- 目錄
辦公文件管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的文件管理流程，確保信息的安全、準確和高效流通。這一制度主要包括文件的分類、編制、審批、存儲、檢索、更新和銷毀等環(huán)節(jié)，涵蓋了紙質(zhì)文件和電子文檔的全生命周期管理。
包括哪些方面
1. 文件分類：明確各類文件的定義和編碼規(guī)則，以便快速識別和歸檔。
2. 文件編制：規(guī)定文件的格式、內(nèi)容標準和編寫流程，保證信息的完整性和一致性。
3. 文件審批：設(shè)定審批權(quán)限和流程，確保文件內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
4. 文件存儲：規(guī)定物理存儲和電子存儲的條件和期限，保障文件安全。
5. 文件檢索：建立有效的索引和檢索系統(tǒng)，提高文件查找效率。
6. 文件更新：設(shè)定文件修訂和更新的程序，保持信息的時效性。
7. 文件銷毀：明確過期或不再需要文件的銷毀標準和程序，防止信息泄露。
重要性
辦公文件管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能確保企業(yè)信息的準確無誤，防止因文件混亂導致的工作延誤和決策失誤；另一方面，它有助于保護企業(yè)敏感信息，防止非法獲取和濫用，維護企業(yè)利益；良好的文件管理也有助于滿足法律法規(guī)要求，降低潛在的法律風險。
方案
1. 設(shè)立專門的文件管理部門，負責制定和執(zhí)行文件管理制度。
2. 培訓員工了解和遵守文件管理規(guī)定，提升全員文件管理意識。
3. 引入數(shù)字化管理系統(tǒng)，自動化處理文件的創(chuàng)建、審批、存儲和檢索，提升效率。
4. 定期進行文件清理和審計，確保文件的有效性和安全性。
5. 對外交流和合作時，嚴格控制文件的傳遞范圍，確保信息安全。
6. 針對重要文件，實施備份策略，以防意外丟失。
在實施過程中，需結(jié)合企業(yè)實際運營情況靈活調(diào)整，不斷優(yōu)化文件管理制度，使之更加符合企業(yè)需求，促進企業(yè)運營的高效和規(guī)范。
辦公文件管理制度范文
第1篇 物業(yè)公司辦公文件處理管理制度
物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領(lǐng)導指示的文件,辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認真做好本職工作,按時完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用請示。
(二)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用報告。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導原則,用指示。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項,用布告;向國內(nèi)外宣布重大事件,用公告;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件,用通告。
(五)批復(fù):答復(fù)請示事項,用批復(fù)。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用通知。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用通報。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用決定;經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用決議。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題,用函。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用會議紀要。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;零寫為o,相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴謹,宣傳語言應(yīng)當生動活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
第2篇 辦公室文件管理制度
辦公室文件管理制度（一）
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內(nèi)部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時將文件送達學院領(lǐng)導或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應(yīng)按時上交當月的工作計劃及總結(jié)。如要舉辦活動，應(yīng)上交相應(yīng)的計劃和總結(jié)，未在規(guī)定時間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應(yīng)及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內(nèi)容，查閱時應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學院各類文件指在學校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學院相應(yīng)的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學院分團委辦公室
辦公室文件管理制度（二）
一、目的
為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本企業(yè)個部門文件柜、資料柜、墻柜等。
三、細則
1、各部門辦公室必須按規(guī)定的流程申請、購買文件柜。
2、各部門辦公室必須充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。
3、文件柜必須定置擺放，文件柜內(nèi)的物品也必須分類并定置擺放。
4、做好文件柜的標識，具體做到以下兩點。
（1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。
（2）文件柜內(nèi)貼有“物品清單”，且一律貼在右門的左上角。
5、文件柜物品必須按“物品清單”擺放整齊。
6、文件柜內(nèi)資料必須編號，分類擺放。
7、文件必須裝在文件夾內(nèi)，文件夾必須有文件目錄及編號。
8、文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。
9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報維修，不得擅自撬文件柜。故意損壞者，照價賠償。
10、各部門辦公室必須建立文件柜管理臺賬。
11、各部門辦公室必須于每月月底自查文件柜，將自查結(jié)果報有關(guān)部門。
12、本規(guī)定由7s活動推行委員會辦公室起草。
13、本規(guī)定接受權(quán)屬于“7s檢查小組”
第3篇 辦公室文件管理制度范文(6)
辦公室文件管理制度范文(六)
1、公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡學校下發(fā)的收文,由辦公室簽收登記,屬總經(jīng)理親收件,一律交收件人親自拆封,并根據(jù)總經(jīng)理的批示,由辦公室轉(zhuǎn)交有關(guān)部門傳閱、辦理或存檔;
3、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓,公文辦完后,辦公室應(yīng)根據(jù)要求對文件立卷,編號、歸檔;
4、嚴禁文件丟失,并按有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù);
5、干部調(diào)動時,應(yīng)將文件清理移交,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時作好登記、保管。
6、負責各種文件,材料的打印、發(fā)放、上報工作,按有關(guān)保密規(guī)定,嚴格保守秘密。
7、文件有保存價值的要及時鑒別并報總經(jīng)理批準,無保留價值的文件由辦公室定期銷毀。
第4篇 辦公室文件管理制度(范文)
在辦公室文件使用中可是有很多注意事項,下面小編為大家整理了一篇關(guān)于辦公室文件的管理制度,大家一起來看看吧。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領(lǐng)導報告。
