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管理部管理制度是對公司內(nèi)部管理工作的全面規(guī)定，旨在確保組織高效運行，優(yōu)化資源配置，提升員工工作效率，促進企業(yè)目標的實現(xiàn)。
包括哪些方面
1. 組織架構(gòu)與職責：明確管理部的部門設(shè)置，各部門的職能劃分，以及各崗位的職責范圍。
2. 人力資源管理：涵蓋招聘、培訓、績效評估、薪酬福利等方面，確保人力資源的有效配置和激勵。
3. 決策流程：規(guī)范從問題提出到?jīng)Q策執(zhí)行的整個過程，確保決策的科學性和時效性。
4. 內(nèi)部溝通與協(xié)作：建立有效的信息傳遞機制，促進部門間協(xié)同工作。
5. 行政事務管理：包括辦公設(shè)施管理、資產(chǎn)管理、文檔管理等日常運營事務。
6. 風險與合規(guī)管理：制定風險管理策略，確保企業(yè)行為符合法律法規(guī)及行業(yè)標準。
7. 制度修訂與更新：定期評估制度的有效性，適時進行調(diào)整和完善。
重要性
管理部管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：通過規(guī)范化的流程，減少工作中的混亂和延誤，提高工作效率。
2. 維護秩序：為員工提供清晰的行為指南，維護組織的正常運作秩序。
3. 保障權(quán)益：明確職責和權(quán)利，保護員工的合法權(quán)益，增強員工滿意度。
4. 促進發(fā)展：通過有效管理，推動企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，促進企業(yè)長期發(fā)展。
方案
1. 制度制定：由管理部主導，各部門參與，確保制度的全面性和適用性。
2. 培訓推廣：定期組織培訓，使員工充分理解和掌握制度內(nèi)容。
3. 執(zhí)行監(jiān)督：設(shè)立專門的監(jiān)督機制，確保制度得到執(zhí)行，對違反制度的行為進行糾正。
4. 反饋機制：鼓勵員工提供反饋，對制度的實施效果進行評估，并據(jù)此進行改進。
5. 持續(xù)優(yōu)化：結(jié)合企業(yè)發(fā)展和外部環(huán)境變化，定期對制度進行審查和更新，保持其活力和有效性。
管理部管理制度是企業(yè)穩(wěn)健運營的基礎(chǔ)，需要全員參與，嚴格執(zhí)行，并不斷優(yōu)化，以適應不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境。
管理部管理制度范文
第1篇 公司管理部門基層班組安全活動管理制度
公司管理部門、基層班組安全活動管理制度
1、目的
為使管理部門、基層班組安全活動更有實效,真正達到干部員工自我教育、自我管理的目的,使班組安全活動制度化,特制定本制度
2、適用范圍
本制度適用于公司各部門、車間安全活動開展的各項活動
3、職責
3.1主要負責人每月至少參加1次班組安全活動;
3.2車間管理人員每月至少參加2次班組安全活動;每月至少抽查1次安全活動記錄并簽字。
3.3安委會制定管理部門、班組月度安全活動計劃;每月至少抽查1次安全活動記錄并簽字。
3.4各部門負責人組織部門人員開展安全活動;班組長負責組織班組人員開展安全活動。
4、活動要求
4.1管理部門安全活動每月不少于1次,每次活動時間不少于2學時;管理部門安全活動有負責人、有計劃、有內(nèi)容、有記錄。
4.2班組安全活動每月不少于2次,每次活動時間不少于1學時;班組安全活動有負責人、有計劃、有內(nèi)容、有記錄;主要負責人應每月至少參加1次班組安全活動,車間管理人員應每月至少參加2次班組安全活動。
5、活動內(nèi)容
5.1學習安全生產(chǎn)文件、安全管理制度、安全操作規(guī)程及安全技術(shù)知識
5.2安全生產(chǎn)法律法規(guī)
5.3崗位安全技術(shù)練兵
5.4防火、防爆、防中毒及自我保護能力的訓練,異常情況緊急處理和應急預案培訓教育
5.5安全技術(shù)合理化建議
5.6事故隱患分析和對策措施
5.7危險作業(yè)場所風險分析和防范措施
5.8安全生產(chǎn)先進集體(個人)的評選和獎勵,違規(guī)違紀人員的查處
5.9安全事故通報,事故“四不放過”
5.10其他安全教育內(nèi)容
6、安全檢查程序
6.1現(xiàn)場檢查,量化落實,排查隱患,防患未然。
6.1.1總經(jīng)理每月巡查一次。
6.1.2部門主管每周巡查一次(周一下午2:00)。
6.1.3分管人員(車間主任、電工、文員)。
6.1.4車間每天巡查一次。
6.1.5分管人員(班組長)
6.1.6班組每兩小時巡查一次。
6.2、說明:巡查由辦公室組織,巡查人員按部門依次組織實施排查安全隱患工作,主管等管理者應具備與安全生產(chǎn)管理相適應的安全生產(chǎn)知識和管理排查整改隱患的能力,做好記錄,責令整改糾正。
6.3、安全隱患排查的主要內(nèi)容有:
6.3.1、法律、法規(guī)、標準控制情況
6.3.2、安全生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范和管理制度、操規(guī)控制情況
6.3.3重大危險源辨識、防范情況
6.3.4、應急救援組織的量化落實情況
6.3.5、職業(yè)危害預防保護情況
6.3.6、水電系統(tǒng)、消防設(shè)備設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)、車間、庫房、車輛安全等重點部位和廠區(qū)環(huán)境安全及周邊安全隱患排查情況
6.3.7、生產(chǎn)過程質(zhì)量有關(guān)控制
6.3.8、工作和生活區(qū)域環(huán)境安全控制情況
6.3.9、安全責任制執(zhí)行情況
備注:現(xiàn)場相互檢查,注重細節(jié),發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。嚴重者開具違章單,責令整改。
有記錄,有培訓,有整改驗證報告
7、其他要求
7.1安委會應每月至少抽查1次安全活動的記錄并簽字,重點班組覆蓋率不小于95%.
