- 目錄
人事檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，它旨在規(guī)范員工信息的收集、整理、存儲和使用，確保企業(yè)人力資源管理的高效與合規(guī)。該制度能夠幫助企業(yè)準(zhǔn)確評估員工的工作表現(xiàn)，為員工的招聘、選拔、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬調(diào)整等提供依據(jù)，同時也是處理勞動爭議、遵守勞動法規(guī)的重要工具。
包括哪些方面
1. 檔案建立：明確新入職員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能等資料的收集標(biāo)準(zhǔn)和流程。
2. 檔案更新：規(guī)定在職員工信息變動時，如職務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)記錄、績效評價等信息的及時更新機制。
3. 檔案保管：設(shè)定檔案的安全存儲條件，包括物理存儲環(huán)境、電子文檔保護(hù)措施等。
4. 檔案查閱：明確查閱權(quán)限，規(guī)定只有授權(quán)人員才能訪問員工檔案，并需記錄查閱情況。
5. 檔案轉(zhuǎn)移與離職：規(guī)定員工離職時檔案的處理方式，包括轉(zhuǎn)移至新雇主或存檔的程序。
6. 保密規(guī)定：強調(diào)員工檔案的機密性，防止信息泄露，對違規(guī)行為設(shè)定處罰措施。
重要性
人事檔案管理制度的重要性不言而喻。一方面，它保障了企業(yè)的知情權(quán)，使企業(yè)在進(jìn)行人力資源決策時有充分的信息基礎(chǔ)；另一方面，它保護(hù)了員工的隱私權(quán)，防止個人信息被濫用。此外，嚴(yán)格的檔案管理制度也是企業(yè)遵守勞動法律法規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)聲譽的關(guān)鍵。
方案
1. 建立標(biāo)準(zhǔn)化流程：制定詳細(xì)的人事檔案操作手冊，確保所有操作都有章可循。
2. 培訓(xùn)與教育：定期對人力資源部門進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和保密意識。
3. 技術(shù)支持：利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高效率，降低錯誤率。
4. 定期審查：設(shè)立年度或季度的檔案管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時調(diào)整優(yōu)化。
5. 法規(guī)遵從：關(guān)注勞動法規(guī)的最新動態(tài)，確保檔案管理制度符合法規(guī)要求。
通過以上方案的實施，企業(yè)可以構(gòu)建一個安全、高效的人事檔案管理體系，從而更好地服務(wù)于人力資源管理工作，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
人事檔案管理制度范本
目錄
- 第一篇：人事檔案管理制度
- 第二篇：人事檔案管理制度
- 第三篇：人事檔案管理制度
- 第四篇：人事檔案管理制度
- 第五篇：人事檔案管理制度
人事檔案管理制度
一、總則
本公司人力資源部將對員工的個人檔案分兩類情況進(jìn)行管理。
第一，凡是被聘用為百蓮名仕大酒店的正式員工，其人事檔案將被存放至“中國國際人才開發(fā)中心”百蓮名仕大酒店集體戶作統(tǒng)一管理，人力資源部將及時為員工辦理各項檔案管理服務(wù)，如：職稱評定，檔案工資等。
第二，在公司內(nèi)部建立員工檔案。以下將對這一情況做具體的規(guī)定。
二、檔案的建立
1、員工入職當(dāng)天，填寫好《員工履歷表》，連同學(xué)歷證書、身份證的原件和一寸近期照片兩張交到人力資源部，人力資源部核
2、核實無誤后留存相關(guān)證件的復(fù)印件。新員工應(yīng)于入職一周內(nèi)自行去附近醫(yī)院體檢，向公司出具體檢報告。
3、人力資源部與試用期員工簽定《試用期勞動協(xié)議書》，正式員工簽定《勞動合同書》，并作為員工的檔案材料不可或缺的部分，以后遇相關(guān)的人事調(diào)動、薪資調(diào)整等，其相關(guān)資料一并作為員工個人檔案管理。
4、對員工檔案將按照部門、在職或離職分類進(jìn)行管理。檔案資料要人力資源部專門保管，嚴(yán)守員工的個人秘密。
5、檔案資料要編號，以利于查詢管理，定期進(jìn)行審查，保證檔案的真實性和連續(xù)性。
三、檔案的查詢
1、檔案的查詢要經(jīng)過嚴(yán)格審批，個人不得查詢他人檔案。
2、檔案的查詢首先要向人事部門提出申請，批準(zhǔn)后到檔案管理人員處由檔案管理人員按要求查詢，并填寫查詢記錄。
四、檔案的轉(zhuǎn)出
1、員工離開本單位，對于存放在公司內(nèi)部的檔案將不予轉(zhuǎn)出，對于存放在人才中心的人事檔案，必須有轉(zhuǎn)入單位的調(diào)檔函方可轉(zhuǎn)出。
2、檔案轉(zhuǎn)出的不能讓檔案人自己持有，要經(jīng)過機要部門投遞檔案。
3、檔案轉(zhuǎn)出后要及時調(diào)整花名冊，并通知相關(guān)部門，以保證管理工作的正常進(jìn)行。
第二篇：人事檔案管理制度一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。
三、檔案的管理
根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正；裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。
要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。
履歷表及其他簡歷材料等。
自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。
各種鑒定；審計工作中形成的材料；
各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。
