(zhǔn)登記的證明材料。
2、要審查簽約對方的注冊資金、生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)能力,以保證公司合同的履行率。
3、在簽訂前,還應(yīng)當(dāng)調(diào)查了解對方當(dāng)事人的經(jīng)營狀況、商業(yè)信譽(yù)與合同有關(guān)的事項(xiàng)。
第九條合同由公司法定代表人或其授權(quán)的人員簽訂,簽訂時必須嚴(yán)格執(zhí)行本細(xì)則,并對公司負(fù)責(zé);
有關(guān)經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自以委托人名義與其它單位簽訂合同,否則應(yīng)當(dāng)對因此造成的損失負(fù)責(zé)。
第十條合同經(jīng)辦人應(yīng)對簽訂合同所要達(dá)到的目標(biāo)有明確有認(rèn)識,合同的主要、必要條款不能遺留,語義要具體、明確、完整,條款要講求邏輯性和嚴(yán)密性。
在審查由對方草擬的合同時,要從合同共同必備條款是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)制度等方面審查,并可提出本方認(rèn)為須增加的條款以使本方權(quán)益受到最大限度的保護(hù)。
另外,要特別注意分析制約性條款,避免因失誤造成不必要的損失。
簽訂合同或協(xié)議,必須經(jīng)合同管理員審議,并經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部審核后,呈總經(jīng)理審批,有必要據(jù)相關(guān)制度報(bào)董事長核準(zhǔn)。
四、合同的臺帳、歸檔
第十一條 合同管理員必須建立合同評審臺賬,以便于及時收回蓋章后的文本。
第十二條 合同或協(xié)議簽章人員必須嚴(yán)格執(zhí)行印鑒保管使用方面的管理制度,未經(jīng)審查、審批和未經(jīng)合法程序簽訂的合同,一律不得蓋章;
并嚴(yán)格登記備案。
合同文本要合法化,即使用統(tǒng)一文本和經(jīng)工商部門監(jiān)制的規(guī)范文本,也可使用經(jīng)批準(zhǔn)在一定范圍內(nèi)使用的標(biāo)準(zhǔn)文本。
第十三條 合同、協(xié)議簽訂后合同管理員分類設(shè)立臺帳,要求臺帳內(nèi)容完備,數(shù)據(jù)正確,能確切反映合同的簽訂、履行、變更、解除等情況。
臺帳設(shè)立應(yīng)包括合同編號、類別、標(biāo)的、價款、簽約單位和人員、履行期限、簽約時間及地點(diǎn)、履行情況、備注等內(nèi)容。
第十四條合同管理員應(yīng)對合同正本統(tǒng)一管理并歸檔,合同履行過程中往來的信函、電報(bào)、傳真、電話記錄等能反映合同簽訂、履行等狀態(tài)的有效憑證,須經(jīng)登記編號后作為合同的 一并歸檔。
合同履行完畢后,合同管理員應(yīng)認(rèn)真整理合同文本及所有有效憑證按規(guī)定歸檔。
第十五條合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行其職責(zé),監(jiān)督、檢查合同執(zhí)行情況,如果合同履行出現(xiàn)異常現(xiàn)象,應(yīng)依照有關(guān)程序提出法律建議或上報(bào)合同主管部門。
如果合同履行中出現(xiàn)異?，F(xiàn)象是由于簽訂或?qū)彶楹贤瑫r相關(guān)人員的疏忽造成的則要追究相應(yīng)人員的責(zé)任。
五、合同的執(zhí)行、變更、解除及糾紛處理
第十六條重大合同簽訂后生效前,簽約人可召集經(jīng)辦、審議人員對合同條款審查的基礎(chǔ)上,預(yù)測合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題,整理后作為合同的 下發(fā),以便具體執(zhí)行合同部門找出最佳對策。
如有失誤,上述人員應(yīng)負(fù)相應(yīng)責(zé)任。
第十七條合同生效后,由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人負(fù)責(zé),根據(jù)合同要求,把具體條款分解落實(shí)到當(dāng)月計(jì)劃,開始工作以確保合同的履行。
第十八條經(jīng)辦人在合同未履行或履行過程中,應(yīng)及時掌握履行情況,以便發(fā)現(xiàn)隱患并盡早想辦法排除;
重大問題應(yīng)及時向合同管理歸口部門或集團(tuán)法務(wù)辦匯報(bào)并提出相應(yīng)處理意見,以求與另一方協(xié)商解決。
第十九條在不損害國家、社會、企業(yè)利益的前提下,經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商同意,可以變更或解除合同;
由于不可抗力或過錯責(zé)任,造成合同不完全履行,為避免造成更大損失,應(yīng)及早與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同,但須權(quán)責(zé)分明,并采取書面形式;
對于對方當(dāng)事人轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的全部或部分權(quán)責(zé)關(guān)系的行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時加以識別或糾正,從而對生產(chǎn)經(jīng)營作相應(yīng)調(diào)整,相應(yīng)的合同變更或解除須告知合同管理員。
第二十條合同糾紛處理
1、合同糾紛處理一般按:'協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟'的程序進(jìn)行。
2、協(xié)商、調(diào)解由經(jīng)辦人出面,如達(dá)不成一致意見,由經(jīng)辦人所在部門或公司出面再行協(xié)商。
3、合同糾紛自行協(xié)商、調(diào)解不成,確定使用仲裁或起訴方式解決糾紛的,須由經(jīng)辦人所在部門報(bào)辦公室審核,總經(jīng)理核準(zhǔn)。
同時報(bào)集團(tuán)備案。
第二十一條本細(xì)則自下發(fā)之日起執(zhí)行,原細(xì)則與此有沖突之處,以本細(xì)則為準(zhǔn),