第2篇 工程管理部值班制度
工程管理部值班制度(十六)范圍本標準規(guī)定了工程管理部運行人員的值班制度,適用于工程管理部值班管理。
值班制度1值班人員必須堅守崗位,不得擅自離崗,按規(guī)定定期巡視設(shè)備運行情況。
2密切注意設(shè)備運行狀態(tài),做到腿勤、眼尖、耳靈、手快、腦活,及時發(fā)現(xiàn)問題和處理隱患。
3發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時處理,當班人員無法處理時,應及時上報。
填寫《故障登記表》。
4合理安排好值班人員就餐。
重要機房不得離人,所有運行值班機房都應有人值班在崗。
5因特殊情況需調(diào)班時,必須事前報請主管同意,原則上領(lǐng)班與領(lǐng)班、技工與技工對調(diào)。
6值班時要執(zhí)行設(shè)備管理制度。
做到三干凈:設(shè)備干凈、機房干凈、工作場地干凈;
四不漏:不漏電、不漏油、不漏水、不漏氣;
五良好:使用性能良好、密封良好、潤滑良好、緊固良好、調(diào)整良好。
7非標準工作時間值班管理
7.1非工作時間為每天17:00-8:00、周六日全天及法定節(jié)假日。
值班人員必須認真遵守公司各項規(guī)章制度,嚴格執(zhí)行崗位責任制。
7.2堅守工作崗位,認真抄寫運行記錄,做好交接班工作。
7.3按規(guī)定做好巡視檢查工作,處理好報修工作。
7.4遇突發(fā)事件要按應急預案處理,并做好記錄,同時及時上報專業(yè)主管、經(jīng)理。
7.5非標時間各崗位運行人員要定時報崗,如不在崗位應說明所在位置和原因。
7.6中控室值班人員安排非標時間報修工作,派發(fā)和收集《維修單》、填寫《維修通知單統(tǒng)計表》。
7.7值班員負責完成非標工作時間的報修工作,填好《維修通知單》。
7.8各值班崗位每二小時向中控室電話報崗一次。
7.9巡視要做好簽到并注明時間,電話報崗要做好記錄。
7.10值班員外出巡視,不得妨礙正常值班抄表和本值機房設(shè)備的巡視工作。
7.11值班員在離崗巡視或維修時,要帶好通訊設(shè)備,隨時保持聯(lián)絡。
7.12值班員外出維修,而不能按規(guī)定時間抄記運行記錄時,維修完畢后及時補抄。
超過2小時外出時,要安排相關(guān)人員巡視機房、抄記數(shù)據(jù)(緊急事故除外)。
8各專業(yè)加班人員視同值班員應遵守以上內(nèi)容,所有加班人員要填寫本專業(yè)工作日志。
記錄《值班/接班記錄》《維修通知單》附加說明:1.本標準由工程管理部組織起草、審核、批準。
2. 本標準由工程管理部負責解釋、修訂。
3. 本標準的附錄為標準的附錄。
4. 本標準的附錄為提示的附錄。
第3篇 物業(yè)工程管理部管理制度
物業(yè)工程管理部管理制度
(五)
一、接管驗收制度房屋配套設(shè)施的驗收工作室設(shè)施轉(zhuǎn)入使用的一個重要環(huán)節(jié),對以后設(shè)施的管理和使用有著重要意義。
設(shè)施管理驗收不僅包括對房屋附屬設(shè)施的驗收,還包括房屋設(shè)備的驗收以及更新設(shè)備的驗收。
物業(yè)公司對于設(shè)施的接管驗收工作具體包括日常以及周養(yǎng)護內(nèi)容,月維修保養(yǎng)內(nèi)容,季度、半年、年度維修保養(yǎng)內(nèi)容等。
二、值班制度由于配套設(shè)施直接關(guān)系到業(yè)主生活的安定、和諧,因此,必須建立嚴格的值班制度,保障設(shè)施正常運行。
1. 值班人員必須堅守崗位,如果有特殊情況需離崗,必須請假,并有符合條件的人員替崗,不得擅自離崗,否則,造成的一切以外由值班人員承擔。
2. 按照設(shè)施操作規(guī)程以及崗位責任制度的要求進行操作,密切注意所掌握設(shè)備的運行情況并做好相應的運行記錄。
3. 設(shè)備遇到故障時,值班人員必須馬上報告管理層,并通知廠家以及維修人員維修。
4. 接到業(yè)主的報修通知時,應當迅速安排維修人員進行處理,并做好維修記錄。
5.就餐時間,須做輪值工作,保證崗位有人在崗。
三、交接班制度做好交接班工作,是對值班工作的輔助。
交接班人員必須提前10分鐘做好交接工作,并在值班登記本上簽字。
1. 交接內(nèi)容包括:
1)查看設(shè)施運行記錄。
2)檢修設(shè)備狀況,清點儀表、工具等。
2. 出現(xiàn)以下情況不得交班:
1)在事故處理未完成時,不得交班。
2)交班人員尚未到場或者遇接班人員酒醉、神志不清等情況時,不得交班。
四、報告制度建立報告制度可以讓管理層及時了解設(shè)備運行情況以及維修管理情況,有下列情況需要作出報告:1.設(shè)備出現(xiàn)故障或者需要停機檢修。
2. 零部件需要更換修理。
3. 設(shè)施操作人員需要暫時離崗。
4. 設(shè)施操作人員加班、請假、調(diào)班等。
5.設(shè)施需要開展整改工程。
6. 設(shè)施運行方式發(fā)生改變。
五、工具領(lǐng)用保管制度1.個人領(lǐng)用工具時,應根據(jù)實際需要和工種類別填報申請,經(jīng)批準后,到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。
2. 工具發(fā)生丟失、損壞時,應當向管理層說明原因,由于人為因素造成工具損壞時,應當按工具價值賠償。
3. 工具老化,可向管理層申請報廢,并重新辦理工具領(lǐng)用手續(xù)。
六、住宅小區(qū)工程設(shè)施安全操作管理規(guī)定1.所有的機電操作,必須按照國家有關(guān)安全操作規(guī)程操作,在操作人員安全第一的前提下,保證設(shè)備正常運行。
2. 新上崗人員必須經(jīng)過嚴格技術(shù)培訓之后,才能上崗。
3. 配置安全操作用品,并認真保管,不得草率、馬虎大意。