政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。
黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。
表彰獎勵材料
執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。
任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：
不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進(jìn)行登記。
查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。
查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。
外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
檔案要通過機要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。
檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
收到外單位的檔案，要及時核
對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)"；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；
九、保管檔案工作人員守則如下：
嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
堅持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事
第三篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度
一 、公司管理的人事檔案指公司內(nèi)部人事檔案。公司建立的人事檔案包括以下內(nèi)容：
1. 履歷表
2. 身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件
3. 學(xué)歷證明復(fù)印件，職稱證書復(fù)印件
4. 外地戶口提供所在單位當(dāng)?shù)貢鹤∽C
5. 員工入職審批表
6. 員工轉(zhuǎn)正審批表
7. 公司考核材料
8. 公司對員工本人的獎勵、處罰、任免情況材料
9. 公司認(rèn)為需存檔的其它材料。
二、正式員工應(yīng)將個人國家公職檔案存入公司所立集體存檔戶。員工國家公職檔案存入公司集體存檔戶時應(yīng)提供以下資料：
1. 行政關(guān)系介紹信
2. 工資轉(zhuǎn)移介紹信
3. 履歷表須填至調(diào)出之年月
4. 鑒定材料
5. 已婚，請?zhí)峁┗橐鲎C明
6. 轉(zhuǎn)正、定級審批表
7. 職稱審批表
8. 干部錄用表
9. 招工審批表
10. 外地戶口提供單位所在地暫住證
三 、 檔案管理方式
1. 公司內(nèi)部人事檔案由公司人事部專人保管；
2. 檔案管理人員保證所建檔案的完整、清潔，對所建檔案及時編號，保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀，并不斷研究和改進(jìn)管理方法，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化；
3. 檔案管理人員要嚴(yán)守保密制度，不得向他人泄露檔案內(nèi)容；
4. 查閱人事檔案須經(jīng)公司人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
四、 員工如有個人資料發(fā)生變更，包括其地址、婚姻狀況、出生子女情況及銀行帳戶名稱，應(yīng)于5個工作日內(nèi)以書面形式通知公司人事部進(jìn)行變更。
五、 凡需要公司開具的有關(guān)人事證明（工作證明、收入證明等），員工必須到公司人事部審批，報總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可辦理。公司有權(quán)決定是否出具證明。
吉林省和遠(yuǎn)科技有限公司年月日
第四篇：人事檔案管理制度新勞動法辭退員工
不簽合同代價高昂
將不簽訂書面勞動合同的后果明確寫進(jìn)立法，體現(xiàn)了立法者落實“書面合同”的決心。新法實施后，違反這一規(guī)定的用人單位將付出高昂的代價。
利刃3：詳細(xì)規(guī)定試用期長短
在很多情況下，試用期過長一直被用人單位無償占有其勞動成果的勞動者詬病，勞動者和雇主簽訂勞動合同時對此爭議最多。而這一現(xiàn)象，將在《勞動合同法》中以更為詳盡和明晰的規(guī)定予以遏制。新法規(guī)定，勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期不得超過1個月；勞動合同期限1年以上不滿3年的，試用期不得超過兩個月；3年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月。此外，同一用人單位與同一勞動者只能約定一次試用期。
而在試用期領(lǐng)不到工資，或者按比例領(lǐng)取工資的不公平待遇，新法則提出了試用期最低工資的參考標(biāo)準(zhǔn)對其予以糾正：勞動者在試用期的工資不得低于本單位相同崗位最低檔工資或者勞動合同約定工資的80%，并不得低于用人單位所在地的最低工資標(biāo)準(zhǔn)。因此，在試用期方面，《勞動合同法》更加具體化和更具可操作性。
利刃4：合同自然終止也要補償
照舊法的規(guī)定，只有在用人單位單方面解除或主動提出解除未到期的勞動合同時，無過錯的勞動者才會獲得補償；如果是合同到期終止，一般情況下勞動者不會得到任何補償。而在新法中，這一被執(zhí)行了12年的規(guī)定將被顛覆?！秳趧雍贤ā分幸?guī)定，除勞動者原因不能續(xù)約的外，勞動合同終止用人單位也要支付經(jīng)濟(jì)補償，其標(biāo)準(zhǔn)與解除長期勞動合同的標(biāo)準(zhǔn)完全一樣，這在第四十四條和四十六條中得以體現(xiàn)。