4. 工作場所禁止抽煙、喝酒以及做與本職工作無關(guān)的事情。
5.非工作人員,不得隨意進入設(shè)備操作房。
6. 設(shè)備出現(xiàn)異常時,必須及時處理。
7. 電氣設(shè)施發(fā)生故障,應嚴格遵守停電、驗電、檢修、檢查程序,確認故障排除之后方能送電。
8. 嚴禁將金屬物、工具等遺留在設(shè)備上。
熟悉觸電、身體傷害等各種意外事故的急救方法。
七物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。
物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價值。
2)物業(yè)工程設(shè)施須實行檔案管理制度,對設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。
以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。
b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務卡等。
c)設(shè)備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3.)建立設(shè)備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。
a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。
b)對設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設(shè)備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設(shè)備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設(shè)施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設(shè)施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。
6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;
合理、實用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護業(yè)主的權(quán)益。
d)設(shè)施操作人員應嚴格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護工作。
住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設(shè)備進行現(xiàn)場操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應崗位要求。
八物業(yè)工程管理部業(yè)主裝修申請管理制度
1)住宅裝修,業(yè)主首先要向物業(yè)公司提出裝修申請,并由住宅小區(qū)客戶服務部受理:a)由住宅小區(qū)擬裝修業(yè)主或者裝修施工方填寫裝修申請表,向住宅小區(qū)客戶服務部遞交房屋產(chǎn)權(quán)證、裝修合同、裝修公司資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照、施工材料清單以及施工材料合格證的復印件。
若非住宅小區(qū)業(yè)主本人提交裝修申請,還必須出具一份由業(yè)主授權(quán)的裝修委托書。
b)擬裝修業(yè)主或者裝修施工方,還應向工程管理部提交裝修圖紙,業(yè)主裝修如需動墻體者,必須經(jīng)過工程管理部的審核。
c)客戶服務部為擬裝修業(yè)主和裝修施工方辦理垃圾清運費(必須)以及裝修保險(可選擇)。
d)工程管理部需要向裝修施工方說明具體裝修的注意事項。
e)原則上不允許裝修人員留宿在住宅小區(qū)內(nèi),如需留宿,須有住宅小區(qū)擬裝修業(yè)主簽署的擔保書,為其擔保。
2)工程管理部負責審批擬裝修房屋的設(shè)計圖紙以及進行裝修管理:a)工程管理部必須按照國家相關(guān)規(guī)定,嚴格審核圖紙,確保圖紙符合規(guī)范。
審核通過后方可裝修。
b)工程管理部圖紙審核不合格,應對裝修圖紙作出整改意見,由裝修施工方和擬裝修業(yè)主協(xié)商修改,直至審批合格為止。
c)工程管理部必須堅守職業(yè)道德,嚴禁馬虎了事。
d)工程管理部在裝修開始后,應當做好巡視記錄,對違反裝修規(guī)定事項以及可能對住宅小區(qū)造成設(shè)施設(shè)備和環(huán)境破壞的行為進行監(jiān)督糾正,如有不聽規(guī)勸者,保留追究法律責任的權(quán)利。
九物業(yè)工程管理部業(yè)主裝修驗收管理制度
1)房屋裝修完畢,業(yè)主以及施工方必須向物業(yè)工程管理部以及客戶服務部提交房屋裝修竣工申請書。
2)工程管理部和業(yè)主、裝修施工方對房屋室內(nèi)裝修情況進行驗收。
3.)驗收結(jié)束后,物業(yè)工程管理部須針對驗收過程中存在的問題,填寫裝修竣工驗收單了,督促裝修施工方作出限期整改。
4)物業(yè)工程管理部對房屋驗收通過之后,在裝修竣工驗收單上簽字確認。
5)物業(yè)工程管理部要對業(yè)主在裝修過程中損壞的配套設(shè)施進行按價賠償。
6)將裝修竣工驗收單交由物業(yè)公司總經(jīng)理進行審核簽字,同時財務室退還裝修施工方的押金并為之辦理臨時出入證的退證手續(xù)。
7)物業(yè)工程管理部對物業(yè)裝修施工負有監(jiān)督、督促的職責。
8)裝修施工方以任何理由破壞配套設(shè)施或者違反規(guī)定進行裝修,物業(yè)工程管理部都有權(quán)終止其裝修行為。
第4篇 公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負責。
2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。
如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及 是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。
5、與本檔案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
點收文件后,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其 均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。
先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。
倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。
如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)頁應設(shè)“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。
d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn);
其位數(shù)應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
第5篇 z公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負責。
2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。
5、與本檔案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
點收文件后,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)頁應設(shè)“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
第6篇 地產(chǎn)工程管理部現(xiàn)場簽證制度
房地產(chǎn)工程管理部現(xiàn)場簽證制度
目的
規(guī)范現(xiàn)場簽證的處理程序,明確現(xiàn)場簽證責任,協(xié)助做好成本控制工作,避免腐敗現(xiàn)象的滋生。
管理制度的編制依據(jù)
1.《深圳市__房地產(chǎn)開發(fā)有限公司現(xiàn)場經(jīng)濟簽證管理辦法》,簡稱《經(jīng)濟簽證辦法》;
2.《深圳市建筑工程施工合同》、《深圳市建設(shè)監(jiān)理合同》、《深圳市監(jiān)理規(guī)程》;
3.工程管理部職能和職責范圍;
4.工程項目部的授權(quán)管理范圍。
現(xiàn)場簽證的管理權(quán)限
1.經(jīng)濟簽證按照《經(jīng)濟簽證辦法》進行權(quán)限界定;
2.工期簽證由公司領(lǐng)導審批;
現(xiàn)場簽證流程
1.經(jīng)濟簽證流程按《經(jīng)濟簽證辦法》有關(guān)內(nèi)容執(zhí)行;
2.進度簽證流程按施工合同、監(jiān)理合同以及其他有關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
現(xiàn)場簽證的審查
1.經(jīng)濟簽證
1)審查簽證項目的真實性和合理性;
2)審查簽證是否按規(guī)定流程進行操作;
3)審查簽證的文字表述是否全面準確,主要內(nèi)容有
發(fā)生的項目、時間、部位和范圍是否準確;
簽證發(fā)生的原因是否闡述清楚;
簽證項目的做法是否明確;
是否有增減工程量的具體數(shù)量;
有無相關(guān)圖紙和說明
4)審查簽證工程量的準確性;
5)審查簽字部門是否符合流程要求;
6)審查簽字人員是否在授權(quán)范圍內(nèi)
7)審查處理簽證的緊急程度是否符合工程項目的要求;
2.進度簽證
1)審查簽證項目的真實性和合理性;
2)審查簽證是否按規(guī)定流程進行操作;
3)審查簽證的文字表述是否全面準確,主要內(nèi)容有
發(fā)生的項目、時間是否準確;
簽證發(fā)生的原因是否闡述清楚;
簽證要求是否明確;
是否有相關(guān)的進度圖表和說明。
4)審查簽證工期的準確性;
5)審查簽字部門是否符合流程要求;
6)審查簽字人員是否在授權(quán)范圍內(nèi)。
現(xiàn)場簽證的資料管理
1.簽證原件部門資料室存檔保管;
相關(guān)記錄
4-5-1經(jīng)濟簽證核準單 公司專用表格
4-5-2工程延期核準單 公司專用表格
現(xiàn)場簽證單 深圳市建設(shè)局統(tǒng)一編制表格
第7篇 施工機械（機具）管理部安全職責
(一)貫徹執(zhí)行上級有關(guān)施工機械(機具)管理和基建安全管理的規(guī)定,負責做好施工機械(機具)用、管、修、租過程中的安全管理工作。
(二)負責組織編制施工機械(機具)安全操作規(guī)程;負責組織機械操作、安裝、維修、檢驗及管理等人員的安全技術(shù)教育、培訓、考試及取證工作。
(三)參與大、中型施工機械新裝、拆裝、改裝安全施工措施的審查和作業(yè)過程中的監(jiān)督。組織施工機械的定期技術(shù)檢驗和性能試驗。參加大、中型起重機械的負荷試驗工作。