新法的這一規(guī)定屬國際通行做法，是對誠信履行勞動合同員工的一種鼓勵，也體現(xiàn)了員工離職后使其生活有所保障的一種人文關(guān)懷。而對于補償標(biāo)準(zhǔn)是否過高的問題，有專家認(rèn)為，這依賴于企業(yè)內(nèi)部制度和經(jīng)營管理水平是否也在同步提高。只要是守法的企業(yè)，成本應(yīng)該不會大增。
針對新法會增加企業(yè)成本、影響用工穩(wěn)定和用工質(zhì)量的諸多企業(yè)家們的焦慮，有專家認(rèn)為：《勞動合同法》的出臺，在短時期內(nèi)對企業(yè)的管理會帶來一定的影響，但也應(yīng)該注意到，《勞動合同法》的制定宗旨是“完善勞動合同，構(gòu)建和發(fā)展和諧穩(wěn)定的勞動關(guān)系，保護(hù)勞動者的合法權(quán)益”。從本質(zhì)上出發(fā)，這是一部保護(hù)勞資關(guān)系的法律，它的出現(xiàn)體現(xiàn)了共享價值
和均衡思想的勝利。對于企業(yè)來說，在企業(yè)內(nèi)部營造和諧的、具有發(fā)展競爭力的勞資關(guān)系，才是鞏固和維護(hù)自身利益的根本。
新勞動法將于2014年1月1日起施行，這可以說是我們的福音。目前很多用人單位還在延用舊勞動法的用工條款，許多同學(xué)對新勞動法的規(guī)定還不太清楚。為避免不必要的勞動爭議，依法維護(hù)自己的合法權(quán)益，我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)新勞動法，慎重簽訂勞動合同。（請注意試用期的新規(guī)定）
一、用工不能再不簽書面勞動合同
《勞動合同法》第10條規(guī)定，建立勞動關(guān)系，應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動合同。這一規(guī)定重申了《勞動法》的規(guī)定，即在我國建立勞動關(guān)系需要訂立書面的勞動合同。但是，在實踐中，大多數(shù)企業(yè)至今仍有一個錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為簽訂勞動合同就是將自己套牢，沒有合同就與職工沒有勞動關(guān)系，可以規(guī)避法律的規(guī)定自由處置員工的錄用與辭退，而且還可以不繳、少繳稅款和社會保險，即使員工去告，也會因缺乏證據(jù)而不了了之。其實不然，勞動和社會保障部在2014年專門發(fā)布的《關(guān)于確立勞動關(guān)系有關(guān)事項的通知》中早已明確，在用人單位未與勞動者簽訂勞動合同，認(rèn)定雙方存在勞動關(guān)系時可參照的憑證，包括（1）工資支付憑證或記錄（職工工資發(fā)放花名冊）、繳納各項社會保險費的記錄；（2）用人單位向勞動者發(fā)放的“工作證”、“服務(wù)證”等能夠證明身份的證件；（3）勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”等招用記錄；（4）考勤記錄；（5）其他勞動者的證言等。其中，（1）、（3）、
（4）項的有關(guān)憑證的舉證責(zé)任在用人單位。而且這一《通知》還規(guī)定了用人單位終止事實勞動關(guān)系的也需要支付經(jīng)濟(jì)補償金。因此，我國的勞動法律法規(guī)和政策明確杜絕了勞動者因沒有勞動合同而在發(fā)生勞動爭議后求助無門的情況，企業(yè)逃避責(zé)任的空間更加狹小。更為重要的是，《勞動合同法》還規(guī)定，用人單位自用工之日起不與勞動者訂立書面勞動合同的，將面臨許多懲罰措施。
1、用人單位自用工之日起超過1個月但不滿1年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付2倍的工資。
2、用人單位自用工之日起1年不與勞動者訂立書面勞動合同的，視為用人單位與勞動者已訂立無固定期限勞動合同。一旦訂立無固定期限的勞動合同，沒有法律規(guī)定的可以解除勞動合同的情形，用人單位無法辭退勞動者，否則，違法辭退要支付2倍的經(jīng)濟(jì)補償金。由此可見，新法實施后用人單位不簽訂書面勞動合同的，將面臨風(fēng)大的法律風(fēng)險。因此，用人單位必須轉(zhuǎn)變以前的觀念，牢固樹立起“用人就要簽訂書面合同”的觀念。
第五篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度
1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。
2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。4、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。5、檔案的管理根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。每季度核對一次檔案的分類、編目、序
號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。
任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。6、管理干部、工人必須建立檔案正本。1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。履歷表及其他簡歷材料等。自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。各種鑒定。各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。參加中國**黨和共青團(tuán)的材料。各種獎勵及縣團(tuán)
級以上機關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。