(四)負責施工機械(機具)選型購置、修理改造、報廢處理過程中的審查、鑒定工作。
(五)參加有關(guān)安全事故的調(diào)查處理。
第8篇 施工機械管理部門安全職責
1.認真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)施工機械管理和電力建設(shè)安全工作規(guī)程的有關(guān)規(guī)定,負責做好施工機械用、管、修過程中的安全監(jiān)督、管理工作。
2.負責組織編制施工機械安全操作規(guī)程;負責組織機械操作工的安全技術(shù)教育、培訓、考試及取證工作。
3.負責大、中型施工機械新裝、拆裝、改裝的安全施工措施的審查和作業(yè)過程中的監(jiān)督。組織施工機械的定期技術(shù)檢驗和性能試驗。參加大、中型起重機械的負荷試驗工作。
4.參與安全技術(shù)措施計劃中施工機械項目的審查,并負責項目完成后的檢查、驗收工作。
5.貫徹落實安全獎懲辦法。組織制定施工機械安全與經(jīng)濟掛鉤的實施細則,并督促執(zhí)行。
6.定期進行施工機械安全大檢查,及時解決存在的問題。
7.負責施工機械事故的調(diào)查、分析、統(tǒng)計、報告工作。
第9篇 企業(yè)管理部安全生產(chǎn)責任制度
一.編制年、季、月、生產(chǎn)計劃時，要列入安全生產(chǎn)的指標和措施。公布各項生產(chǎn)指標的同時，公布安全生產(chǎn)指標及措施落實情況。
二.負責將年度安全技術(shù)措施項目列入各級年度施工生產(chǎn)計劃并安排實現(xiàn)。
三.接收建設(shè)單位的新任務時，對有塵、毒危害或大型拆除工程時應與工程師詳細研究，以確保安全施工。
四.下達的新建、改建、擴建計劃中，應有相應的職業(yè)安全衛(wèi)生措施內(nèi)容，并征求安全技術(shù)意見。
五.新項目投產(chǎn)前，不符合安全技術(shù)，工業(yè)衛(wèi)生要求的不得下達計劃和安排生產(chǎn)。
六.合理安排施工生產(chǎn)任務，要妥善平衡施工力量，協(xié)調(diào)指導施工，以防因搶任務引起各種不安全因素。
第10篇 工程管理部資料管理制度
工程管理部資料管理制度
目的
對工程管理部所有的文件資料及書籍進行有效控制和管理。
工程文件資料
1.下發(fā)的公司文件;
2.工程技術(shù)書籍;
3.與工程有關(guān)的政府批文(包括復印件);
4.勘察、設(shè)計、施工等有關(guān)合同(包括復印件);
5.工程管理部來往文件;
6.工程管理部管理制度;
7.工作記錄;
8.工程地質(zhì)勘察報告;
9.設(shè)計圖紙、文件及圖形磁盤;
10.施工承包商提交的文件;
11.現(xiàn)場簽證單及現(xiàn)場簽證跟蹤單(經(jīng)濟和工期)、設(shè)計變更及設(shè)計變更跟蹤單(經(jīng)濟和工期);
12.竣工圖和竣工資料;
13.工程管理部內(nèi)部各項計劃、文件、報告等;
14.其它資料。
必須歸檔的工程資料
對于必須歸檔的工程資料,資料員應及時了解情況,向有關(guān)部門索要資料。
其中包括:
1.與工程有關(guān)的政府批文;
2.勘察、設(shè)計、施工等有關(guān)合同;
3.設(shè)計圖紙、文件及圖形磁盤;
4.竣工圖和竣工資料;
5.依照深圳市城市檔案管理處規(guī)定必須歸檔的文件。
資料室文件資料管理
一、文件
1.政府來文
(1)政府來文是指:政府部門所批的各種批文及通知等;
(2)資料員在收到來文后,填好《政府文件登記表》(表4-17-1),填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;
(3)工程管理部經(jīng)理審閱后,認為需要下發(fā)的做出批示,由資料員進行復印、下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2),原件不得下發(fā);
(4)不能下發(fā)的文件,在工程管理部經(jīng)理批示后可到資料室閱覽。
2.內(nèi)部文件
(1)內(nèi)部文件是指:公司文件及合同等;
(2)工程管理部經(jīng)理在收到內(nèi)部文件后交資料員;
(3)資料員收到文件后對其進行統(tǒng)一編號,分類填好《文件登記表》(表4-17-7)和《合同登記表》(表4-17-6);
(4)內(nèi)部文件一般不得借閱,工程管理部內(nèi)部員工可到資料室進行閱覽;
(5)若確有需要借閱,應有工程管理部經(jīng)理的批準簽字。
(6)內(nèi)部文件重新改版后資料員應將舊版文件交工程管理部經(jīng)理審核,工程管理部經(jīng)理批示是否消毀。
3.其它文件的收發(fā)
(1)這里主要是指:外部文件及資料等;
(2)資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7);
(3)資料員登記后填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;
(4)由工程管理部經(jīng)理批示來文是否需下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)部門;
(5)資料員根據(jù)工程管理部經(jīng)理批示進行文件的下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2)。
二、專業(yè)書籍管理
(6)專業(yè)書籍的購買是由各專業(yè)工程師提出,經(jīng)領(lǐng)導批準,資料室統(tǒng)一購買;
(7)資料員應對專業(yè)書籍進行詳細登記,填好《專業(yè)書籍登記表》(表4-17-4);
(8)借閱的書籍資料員應填好《專業(yè)書籍借閱表》(表4-17-5);
(9)已過時的舊版書籍,資料員應及時整理,建議重新申請購買;
(10)對于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應及時索要。
三、資料錯漏管理
a)凡是資料室下發(fā)的資料,接收人若發(fā)現(xiàn)有錯漏之處,為避免出現(xiàn)混亂,必須將錯漏之處列項發(fā)文到資料室;
b)資料室收到文交工程管理部經(jīng)理審閱后再將文傳到相關(guān)部門。相關(guān)部門出變更文件,由資料室跟蹤、發(fā)文。
項目部資料管理
i.文件收發(fā)
(1)項目部在收到資料室的發(fā)文后,由項目主管視文件內(nèi)容下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2);
(2)項目主管收到其它單位來文后,項目主管審閱后送交資料室處理。
ii.資料錯漏管理
參閱資料室文件資料的接收與發(fā)放。
資料分類與編號
1.文件資料編號
i.政府來文編號規(guī)則:
(政)-分類代號-序號
其中:
分類代號:
js:建設(shè)局;
gt:國土局;
_f:消防局;
zj:質(zhì)檢站;
qt:其它。
ii.公司內(nèi)部文件編號:
(內(nèi))-分類代號-序號
其中:
分類代號:
zz:職責;
zd:制度;
qt:其它。
iii.其它文件編號:
(文)-分類代號-專業(yè)代號-序號
其中:
分類代號:
ht:合同;
tz:圖紙;
bg:設(shè)計變更;
qz:簽證單;
sg:施工單位提交的文件;
dz:電子文檔;
qt:其它。
專業(yè)代號:
j:建筑;
g:結(jié)構(gòu);
s:給排水;
n:采暖、通風;
d:電氣;
r:弱電;
q:其它。
2.工程技術(shù)書籍編號規(guī)則:
(書)-分類代號-專業(yè)代號-序號
其中:
分類代號:
gf:規(guī)范、標準和規(guī)定;
sc:技術(shù)手冊;
bz:各專業(yè)標準圖;
c_:計算機程序盤;
qt:其它工程技術(shù)書籍。
專業(yè)代號:
j:建筑;
g:結(jié)構(gòu);
s:給排水;
n:采
暖、通風;
d:電氣;
r:弱電;
q:其它。
相關(guān)記錄和表格
4-13-1政府文件登記表
4-13-2文件發(fā)放登記表
4-13-3來文處理單
4-13-4專業(yè)書籍登記表
4-13-5專業(yè)書籍借閱表
4-13-6合同登記表
第11篇 炭素廠生產(chǎn)管理部熱媒崗位班組交接班管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強車間熱媒系統(tǒng)生產(chǎn)和安全管理,進一步規(guī)范班組交、接班程序和內(nèi)容,確保車間生產(chǎn)有序進行和安全得以保障,根據(jù)上級部門有關(guān)規(guī)定,結(jié)合車間的實際情況,特制定本制度。
第二條 班組班長為本班組交接班管理負責人,班員為交接班的責任人,必須按規(guī)范要求認真執(zhí)行交接班管理制度。
第四條本制度適用于炭素廠生產(chǎn)管理一部熱媒崗位崗位人員的交接班作業(yè)。
第二章 交接班內(nèi)容及要求
第五條 交班準備:
(一)當班人員交班前必須檢查、巡視本崗位所屬設(shè)備、工藝、安全、運行情況,并在規(guī)定的記錄本上填寫好設(shè)備運行、點檢和生產(chǎn)等情況,要求字跡清楚,記錄齊全。
1、若發(fā)現(xiàn)有異常及時匯報,聯(lián)系相關(guān)檢修人員進行處理。
2、將當班發(fā)生的問題,和下班要注意的事項詳細記錄在崗位交接班記錄上
(二)做好崗位轄區(qū)內(nèi)現(xiàn)場衛(wèi)生工作,并做好設(shè)備維護和生產(chǎn)準備工作,為下一班生產(chǎn)創(chuàng)造條件。
(三)工具、儀表和有關(guān)資料如數(shù)按規(guī)定位置擺放整齊。
(四)各崗位交班人員交班前,要將本崗位實際情況及時匯報當班班長,由當班班長認真填報班組交接班記錄(特別是要重點提示下班注意事項)。
第六條 接班準備:
(一)接班人員穿戴好勞保用品,提前十分鐘到達本崗位。
(二)接班前由接班班長依據(jù)本工序?qū)嶋H狀況召開班前會,并進行考勤。
(三)接班人員檢查、巡視本崗位所屬設(shè)備、工藝、安全、運行狀況;認真詢問崗位當班人員運行情況,并及時將本崗位實際情況匯報本班班長,為接班做好準備。
(四)接班班長檢查、巡視本工序所屬設(shè)備、工藝、安全、運行狀況,并認真詢問交班班長本工序運行情況及相關(guān)注意事項。對班員提出問題與交班班長進行協(xié)調(diào)。
第七條 交接班程序:
(一)班前會后,生產(chǎn)運行正常,接班班長與交班班長進行全面的交接,將存在的問題、故障和下班所要注意的事項交接清楚;待接班班長全部清楚上班的問題、故障和所要注意的事項后,方可交接完成。
(二)各崗位操作人員在現(xiàn)場交接班,將設(shè)備運行狀況、存在問題和所要注意的事項,在現(xiàn)場一一交接清楚。
(三)各崗位職工交接完成后,要立即巡視本工序所屬設(shè)備、工藝、安全、生產(chǎn)運行狀況,并按照相應操作制度實施操作。(具體內(nèi)容見熱媒崗位巡視檢查表)
(四)交接班完成后,接班班長要依據(jù)工序?qū)嶋H情況,及時組織、協(xié)調(diào)本班生產(chǎn)作業(yè)。
第八條 班前會議程:(參見班組建設(shè)記錄班前會部分)
(一)點名:班長進行考勤點名,并對全體班員勞保穿戴、精神狀態(tài)等進行檢查確認。
(二)點評:對上個班的生產(chǎn)、工藝、設(shè)備等安全生產(chǎn)工作進行點評,特別是上個班發(fā)生的問題、故障處理及遺留情況進行通報,并指出本班相應的安全生產(chǎn)注意事項和預防措施。同時傳達學習車間、分廠和公司對安全生產(chǎn)、設(shè)備維護等方面的要求和講話精神,對本班的安全管理尤其是重點部分、重點設(shè)備的安全運行、應急預案等提出明確的要求。