任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進(jìn)行登記。查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局（1981）63號文件的準(zhǔn)則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。6、保管檔案工作人員守則如下：認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小理論，嚴(yán)格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。熱愛本
職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。堅持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
會計檔案管理制度
第一條 會計檔案是會計核算的專業(yè)材料，包括會計憑證、會計帳薄和財務(wù)報告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，也是各企業(yè)的主要檔案之一。
第二條 按照《會計檔案管理辦法》會計檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序、專人保管。
第三條 會計檔案的范圍
1、會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù)，是重要的會計核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。
記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類，確定會計分錄，并據(jù)以登記會計賬薄的憑證。其他會計憑證是指以上憑證之外的憑證。
2、會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理，逐步加工成有用會計信息的簿籍。它是編制會計報表的重要依據(jù)。會計帳簿：包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
3、財務(wù)報告指用來反映會計實體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，包括會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書等。會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
4、其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料。
第四條 會計檔案的立卷和保管
1、會計檔案的分類和編號。會計檔案可分為四類：會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類，根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級編號管理。
2、財務(wù)部門按照上述歸類和編號負(fù)責(zé)整理立卷。會計檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒（或卷皮）進(jìn)行包裝。
3、會計檔案的移交。會計檔案在會計年度終了后由財務(wù)部門保管一年，以備隨時查閱，滿一年后，有單獨檔案部門的，同財務(wù)部門編造清冊移交檔案部門保管。
4、檔案部門對所保管的會計檔案應(yīng)建立“會計檔案保管清冊”由會計檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
5、會計檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。
6、會計檔案的清點和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。
7、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。
第五條 會計檔案的調(diào)閱
1、本公司人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)主管會計同意；外單位人員調(diào)閱會計檔案要有正式介紹信，并經(jīng)會計主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；會計檔案原件不得外借。
2、調(diào)閱會計檔案須填寫會計檔案調(diào)閱登記簿，需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記，查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹，不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
第六條 會計檔案的銷毀
1、對保管期滿的會計檔案，要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見會同財會部門共同鑒
定，嚴(yán)格審查，對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷，保管到確無保存價值時再進(jìn)行銷毀。
2、對按規(guī)定可以銷毀的檔案，應(yīng)編造“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，報上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀，檔案銷毀時應(yīng)由財會部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對，并在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊一式三份，分別由檔案、財會、上級主管單位保留。
公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
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