(三)當班工作安排:認真安排布置本班的生產(chǎn)任務,并要求保質(zhì)保量完成生產(chǎn)任務。
(四)安全提醒:根據(jù)季節(jié)、天氣、現(xiàn)場作業(yè)條件等情況對上個班的遺留問題情況及本班各項生產(chǎn)內(nèi)容針對性的布置安全工作,并做好各項工作安全提醒。
(五)安全分享:班員對安全生產(chǎn)過程中的經(jīng)驗、案例、發(fā)現(xiàn)進行討論分享,班長依據(jù)會議時間掌握發(fā)言人數(shù),但不能少于2名。
(六)安全宣誓:由班長主持,全體班員進行上崗前安全宣誓,認真填寫班前會記錄。
第九條 交接班要求及考核:
(一)交接班人員必須在各自的崗位上進行交接班,不準只由班組長或其指定人代表進行交班和接班。每出現(xiàn)一次考核當班50元。
(二)接班人員未到,在崗人員不得離崗,并及時向班長或車間主任匯報,請示處理辦法。每出現(xiàn)一次考核當班50元。
(三)崗位人員認真填寫好熱媒崗位巡視檢查表中交接班欄內(nèi)的內(nèi)容,班長填寫好班長交接班記錄。每出現(xiàn)一次考核當班50元。
(四)交班者要按程序進行交班,如未按規(guī)定辦,接班者應提出意見,要求交班人員立即整改。
(五)車間領(lǐng)導必須對所屬崗位的交接班情況進行不定期的檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
第三章 附則
第十條 本制度由生產(chǎn)管理一部負責解釋。
第十三條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,若與分廠制度相沖突,執(zhí)行分廠交接班制度。
第12篇 化工企業(yè)管理部門、班組安全活動管理制度
為使管理部門、班組安全日活動更有實效，真正達到干部員工自我教育、自我管理的目的，使安全活動日制度化，特制定本制度。
1、 各單位必須開展以班組、車間、部門為單位的安全日活動。車間班組每月一次，每次不少于一小時；管理部門每季度一次，每次不少于兩小時。安全日活動時間不得挪作它用。
2、 活動內(nèi)容
2.1、學習安全生產(chǎn)文件、安全管理制度、安全操作規(guī)程及安全技術(shù)知識，總結(jié)一個月的安全生產(chǎn)情況，提出進一步搞好安全生產(chǎn)的對策和要求。
2.2、結(jié)合上級下發(fā)的事故通報，組織分析、討論事故原因和預防措施，舉一反三。
2.3、根據(jù)事故應急救援預案和安全操作規(guī)程的要求，進行生產(chǎn)異常情況緊急處理能力的培訓和演練，定期開展防火等自我保護能力的訓練。
2.4、定期進行安全技術(shù)操作規(guī)程等安全知識的學習。
2.5、進行安全座談，就安全管理和隱患整改等內(nèi)容提出合理化建議等。
3、安全日活動要做到有領(lǐng)導、有內(nèi)容、有記錄（即班組安全活動記錄），安全員要對記錄進行檢查和簽字。
4、車間主任必須參加班組安全日活動，生產(chǎn)副經(jīng)理也要定期參加基層班組的安全日活動，每季度不能少于一次。
5、 要充分發(fā)揮班組兼職安全員的作用，落實班組安全員的安全職責，提高活動效果。
第13篇 工程管理部工作票制度
工程管理部工作票制度
(八)范圍本標準規(guī)定了工程管理部所管理范圍內(nèi)維修操作規(guī)程,適用于工程管理部強電專業(yè)人員編制依據(jù)/引用文件術(shù)語工作票制度1工作票是準許在電氣設(shè)備上工作的書面手續(xù)。
在電氣設(shè)備上工作,應填寫工作票或按命令執(zhí)行,工作票方式有下列三種。
1.1填寫第一種工作票的工作范圍如下:
1.1.1 在需要全部停電或部分停電的高壓電氣設(shè)備(包括線路)上工作。
1.1.2 進行其它(如二次回路等)需要將高壓設(shè)備停電或做安全技術(shù)措施的工作。
1.2.填寫第二種工作票的工作范圍如下:
1.2.1 在帶電設(shè)備的外殼上以及帶電線路桿塔上的工作。
1.2.2 控制盤和低壓配電盤(箱)、低壓干線以及運行中的變壓器室內(nèi)的工作。
1.2.3 二次結(jié)線回路上無需將高壓設(shè)備停電的工作。
1.2.4 轉(zhuǎn)動中電動機的勵磁回路和轉(zhuǎn)子電阻回路上的工作。
1.2.5 核相工作。
1.2.6 變配電室內(nèi)進行非電氣作業(yè)。
1.3.其它工作用口頭或電話命令:口頭或電話命令,必須清楚正確,值班人員將發(fā)令人、負責人及工作任務詳細記錄,并向發(fā)令人復誦核對。
2. 以下幾種工作可以不填寫工作票2.1事故緊急搶修工作。
2. 2用絕緣工具做低壓測試工作。
3. 一個負責人,一個班組,在同一時間內(nèi)只能執(zhí)行一張工作票。
4在一個電氣連接部分或整個變配電裝置全部停電工作,有兩個及以上分組同時交叉作業(yè)時,按組填寫工作票,并由主管擔任總負責人。
分組負責人應向總負責人要令,得到工作許可后方可進行工作。
工作完畢后,分組負責人應向總負責人交令,由總負責人收回工作許可令后統(tǒng)一送電。
5工作過程中,需要補充工作項目,必須由工作負責人征得工作許可人的同意。
如增加或改變安全措施時,應另填寫工作票,并將安全措施及補充工作項目告知全體工作人員。
6工作票由工作負責人填好后,應由工作簽發(fā)人簽發(fā)。
工作負責人不得簽發(fā)工作票。
7. 工作票所列的各種工作人員及相關(guān)的安全責任
7.1工作票簽發(fā)人為工程部經(jīng)理,其安全責任為:7.
1.1工作必要性。
7.
1.2工作是否安全,工作票上所填寫安全措施是否正確完備。
7.
1.3所派工作負責人和工作人員是否適當和足夠,精神狀態(tài)是否良好。
7.2.工作負責人為強電專業(yè)主管或指定人員,主要是填寫工作票及作為現(xiàn)場監(jiān)護人,其安全責任為:
7.2.1 正確安全地組織工作,結(jié)合實際進行安全思想教育。
7.2.2 督促、監(jiān)護工作人員遵守本制度。
7.2.3 負責檢查工作票所載安全措施是否安全完備和值班員所做的安全措施是否符合現(xiàn)場實際條件。
7.2.4 工作前對工作人員交待安全事項。
7.2.5 工作人員變動是否合適。
7.3.工作許可人為在變配電室內(nèi)工作是值班員,其它部位工作為指定人員擔任,其安全責任為:
7.3.1 審查工作票所列安全措施是否正確完備,是否符合現(xiàn)場條件。
7.3.2 工作現(xiàn)場布置的安全措施是否完善。
7.3.3 檢查停電設(shè)備有無突然來電的危險。
7.3.4 對工作票中所列內(nèi)容即使發(fā)生很小疑問,也必須向工作票簽發(fā)人詢問清楚,必
7.3.5 要時應要求作詳細補充。
7.4.工作成員的安全責任為:7.
4.1認真執(zhí)行本規(guī)程和現(xiàn)場安全措施,互相關(guān)心施工安全,并監(jiān)督本規(guī)程和現(xiàn)場安全措施的實施。
7.
4.2工作票簽發(fā)人、工作負責人、工作許可人不得相互兼任。
8工作票填寫應清楚整潔,不得涂改。
記錄《第一種工作票》《第二種工作票》附加說明:1.本標準由工程管理部組織起草、公司主管領(lǐng)導審核、總經(jīng)理批準。
2. 本標準由工程管理部負責解釋、修訂。
第14篇 初審及流程管理部職責
1.負責受理專利申請。
2.負責接受專利申請的中間文件及其他各類請求文件。
3.負責發(fā)明專利申請初步審查。
4.負責專利檔案的管理。
5.負責頒發(fā)專利證書。
6.負責編輯出版專利公報和專利說明書。
7.負責收取并管理專利費用。
8.負責和組織發(fā)明、實用新型專利申請的分類及研究工作。
第15篇 本物業(yè)管理部文件管理制度
物業(yè)管理部文件管理制度
第一條 總則
1.1為確保文件管理正常、順利進行,促進公司管理工作的效率,特制定本辦法。
1.2所謂文件,是指業(yè)務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀要、規(guī)定、報表等。
1.3文件的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送由行政部負責。
第二條 文件的類別
2.1絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。
2.2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件。
2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。
2.4普通。指非機密文件。
第三條 外來文件的收發(fā)及處置
3.1外來文件全部由行政部接收,在《外來文件收發(fā)簿》中登記,填寫《文件處理標簽》由總經(jīng)理批示后,下發(fā)相關(guān)部門處理,行政部在處理時按下列要點處置。
3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。
3.1.2私人文件不必開啟,直接送收件人。
3.1.3分送各部門的文件若有差錯,必須立即退回行政部。
3.2普通文件的處理原則
3.2.1由部門負責人以上人員負責對文件進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理,或者由其指定下屬對文件進行具體處理。
3.2.2如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
3.2.3各種有關(guān)聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
3.3機密文件的處理原則
3.3.1機密文件原則上由責任者或當事者自行處理。
3.3.2指名或親啟文件,原則上應在封面上注明文件所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名,并由發(fā)文者封緘。
3.3.3到達的指名或親啟文件,原則上由文件上所指明的部門負責人或個人開啟,其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權(quán)替代來件所指名者,不受本條規(guī)定的約束。
第四條 內(nèi)部文件的制發(fā)
4.1各部門因工作業(yè)務需要下發(fā)文件時,由部門擬訂文件交行政部,由行政部統(tǒng)一格式編號擬定《文件審批表》交相關(guān)部門會簽,由總經(jīng)理審批后下發(fā)。
4.2文件編號規(guī)則
4.2.1公司文件:涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜,均以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則:皖國購司字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.2總經(jīng)理辦公室文件:臨時的通知等以辦公室文件下發(fā),編號規(guī)則:皖國購辦字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.3會議紀要:凡公司會議形成的重大決定均應以會議紀要形式下發(fā),編號規(guī)則為:__購紀字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.4記錄表格:各部門使用的紀錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號,無編號的表格不允許在部門之間流轉(zhuǎn)。編號規(guī)則:
q/gg-××-001
流水號
部門代碼
記錄前綴
例如:行政部代碼_z,物業(yè)部代碼wy,財務部代碼cw,電腦部代碼dn等。
4.3文件的受控:為確保下發(fā)文件在適用的場所使用和對密級的控制,必須對下發(fā)文件進行控制,控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標識和文件受控號。
受控章形:
4.4文件下發(fā)
4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā),下發(fā)時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。
4.4.2不需要在使用部門留存的,在文件正本上附《文件傳閱表》交相關(guān)部門傳閱,文件被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。
4.5文件存檔
4.5.1公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔,否則將追究相關(guān)人員的責任。
4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件,公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存,行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況,發(fā)現(xiàn)公司機密性文件使用、保存不當或遺失,將追究文件管理人員的責任。
4.5.3檔案管理人員應對每年的文件進行整理,集中封存。
4.6文件查閱
4.6.1原則上部門查閱文件,應在部門查閱,檔案室不接受查閱。
4.6.2因工作或業(yè)務需要,查閱公司機密性文件,應辦理文件查閱審批手續(xù)后,方可在檔案室查閱。
第五條 執(zhí)行時間
此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,由行政部負責解釋。
第六條 相關(guān)記錄(見:表格匯總)
6.1《文件樣稿》。
6.2《會議紀要樣稿》。
6.3《外來文件收發(fā)簿》。
6.4《文件處理標簽》。
6.5《文件審批表》。
6.6《文件簽收簿》。
6.7《文件傳閱表》。
